Документационное обеспечение управления. Учебное пособие

чета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом она показывает загруженность всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

—прием и первичная обработка документов;

—предварительное рассмотрение и распределение документов;

—регистрация;

—контроль исполнения документов;

—информационно-справочная работа;

—исполнение документов и отправка.

Схема организации работы с документами предприятия

81

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях и в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними в конкретной организации или на конкретном предприятии.

В организации работы с документами и в инструкции по делопроизводству необходимо предусмотреть:

—образцы правильно оформленных документов. При этом на компьютерах работников должны быть установлены шаблоны различных документов предприятия с примерами их заполнения;

—номенклатуру дел организации, предприятия и порядок

еесоставления, утверждения и пересмотра;

—правила хранения файлов (на каком компьютере, в какой

папке следует хранить файлы конкретных видов документов;

—сроки хранения файлов и документов;

—порядок регистрации документов;

—сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;

—порядок временного изъятия документов из дел, когда вместо изъятого документа вставляется карточка-заместитель с указанием номера документа, фамилии, имени, отчества сотрудника, даты изъятия и срока возврата;

—правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;

—порядок уничтожения документов после рассмотрения описей и актов экспертной комиссией;

82

— методическое руководство работой с документами, информирование руководителя организации, предприятия о состоянии исполнения документов.

Регистрация документов

Регистрация документов — важнейший этап работы с ними. Она придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль их исполнения и проведение справочной работы по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации — это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. В процессе регистрации создается информацион- но-поисковая система по всем документам организации.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разработанный службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации. К нерегистрируемым документам, как правило, относятся: рекламные и поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций, печатные издания, пакеты и письма с пометкой «лично», копии.

Ручная карточная форма регистрации сегодня повсеместно заменяется регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма регистрационноконтрольной карточки (экранная форма РКК). При регистрации на ПЭВМ данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.

83

Существует несколько систем регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная.

Наиболее эффективной является централизованная система регистрации, когда все регистрационные операции осуществляются в одном отделе (канцелярии) или одним работником (секретарем-референтом). Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

Смешанная система предполагает регистрацию части документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях), другая часть документов регистрируется централизованно. Подобная система приемлема в крупных организациях, ведомствах.

Регистрация должна быть однократной, то есть зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при перемещениях внутри предприятия.

Входящие, исходящие, внутренние документы регистрируются отдельно. На регистрируемых документах проставляют регистрационный штамп организации, включающий порядковый номер документа, дату его поступления, при необходимости — количество листов. Регистрационный штамп проставляется в правом нижнем углу первого листа документа; на невскрытой корреспонденции — на конверте или упаковке; если входящий документ состоит из сопроводительного письма и приложения — то на письме и первом листе приложения. Подлежащие централизованному хранению документы помечаются штампом или надписью — «Подлежат возврату в службу ДОУ».

Технология обработки входящих документов

Обработка входящей корреспонденции включает следующие стадии:

84

—проверка правильности доставки корреспонденции и упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция немедленно возвращается адресату. Если повреждена упаковка, проверяется количество листов, приложений и в случае установленной неполноты документа об этом незамедлительно ставится в известность отправитель, а на документе и в журнале, в графе «Примечание», или в карточке регистрации делается соответствующая пометка;

—вскрытие всех конвертов поступающей корреспонденции, за исключением писем с пометкой «Лично» и корреспонденции в адрес общественных организаций, при этом упаковка уничтожается;

—сортировка корреспонденции на подлежащую регистрации и нерегистрируемую;

—простановка отметки о поступлении документа в организацию (входящий штамп);

—регистрация в журнале регистрации входящей корреспонденции или на регистрационной карточке;

—предварительное рассмотрение входящих документов. Включает распределение всех документов на две группы — направляемые на рассмотрение руководителю и непосредственно исполнителям без резолюции руководителя. На рассмотрение руководителя направляются документы правительственных и вышестоящих органов, а также документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации, требующим решения руководства. Корреспонденция, адресованная непосредственно в структурные подразделения и содержащая текущую информацию, не требует резолюции руководителя и направляется непосредственно исполнителям;

—рассмотрение документов руководителем, наложение им резолюции на документе;

—внесение сведений из резолюции в журнал регистрации, постановка исполнения документа на контроль;

—передача документов исполнителям;

—контроль исполнения документов;

85

—исполнение документов;

—подшивка документов в дела.

Обработка всей поступающей корреспонденции производится в день ее поступления в организацию или в первый рабочий день после выходных.

Технология обработки исходящих документов

Обработка исходящих документов включает следующие основные стадии:

—составление текста проекта исходящего документа;

—согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами путем визирования проекта документа;

—подписание (в случае необходимости — утверждение документа);

—регистрация документа в журнале или на карточке и проставление индексов;

—отправка документа адресату;

—подшивка копии исходящего документа в дело.

Для отправки принимаются только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы с указанием, в какое дело в соответствии с номенклатурой дел должен быть помещен данный документ. Документы, отправляемые в другие организации, должны иметь отметку о виде почтового отправления.

Обработка и отправка исходящих документов, так же, как и обработка входящих, проводится централизованно — секретарем или в экспедиции (экспедитором).

Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления: наличие подписи; наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют) и номера; наличие заголовка; правильность адреса; если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса; наличие отметки об исполнителе; наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

86

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

Все оформление документов, предназначенных к почтовому отправлению, проводится в соответствии с требованиями правил оказания услуг почтовой связи.

В последние годы с развитием передачи документов по факсу, электронной почте количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.

Технология обработки внутренних документов

Внутренние документы — приказы, инструкции, правила, докладные и объяснительные записки — готовятся и исполняются в пределах самой организации и предназначены для решения внутренних задач.

Порядок работы с ними включает следующие стадии:

—составление проекта документа;

—согласование (визирование) документа и подписание его руководителем;

—регистрация документа;

—размножение идоставка копийдокументаисполнителям;

—контроль исполнения документа;

—подшивка исполненного документа в дело.

После подписания внутренний документ регистрируется в журнале. После регистрации документ размножается в необходимом количестве экземпляров (по числу исполнителей), копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения, а оригинал документа подшивается в дело.

Номенклатура дел

87

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их учета и обеспечения сохранности. В нее включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру дел научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии, вне зависимости от его специфики и организационноправовой формы. Ее составляет секретарь-референт, делопроизводитель или архивист.

Разделы номенклатуры соответствуют наименованиям структурных подразделений предприятия. Первым разделом является секретариат (дирекция, отдел ДОУ, общий отдел), ему присваивается индекс 1. Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов (2;3 и т. д.). При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры дел могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия. Например:

1-й вариант

1.Документационное обеспечение управления.

2.Организация управления.

3.Финансирование, учет, отчетность.

4.Работа с кадрами.

2-й вариант

1.Генеральный директор.

2.Заместитель директора.

3.Коммерческий директор.

88

Каждый раздел номенклатуры включает пять граф: 1) индекс дела; 2) заголовок дела; 3) количество дел (частей, томов); 4) срок хранения дела (тома, части) и номер статьи по Перечню; 5) примечания.

Впервой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей: обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения.

Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. Заголовки дел отличаются краткостью и должны соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле. В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы — учредительные (учредительный договор, устав, положение и т. д.). После них указываются переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы учета или справочные картотеки. В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах.

Втретью графу в конце года вносятся сведения о количестве заведенных дел.

Для каждого дела в графе четвертой по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000) определяется срок хранения со ссылкой на соответствующую статью Перечня.

Пятая графа заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки: об уничтожении дел; передаче дел в архив; о незавершенных делах; делах, переходящих на следующий год.

Номенклатура дел должна быть одобрена Центральной экспертной комиссией (ЦЭК (ЭК)) учреждения. Ее подписывают секретарь, архивист и утверждает руководитель предприятия, организации. Если организация сдает документы на государственное хранение, ее номенклатура должна быть согласована с государственным архивом.

89

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Не реже одного раза в пять лет номенклатура подлежит составлению и согласованию заново.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел, подсчитывается количество дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет, временного хранения до 10 лет включительно.

Формирование дел — группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Нормативными документами, которыми необходимо пользоваться при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел, являются «Основные правила работы ведомственных архивов», «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

Делом является совокупность документов (в отдельных случаях документ), сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.

Формирование дел проводится в соответствии с заголовками дел, предусмотренных номенклатурой. При большом объеме документов одного вида необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации, например: контракты сформировать в дела, содержащие контракты о поставке стекла, контракты о поставке леса и т. п.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

—в дело помещаются документы, работа по которым завершена;

—документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

90