Документационное обеспечение управления. Учебное пособие
.pdfПри утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия документа в творительном падеже, его даты и номера.
17.Резолюция. Этот реквизит пишется руководителем непосредственно на документе между адресатом и текстом документа. Резолюция включает: должность, фамилию, инициалы исполнителя; содержание поручения; срок исполнения; подпись руководителя и дату подписания.
Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.
18.Заголовок к тексту. Этот реквизит включает краткое содержание документа и согласуется с наименованием документа. Заголовок располагают слева над текстом документа с отступом от надписей бланка в 2—3 межстрочных интервала. Заголовок печатают через один интервал. Точку в конце заголовка не ставят.
19.Отметка о контроле. Проставляется должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Проставляется отметка о контроле в верхнем правом углу первого листа документа буквой «К», словом или штампом «Контроль».
20.Текст документа — основной элемент любого документа. Его печатают, отступив 2—3 интервала от реквизита «заголовок к тексту» через 1,5 межстрочных интервала. В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова «страница» (стр.). ГОСТ Р6.30-2003 допускает печатать текст документа на двух сторонах листа. Документы оформляют в виде текста, таблицы, анкеты или в виде соединения этих структур.
При оформлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены
21
именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились»). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).
Втексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов организации — автора документа, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разделить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
Враспорядительных документах (приказ, распоряжение) организаций, действующих на основе единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю»).
Враспорядительных документах коллегиальных органов (постановление, решение) текст излагают от третьего лица единственного числа — «постановляет», «решил».
22
Всовместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»).
Вдокументах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положении, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
Вписьмах используют следующие формы изложения информации:
— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).
Особенности написания в документах дат и чисел:
Даты и календарные сроки в тексте документов рекомендуется писать следующим образом: 3 ноября 1996 года, в ноябре 1996 года, в первом полугодии 1996 года, бюджет на 1996 год,
в 1993—1996 годах.
Если начальное порядковое числительное написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при это не имеет наращения: 8 Марта.
Римскими цифрами по традиции принято обозначать века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, например: ХХ век (без наращения падежного окончания).
Для написания чисел используются буквенная (четыре машины), цифровая (25 машин) и буквенно-цифровая (130тысячный) формы.
Математические обозначения допускается применять только в формулах, в тексте документов их необходимо передавать словами: равно, меньше, больше, плюс, минус.
23
21.Отметка о наличии приложений предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2—4 интервала), выше реквизита «подпись». Слово «Приложение» печатается от левого поля, после него ставится двоеточие. Документы, которые являются приложениями к другим, оформляются на стандартных листах бумаги и должны иметь в правом верхнем углу отметку, состоящую из слова «Приложение» (которое печатают без кавычек), наименования, номера, даты и других реквизитов основного документа.
22.Подпись. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей).
В состав реквизита «подпись» входит наименование должности лица и наименование организации, которую оно возглавляет (если документ подготовлен без использования бланка), личная подпись, инициалы и фамилия. Если документ оформлен на бланке, то реквизит «подпись» включает краткое наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию.
Если документ подготовлен двумя организациями и его подписывают лица равных должностей, то их подписи располагают двумя группами на одном уровне. В таком случае документы оформляются не на бланках и подписываются столько их экземпляров, сколько организаций принимало участие в их разработке.
Если документ подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.
Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов.
24
Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии.
Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2—3 межстрочных интервала.
23.Гриф согласования документа оформляется в тех случаях, когда необходимо внешнее согласование документа. Состоит из слова «Согласовано» (печатается без кавычек, заглавными буквами), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), подписи, расшифровки подписи и даты согласования. Если согласование документа проводится протоколом, письмом и т. п., то в грифе согласования указываются название документа, дата и номер. Гриф согласования на документе располагают ниже подписи, слева.
24.Виза согласования оформляются в тех случаях, когда необходимо внутреннее согласование документа. Включает подпись визирующего, ее расшифровку, дату визирования, при необходимости — должность визирующего. Визу согласования располагают ниже подписи, слева.
25.Оттиск печати. Заверение документов печатью организации — особый способ их удостоверения и подтверждения юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.). Печать применяется также во всех случаях удостоверения прав должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей.
Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ.
26.Отметка о заверении копии. Отметка о заверении копии необходима при заверении соответствия копии подлиннику. Отметка содержит заверительную надпись «Верно» (без кавы-
25
чек), должность лица, заверившего копию, подпись, расшифровку подписи, дату заверения. Для заверения наиболее важных документов проставляется печать. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «подпись».
27.Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
28.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.
Содержание отметки об исполнении зависит от характера исполнения документа (например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достижение устного соглашения). На нижнем поле первого листа документа слева исполнитель от руки делает краткую надпись о характере исполнения документа, указывает номер дела, в которое помещен документ на хранение, дату и ставит подпись.
29.Отметка о поступлении документа в организацию включает входящий учетный номер и дату получения документа. Отметка о поступлении документа проставляется в правом углу нижнего поля документа от руки, для этой цели может быть также использован штамп. В штампе указывается наименование организации, номер (индекс входящего документа) и дата поступления.
30.Идентификатор электронной копии документа. Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов.
26
Под совокупностью расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов определенной системы документации, понимают формуляробразец. В формуляре-образце перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы каждого реквизита. Таким образом, для каждой системы документации создаются модели или схемы построения образцов документов (т. е. фор- муляры-образцы). На основе формуляра-образца строятся бланки документов.
Формуляр, характерный для конкретного вида документа
— приказа, акта, — называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгом порядке. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.
Юридическая сила документа
Документы являются важнейшим носителем информации во многих областях деятельности человека. Они используются при анализе деятельности организации, учреждения, предприятия, давая возможность сделать объективные выводы о результатах работы, их данные используются при планировании и финансировании работ. Документы имеют важное значение в обеспечении права собственности, при возникновении споров или предъявлении претензий и исков.
Одним из основных требований, предъявляемых к документам, является соответствие их правовым нормам и требованиям, возможность использовать их как решающее доказательство достоверности каких-либо фактов. Свойство документа быть подлинным доказательством фактов, действий, событий называют юридической силой.
Юридическая сила — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
27
Чтобы документ обладал юридической силой, текст его не должен противоречить нормативно-правовым актам Российской Федерации, например Трудовому кодексу, и содержать достоверную информацию, соответствующую действительности.
Не менее важными являются требования к правильному оформлению документа. Отсутствие или неправильное оформление некоторых реквизитов может привести к тому, что документ не будет обладать юридической силой. Так, например, отсутствие подписи или даты делают документ недействительным. Вместе с тем, если в письме не будет заголовка или не указан исполнитель, это вызовет трудности в работе с письмом, но не повлияет на его юридическую силу.
К юридически значимым реквизитам относятся следующие:
—государственный герб Российской Федерации;
—герб субъекта Российской Федерации;
—эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
—код организации;
—код формы документа;
—наименование организации;
—наименование вида документа;
—подпись;
—дата документа;
—оттиск печати;
—гриф утверждения документа;
—гриф согласования документа;
—регистрационный номер документа;
—отметка о заверении копии.
Реквизиты, позволяющие идентифировать организацию и документ (1, 2, 3, 4, 7, 8) обязательно указываются на бланке документа. Если документ создается не на бланке, но его действие предполагается за пределами организации, эти реквизиты (кроме графических символов) воспроизводятся в обязательном порядке. Для документов, которые не выходят за пределы организации (внутренние документы), также обязательно ука-
28
зание автора, то есть наименование организации, ее структурного подразделения.
Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора. Этот реквизит является обязательным при оформлении всех документов, кроме писем. Дополнительно к нему может быть указан код документа в соответствии с Общероссийским классификатором управленческих документов (ОКУД).
Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя всю полноту ответственности за его содержание и за все возможные последствия от введения документа в действие. Право подписи предоставляется определенным лицам и закрепляется в уставе предприятия, положении, должностной инструкции и т. п. От имени организации документы подписывает, как правило, директор или его заместители (в соответствии с распределением обязанностей). Документы структурных подразделений подписывают их руководители. По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, например ведущие специалисты предприятия.
Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости и на других экземплярах; например, при заключении контракта обязательно подписываются все экземпляры.
Подпись — один из важнейших реквизитов, поэтому недопустима небрежность при ее оформлении. Рекомендуется личную подпись проставлять в документе так, чтобы были хорошо читаемы три первых буквы фамилии или инициалы и первая буква фамилии.
Дата документа — один из наиболее важных реквизитов. Отсутствие даты на документе делает его недействительным. Необходимо также обращать внимание на точность даты.
Оттиск печати на документе является также юридически значимым реквизитом и применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных документах. Печать свидетельствует о подлинности документа и о принадлежности
29
его к указанному на документе предприятию. Бо льшая часть документов не требует заверения печатью. Печать проставляется лишь на документах, издание которых влечет какие-либо правовые или материальные последствия, например создание, реорганизацию организации, структурного подразделения; передачу материальных ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что-либо и т. п.
Гриф утверждения свидетельствует о введении документа в действие, распространении его действия на всех работников предприятия, организации, или только на определенный круг лиц. Некоторые документы приобретают юридическую силу только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом. Перечень документов, подлежащих обязательному утверждению, должен прилагаться к инструкции по делопроизводству организации, предприятия.
Гриф согласования документа подтверждает факт этого согласования, подготовленного одной организацией, с организациями, интересы которых он затрагивает. Согласование может быть оформлено протоколом согласования или справкой, но более распространенным способом внешнего согласования является проставление на документе грифа согласования.
Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия, организации.
Каждой организации в процесс осуществления своей деятельности приходится делать копии различных документов. Для того чтобы копия документа имела юридическую силу подлинника, ее необходимо заверить. С этой целью проставляется реквизит «отметка о заверении копии» (№ 26). Заверение проводится самой организацией или, при необходимости, нотариусом. Организации, предприятию разрешается заверять копии документов, представляемых гражданами при приеме на работу, учебу, решении их социальных проблем (дипломов, аттестатов, удостоверений). Копии заверяются руководителем
30