Документационное обеспечение управления. Учебное пособие

4)принятие решения по рассмотренным вопросам;

5)оформление протокола заседания;

6)издание распорядительного документа;

7)доведение решения до исполнителей.

Сбор информации по вопросу, анализ и оформление анали-

тической справки. Справка должна всесторонне освещать вопрос и содержать конкретные предложения. Ее необходимо согласовать со всеми заинтересованными специалистами. Подписывает справку руководитель подразделения, которое готовит вопрос к рассмотрению. Наряду со справкой готовится проект решения.

Внесение материалов на рассмотрение коллегиального ор-

гана. Подготовленные материалы передаются секретарю коллегиального органа. Срок передачи материалов — за 10— 15 дней до заседания, с тем чтобы их размножить, передать для ознакомления членам коллегиального органа.

Обсуждение материалов на заседании. В результате дис-

куссии могут быть сделаны поправки к проекту. Они считаются принятыми, если за них проголосовало большинство.

Принятие решения по рассмотренным вопросам. На этой стадии фиксируется ход заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые записи, стенограмма или звукозапись.

Оформление протокола заседания. Протокол должен быть составлен в течение пяти дней после заседания. Записи выступлений в нем должны быть согласованы проставлением визы на левом поле протокола напротив этих записей. После согласования протокол подписывают председатель коллегиального органа и секретарь.

Издание распорядительного документа по решению колле-

гиального органа. Решения оформляются в виде постановлений и решений. Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа, а фиксируются только в протоколе. Такие решения называют протокольными.

Доведение решения до исполнителей осуществляется так же, как и при издании распорядительных документов на основе

51

единоличного принятия решений, то есть тиражированием и рассылкой. Протокольные решения доводятся до заинтересованных лиц выписками из протокола заседания.

Составление и оформление распорядительных документов

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения.

Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным принципиальным вопросам их деятельности.

Постановление оформляется на бланке и должно иметь следующие реквизиты: государственный герб РФ или герб субъекта РФ, наименование вышестоящего органа и органа, издающего постановление, название вида документа, дату и номер постановления, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление.

Юридическими основаниями для издания постановлений могут быть законы РФ, постановления Совета Федерации и Государственной думы РФ, постановления Правительства РФ, для постановлений федеральных органов исполнительной власти — ранее изданные этими органами постановления и другие ведомственные нормативные акты, а также необходимость осуществления собственной исполнительной и распорядительной деятельности.

Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы разъ-

52

яснить, чем вызвано издание постановления (то есть причины и цели). При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и ранее изданные постановления и другие ведомственные нормативные акты. Констатирующая часть заканчивается ключевым словом «постановляет», которое пишется на отдельной строке, без кавычек. Если постановление не нуждается в обосновании, его текст начинается непосредственно с ключевого слова.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет постановляющая часть. Она излагается в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами, в каждом из которых содержится отдельное поручение. Структура каждого пункта следующая: наименование органа или организации, которой дается поручение, содержание самого поручения и срок его исполнения. Каждый пункт начинается с красной строки. Формулировки постановляющей части должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, не должны допускать различного толкования. Поэтому неконкретных выражений типа «поднять», «усилить», «повысить» следует избегать — расплывчатость подобных формулировок затрудняет проверку выполнения поручения. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме

— «подготовить», «организовать», «возложить». Срок исполнения должен быть реальным, соответствующим объему предполагаемых работ.

Постановления могут содержать приложения: схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции. В соответствующих пунктах постановления делается ссылка: Приложение 1 или Приложение 2. На самом приложении в верхнем правом углу делается отметка таким, например, образом: Приложение 1 к постановлению Правительства РФ от 27 октября 2001 года № 1.

Проект постановления должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и завизирован их руководителями. Для проектов ведомственных нормативных актов обязательна процедура их юридической

53

экспертизы и соответственно виза руководителя юридической службы.

Постановления подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

Решение — правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными организациями (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).

Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем следует ключевое слово «решил», которое печатается на отдельной строке, без кавычек. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия, инициалы и должность сотрудника в дательном падеже — действие — срок исполнения.

Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Формуляр решения состоит из следующих реквизитов.

1.Название организации.

2.Наименование вида документа.

3.Дата, номер.

4.Место издания.

5.Заголовок.

6.Текст.

7.Подписи.

8.Визы.

Юридическую силу решение приобретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа,

54

присвоения документу номера и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято. Решение, принятое Советом директоров, подписывает его председатель.

Вусловиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания, распоряжения.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц. Приказы могут издавать и организации, осуществляющие свою деятельность на основе коллегиального принятия решений, — по оперативным и кадровым вопросам.

Вдеятельности организаций различаются приказы по организационным вопросам, основной деятельностии личному составу.

Приказы по организационным вопросам издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, структурного подразделения, при утверждении структуры и штатов, при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.).

Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, материально-тех- нического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности. В этой группе приказов необходимо выделить в отдельную подгруппу приказы по административ- но-хозяйственным вопросам.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрение работников, командирование. В учебных заведениях издаются также приказы по личному составу студентов.

55

Приказы оформляются на специальном бланке — бланке приказа или общем бланке организации, с указанием вида документа. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование организации, название вида документа, дату и номер, место составления, заголовок, текст, подписи, визы. Нумерация приказов производится в валовом порядке, в пределах года. Все виды приказов нумеруются и ведутся отдельно.

Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопросы «о чем?», «о ком?» или «чего?», «кого?», например: «О реорганизации предприятия», «Об изменении оплаты отпусков».

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основаниями для издания приказа могут быть: нормативные документы государственных муниципальных органов; решения совета директоров, общих собраний акционеров; производственная необходимость. Констатирующую часть приказа опускают, если причина его издания очевидна и не нуждается в разъяснении. Вторая часть приказа — распорядительная — начинается с ключевого слова «приказываю», которое пишется на отдельной строке. Текст распорядительной части делится на пункты, если поручений несколько. Схема текста каждого пункта: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, организация) — действие — срок исполнения. В последнем пункте приказа указывается, на кого возлагается контроль его исполнения. Если пункт о контроле отсутствует, контроль исполнения данного приказа осуществляет руководитель предприятия лично.

В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые этим приказом отменяются. Если он вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу.

Дата приказа — это дата его подписания, начала его действия.

Приказ подписывает руководитель или его заместитель, в пределах своей компетенции. Он вступает в силу с момента

56

подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия, организации. Такое согласование оформляется визой.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоличного решения оперативных вопросов. Распоряжения издают также заместители первого руководителя, главные специалисты, руководители структурных подразделений по оперативным вопросам хозяйственной, производственной, административной деятельности. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей (структурных подразделений).

По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. В таком случае его текст начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если распоряжение содержит констатирующую часть, то текст распорядительной части начинается со слова «предлагаю» или «обязываю» (печатается без кавычек).

Указание — правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам инфор- мационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления. Право издания указаний принадлежит также руководителям организаций, учреждений и предприятий для решения оперативных производственных и административных вопросов.

Указание по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов. Указание должно иметь конкретных адресатов (исполнителей), а его распорядительная часть начинается со слова «предлагаю».

57

Вопросы для самоконтроля

1.Каковы функции, задачи и назначение распорядительной документации?

2.Какие виды распорядительных документов издаются в организациях, действующих на основе единоначалия?

3.Какие виды распорядительных документов издаются в организациях, действующих на основе коллегиальности?

4.Охарактеризуйте особенности составления и оформления приказов, распоряжений и указаний.

5.Охарактеризуйте особенности составления и оформления постановлений и решений.

58

ные сообщения), справка, акт, сводка, заключение, отзыв, перечень, список.

Составление и оформление справочно-информационных документов

Протокол занимает особое место в системе организацион- но-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой — он выполняет распорядительную функцию (в структуре протокола обязательно присутствует постановляющая часть).

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов — коллегий комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов.

Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания совета директоров.

Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров).

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения.

Полный протокол содержит достаточно полные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания.

Стенографический протокол составляется на основе стенограммы (стенографического отчета о заседании) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработки решения по нему.

60