Документационное обеспечение управления. Учебное пособие

по личному составу. К документам по личному составу относятся: трудовые договоры, заключенные предприятием с работником; приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника); трудовые книжки; личные карточки формы Т-2 и Т-2ГС (для лиц, зачисляемых на государственную службу); личные дела; лицевые счета по заработной плате (форма Т-54 или Т-54а).

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни граждан) относятся к категории конфиденциальной информации.

Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов по следующей схеме:

Резюме

Трудовой договор с работником

Трудовой договор — один из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником. После заключения договора издается приказ о приеме сотрудника на работу.

72

При приеме на работу администрация обязана потребовать от поступающего предъявления следующих документов: трудовой книжки, паспорта, военного билета (для военнообязанных).

При оформлении на работу, требующую специальных знаний, необходимо предъявление диплома или иного документа о полученном образовании и профессиональной подготовке. В некоторых случаях предусматривается предоставление дополнительных документов: характеристики, списка научных трудов.

Общий порядок приема на работу предусматривает ознакомление поступающего работника с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, правилами охраны труда, должностной инструкцией. Проводится инструктаж по технике безопасности, гигиене труда, противопожарной охране.

На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке.

Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где на поступившего работника заводится лицевой счет по зарплате.

При переводе работника на другую должность в рамках организации, предприятия оформление документов осуществляется по следующей схеме:

Руководитель организации издает приказ о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в

73

трудовой книжке и в личной карточке ф. Т-2. Копии приказа направляются в отдел кадров и в бухгалтерию.

Увольнение работника производится по следующей схеме:

Заявление работника об увольнении

Приказ об увольнении

Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю. Руководитель издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке. Копии приказа поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

Составление и оформление основных документов по личному составу

Трудовой договор — документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового договора являются предприятие (работодатель) и работник.

Согласно Трудовому кодексу трудовой договор должен заключаться в письменной форме. Письменная форма договора повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям труда. Договорная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на следующие категории работающих: на постоянных работников, на

74

временных работников, на работающих на основном месте работы, на работающих по совместительству.

Важнейшими правовыми «параметрами» трудового договора является его содержание и срок действия. Содержание трудового договора имеет определяющее значение для установления обязанностей сторон и условий их выполнения работодателем и работником. С юридической точки зрения в трудовой договор может быть включено любое условие, не противоречащее нормам трудового законодательства и обусловленное спецификой трудовых отношений между сторонами трудового договора.

В обязательном порядке указываются в трудовом договоре:

—фамилия, имя и отчество работника;

—фамилия, имя и отчество работодателя;

—наименование должности работодателя и предприятия, от лица которого он действует.

Ксущественным условиям трудового договора относятся:

—место работы работника;

—дата начала работы, с которой работник приступает к ее исполнению;

—для договора, заключаемого на определенный срок, указывается продолжительность его действия — количество лет или месяцев;

—наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации (в соответствии со штатным расписанием) либо конкретная трудовая функция работника, если последняя не укладывается в рамки одной должности, профессии или специальности;

—права и обязанности работника;

—права и обязанности работодателя;

—характеристика условий труда работника, а также компенсации и льготы, предусмотренные для него за работу в тяжелых, вредных или опасных условиях;

—режим труда и отдыха работника;

—условия оплаты труда работника;

—виды и условия социального страхования.

75

Кроме того, в трудовом договоре могут дополнительно определяться следующие условия:

—об испытательном сроке;

—о неразглашении работником охраняемой законом тайны;

—об обязанности работника отработать на предприятии по окончании обучения не менее установленного данным трудовым договором срока (в случае, если обучение производится за счет предприятия).

При заключении трудового договора не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия: основания увольнения работника; дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством; введение для работника полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных Трудовым кодексом (договор о материальной ответственности заключается с работником дополнительно).

Трудовой договор может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок (но не более 5 лет), на время выполнения определенной работы.

Договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр договора хранится на предприятии, другой — у работника.

Резюме в настоящее время является распространенным документом, составляемым при устройстве на работу. Наряду с объявлениями в средствах массовой информации, предложениями кадровых агентств резюме — наиболее оперативный и экономичный способ выявления претендентов, желающих поступить на работу в организацию на вакантную должность. Резюме позволяет руководству организации предварительно ознакомиться с соискателями.

Резюме — сжатая краткая информация о себе, составленная лично претендентом на вакантное место. В него включаются следующие сведения: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, адрес, телефон, семейное положение, образование, профессиональный опыт, дополнительные сведения.

76

Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе «Дополнительные сведения» может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности, интересы претендента и т. п.

При заполнении графы «Профессиональный опыт» («Опыт работы») желательно более подробное изложение сведений. Например, могут быть перечислены должностные обязанности на прежнем месте работы, уровень их выполнения претендентом; могут быть указаны причины увольнения.

При необходимости резюме дополняют пунктами: цель (какую работу желал бы получить претендент), устраивающий размер оплаты труда, гражданство, черты характера.

Резюме сотрудников хранятся в их личных делах. Резюме лиц, не принятых на работу, хранятся один год.

Приказами по личному составу оформляются прием, пере-

вод и увольнение сотрудников организации, предприятия. Приказ издается независимо от заключения договора.

Приказы по личному составу формируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса л/с (например, № 1 л/с), хранятся 75 лет.

Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием начисления ему заработной платы. Кроме того, ситуации, связанные с кадрами, стандартны, что позволило разработать формы бланков с трафаретными текстами. Эти формы утверждены 6 апреля 2001 г. Постановлением Госкомстата.

Приказ о приеме на работу (ф. Т-1) составляется на каждого работника, вновь зачисляемого в организацию. При одновременном приеме нескольких работников допускается составление приказа сразу на всех принимаемых работников по ф. Т-1а. Вместе с тем во многих организациях приказы по личному составу

77

оформляются традиционно, в соответствии с требованиями ГСДОУ.

Проекты приказов по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или менеджером по персоналу.

На приказе по личному составу работник, которого этот приказ касается, должен проставить визу ознакомления.

Издаются и другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках и т. п. Такие приказы имеют индекс «к» (№ 1к, № 2к и т. д.), формируются в отдельное дело, хранятся пять лет.

Трудовые книжки на работников ведутся на всех предприятиях, в организациях, независимо от формы собственности. Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий общий, непрерывный и специальный стаж работы. Закон запрещает иметь несколько трудовых книжек. В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. Записи вносятся после издания приказа и должны точно соответствовать его тексту. Исправления, внесенные в трудовую книжку, оговариваются и заверяются печатью. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в «Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях». Данная инструкция является основным нормативно-справочным документом для сотрудника, работающего с трудовыми книжками.

Личное дело — это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения и др. Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на хранение в архив учреждения. Срок хранения личных дел — 75 лет ЭПК (Экспертно-проверочная комиссия).

78

Личная карточка — основной документ по учету персонала. Карточка заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. Личная карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке. Карточки ставятся в алфавитную картотеку работников. При автоматизированной системе данные о сотруднике могут вводиться в ПЭВМ, а затем на их основе при необходимости может распечатываться форма Т-2/Т-2ГС (обычно при увольнении для подшивки в дело и сдачи в архив). Данные о сотрудниках, введенные в ПЭВМ при заполнении формы, позволяют создавать любые отчетно-справочные документы по личному составу организации.

Вопросы для самоконтроля

1.Каковы назначение и состав документов по личному составу?

2.Какими документами сопровождается оформление приема работника на работу? Каковы требования к их составлению

иоформлению.

3.Какими документами оформляется перевод работника с одной должности на другую внутри организации? Каковы требования к их составлению и оформлению?

4.Какими документами оформляется увольнение работника? Каковы требования к их составлению и оформлению?

5.Опишите основные требования к составлению и оформлению трудового договора.

6.Каковы особенности составления и оформления приказов по личному составу?

79