Документационное обеспечение управления. Учебное пособие

Министерстве юстиции РФ, а в 2006 г. — зарегистрирована новая типовая инструкция. Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных их видов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней описаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, передача дел на архивное хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей.

3.ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распоряди- тельной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарт распространяется на организационно-распоряди- тельные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., — создающиеся в деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты РФ, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления, предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы.

4.ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Все термины и определения, используемые при организации делопроизводства, должны быть приведены в соответствие с требованиями этого ГОСТа.

5.Основные правила работы архивов организаций (изданы

в2002 г.). Правила условно можно разделить на две части. В первой (разд. 2—4) детально изложены делопроизводственные вопросы:

11

—требования к номенклатуре дел, ее виды, порядок составления, заполнения, ведения номенклатуры;

—порядок формирования дел в делопроизводстве;

—организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

—порядок выделения документов к уничтожению;

—подготовка дел к передаче в архив, оформление дел (нумерация, подшивка, полное оформление обложки и т. д.), составление описей, передача в архив.

Во второй части правил (разделы 5—14) подробно раскрывается работа с документами в архиве.

5. Перечни документов с указанием сроков хранения. В 1996 г. издан «Примерный перечень управленческих документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)». Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций.

В 2000 г. вышел в свет «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций», с указанием сроков хранения. Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня имасштабадеятельности, формсобственности.

6. ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ устанавливает порядок рассмотрения обращения граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами и распространяется на иностранных граждан и лиц без гражданства.

Основные понятия и термины ДОУ

12

Делопроизводство — это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами.

Документационное обеспечение управленческой деятельно-

сти — это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управленческой деятельности» — синонимы. Развитие делопроизводства всегда было тесно связано с созданием и деятельностью учреждений государственного управления. Именно осознанием этой тесной связи объясняется в основном и изменение названия учебной дисциплины — сейчас вместо делопроизводства повсеместно вводится предмет «Документационное обеспечение управления».

Возникновение термина ДОУ связано также с изменением организационно-технической базы делопроизводства — активным внедрением в управленческую среду и сферу работы с документами компьютерных систем и современных информационных технологий.

Документирование — это процесс создания и оформления документа. ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Результатом документирования является документ. Согласно ГОСТу документ — материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве.

Способами закрепления информации являются письмо, графика, фото, звукозапись, видеозапись.

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носите-

13

лей (магнитные и лазерные диски, дискеты и др.). В настоящее время в управленческой деятельности преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

Документооборотом называется движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Официальные документы — это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются ГОСТом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве обязательного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочнопоисковой работы.

Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферыдеятельности, единых требований ких оформлению.

Унифицированная система документации (УСД) — система, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

14

стандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов, требования к составлению бланков документов, включая бланки с воспроизведением герба РФ. ГОСТ устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, — 30. В документе конкретного вида их будет гораздо меньше.

Под совокупностью расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации, понимают формуляр-обра- зец.

ГОСТ Р6.30-2003 установил следующие реквизиты для системы организационно-распорядительной документации:

1.Государственный герб РФ. В соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе РФ» от 25 декабря 2000 г. его помещают на бланках документов министерств, ведомств, а также органов власти (высших органов управления, органов суда, прокуратуры, арбитража).

2.Герб субъекта РФ. Помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. Целесообразно также указывать на бланке документа наименование государства — Российская Федерация. Возможно также воспроизведение на бланке утвержденных в установленном порядке изображений (гербов) территорий или населенных пунктов. Изображение герба размещают на верхнем поле бланка, над серединой строки с наименованием организации. Диаметр изображения герба не должен превышать 20 мм.

3.Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Если на бланке уже имеется герб РФ или субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Изображение эмблемы размещают на верхнем поле документа по тем же правилам, как и изображение герба. ГОСТ допускает также размещать эмблему рядом с наименованием организации — слева.

17

4.Код организации. Этот код имеют все зарегистрированные предприятия и организации. Код является своеобразным подтверждением правомочности организации — автора документа. Он может быть проставлен заранее типографским способом. В зависимости от принадлежности организации к определенной системе органов власти или предприятий используется Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ) или Общероссийский классификатор учреждений, организаций и предприятий (ОКПО).

5.Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6.Идентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на учет (ИНН/КПП)). Проставляют на основании документов, выдаваемых налоговыми органами.

7.Код формы документа. Этот код проставляется при составлении конкретного вида документа в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

8.Наименование организации. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. Указывается также организационно-правовая форма организации, предприятия.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа,

ирасполагают ниже наименования организации. Наименование организаций — субъектов Российской Фе-

дерации, имеющих наряду с государственным языком РФ (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в Уставе (Положении об организации).

18

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.

9.Справочные данные об организации. Этот реквизит включает: почтовый адрес, номера телефона, факса. По решению организации в справочные данные могут быть включены и дополнительные сведения — номер счета в банке, адрес электронной почты. Этот реквизит указывается только в служебных письмах.

10.Наименование вида документа. Оно должно соответствовать видам документов, предусмотренных УСОРД. Этот реквизит является одним из важнейших, пишется прописными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем.

11.Дата документа. Документ датируется в зависимости от его вида и назначения. Датой документа является дата его подписания или утверждения, протокола — дата проведения заседания, акта — дата события, приказа, распоряжения — дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляются двумя парами цифр, разделенных точкой, год — четырьмя цифрами. Например: 05.01.2002.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 5 января 2000 года. Такой способ оформления даты применяется в текстах законодательных и нормативных документов, а также в документах, содержащих сведения финансового характера.

Допускается также оформление даты в следующей последовательности — год, месяц, день месяца (т. е. в соответствии

смеждународным стандартом).

12.Регистрационный номер документа — это условное обозначение документа. Состоит из его порядкового номера (приказ № 1, протокол № 2), который можно дополнять по усмотрению организации индексами — дела по номенклатуре, структурных подразделений или направлений деятельности,

19

информацией о корреспонденте, исполнителях и т. п. На документах, совместно составленных несколькими организациями, регистрационные номера проставляются через косую черту, в порядке указания авторов документа (слева направо).

13.Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Реквизит включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит может размещаться на бланке письма и заполняться при составлении письма-ответа.

14.Место составления или издания документа. Эти данные указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно может включать в себя общепринятые сокращения. На контрактах и договорах этот реквизит указывается обязательно.

15.Адресат. В качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Реквизит располагается в правой верхней части первого листа документа. На одном документе указывается не более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат. Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже; должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

16.Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» (печатается без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

20