Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации. Курс лекций в схемах и таблицах
.pdfФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПРАВОСУДИЯ
Н.А. Латышева
АРХИВНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СУДАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Курс лекций в схемах и таблицах
Москва
2024
УДК 347.97/.99 ББК 67.7
Л 27
А в т о р
Наталья Аркадьевна Латышева, доцент кафедры гражданского процессуального права Северо-Западного филиала РГУП, канд. юрид. наук, доцент, государственный советник юстиции Российской Федерации 3 класса
Р е ц е н з е н т ы :
С.А. Суворов, председатель Архангельского областного суда, член Совета судей Российской Федерации;
Е.В. Бурдина, зав. кафедрой организации судебной и правоохранительной деятельности РГУП, д -р юрид. наук, профессор;
Я.Б. Жолобов, директор Северо-Западного филиала ФГБОУВО «Российский государственный университет правосудия», председатель Пушкинского районного суда г. Санкт-Петербурга в почётной отставке, канд. юрид.наук
Латышева Н.А.
Л 27 Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации: Курс лекций в схемах и таблицах. – М.: РГУП, 2024. – 138 с.
ISBN 978-5-00209-116-4
В курсе лекций проанализированы основные особенности комплектования, хранения и использования архивных фондов судов (судебных участков мировых судей), правила архивного документирования и документооборота, использования единиц архивного хранения. Рассматриваются формы межведомственного взаимодействия судов (судебных участков мировых судей), Судебного департамента при Верховном Суде РФ с Федеральным архивным агентством и органами исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, уполномоченными в сфере архивного дела.
Адресуется обучающимся по направлению подготовки 40.03.01 Юриспруденция (уровень — бакалавриат), по специальности 40.05.04 Судебная и правоохранительная деятельность (уровень — специалитет), может быть полезно работникам аппарата судов.
Информационная поддержка СПС «КонсультантПлюс».
|
© Латышева Н.А., 2024 |
|
© Российский государственный |
ISBN 978-5-00209-116-4 |
университет правосудия, 2024 |
СОДЕРЖАНИЕ
Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Раздел I. Правовое регулирование архивного дела в судах Российской Федерации
Таблица 1.1.[1] Конституция Российской Федерации о формировании правоотношений в архивном деле . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Таблица 1.2.[2] Перечень основных правовых и судебных актов, применяемых в организации ведения архивного дела в судах РФ . . . . . 13 Схема 1.1.[3] Основные понятия, применяемые в архивном делопроизводстве в судах. Федеральный закон от 22 октября 2004 г.
№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 3) . . . . . . 20 Схема 1.2.[4] Административная ответственность за нарушения в сфере архивного дела . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Схема 1.3.[5] Законы об архивном деле субъектов РФ, формирующие правоотношения в сфере архивного делопроизводства в судах (на судебных участках) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Схема 1.4.[6] Требования к организации архивного дела в РФ.
Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ
идругих архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, в соответствии
с приказом Росархива от 23 июля 2023 г. № 77 (Извлечение) . . . . . . . 22 Схема 1.5.[7] Задачи системы хранения электронных архивов (СХЭД).
Приказ Росархива от 15 июня 2020 г. № 69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота
исистемам хранения электронных документов государственных органов» (далее – Приказ Росархива № 69) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Таблица 1.3.[8] Общие требования, предъявляемые к системам электронного документооборота (СЭД) и системам хранения электронных
архивов (СХЭД) государственных органов. Приказ Росархива № 69. . . . . 25 Схема 1.6.[9] Перечень действий для обеспечения функционирования системы хранения электронных документов (СХЭД) в государственных
органах. Приказ Росархива № 69 (п. 4.1) . . . . . . . . . . . . . . . . 26
3
Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации
Схема 1.7.[10] Уровни систематизации электронных дел, документов
вСХЭД государственных органов. Приказ Росархива № 69 (п. 4.8) . . . . 27 Схема 1.8.[11] Основные правила учёта документов в СХЭД.
Приказ Росархива № 69 (п. 4.13) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Таблица 1.4.[12] Функционал СХЭД в государственных органах.
Приказ Росархива № 69 (п. 4.25) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Схема 1.9.[13] Цели Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов)
вархивах федеральных судов общей юрисдикции, утверждённой приказом
Судебного департамента от 19 марта 2019 г. № 56 (п. 1.2) . . . . . . . . |
. 29 |
Схема 1.10.[14] Подзаконные акты субъектов РФ, устанавливающие |
|
правила архивного дела на судебных участках мировых судей . . . . . . |
. 30 |
Таблица 1.5.[15] Акты в сфере архивного дела, действующие |
|
в федеральных судах Российской Федерации . . . . . . . . . . . . . . |
31 |
Схема 1.11.[16] Понятия, применяемые в архивном судебном |
|
делопроизводстве. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное |
|
дело. Термины и определения», применяемые в архивном судебном |
|
делопроизводстве . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Таблица 1.6.[17] Особенности ведения архивного дела на судебных участках мировых судей. Методические рекомендации,
согласованные постановлением Президиума Совета судей РФ от 6 февраля 2019 г. № 708 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Раздел II. Правовой статус субъектов в сфере ведения архивного дела и общие вопросы организации архивного дела в судах
Схема 2.1.[18] Полномочия Российской Федерации в сфере архивного дела (ч. 1 ст. 4 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации») . . . . . . . 35
Таблица 2.1.[19] Архивный фонд Российской Федерации . . . . . . . . . 36 Схема 2.2.[20] Полномочия субъектов РФ в сфере архивного дела (ч. 2 ст. 4 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации») . . . . . . . 36
Схема 2.3.[21] Задачи ведения архивного дела в судебной системе РФ . . . 37 Схема 2.4.[22] Федеральное архивное агентство (Росархив) . . . . . . . . 38 Схема 2.5.[23] Основные полномочия Росархива . . . . . . . . . . . . 38 Схема 2.6.[24] Организационное взаимодействие уполномоченных субъектов в ведении архивного делопроизводства в судах РФ . . . . . . . 39 Схема 2.7. [25] Направления судебного администрирования в организации
архивного делопроизводства в судах РФ . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Таблица 2.2.[26] Ведение архивного дела в Конституционном Суде Российской Федерации. Регламент Конституционного Суда РФ от 1 марта 1995 г. № 2-1/6 (с изм. на 15.06. 2023) . . . . . . . . . . . . . 40
4
Содержание
Таблица 2.3.[27] Ведение архивного дела в Верховном Суде Российской |
|
Федерации. Положение об аппарате Верховного Суда РФ |
|
от 4 марта 2015 г. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . |
. 41 |
Таблица 2.4.[28] Ведение архивного дела в судах общей юрисдикции. |
|
Положение об аппарате федерального суда общей юрисдикции, |
|
утверждённое приказом Судебного департамента |
|
от 29 мая 2023 г. № 91 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . |
41 |
Таблица 2.5.[29] Ведение архивного дела в арбитражных судах. |
|
Положение об аппарате арбитражного суда, утверждённое приказом |
|
Судебного департамента от 31 июля 2023 г. № 176 . . . . . . . . . . . . |
43 |
Схема 2.8.[30] Перечень должностных обязанностей работников |
|
аппарата судов (судебных участков мировых судей), обеспечивающих |
|
ведение архивного дела (примерный) . . . . . . . . . . . . . . . . . |
45 |
Таблица 2.6.[31] Особенности организации архивного дела |
|
в военных судах РФ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . |
. 46 |
Схема 2.9.[32] Органы исполнительной власти в субъектах РФ, уполномоченные в сфере организации архивного дела (примеры) . . . . . 49
Таблица 2.7.[33] Принципы управления архивным делом в РФ, |
|
судах РФ и системе Судебного департамента при Верховном Суде РФ . . . |
50 |
Схема 2.10.[34] Полномочия председателей судов в организации |
|
архивного делопроизводства . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . |
. 51 |
Схема 2.11.[35] Экспертиза ценности документов и её критерии . . . . . |
. 52 |
Таблица 2.8.[36] Задачи и функции экспертной комиссии суда общей |
|
юрисдикции . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . |
52 |
Схема 2.12.[37] Состав экспертной комиссии суда общей юрисдикции . . . 54
Раздел III. Содержание архивного документирования и документооборота в суде
Таблица 3.1.[38] Виды документов в судебном документообороте. ГОСТ |
|
Р 7.0.8-2013. СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины |
|
и определения» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . |
55 |
Схема 3.1.[39] Свойства документов |
|
в архивном документообороте суда . . . . . . . . . . . . . . . . . . |
56 |
Схема 3.2.[40] Формулярные документы, входящие в систему |
|
документирования информации в архивном делопроизводстве судов . . . |
57 |
Схема 3.3.[41] Наименования актов, составляемых в процессе ведения |
|
архивного делопроизводства . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . |
. 58 |
Схема 3.4.[42] Состав справочно-поисковых средств к архивным |
|
документам . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Схема 3.5.[43] Обязательные и вспомогательные учётные документы . . . . 59 Схема 3.6.[44] Этапы документооборота в архиве суда . . . . . . . . . . 60
5
Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации
Таблица 3.2.[45] Наряды, журналы, картотеки, формируемые в архивном делопроизводстве в судах общей юрисдикции
и арбитражных судах (примеры) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Схема 3.7.[46] Номенклатура дел суда общей юрисдикции . . . . . . . . |
63 |
Схема 3.8.[47] Основания для создания номенклатуры дел в суде . . . . . |
64 |
Таблица 3.3.[48] Этапы формирования номенклатуры дел суда общей |
|
юрисдикции . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . |
64 |
Таблица 3.4.[49] Порядок формирования граф в номенклатуре дел |
|
суда общей юрисдикции . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . |
. 66 |
Схема 3.9.[50] Архивное дело (архивный документ) . . . . . . . . . . . |
67 |
Схема 3.10.[51] Архивный шифр . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Схема 3.11.[52] Опись дел в суде – понятие и признаки . . . . . . . . . . 68 Таблица 3.4.[53] Порядок составления описей дел
всудах общей юрисдикции . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Схема 3.12.[54] Общие требования к фиксации информации
вописях дел при передаче дел из структурных подразделений суда
на хранение в архив . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . |
. 69 |
Схема 3.13.[55] Правила составления сводных описей дел в архиве суда. |
|
(Приложение № 3 к Инструкции от 19.03.2019 № 56) . . . . . . . . . . |
70 |
Схема 3.14.[56] Реестры описей в суде . . . . . . . . . . . . . . . . . |
71 |
Схема 3.15.[57] Согласование и утверждение описей дел в судах . . . . . |
. 72 |
Таблица 3.5.[58] Историческая справка к фонду – ключевой документ |
|
в ходе фондирования архивных документов . . . . . . . . . . . . . . |
. 72 |
Схема 3.16.[59] Дело фонда – предназначение и структура . . . . . . . |
. 73 |
Схема 3.17.[60] Основные операции в цифровом архиве суда . . . . . . . |
74 |
Схема 3.18.[61] Порядок оцифровки архивных документов в РФ, |
|
рекомендованный Всероссийским научно-исследовательским институтом |
|
документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) . . . . . . . . . . . |
. 75 |
Таблица 3.6.[62] Хранение электронных документов в судах общей |
|
юрисдикции РФ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . |
. 75 |
Раздел IV. Сроки хранения и организация использования архивного фонда суда
Схема 4.1.[63] Основные правила определения сроков хранения судебных документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Схема 4.2.[64] Сроки хранения — основа классификации документов в архиве суда . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Схема 4.3.[65] Группы временных сроков хранения в судах РФ . . . . . . 80 Схема 4.4.[66] Особенности расчёта сроков хранения по отдельным категориям уголовных дел (действуют с 1 января 2023 г.) . . . . . . . . . 82 Таблица 4.1.[67] Документирование информации о деятельности суда с участием присяжных заседателей . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
6
Содержание
Таблица 4.2.[68] Сроки хранения гражданских дел, оконченных производством в судах общей юрисдикции (исковое производство, упрощённое и приказное производство) . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Схема 4.5.[69] Материалы, образующиеся в ходе гражданского судопроизводства, имеющие срок хранения один год . . . . . . . . . . 93 Схема 4.6.[70] Материалы, образующиеся в ходе гражданского судопроизводства, имеющие срок хранения 3 года . . . . . . . . . . . 94 Таблица 4.3.[71] Сроки хранения судебных дел, оконченных производством
варбитражных судах РФ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Таблица 4.4.[72] Особенности определения кратковременных сроков хранения некоторых реестров (журналов), нарядов, картотек
всудах общей юрисдикции . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 Таблица 4.5.[73] Особенности определения кратковременных сроков хранения некоторых журналов (реестров), нарядов в арбитражных судах . 104 Схема 4.7.[74] Порядок действий в случае изменения сроков хранения
всудах общей юрисдикции . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Раздел V. Организация хранения, использования единиц архивного хранения и система контроля
Схема 5.1.[75] Цели хранения документов в архиве и направления деятельности в обеспечении их сохранности . . . . . . . . . . . . . . 107 Схема 5.2.[76] Условия отбора дел временного срока хранения на уничтожение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Схема 5.3.[77] Акт на выделение к уничтожению судебных дел . . . . . . 109 |
|
Схема 5.4.[78] Особенности передачи дел (электронных дел) |
|
в архив суда . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . |
110 |
Таблица 5.1.[79] Организация использования документов судов общей |
|
юрисдикции, находящихся в архивохранилищах . . . . . . . . . . . |
. 110 |
Схема 5.5.[80] Общий порядок ознакомления с материалами судебных |
|
дел, находящихся на архивном хранении . . . . . . . . . . . . . . . |
113 |
Таблица 5.2.[81] Основные правила обеспечения сохранности единиц |
|
архивного хранения . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . |
113 |
Схема 5.6.[82] Цели контроля ведения архивного дела в судах РФ . . . . |
115 |
Схема 5.7.[83] Проверка ведения архивного дела как форма контроля . . . 116 |
|
Схема 5.8.[84] Порядок передачи документов постоянного срока хранения |
|
на государственное хранение в специализированные архивы . . . . . . |
117 |
Схема 5.9.[85] Значение ведения архивного дела в содержании |
|
судебной деятельности обеспечительного характера . . . . . . . . . . |
119 |
Заключение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 Литература . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
7
Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации
Коллоквиум
Задания для самоконтроля . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124 Раздел I. Правовое регулирование архивного дела в судах Российской Федерации . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124 Раздел II. Правовой статус субъектов в сфере ведения архивного дела
и общие вопросы организации архивного дела в судах . . . . . . . . . . . . . . . . 125 Раздел III. Содержание архивного документирования и
документооборота в суде . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 Раздел IV. Сроки хранения и организация использования архивного
фонда суда . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 Раздел V. Организация хранения, использования единиц архивного хранения и система контроля . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Темы для контрольных работ, рефератов, эссе . . . . . . . . . . . . . 127 Тест . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 Ответы к Тесту . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
ВВЕДЕНИЕ
Архивное делопроизводство в судах является важнейшим элементом судебного делопроизводства. В судебных документах, передаваемых в архивы судов, зафиксирована информация об осуществлённом судопроизводстве. Современная организация архивного дела в судах (судебных участках мировых судей) развивается на основе историкоправовых традиций данного вида обеспечительной (вспомогательной) судебной деятельности. Значение надлежащего ведения архивного дела
всудах Российской империи, РСФСР (СССР) отмечалось в трудах многих отечественных учёных, в том числе: В.Б. Алексеева, Н.В. Блиновой, В.П. Божьева, Н.В. Варадинова, В.Н. Вельдбрехта, Т.Н. Добровольской, В.Г. Кукольника, И.Д. Перлова, В.В. Чвирова.
Цель настоящего курса лекций – анализ содержания современного архивного делопроизводства в судах и обобщение полученных результатов в форме таблиц и схем. Уделяется особое внимание содержанию служебных операций, осуществляемых работниками аппарата судов
входе судебного администрирования в условиях системы организационного обеспечения деятельности судов.
Вотдельных разделах Курса лекций представлены схемы, содержание которых соответствует как общей части изучаемого предмета (логичнее назвать схемы), так и его особенной части (логичнее назвать схемы). Общая часть раскрывает содержание нормативного правового регулирования в сфере архивного дела, а также правового статуса субъектов в сфере ведения архивного дела и общие вопросы организации архивного дела в судах (I и II разделы), в Особенной части структурированы особенности организации архивного дела в судах по отдельным его направлениям (III–V разделы).
Внастоящее время в организации архивного дела происходят существенные трансформации в связи с внедрением информационных технологий, систем искусственного интеллекта (ИИ). Однако правила сохранения информации, с учётом разнообразия сроков хранения судебных документов, остаются востребованными и являются неизменной фундаментальной составляющей современного судебного делопроизводства и архивного дела.
9
Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации
Нормативно-методическая работа, осуществляемая Федеральным архивным агентством (Росархив), — это основа для организации деятельности Судебного департамента при Верховном Суде РФ, иных компетентных субъектов в сфере организационного обеспечения деятельности судов (судебных участков мировых судей). В Курсе лекций представлены и проанализированы, помимо классических алгоритмов и правил хранения бумажных архивных документов, и новации, которые необходимо учитывать в работе с электронными архивными документами.
Особенность Курса лекций — изложение учебного материала в схемах и таблицах, что позволяет структурировать исследуемые правоотношения в сфере организации архивного дела в судах и подать в форме отдельных блоков, визуализировать для удобства зрительного наблюдения и анализа. Предложенный коллоквиум позволяет проверить и оценить уровень полученных знаний.