Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации. Курс лекций в схемах и таблицах

Раздел III. Содержание архивного документирования и документооборота в суде

Таблица 3.2.[45] Наряды, журналы, картотеки, формируемые

вархивном делопроизводстве в судах общей юрисдикции

иарбитражных судах (примеры)

Наименование идентичных по содержанию нарядов и журналов, формируемых в архивах федеральных судов общей юрисдикции, федеральных арбитражных судов, срок их хранения и статья

по соответствующему Перечню

1  См.: В соответствии с приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 21 декабря 2022 г. № 242 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков их хранения и Порядка хранения некоторых видов документов, предусмотренных Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков их хранения»

2  См.: В соответствии с приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 23 декабря 2021 г. № 245 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности федеральных арбитражных судов, с указанием сроков хранения»

61

Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации

Продолжение табл. 3.2.[45]

62

Раздел III. Содержание архивного документирования и документооборота в суде

Схема 3.7.[46] Номенклатура дел суда общей юрисдикции1

Номенклатура дел суда. Основные характеристики

Оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) судебных дел, нарядов, книг и журналов регистрации (учёта) документов, реестров, карточек, баз данных, в том числе документы, содержашие сведения ограниченного доступа

Каждый раздел номенклатуры дел отражает содержание документов, заводимых в отдельных судебных коллегиях, судебных составах, постоянных судебных присутствиях, структурных подразделениях суда по определенным направлениям деятельности суда

По каждой единице в номенклатуре дел указываются сроки хранения. Номенклатура дел суда отражает состав и организацию документального фонда суда

Номенклатура дел составляется на каждый следующий календарный год. Один раз в пять лет номенклатура дел суда — источника комплектования государственного архива согласовывается с экспертно-проверочной комиссией данного архива (при наличии договора)

1  См.: П. 2.5 Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19 марта 2019 г. № 56 «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции» (ред. от 09.01.2024).

63

Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации

Схема 3.8.[47] Основания для создания номенклатуры дел в суде

Таблица 3.3.[48] Этапы формирования номенклатуры дел суда общей юрисдикции1

↓↓↓ной коллегии, судебного состава, судебного присутствия или структурного подразделения суда на очередной год ответственным работником аппарата суда, его согласование со всеми ответственными должностными лицами и подписание соответствующим председателем судебной коллегии, судебного состава, иным уполномоченным председателем суда лицом в постоянном судебном присутствии

1  См.: П. 2.7–2.9 Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19 марта 2019 г. № 56 «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции» (ред. от 09.01.2024) .

64

65

Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации

Таблица 3.4.[49] Порядок формирования граф в номенклатуре дел суда общей юрисдикции1

1Индекс дела

Индекс дела состоит из установленного в суде цифрового или буквенного обозначения судебной коллегии, судебного состава, структурного подразделения, направления деятельности суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах судебной коллегии, судебного состава, структурного подразделения или направления деятельности суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 04-10, где 04 — индекс структурного подразделения (отдельного направления деятельности), 10 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре

2Заголовки дел (томов)

Заголовки отражают основное содержание и состав документов дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов. Не допускается использование наименований заголовков дел, которые не отражают содержание и состав документов дел: «разные материалы», «общая переписка» и тому подобное. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру суда следующего года с тем же индексом с проставлением соответствующей отметки в графе «Примечание»

3Количество заведенных дел (томов)

Заполняется по окончании календарного года (в момент составления итоговой записи — до 1 февраля следующего года)

4Срок хранения

Устанавливается для каждой единицы в сводной номенклатуре дел, с указанием номера статьи, установленной в действующем Перечне документов

5Примечание

Проставляются отметки об особенностях фактического ведении дел: в электронном виде, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и другое

тования, хранения, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции» (ред. от 09.01.2024).

66

Раздел III. Содержание архивного документирования и документооборота в суде

Схема 3.9.[50] Архивное дело (архивный документ)

Архивное дело (архивный документ) — оформленное в соответствии с установленными требованиями дело (судебное дело, производство, материал, дело общего делопроизводства, дело по личному составу и другие документы суда, в том числе в электронной

форме)

Архивное дело всегда находится на хранении в архиве суда, в том числе в электронной форме. Архивное дело может быть электронным, состоящим из совокупности электронных документов, сформированных в соответствии с номенклатурой дел суда

Схема 3.10.[51] Архивный шифр1

Архивный шифр относится к элементам учёта и идентификации единиц архивного хранения

1  См.: П. 5.6.4 Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19 марта 2019 г. № 56 «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции» (ред. от 09.01.2024).

67

Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации

Схема 3.11.[52] Опись дел в суде – понятие и признаки1

Опись дел, документов — справочный и учётный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/ единиц учёта архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учёта (ГОСТ

Р7.0.8-2013, п. 164)

■Опись дел (в том числе электронных дел) составляется на основе номенклатуры дел (сводной номенклатуры дел суда);

■Объектом описи дел явлется дело (электронное дело), то есть отдельная документационная единица

Описи дел систематизируют (подразделяют) на следующие обобщённые группы: 1) Описи на судебные дела — постоянного срока хранения, а также с разделением на категории по видам судопроизводства; 2) Описи на дела общего делопроизводства постоянного срока хранения; 3) Описи на судебные дела временного (свыше 10 лет) срока хранения, с разделением на категории по видам судопроизводства; 4) Описи на дела общего делопроизводства временного (свыше 10 лет) срока хранения; 5) Описи на дела по личному составу

Таблица 3.4.[53] Порядок составления описей дел в судах общей юрисдикции

Общее содержание и характер служебных действий при составлении описей дел

На дела временного (до 10 лет) срока хранения описи дел ведутся в электронном виде

Описи дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений являются формулярными документами – образцы для их составления утверждаются приказом Судебного департамента

1 См.подробнее: Латышева Н.А. Особенности составления описей на дела и наряды постоянного срока хранения в судебном делопроизводстве // Администратор суда. 2017. № 2. С.7–12.

68

Раздел III. Содержание архивного документирования и документооборота в суде

Описи дел долговременного (свыше 10 лет) срока хранения составляются на бумажном носителе в 2-х экземплярах (для передачи в архив и формирования в соответствующий наряд структурного подразделения)

Описи дел представляются в архив суда не позднее чем через 6 месяцев после завершения дел в делопроизводстве

Опись дел (опись электронных дел) составляется на основе сводной номенклатуры дел суда

Схема 3.12.[54] Общие требования к фиксации информации в описях дел при передаче дел из структурных подразделений суда

на хранение в архив

ного специалиста суда

69