Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации. Курс лекций в схемах и таблицах

Раздел I. Правовое регулирование архивного дела в судах Российской Федерации

Схема 1.2.[4] Административная ответственность за нарушения в сфере архивного дела1

Схема 1.3.[5] Законы об архивном деле субъектов РФ, формирующие правоотношения в сфере архивного делопроизводства в судах

(на судебных участках)

1 См. Кодекс об административных правонарушениях Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ (ред. от 25.12.2023) // СЗ РФ. 2002. № 1 (Ч. I). Ст.1.

21

Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации

Схема 1.4.[6] Требования к организации архивного дела в РФ. Правила организации хранения, комплектования, учёта

и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, в соответствии с приказом Росархива от 23 июля 2023 г. № 771 (Извлечение)

•Государственные органы обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения (п. 2);

•Деятельность архива регламентируется локальными нормативными актами (п. 3);

•Хранение электронных архивных документов осуществляется с применением хранения системы хранения электронных документов (СХЭД) (п. 4);

•Документы, образовавшиеся в деятельности государственных органов, составляют документальный фонд (п. 7);

•Единицей классификации и систематизации документов в документальном фонде является дело (п. 7);

•Для учёта дел, содержащих документы документального фонда, создаётся номенклатура дел (п. 7);

•Номенклатура дел государственного органа – источника комплектования государственного (муниципального) архива один раз в пять лет направляется на рассмотрение ЭПК федерального государственного архива (п. 11);

•Законченные делопроизводством (исполненные) документы формируются в дела по номенклатуре дел (п. 11);

•Документы (дела) становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (п. 12);

•Экспертиза ценности документов производится на основании принципов историзма, системности и целостности путём комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов, а также пригодности для использования (воспроизводимости (при экспертизе ценности электронных и аудиовизуальных документов) (п. 15);

•Экспертизе ценности подлежат все документы государственного органа, независимо от видов носителей и способов записи (п. 17);

1  Приказ Федерального архивного агентства от 23 июля 2023 г. № 77 «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях». URL: http:// archives.gov.ru/documents/rules/pravila-2023.shtml

22

Раздел I. Правовое регулирование архивного дела в судах Российской Федерации

•Уничтожение документов до проведения экспертизы ценности и утверждения руководителем государственного органа описей дел постоянного хранения и согласования описей по личному составу запрещается (п. 17);

•Решение о включении документов в состав Архивного фонда Российской Федерации принимается экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения (п. 17);

•Снижение нормативно установленных сроков хранения запрещается (п. 33);

•Единицей систематизации архивных документов в пределах архивного фонда является единица хранения. Каждой единице хранения, после включения её в годовой раздел описи дел, присваивается архивный шифр, который состоит: из номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения (п. 45);

•Архивные документы подлежат передаче на хранение в архив не ранее, чем через один год, и не позднее, чем через три года, после завершения дел в делопроизводстве (п. 47);

•Документы временных сроков хранения (до 10 лет включительно) хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков их хранения, после проведения экспертизы ценности документов, подлежат уничтожению в установленном порядке (п. 47);

•Дело на бумажном носителе должно содержать не более 250 листов при толщине корешка не более 4 см. Документы подшиваются на четыре прокола в твёрдую обложку с учётом чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них (п. 51);

•Учёту подлежат все хранящиеся на архивном хранении документы (п. 114).

23

Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации

Схема 1.5.[7] Задачи системы хранения электронных архивов (СХЭД). Приказ Росархива от 15 июня 2020 г. № 69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов государственных органов»1 (далее – Приказ Росархива № 69)

1  См: П.1.2. приказа Федерального архивного агентства от 15 июня 2020 г. № 69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов государственных органов». URL: http://archives.gov.ru/documents/prik69_2020.shtml.

24

Раздел I. Правовое регулирование архивного дела в судах Российской Федерации

Таблица 1.3.[8] Общие требования, предъявляемые к системам электронного документооборота (СЭД) и системам хранения электронных архивов (СХЭД) государственных органов. Приказ Росархива № 69.

Содержание требований к СЭД и СХЭД в РФ (п. 2.1 Приказа Росархива № 69)

Поддержание аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования электронных документов в СЭД и СХЭД, обеспечение преемственности метаданных электронных документов в СЭД и СХЭД

Обеспечение интеграции СЭД и иных информационных систем государственного органа в части проведения экспертизы ценности документов в целях их отбора для передачи на хранение в архив государственного органа и/или выделения к уничтожению

Обеспечение информационной и функциональной совместимости СЭД и СХЭД в архиве государственного органа, включая передачу на хранение электронных документов

Соответствие процессов и процедур управления документами в СЭД и СХЭД нормативным требованиям, установленным Правилами делопроизводства, правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, а также правилами хранения документов

25

Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации

Схема 1.6.[9] Перечень действий для обеспечения функционирования системы хранения электронных документов (СХЭД) в государственных органах. Приказ Росархива № 69 (п. 4.1)

Получение электронных дел, документов из системы электронного документооборота (далее –

СЭД) и других информационных Получение из СЭД описей дел систем государственного органа, в которых создаются и хранятся

электронные документы

26

Раздел I. Правовое регулирование архивного дела в судах Российской Федерации

Схема 1.7.[10] Уровни систематизации электронных дел, документов в СХЭД государственных органов. Приказ Росархива № 69 (п. 4.8)

Опись

Раздел описи

Фонд

Уровни систематизации электронных дел, Электронное дело

документов в СХЭД

Внутренняя опись

Электронный документ

Схема 1.8.[11] Основные правила учёта документов в СХЭД. Приказ Росархива № 69 (п. 4.13)

СХЭД должна обеспечивать учет документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения на основе номенклатуры дел (без включения их в описи дел).

СХЭД должна обеспечивать формирование проектов годовых разделов описей электронных дел, документов для последующего их согласования и утверждения.

Включение в СХЭД электронных дел должно осуществляться при создании архивной учетной формы (АУФ).

Наименования полей АУФ каждого уровня должны соответствовать основным (обязательным) учётным документам архива государственного органа.

СХЭД должна обеспечивать создание связей между АУФ, электронными делами и электронными документами.

СХЭД должна обеспечивать автоматизированное заполнение полей АУФ уровней «электронное дело», «электронный документ» за счет импорта данных из описи дел, переданных из СЭД и метаданных документа.

В СХЭД должны включаться метаданные электронных документов, передаваемых из СЭД государственного органа.

27

Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации

Таблица 1.4.[12] Функционал СХЭД в государственных органах. Приказ Росархива № 69 (п. 4.25)

Содержание функции СХЭД в государственных органах в соответствии с Приказом Росархива № 69

Хранение электронных документов и электронных копий документов вместе с их метаданными (до уничтожения или передачи на последующее хранение в государственный архив)

Периодическое резервное копирование электронных документов

Уведомление ответственного должностного лица о необходимости проведения проверки в соответствии с установленными сроками (периодичностью) проверки наличия и состояния электронных дел, документов

Автоматическая проверка наличия электронных документов

Просмотр состава электронных документов в электронном деле, состава дел, относящихся к конкретной описи электронных дел, реестра описей дел в рамках фонда

Проверка соответствия учетных данных в архивных учётных формах (АУФ) различных уровней

Создание (копирование) и включение в СХЭД экземпляров электронных дел, документов из их резервных экземпляров взамен поврежденных

Применение программы проверки технического состояния электронных документов и сохранения результатов проверки в течение установленного времени

Формирование актов по результатам проверки наличия и технического состояния электронных дел

Внесение изменений в АУФ по результатам проверки

28

Раздел I. Правовое регулирование архивного дела в судах Российской Федерации

Схема 1.9.[13] Цели Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утверждённой приказом Судебного департамента от 19 марта 2019 г. № 561 (п. 1.2)

Обеспечение единого порядка организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) кассационных судов общей юрисдикции, апелляционных судов общей юрисдикции, верховных судов республик, краевых

иобластных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных, городских

имежрайонных судов.

Обеспечение составления номенклатуры дел судов, описей дел (описей электронных дел) судов, судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений судов, проведения экспертизы ценности документов и работы экспертных комиссий судов, проверки наличия и состояния архивных дел, организации использования архивных дел.

Обеспечение оформления судебных дел и иных документов к последующему хранению в архиве судов, передачи дел (электронных дел) в архивы судов, определения сроков хранения дел и отбора документов на уничтожение, ведения учета архивных дел, обеспечения сохранности архивных дел и передачи архивных дел на хранение в соответствующие государственные архивы.

1  Приказ Судебного департамента от 19 марта 2019 г. № 56 «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции» (ред. от 09.01.2024 г.). URL: https://base.garant.ru/77684209/

29

Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации

Схема 1.10.[14] Подзаконные акты субъектов РФ, устанавливающие правила архивного дела на судебных участках мировых судей

30