Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации. Курс лекций в схемах и таблицах

п. 3.1. Предназначение

Осуществляют обеспечение

деятельности

и основные направления

Верховного Суда, которое включает меро-

деятельности

структур-

приятия организационного,

информацион-

ных подразделений Вер-

ного, документационного, кадрового, финан-

ховного Суда РФ

сового, материально-технического и иного

характера

3.2.8. Основные на-

Осуществляет временное хранение и исполь-

правления деятельности

зование документов, находящихся в архивном

Управления

докумен-

фонде Верховного Суда РФ, и готовит их для

тооборота

и

делопро-

передачи на государственное хранение

изводства

Верховного

Суда РФ

сле прочих)

материалов (обеспечение хранения документов

Архивного фонда Российской Федерации и за-

конченных делопроизводством документов, су-

дебных дел и иных материалов)

Продолжение табл. 2.4.[28]  

Продолжение табл. 2.4.[28]

п. 4.2.2. Основные на-

•  Оформление копий судебных документов,

правления Управления

выдача копий судебных документов и судебных

делами,

отдела

дело-

дел в случаях и порядке, которые установлены

производства (в числе

процессуальным законодательством Российской

прочих) являются

Федерации и положениями инструкций по судеб-

ному делопроизводству, контроль за соблюдением

порядка их выдачи;

•  Обеспечение сохранности документации, в том

числе конфиденциальности содержащихся в ней

сведений;

•  Формирование и составление номенклатуры дел;

•  Организация и ведение архивного делопро-

изводства, в том числе создание и контроль за

соблюдением условий, обеспечивающих полную

сохранность архивных документов, выдача под-

линников или заверенных копий отдельных доку-

ментов из судебных дел, переданных на хранение

в архив суда, в порядке, установленном председа-

телем суда, оформление, ведение, хранение учет-

ных документов архива, оказание методической

помощи работникам аппарата суда по вопросам

подготовки архивных документов к передаче на

хранение, контроль за правильностью их офор-

мления и своевременным поступлением; участие

в проведении экспертизы ценности архивных до-

кументов и в работе экспертной комиссии суда;

отбор архивных документов для постоянного,

долговременного, временного хранения и унич-

тожения, подготовка соответствующих сводных

описей и актов и так далее

п.

4.3.2.

Основными

Подготовка, оформление и передача в архив за-

направлениями

дея-

конченных производством гражданских, админи-

тельности отдела судо-

стративных дел, а также учетных журналов, карто-

производства по

гра-

тек и иных документов

жданским, админист-

ративным делам (в чи-

сле прочих) является

п.

4.4.2

Основными

Оформление и передача в архив законченных

направлениями

дея-

производством уголовных дел и иных материа-

тельности отдела судо-

лов, а также учетных журналов, картотек и иных

производства по

уго-

документов

ловным делам (в числе

прочих) является

ми аппарата суда (в числе

рота и судебного, делопроизводства суда;

прочих) являются

•  Ведение архивного делопроизводства в со-

ответствии с законодательством Российской

Федерации об архивном деле, в том числе

осуществление хранения дел и документов:

•  Ведение работы по внедрению и примене-

нию в деятельности суда информационных

и телекоммуникационных технологий, вне-

сению надлежащей информации и сведений

правлениями деятельности

производства в суде;

отдела делопроизводства

•  Осуществление методического руковод-

(в числе прочих) является

ства по ведению делопроизводства в суде,

оказание структурным подразделениям и су-

дебным составам суда практической помощи

в работе с документами;

•  Разработка и ведение номенклатуры дел

суда;

•  Обеспечение сохранности документов,

в том числе конфиденциальности содержа-

щихся в них сведений;

•  Организация и ведение архивного дело-

производства в соответствии с законодатель-

ством Российской Федерации об архивном

деле

Продолжение табл. 2.5.[29]  

Продолжение табл. 2.5.[29]

п. 4.4.2 Основными на-

•  Организация и ведение судебного делопро-

правлениями

деятельнос-

изводства, учет и ведение документооборота,

ти

отдела

обеспечения

обеспечение оптимального порядка передачи

судопроизводства по рас-

и движения процессуальных и иных докумен-

смотрению споров, возни-

тов, постоянного и текущего хранения судеб-

кающих

из

гражданских

ных дел и иных документов с последующей

и

иных

правоотношений

передачей их в архив, прием, учет и хранение

(в числе прочих), являются

вещественных доказательств;

•  Подготовка предложений по номенклату-

ре дел, формирование номенклатурных дел

по срокам хранения документов, передача дел

в архив для постоянного хранения

п. 4.5.2. Основными на-

•  Организация и ведение судебного делопро-

правлениями деятельности

изводства, учет и ведение документооборота,

отдела обеспечения судо-

обеспечение оптимального порядка передачи

производства

по рассмо-

и движения процессуальных и иных докумен-

трению споров, возникаю-

тов, постоянного и текущего хранения судеб-

щих из административных

ных дел и иной документации с последующей

правоотношений (в числе

передачей их в архив, прием, учет и хранение

прочих), являются

вещественных доказательств;

•  Подготовка предложений по номенклату-

ре дел, формирование номенклатурных дел

по срокам хранения документов, передача дел

в архив для постоянного хранения

Особенность

Краткое разъяснение особенностей в сфере

в сфере архивного

архивного делопроизводства организации

делопроизводства

деятельности военных судов

(в дополнение или

в отличие от общих правил)

Специальное нормативное

Инструкция по делопроизводству в военных

правовое регулирование

судах, утв. приказом Судебного департамента

от 9 ноября 2014 г. № 219, и Наставление по

архивному делу в Вооруженных Силах Россий-

ской Федерации, утв. приказом Министра обо-

роны РФ от 31 августа 2005 г. № 200 (далее —

Наставление Министра обороны России)

Хранение

Уголовные, административные, гражданские

дела, дела об административных правонару-

шениях, материалы о грубых дисциплинар-

ных проступках военнослужащих хранятся

в военном суде в условиях, исключающих их

утрату. Секретные дела хранятся в секретной

части (грифы секретности исчисляются до 30

лет со времени их создания)

Субъект,

определяю-

Порядок и сроки выдачи судебных дел (иных

щий

правила

использо-

материалов) для ознакомления устанавлива-

вания

единиц

архивного

ются председателем суда

хранения

Подготовка

документов

Проверка правильности определения фондо-

к архивному хранению

вой и структурной принадлежности, форми-

рование и оформление дел (нарядов), про-

ведение экспертизы ценности документов

и определение сроков хранения дел, в том чи-

сле экспертиза прочности подшитых листов

дел, наличия в документах бумажных вредите-

лей и болезней, наличия подписей и печатей,

полноты оформления

Особенность

Краткое разъяснение особенностей в сфере

в сфере архивного

архивного делопроизводства организации

делопроизводства

деятельности военных судов

(в дополнение или

в отличие от общих правил)

В делах, сдаваемых на хранение в архивы, не

должно быть подлинных личных документов

военнослужащих и иных лиц. В то же время

в делах должно быть указано о судьбе направ-

ляемых личных вещей, наград, документов

осужденных

Оформление

обложки

Правильность оформления обложки удосто-

дела при подготовке к ар-

веряется подписью лица, ответственного за

хивному хранению

ведение делопроизводства, и скрепляется ма-

стичной печатью «Для пакетов»

Оформление

внутренней

Внутренняя опись подписывается работни-

описи дела

ком отдела делопроизводства (судопроизвод-

ства) суда и скрепляется мастичной печатью

«Для пакетов»

Количество листов внутренней описи указы-

вается в заверительной надписи после отмет-

ки об общем количестве листов дела (наряда)

через арифметический знак «плюс»

Формирование

В зависимости от сроков хранения и грифов

описей дел

секретности дела (наряда), в самостоятельные

описи вносятся: с постоянным сроком хране-

ния: совершенно секретные – в одну опись,

секретные – в другую опись, несекретные –

в третью опись. Описи дел с временными

сроками хранения (75, 50, 25, 20, 15, 10, 5 лет)

создаются по степени секретности и срокам

хранения за каждый год отдельно

Порядок нумерации томов

При внесении в опись последнего тома после

дела в описи

номера тома добавляется слово «последний»

Порядок присвоения но-

В описях на совершенно секретные и секрет-

меров описям дел

ные дела к номеру описи добавляются соот-

ветственно «сс» и «с»

Продолжение табл. 2.6.[31]  

Продолжение табл. 2.6.[31]

Особенность

Краткое разъяснение особенностей в сфере

в сфере архивного

архивного делопроизводства организации

делопроизводства

деятельности военных судов

(в дополнение или

в отличие от общих правил)

Порядок передачи дел

При передаче дел для дальнейшего хранения

с описями из гарнизонно-

из гарнизонного военного суда в архив окруж-

го военного суда на посто-

ного (флотского) военного суда, Центральный

янное хранение

архив Министерства обороны Российской

Федерации (ЦА МО) и его филиалы описи со-

ставляются в двух экземплярах. Переданные

на хранение гарнизонными военными судами

дела (наряды) в архивах окружных (флотских)

военных судов учитываются по описям, со-

ставленным гарнизонными военными судами.

Окружные (флотские) военные суды при сда-

че дел (нарядов) в архив ЦА МО опись дел

(нарядов) составляют в двух экземплярах.

При сдаче указанными судами дел и нарядов

в филиалы ЦА МО и архивные отделы ЦА МО

(Архив ВМФ) опись дел (нарядов) составля-

ется в трех экземплярах независимо от сроков

хранения

Требования к бумаге, ис-

Бланки описей дел изготавливаются типо-

пользуемой для составле-

графским способом либо с использованием

ния описей

средств компьютерной техники на белой бу-

маге первого сорта формата A4 (210 x 297)

Определение сроков хра-

Сроки хранения дел (нарядов) в архивах во-

нения

енных судов и последующая их передача со-

ответственно в архивы окружных (флотских)

военных судов и в архив ЦА МО и его фили-

алы определяются в Наставлении Миноборо-

ны России

Плановый характер пере-

Передача дел в архив окружного (флотского)

дачи документов на хра-

военного суда осуществляется по согласован-

нение

ному с председателями гарнизонных военных

судов графику, утвержденному председателем

окружного (флотского) военного суда

Особенность

Краткое разъяснение особенностей в сфере

в сфере архивного

архивного делопроизводства организации

делопроизводства

деятельности военных судов

(в дополнение или

в отличие от общих правил)

Документирование пере-

Сдача дел (нарядов) гарнизонным военным

дачи дел на хранение из

судом в архив окружного (флотского) военно-

гарнизонного

военного

го суда оформляется актом (форма № 98), ко-

суда в архив

окружного

торый составляется в двух экземплярах. Один

(флотского) военного суда

экземпляр акта остается в окружном (флот-

ском) военном суде, второй экземпляр акта

вместе с экземпляром описей на принятые

дела, заверенный гербовой печатью окружно-

го (флотского) военного суда, возвращается

в гарнизонный военный суд. Аналогичный

порядок действует при приёме дел ЦА МО или

его филиалом дел (нарядов) окружного (флот-

ского) военного суда

►Создание необходимых условий

►Организация архивного

для обеспечения реализации

дела в корреляционном

конституционных прав граждан на

единстве с ведением текущего

судебную защиту, поиск, хранение,

судебного делопроизводства как

использование и распространение

самостоятельного вида судебной

информации

деятельности вспомогательного

(обеспечивающего) характера

►Реализация требований

►Непрерывность ведения

федерального законодательства

всех структурных направлений

об обязательности формирования

архивного делопроизводства

архивов в деятельности

государственных органов

►Выработка и принятие

►Динамическая повторяемость

практически значимых решений,

отдельных элементов, состоящих

с последующей организацией

из сбора, обработки, анализа,

контроля их исполнения

хранения, контроля фиксируемой

информации