Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации. Курс лекций в схемах и таблицах
.pdf
Раздел IV. Сроки хранения и организация использования архивного фонда суда
Статья |
Наименование единицы в составе номенклатуры |
Сроки |
Перечня |
дел арбитражного суда |
хранения |
2021 г.1 |
|
|
173 |
Об оспаривании ненормативных правовых ак- |
10 лет ЭПК |
|
тов в сфере законодательства о земле, в том чи- |
|
|
сле об изъятии, прекращении или ограничении |
|
|
права на земельный участок |
|
|
|
|
174 |
Об оспаривании ненормативных правовых ак- |
3 года |
|
тов в сфере антимонопольного законодательства |
|
|
|
|
175 |
Об оспаривании ненормативных правовых ак- |
3 года |
|
тов в сфере эмиссии ценных бумаг |
|
|
|
|
176 |
Об оспаривании ненормативных правовых ак- |
3 года |
|
тов, решений и действий (бездействия): феде- |
|
|
рального органа исполнительной власти по ин- |
|
|
теллектуальной собственности, федерального |
|
|
органа исполнительной власти по селекцион- |
|
|
ным достижениям и их должностных лиц, орга- |
|
|
нов, уполномоченных Правительством Россий- |
|
|
ской Федерации рассматривать заявки на выда- |
|
|
чу патента на секретные изобретения |
|
|
|
|
177 |
Об оспаривании решений федерального анти- |
3 года |
|
монопольного органа о признании недобро- |
|
|
совестной конкуренцией действий, связан- |
|
|
ных с приобретением исключительного права |
|
|
на средства индивидуализации юридического |
|
|
лица, товаров, работ, услуг и предприятий |
|
|
|
|
Судебные дела по спорам об оспаривании решений административных органов о привлечении к административной ответственности (выборочно)
179 |
Налоговых органов |
3 года |
|
|
|
180 |
Таможенных органов |
3 года |
|
|
|
181 |
Антимонопольных органов |
3 года |
|
|
|
182 |
Органов, осуществляющих контроль за исполь- |
3 года |
|
зованием земли |
|
|
|
|
186 |
Судебных приставов-исполнителей |
3 года |
|
|
|
187 |
Органов, осуществляющих контроль в области |
3 года |
|
производства и оборота этилового спирта, алко- |
|
|
гольной и спиртосодержащей продукции |
|
|
|
|
Продолжение табл. 4.3.[71]
101
Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации
Продолжение табл. 4.3.[71]
Статья |
Наименование единицы в составе номенклатуры |
Сроки |
Перечня |
дел арбитражного суда |
хранения |
2021 г.1 |
|
|
Судебные дела по спорам о привлечении к административной |
||
|
ответственности (выборочно) |
|
|
|
|
189 |
За нарушение требований по производству, обо- |
3 года |
|
роту, продаже этилового спирта, алкогольной |
|
|
и спиртосодержащей продукции |
|
|
|
|
190 |
За осуществление предпринимательской дея- |
3 года |
|
тельности без государственной регистрации или |
|
|
без специального разрешения (лицензии) |
|
|
|
|
196 |
За недобросовестную конкуренцию |
3 года |
|
|
|
Судебные дела по спорам, связанным с применением налогового |
||
|
законодательства (выборочно) |
|
|
|
|
199 |
О взыскании обязательных платежей и санкций |
3 года |
|
|
|
Судебные дела по спорам, связанным с применением таможенного |
||
|
законодательства (выборочно) |
|
|
|
|
203 |
О взыскании таможенных пошлин, налогов |
3 года |
|
|
|
Судебные дела по спорам, связанным с применением антимонопольного |
||
|
законодательства (выборочно) |
|
|
|
|
210 |
О признании торгов недействительными |
3 года |
|
|
|
Судебные дела по спорам, связанным с применением бюджетного |
||
|
законодательства (выборочно) |
|
|
|
|
215 |
О нецелевом использовании бюджетных |
3 года |
|
средств, в том числе федерального бюджета |
|
|
|
|
Судебные дела по иным спорам, возникающим из административных и иных публичных правоотношений
223 |
О взыскании с организаций и граждан обяза- |
3 |
года |
|
тельных платежей и санкций, если не предусмо- |
|
|
|
трен иной порядок их взыскания |
|
|
|
|
|
|
|
Судебные дела приказного производства |
|
|
|
|
|
|
226 |
Приказное производство |
1 |
год |
|
|
|
|
↓
102
Раздел IV. Сроки хранения и организация использования архивного фонда суда
Материалы дел третейских судов, образованных для разрешения конкретного спора, арбитражное решение или постановление о прекращении арбитража хранятся в арбитражном суде, принявшем их на хранение в соответствии со ст. 39 ФЗ от 29.12 2015 г. № 382-ФЗ «Об арбитраже (третейском разбирательстве) в Российской Федерации» в течение 5 лет с даты прекращении арбитража.
Таблица 4.4.[72] Особенности определения кратковременных сроков хранения некоторых реестров (журналов), нарядов, картотек в судах общей юрисдикции
Примеры наименований журналов (реестров), нарядов в судах общей юрисдикции, которые имеют соответствующие сроки хранения
(со ссылкой на статью Перечня 2022 г.)1
|
1 год |
|
3 года |
|
5 лет |
5 лет ЭК |
5 лет ЭПК |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
Документы |
Реестр |
(жур- |
Акты |
про- |
Переписка |
Копии |
ар- |
||||
(докладные, |
нал) |
учета |
верки |
пра- |
по |
вопро- |
х и в н ы х |
||||
с л у ж е б н ы е |
входящей кор- |
в и л ь н о с т и |
сам |
дело- |
с п р а в о к , |
||||||
записки, све- |
респонденции |
ведения кни- |
производ- |
в ы д а н н ы х |
|||||||
дения, справ- |
(ст. 85) |
|
ги |
учета ве- |
ства |
и ар- |
по запросам |
||||
ки, |
сводки, |
|
|
щественных |
х и в н о г о |
пользовате- |
|||||
отчеты) |
об |
|
|
доказательств |
дела |
|
лей; |
|
|||
организации |
|
|
(в |
том |
числе |
(ст. 57) |
документы |
||||
и |
результа- |
|
|
при смене от- |
|
|
(заявления, |
||||
тах |
контроля |
|
|
ветственно- |
|
|
з а п р о с ы , |
||||
исполнения |
|
|
го |
работни- |
|
|
с п р а в к и , |
||||
документов |
|
|
ка |
аппарата |
|
|
п е р е п и - |
||||
(* |
после |
сня- |
|
|
суда) (ст. 79) |
|
|
ска) к |
ним |
||
тия с контр- |
|
|
|
|
|
|
|
(ст. 55) |
|
||
оля) (ст. 58) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|||||
Графики |
пе- |
Книга |
учета |
Регистраци- |
С т а т и - |
Определе- |
|||||
редачи |
дел, |
вещественных |
онный |
реестр |
стические |
ния (поста- |
|||||
н а р я д о в , |
доказательств, |
(журнал) учета |
к а р т о ч к и |
новления) |
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Продолжение табл. 4.4.[72]
1 См.: Раздел 1.5 Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 21 декабря 2022 г. № 242 «Об утверждении Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения и Порядка хранения некоторых видов документов, предусмотренных Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков их хранения».
103
Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации
Продолжение табл. 4.4.[72]
1 год |
|
3 года |
5 лет |
|
5 лет ЭК |
5 лет ЭПК |
|||
|
|
|
|
|
|
|
|||
материалов |
принятых на |
проверок |
ве- |
на |
под- |
о направле- |
|||
в архив |
суда |
хранение |
дения дело- |
с у д и м ы х |
нии |
дел по |
|||
(ст. 61) |
|
(*после внесения |
производст- |
(ст. 466) |
подсудно- |
||||
|
|
последней запи- |
ва (ст. 147) |
|
|
|
сти. |
Копии |
|
|
|
си об исполнении |
|
|
|
|
(ст. 65) |
||
|
|
приговора в от- |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ношении |
вещ. |
|
|
|
|
|
|
|
|
доказательств) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(Ст. 109) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
И с п о р ч е н - |
Реестр |
(жур- |
Журнал учета |
О т ч е т ы |
Представле- |
||||
ные бланки |
нал) |
учета |
бланков |
ис- |
(докумен- |
ния предсе- |
|||
и с п о л н и - |
и с п о л н е н и я |
полнитель- |
ты |
к ним) |
дателя суда |
||||
тельных |
ли- |
частных |
опре- |
ных листов |
о |
работе |
о |
присво- |
|
стов (ст. 74) |
делений |
(по- |
(ст. 149) |
|
а д м и н и - |
ении квали- |
|||
|
|
становлений) |
|
|
с т р а т о р а |
фикацион- |
|||
|
|
по граждан- |
|
|
суда (полу |
ных |
клас- |
||
|
|
ским, |
адми- |
|
|
г о д о в ы е ) |
сов |
судьям |
|
|
|
нистративным |
|
|
(ст. 474) |
(ст. 607) |
|||
|
|
делам (ст. 119) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Таблица 4.5.[73] Особенности определения кратковременных сроков хранения некоторых журналов (реестров), нарядов в арбитражных судах
Примеры наименований журналов (реестров), нарядов в судах общей юрисдикции, которые имеют соответствующие сроки хранения
(со ссылкой на статью Перечня 2021 г.1)
1 год |
3 года |
5 лет |
5 лет ЭК |
5 лет ЭПК |
|
|
|
|
|
|
|
О т ч е т ы , |
Документы |
Документы |
Документы (ко- |
Поручения |
|
с п р а в к и |
( с п р а в к и , |
( с п р а в к и , |
пии |
приказов, |
р у к о в о д - |
об объеме |
докладные, |
акты) прове- |
решений, пись- |
ства суда; |
|
д о к у м е н - |
служебные |
рок структур- |
ма, |
рекоменда- |
документы |
тооборота |
записки, по- |
ных подразде- |
ции) Судебного |
(доклады, |
|
в суде (ст. 62) |
вестки дня, |
лений (ст. 42) |
департамента |
о т ч е т ы , |
|
|
|
|
|
|
|
1 См.: Раздел 1.5 Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 23 декабря 2021 г. № 245 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности федеральных арбитражных судов, с указанием сроков хранения».
104
Раздел IV. Сроки хранения и организация использования архивного фонда суда
1 год |
3 года |
|
5 лет |
|
5 лет ЭК |
5 лет ЭПК |
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
извещения, |
|
|
|
при |
Верховном |
с п р а в к и , |
|||
|
|
приглаше - |
|
|
|
Суде |
Россий- |
д о к л а д - |
|||
|
|
ния, |
пере- |
|
|
|
ской |
Федера- |
ные, слу- |
||
|
|
писка) |
по |
|
|
|
ции |
по |
вопро- |
ж е б н ы е |
|
|
|
организации |
|
|
|
сам |
организа- |
з а п и с к и , |
|||
|
|
и |
проведе- |
|
|
|
ционного обес- |
заключе - |
|||
|
|
нию съездов, |
|
|
|
печения |
дея- |
ния) по их |
|||
|
|
к о н г р е с - |
|
|
|
тельности судов |
выполне- |
||||
|
|
сов, |
|
кон- |
|
|
|
(ст. 15) |
|
нию (ст. 8) |
|
|
|
ференций, |
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
« к р у г л ы х |
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
столов», со- |
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
в е щ а н и й , |
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
юбилейных |
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
дат, торжест- |
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
венных при- |
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
емов, встреч |
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
(ст. 29) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||
Документы |
Акты |
об |
Документы |
Докладные за- |
Документы |
||||||
(журналы, |
уничтоже - |
(докладные |
писки, справки |
(доклады, |
|||||||
р е е с т р ы , |
нии |
печатей |
з а п и с к и , |
архивных учре- |
о б з о р ы , |
||||||
базы |
дан- |
и |
штампов |
с п р а в к и , |
ждений субъек- |
сводки, до- |
|||||
ных) |
учета |
(ст. 57) |
|
сводки, пере- |
тов Российской |
кладные, |
|||||
к о п и р о - |
|
|
|
писка) о со- |
Ф е д е р а ц и и |
служебные |
|||||
вальных ра- |
|
|
|
стоянии |
ра- |
о проверке со- |
з а п и с к и , |
||||
бот (ст. 75) |
|
|
|
боты по рас- |
стояния |
доку- |
с п р а в к и , |
||||
|
|
|
|
|
смотрению |
ментационного |
сведения, |
||||
|
|
|
|
|
обращений |
о б е с п е ч е н и я |
п е р е п и - |
||||
|
|
|
|
|
органов |
го- |
управленческой |
ска) о дея- |
|||
|
|
|
|
|
сударствен- |
д е я т е л ь н о с - |
тельности |
||||
|
|
|
|
|
ной |
власти, |
ти и |
архивной |
судебных |
||
|
|
|
|
|
организаций |
работы |
|
коллегий, |
|||
|
|
|
|
|
и |
учрежде- |
(* после |
следу- |
судебных |
||
|
|
|
|
|
ний, граждан |
ющей проверки) |
составов, |
||||
|
|
|
|
|
(ст. 49) |
|
(ст. 81) |
|
структур- |
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ных подра- |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
зделений |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(ст. 28) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Продолжение табл. 4.5.[73]
105
Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации
Продолжение табл. 4.5.[73]
Р е е с т р ы |
Журналы оз- |
Документы |
Договоры |
(го- |
Переписка |
|||||
п е р е д а ч и |
накомления |
(акты, справ- |
сударственные |
по |
вопро- |
|||||
в |
судебные |
с материа- |
ки, |
таблицы, |
к о н т р а к т ы ) |
сам |
дея- |
|||
с о с т а в ы |
лами дела |
переписка) |
о проектирова- |
тельности |
||||||
и |
структур- |
(ст. 40) |
по |
исполь- |
нии, |
разработ- |
суда с Вер- |
|||
ные |
подра- |
|
зованию, об- |
ке, внедрении, |
х о в н ы м |
|||||
з д е л е н и я |
|
служиванию |
эксплуатации, |
Судом Рос- |
||||||
суда |
иско- |
|
и совершен- |
сопровождении |
с и й с к о й |
|||||
вых |
заявле- |
|
с т в о в а н и ю |
автоматизиро- |
Федерации |
|||||
ний, |
апел- |
|
программно- |
ванных систем, |
(ст. 36 а) |
|||||
ляционных, |
|
го |
обеспече- |
программных |
|
|
||||
кассацион- |
|
ния |
инфор- |
продуктов, |
вы- |
|
|
|||
ных |
жалоб |
|
мационных |
полнении |
дру- |
|
|
|||
и |
иных до- |
|
систем арби- |
гих работ и ока- |
|
|
||||
к у м е н т о в |
|
тражных су- |
зании услуг |
|
|
|
||||
(ст. 229) |
|
дов (ст. 83) |
(*по |
истечении |
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
срока |
действия |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
договора и |
пре- |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
кращения обяза- |
|
|
||
|
|
|
|
|
|
тельств по дого- |
|
|
||
|
|
|
|
|
|
вору) (ст. 86) |
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Схема 4.7.[74] Порядок действий в случае изменения сроков хранения
всудах общей юрисдикции1
•В случае изменения сроков хранения судебных дел и документов вновь принятыми нормативными правовыми актами новые сроки хранения распространяются на дела и документы, законченные делопроизводством (в том числе законченные делопроизводством до вступления в силу нормативно-правовых актов, устанавливающих новые сроки хранения).
•Не пересматриваются сроки хранения для тех дел и документов, которые были внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, согласованы с экспертной комиссией суда, с ЭПК архивного учреждения (при наличии договора)
иутвержденные председателем суда до вступления в силу нормативных правовых актов, установивших новые сроки хранения.
1 См.: П. 6.5 приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19 марта 2019 г. № 56 «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции» (ред. от 09.01.2024).
РАЗДЕЛ V. Организация хранения, использования единиц архивного хранения и система контроля
Схема 5.1.[75] Цели хранения документов в архиве и направления деятельности в обеспечении их сохранности1
Предоставление изолированных помещений для архивных документов и проведения работ, связанных с архивных хранением, оснащённых средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией, оборудованием для хранения документов
Выполнение требований к размещению документов в архивохранилище
Организация и обеспечение соблюдения противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов
Проведение проверки наличия и состояния сохранности архивных документов. Обеспечение возможности проведения профилактической и технической обработки документов
Составление описей дел, документов и своевременная постановка архивных документов на учёт
Цель — поддержание архивных документов в оптимальном физическом состоянии, минимизация рисков их порчи и (или) утраты
Х р а н е н и е документов в архиве суда
1 В соответствии с Приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».
107
Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации
Схема 5.2.[76] Условия отбора дел временного срока хранения
1
Уничтожение дел производится только после составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за тот же период
Дела с отметкой |
|
Составляется специ- |
«ЭПК» подлежат по- |
|
|
|
альный формулярный |
|
листному просмотру |
|
|
|
документ — акт о вы- |
|
с целью выявления доку- |
|
|
|
делении документов |
|
ментов для постоянно- |
|
|
|
к уничтожению (акт) |
|
го хранения |
|
|
|
|
|
|
Правила уничтожения |
|
|
дел временного срока |
|
Из отобран- |
хранения |
|
|
|
|
ных к уничтоже- |
|
В акт могут быть |
нию дел на постоян- |
|
|
|
включены только те |
|
ное хранение изымают- |
|
|
|
архивные дела, срок |
|
ся подлинники судебных |
|
|
|
хранения которых истёк |
|
решений и последую- |
|
|
|
января года, в кото- |
|
щих судебных |
|
|
|
он составлен |
|
вышестоящих |
|
|
|
|
|
судов |
Изъятые из дел временно- |
|
|
|
|
го срока хранения судебные |
|
|
решения, постановления, в том |
||
числе вышестоящих судов, форми- |
||
руются в наряды с твёрдой обложкой. Все остальные материалы уничтожаются, за исключением находящихся при таких делах личных документов , которые могут храниться
в суде до 75 лет
1 См.: П. 6.9–6.11 приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19 марта 2019 г. № 56 «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции» (ред. от 09.01.2024).
108
Раздел V. Организация хранения, использования единиц архивного хранения и система контроля
Схема 5.3.[77] Акт на выделение к уничтожению судебных дел
1.Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (далее — акта), является формулярным документом (в судах общей юрисдикции такие судебные документы организационного характера изготавливаются на основе приложения № 14 Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утв. приказом Судебного департамента от 19.03.2019 г. № 56).
2.При составлении проекта акта соблюдаются следующие правила: дела располагаются по годам их рассмотрения в порядке возрастания номеров дел; в акте заполняются все учётные строки, в том числе делается отметка о том, что из дел изъяты подлинники судебных актов, личные документы. Проекты актов изготавливаются по результатам экспертизы ценности документов.
3.Проекты актов рассматриваются и согласовываются на заседании экспертной комиссии суда одновременно с описями на дела постоянного срока хранения и по личному составу. Акты утверждаются председателем суда, после чего разрешается уничтожение отобранных дел временного срока хранения.
4.Акты подшиваются в отдельный наряд суда в хронологическом порядке (данный наряд является документом постоянного срока хранения). В учёт- но-статистических карточках уничтоженных судебных дел проставляются отметки с указанием о дате протокола экспертной комиссии суда и его номере.
109
Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации
Схема 5.4.[78] Особенности передачи дел (электронных дел)
вархив суда1
•Дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) передаются в архив суда по утверждённому председателем суда графику не позднее чем через шесть месяцев после завершения дел в делопроизводстве по описям дел судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий и структурных подразделений.
•Документы временного хранения (до 10 лет) или «до минования надобности» в архив суда по общему правилу не передаются. Данное правило относится к документам общего делопроизводства, в каждом суде данный порядок устанавливается при подготовке сводной номенклатуры дел на следующий календарный год. Решение на передачу в архив суда номенклатуры, журналов и учётно-статисти- ческих картотек принимает председатель суда (судебной коллегии, судебного состава), его заместитель или иное уполномоченное председателем лицо (в постоянном судебном присутствии). Иных документов – начальник отдела делопроизводства (общего отдела).
•Электронные документы временных сроков хранения до 10 лет включительно хранятся в течение установленного срока в информационной системе (хранилище электронных документов) в формате, в котором они были созданы или включены в информационную систему.
Вархив суда такие документы не передаются.
Таблица 5.1.[79] Организация использования документов судов общей юрисдикции, находящихся в архивохранилищах
Элемент в организации |
Конкретизация |
использования |
|
архивного фонда суда |
|
|
|
Использование |
Использование архивных документов – применение ин- |
|
формации архивных документов в культурных, науч- |
|
ных, политических, экономических целях и для обес- |
|
печения законных прав и интересов граждан (п. 1502). |
1 См.: П.7.2 – 7.4, 11.3.4 Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19 марта 2019 г. № 56 «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции» (ред. от 09.01.2024).
2 ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
110