Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации. Курс лекций в схемах и таблицах

Утверждает Положение

Освобождает и назначет на

должности государственных

об архиве суда, Положение

гражданских служащих,

об экспертной комиссии суда

обеспечивающих работу архивов

(утверждает её состав)

судов

Организует систему контроля,

Организует взаимодействие

повышение квалификации

с управлениями, филиалами

ответственных работников

ФГБУ ИАЦ Судебного

аппарата суда, принимает

департамента и его

решения о их поощрении

управлениями в целях внедрения

и наказании

ИТ-технологий в архивное дело

Критерии содержания —

Критерии внешних

Критерии происхож-

значение имеющейся

особенностей — фор-

дения — роль и зна-

в деле информации,

ма фиксирования

чение структурных

вид документа и его

информации, физи-

подразделений суда,

подлинность

ческое состояние до-

отдельных направ-

кумента, пригодность

лений деятельности

для использования

в судопроизводстве

(воспроизводимость)

и его обеспечении

Экспертная комиссия суда — сове-

Экспертная комиссия суда руковод-

щательный орган при председате-

ствуется

действующим

законода-

ле суда (мировом судье судебного

тельством и иными актами в сфе-

участка). Экспертная комиссия ра-

ре архивного дела,

подзаконными

ботает на основании утверждаемого

актами

Судебного

департамента

председателем суда Положения, ко-

и иных уполномоченных органов.

торое в случае наличия у суда статуса

Заседания экспертной

комиссии

источника комплектования, согла-

суда проводятся не менее чем 2 раза

суется с соответствующей Эксперт-

в год

но-проверочной комиссией госу-

дарственного архивного учреждения

Задачи экспертной комиссии (ЭК)

Функции экспертной комиссии (ЭК)

Реализуются в делопроизводстве

■ Организует ежегодный отбор

дел

при составлении номенклатуры дел

(единиц архивного хранения)

для

суда и при подготовке дел (элек-

хранения и уничтожения

тронных дел) к передаче в архив,

при выделении к уничтожению дел

(электронных дел), не подлежащих

хранению

Реализуются в архиве суда (судеб-

■ Рассматривает и принимает ре-

ного участка) – в процессе подго-

шения о согласовании:

проектов

товки дел к передаче на постоянное

описей дел долговременного и вре-

хранение

менных (свыше 10 лет) сроков хра-

нения, по личному составу; проекта

номенклатуры дел; проектов актов

о выделении к уничтожению дел, не

подлежащих

хранению;

проектов

актов о необнаружении

архивных

документов, пути розыска которых

исчерпаны; проектов актов о неи-

справимых повреждениях архивных

документов;

проектов

локальных

нормативных актов и методических

документов суда по делопроизвод-

ству и архивному делу

Экспертизе ценности подлежат

■ Совместно с архивом суда ЭК

все документы суда независимо от

обеспечивает представление в экс-

видов носителей и способов записи1

пертно-проверочную

комиссию

(ЭПК) архивного учреждения со-

гласованных описей дел постоян-

ного срока хранения, описей дел

по личному составу, номенклатуры

дел суда, а также актов об утрате до-

кументов и о неисправимых повре-

ждениях архивных документов (при

наличии договора)

Продолжение табл. 2.8.[36]

Экспертиза ценности проводит-

■ Ведёт консультативную и мето-

ся в целях оценки их юридической,

дическую работу в суде, участвует

исторической и иной значимости,

в подготовке и проведении меропри-

отбора на государственное хране-

ятий по повышению квалификации

ние в соответствии с норматив-

ными и методическими докумен-

тами,

утверждёнными уполномо-

ченным

органом

исполнительной

власти

в

области

архивного дела

и делопроизводства

Продолжение табл. 3.1.[38]

Термин

Дефиниция

Заверенная копия

– копия документа, на которой в соответствии с уста-

документа

новленным порядком проставлены реквизиты, обес-

печивающие ее юридическую значимость

Выписка из

– копия части документа, заверенная в установленном

документа

порядке

Письменный

– документ, информация которого зафиксирована

документ

знаками письменности

Текстовой

– содержащий речевую информацию, зафиксиро-

документ

ванную любым типом письма или любой системой

звукозаписи

Аудиовизуальный

– документ, содержащий изобразительную и/или зву-

документ

ковую информацию

Видеодокумент

– аудиовизуальный документ, созданный способом

видеозаписи, фиксирующим информацию в виде по-

следовательно расположенных изображений — дина-

мичных образов

Формуляр

– совокупность реквизитов документа, расположен-

документа

ных в установленной последовательности

Номенклатура

дел судебных коллегий,­

Паспорт

Номенклатура дел

судебных составов,

постоянных судебных

архива суда

суда

присутствий, отдель-

ного структурного

подразделения

Опись дел

Опись дел

постоянного срока

временного срока

Опись дел

хранения (элек-

хранения (опись

по личному составу

тронных дел посто-

янного хранения)

электронных дел)

Внутренняя

Реестр описей дел

Лист фонда,

опись дела

список фондов

* Лист-заверитель

дела

Книга учёта, посту-

* Карточка постел-

Обложка дела

пления и выбытия

лажного топографи-

дел, документов

ческого указателя

Лист использования

Карта заместитель

документов

дела

Акт о необнаружении

Акт о неисправимых

архивных документов,

повреждениях архив-

пути розыска которых

ных документов

исчерпаны

Акт приёма-передачи

Акт конвертации

архивных документов

электронных архивных

на хранение

документов

Акт об обнаружении

Акт приёма-передачи

архивных докумен-

тов, не относящихся

архивных докумен-

к архивному фонду,

тов суда при смене

неучтённых

­председателя суда

Акт о технических

Акт об утрате

ошибках в учётных

документов

документах

Акт о выдаче архивных

документов во временное

пользование

Обязательные учётные доку-

менты: паспорт архива, учётные

Вспомогательные учётные до-

сведения о документах, хра-

кументы: список фондов; книга

нящихся в архиве суда; книга

выдачи единиц хранения во

учёта поступления и выбытия

временное пользование; реестр

дел, документов; лист фонда,

описей дел, топографические

опись дел, опись электронных

указатели; каталоги

дел; дело фонда

• Подготовка

• Формирова-

ние описей дел

Подготовка

актов приёма-­

в зависимости

передачи до-

от катего-

документов

кументов из

рий и сроков

текущего де-

структурных

хранения

лопроизвод-

подразделений

• Преобразо-

ства к даль-

суда

вание сведе-­

нейшему

III

I этап

II этап

• Учётно-

ний из авто­

архивному

этап

регист­

матизиро­­

хранению.

рационная

ванных баз

Экспертиза

работа в связи

данных те-

ценности

с присвоени-

кущего дело-

документов

ем архивных

производства

шифров

в установлен-

ные архивные

формы

• Создание

Ротация до-

кументов —

(дополнение,

экспертиза

заполнение)

ценности в ходе

паспорта архи-

уничтожения

ва, историче-

документов

ской справки

временного

IV

• Выдача

V этап

срока хранения

этап

архивных ко-

и организации

пий, справок

постоянного

и выписок.

хранения, в том

• Организация

числе создание

надлежаще-

актов, нарядов

го хранения.

установленных

Контроль.

форм