Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации. Курс лекций в схемах и таблицах

«на согласование», если это

«на утверждение», если это

опись постоянного срока

опись по личному составу

хранения

Элементы

Содержание

характеристики

исторической

справки

Понятие

– документ, который позволяет получить суду (судеб-

ному участку мирового судьи) статус фондообразова-

теля, включает в себя сведения по истории архивного

фонда суда, краткую характеристику состава и содер-

жания его документов и научно-справочного аппара-

та архива

Предназначение

Позволяет документировать процесс включения ар-

хивного фонда суда (судебного участка мирового су-

дьи) в консолидированный состав документов Архив-

ного фонда РФ при первой передаче документов на

постоянное хранение в соответствующие государст-

венные архивы. Составляется в 2-х экземплярах, один

из которых передаётся в соответствующий государст-

венный архив

Раздел III. Содержание архивного документирования

и документооборота в суде

Элементы

Содержание

характеристики

исторической

справки

Обязательная

Имеет три раздела:

структура

1) История фондообразователя (суда, судебного участ-

ка мирового судьи), содержащая историко-правовые

данные с необходимыми ссылками на акты законо-

дательства и подзаконные акты, включая сведения

о ключевых датах в ходе организационных преобра-

зованиях, а также сведения о структуре и функциях.

2) История фонда – объём, крайние даты документов

и степень их сохранности, даты передачи документов

на постоянное хранение.

3) Характеристика документов фонда – разновидно-

сти документов, то есть категории судебных дел, их

систематизация на группы, состав справочного аппа-

рата к фонду и так далее

Внесение

Дополнения к исторической справке изготавливают-

дополнений

ся при последующих передачах документов на посто-

янное хранение

1.

Отбор архивных документов для оцифровки

2.

Подготовка документов для оцифровки

3.

Передача документов на сканирование. Приём документов.

4.

Регистрация в учётной документации на участке сканирования

5.

Выбор способа оцифровки.

6.

Оцифровка. Создание электронной копии (мастер-копии).

7. Двукратная (минимум) запись на носители (мастер-копия и ра-

бочая копия)

8.

Маркировка носителей. Регистрация мастер-копии и рабочей

копии и их содержимого в учётной документации.

9.

Передача носителей копий на хранение.

10. Возврат подлинников документов на хранение.

Таблица 3.6.[62] Хранение электронных документов в судах общей

юрисдикции РФ2

Характеристика

Разъяснение характеристики, в том числе

с учётом способа и содержания операторской

деятельности

Учёт индивидуальных

осо-

Электронные дела создаются в суде при на-

бенностей

судов (органи-

личии технической возможности

зационных,

в том

числе

материально-технических)

Наличие трёх способов пере-

1) В виде контейнеров, обеспечивающих

дачи электронных докумен-

целостность электронных документов.

тов в архив суда

2) Передача по информационно-телеком-

муникационной сети из соответствующей

автоматизированной системы суда в ин-

формационную систему архива суда.

3) Передача на обособленных носителях од-

нократной записи

Продолжение табл. 3.6.[62]  

Характеристика

Разъяснение характеристики, в том числе

с учётом способа и содержания операторской

деятельности

Обязательный состав контей-

В контейнер

электронного

документа

нера электронного доку­мента­

включаются: файл электронного документа

(формат PDF/А рассматривается как обяза-

тельный) и файл метаданных электронного

документа, включая электронные подписи.

Обязательным элементом описания кон-

тейнера электронного документа является

архивный шифр электронных документов.

Архивный шифр электронных документов,

хранимых на обособленных электронных

носителях, указывается на вкладыше, вло-

женном в футляр носителя

Передача контейнеров элек­

Контейнеры электронных документов мо-

тронных документов в архиво­

гут передаваться в архив суда на физически

хранилище суда в двух экзем-

обособленных

материальных

носителях

плярах – основном и рабочем

однократной записи в двух идентичных

экземплярах – основном и рабочем. Ос-

новной, или эталонный, экземпляр может

использоваться в исключительных случаях.

Например, для создания копий рабочего

экземпляра. Рабочий экземпляр использу-

ется для изготовления копий электронных

документов

Особенности обеспечения со-

Электронные документы, которые имеют

хранности приложений к элек-

приложения, при конвертировании в фор-

тронным документам

мат архивного хранения присоединяются

к основному документу, образуя с ним один

файл. В то же время приложения, которые

имеют большой объём, могут конвертиро-

ваться в отдельные файлы

Этапы подготовки электрон-

Последовательность этапов: проверка фи-

ных документов к передаче

зического состояния машинных носителей,

в архив суда

предназначенных для передачи в архив; за-

пись электронных документов на машин-

ные носители; проверка качества записи;

описание электронного документа;

Временное хранение доку-

Две группы в за- Постоянное хранение

ментов — хранение доку-

висимости от уста-

документов — вечное

ментов до их уничтожения

новленного перио-

хранение без права

в течение сроков, установ-

да хранения

их уничтожения

ленных нормативными

правовыми актами

До ликвидации суда

Документы хранятся в суде до ликвидации, неза-

висимо от того, выступает или не выступает суд

источником комплектования государственного

или муниципального архива. При этом для доку-

ментов данной группы всегда имеется возможность

их отнесения в состав Архивного фонда РФ (пере-

вод на постоянное хранение)

До минования

Срок хранения документов определяется самосто-

надобности

ятельно структурным подразделением суда, он не

может быть менее одного года (проекты локальных

нормативных актов суда, документов, присланных

для сведения, копий документов)

До замены новыми

Документы хранятся до их отмены или замены

новыми

ЭПК

Указанные документы (часть из данной группы до-

кументов) по результатам экспертизы ценности мо-

гут быть отобраны на постоянное хранение (уточ-

няет установленный временный период хранения

и является его дополнением)

ЭК

Предполагает возможность их хранения после

истечения установленного срока в связи с их слу-

жебной необходимостью (уточняет установлен-

ный временный период хранения и является его

дополнением)

от 1 года до 75 лет

1 год; 2 года ЭПК; 3 года; 3 года ЭК; 5 лет; 5 лет ЭК;

5 лет ЭПК; 6 лет; 6 лет ЭПК; 10 лет ЭПК; 15 лет;

15 лет ЭПК; 20 лет; 20 лет ЭПК; 25 лет ЭК; 30 лет

ЭПК; 45 лет; 50 лет ЭПК; 75 лет ЭПК