Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации. Курс лекций в схемах и таблицах

Раздел I. Правовое регулирование архивного дела в судах Российской Федерации

Таблица 1.5.[15] Акты в сфере архивного дела, действующие в федеральных судах Российской Федерации

31

Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации

Схема 1.11.[16] Понятия, применяемые в архивном судебном делопроизводстве. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», применяемые в архивном судебном делопроизводстве1

Архивное дело — деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов (п. 4)

Архивный документ — документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства (п. 9)

Хранение документов — организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов (п. 38)

Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов (п. 39)

Срок хранения документов — период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда (п. 40)

Уничтожение документов — исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке (п. 105)

Учёт архивных документов — определение количества и состава архивных документов в единицах учёта и отражение этого количества и состава в учётных документах для контроля за их наличием и состоянием (п. 127)

Единица хранения архивных документов — учётная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение (п. 130)

1  ГОСТ 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утверждён и введён в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст. URL: https://docs.cntd.ru/ document/1200108447

Примечание: Специалистами Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) в настоящее время осуществляется разработка нового терминологического ГОСТа в сфере архивного дела.

32

Раздел I. Правовое регулирование архивного дела в судах Российской Федерации

Таблица 1.6.[17] Особенности ведения архивного дела на судебных участках мировых судей. Методические рекомендации,

согласованные постановлением Президиума Совета судей РФ от 6 февраля 2019 г. № 7081

Пункт Особенности ведения архива и формирования электронного архива

ваппарате мирового судьи

1.2.Методические рекомендации разработаны в целях установления единого Порядка организации хранения документов (электронных документов), образующихся в процессе деятельности аппарата мирового судьи, и предназначены для оказания методической помощи органу исполнительной власти соответствующего субъекта Российской Федерации, осуществляющего организационное обеспечение деятельности мировых судей электронного архива

ваппарате мирового судьи, обязательной для исполнения мировыми судьями и их аппаратами

1.4.Организация электронных дел и документов на судебном участке мирового судьи осуществляется при наличии технической возможности

3.2.Решение на передачу дел в архив принимает мировой судья, а при его отсутствии – мировой судья, на которого возложено исполнение его обязанностей. Мировой судья проверяет все производство по судебному делу, материалу при его передаче в архив

4.3.Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом мирового судьи создается постоянно действующая экспертная комиссия судебного участка в составе не менее 3 человек. Экспертная комиссия действует на основании положения, разработанного согласно Примерному положению об экспертной комиссии организации, утверждённого приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г.

Председателем экспертной комиссии является мировой судья, секретарем – работник, ответственный за работу архива. В состав экспертной комиссии целесообразно включить представителя государственного архива и/или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (по согласованию)

Продолжение табл. 1.6.[17]  

1  Методические рекомендации по организации работы архива и формированию электронного архива в аппарате мирового судьи, согласованы постановлением Президиума Совета судей РФ от 6 февраля 2019 г. № 708. URL: https://base.garant. ru/72648784/

33

Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации

Таблица 2.1.[19] Архивный фонд Российской Федерации

АРХИВНЫЙ ФОНД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ — исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культур- ного наследия народов РФ, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению

Схема 2.2.[20] Полномочия субъектов РФ в сфере архивного дела (ч. 2 ст. 4 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)

Полномочия субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, создающие основу для ведения архивного дела в судах РФ

↓

Проведение государственной политики в сфере архивного дела на территории субъекта Российской Федерации

↓↓

Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов органов государственной власти и иных государственных органов субъекта Российской Федерации

36

Раздел II. Правовой статус субъектов в сфере ведения архивного дела и общие вопросы организации архивного дела в судах

Решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в собственности субъекта Российской Федерации, в собственность

Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований

Схема 2.3.[21] Задачи ведения архивного дела в судебной системе РФ

•Формирование собственного сегмента в составе Государственного архивного фонда Российской Федерации, обеспечивающего хранение наиболее важной информации о функционировании судебной ветви государственной власти.

•Обеспечение комплектования архивов судов (судебных участков мировых судей) и сохранности рассмотренных судебных дел и материалов, иных документов согласно установленным срокам хранения

врамках судебной деятельности обеспечительного (вспомогательного) характера.

•Организация использования архивных документов судов (судебных участков мировых судей) как источника информации, с учётом процессуальных правил доступа к судебной информации, в том числе

вкачестве цифрового ресурса.

•Создание эффективной системы взаимодействия между уполномоченными органами исполнительной власти в сфере архивного дела, соответствующими государственными (муниципальными) архивами и органами судейского сообщества, судами, Судебного департамента и его территориальными подразделениями, а также судебными участками мировых судей и органами исполнительной власти субъектов РФ, обеспечивающими их деятельность.

•Ведение текущего документирования в архивах судов (судебных участках мировых судей): комплектование дела фонда, описей дел постоянного и временного срока хранения, осуществление учёт- но-регистрационной работы, формирование материалов судебных дел – единиц архивного хранения в случае их дальнейшего пополнения документами (заявлениями об ознакомлении с их материалами, заявлениями о выдаче копий судебных актов, документами, связанными с судебным обжалованием и исполнительным производством), подготовка паспорта архива, дополнений к историческим справкам и т.д.

37

Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации

Схема 2.4.[22] Федеральное архивное агентство (Росархив)1

Федеральное архивное агентство (Росархив)

Росархив является федеральным органом исполнительной власти

Схема 2.5.[23] Основные полномочия Росархива2

Росархив вправе разрабатывать и утверждать:

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах.

Правила делопроизводства в государственных органах.

Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов.

Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях.

1 П. 1, 5, 22 Указа Президента РФ от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (ред. от 08.11.2023) // СЗ РФ. 2016. № 26 (Ч. I). Ст. 4034.

2 Там же. П. 6-9.

38

Раздел II. Правовой статус субъектов в сфере ведения архивного дела и общие вопросы организации архивного дела в судах

Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, в том числе перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов.

Примерное положение о центральном архиве федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, примерное положение об архиве организации.

Примерное положение об экспертной комиссии организации.

Схема 2.6.[24] Организационное взаимодействие уполномоченных субъектов в ведении архивного делопроизводства в судах РФ

*Судебный департамент Верховном Суде РФ

*Органы исполнительной власти в субъектах РФ, обеспечивающие деятельность мировых судей (под контролем органов судейского сообщества)

Органы исполнительной власти в субъектах РФ, уполномоченные в сфере архивного дела

39

Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации

Схема 2.7. [25] Направления судебного администрирования

ворганизации архивного делопроизводства в судах РФ1

Обеспечение правил документирования информации в деятельности судов РФ путём организации комплектования, учёта, хранения и использования их архивных фондов (ст. 13 Федерального закон от 25 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»)

Создание системы нормативного правового регулирования и методического руководства с целью единообразия практики ведения архивного дела в ходе обеспечения судопроизводства. Издание локальных актов об организации комплектования, учёта, хранения и использования архивных документов.

Организация контроля ведения архивного дела в судах

Осуществление постоянного взаимодействия с Росархивом, органами исполнительной власти в субъектах РФ, которые уполномочены в сфере архивного дела, государственными и муниципальными архивами, в том числе по вопросам закючения соглашений и передачи документов на постоянное хранение, а также организациями, оказывающими содействие в утилизации архивных документов, сроки хранения которых истекли.

Обеспечение материально-технических условий для функционирования архивной деятельности в судах, размещения архивохранилищ

Таблица 2.2.[26] Ведение архивного дела в Конституционном Суде Российской Федерации. Регламент Конституционного Суда РФ от 1 марта 1995 г. № 2-1/6 (с изм. на 15.06. 20232)

Содержание деятельности аппарата Конституционного Суда РФ

1 См.: ст. 1, 6, 10, 14, 16 Федерального закона от 8 января 1998 г. № 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации» (ред. от 04.08.2023) // СЗ РФ. 1998. № 2. Ст. 223.

2 Официальный сайт Конституционного Суда РФ. URL: https://www.ksrf.ru/ru/ Info/LegalBases/Reglament/Pages/default.aspx

40