Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации. Курс лекций в схемах и таблицах

111

Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации

112

Раздел V. Организация хранения, использования единиц архивного хранения и система контроля

Схема 5.5.[80] Общий порядок ознакомления с материалами судебных дел, находящихся на архивном хранении1

Выдача для ознакомления судебных дел, находящихся на архивном хранении, осуществляется при наличии у них соответствующего процессуального статуса, с разрешения председателя суда (заместителя председателя суда, судьи, рассматривавшего дело) посредством подачи заявления установленной формы и предъявления документов, удостоверяющих личность

Выдача для ознакомления судебных дел, находящихся на архивном хранении, осуществляется при наличии у них соответствующего про-

цессуального статуса, с разрешения председателя суда (заместителя председателя суда, судьи, рассматривавшего дело) посредством подачи заявления установленной формы и предъявления документов, удостоверяющих личность

Об ознакомлении с материалами дела осуществляется отметка в справочном листе дела. Заявление об ознакомлении с разрешающей резолюцией подшивается в материалы судебного дела, с продолжением внутренней описи. При наличии доверенности её копия приобщается к делу. При получении разрешения на снятие копий с материалов судебного дела уполномоченные лица вправе использовать собственные технические средства, в таком случае изготовленные копии судом не заверяются

Таблица 5.2.[81] Основные правила обеспечения сохранности единиц архивного хранения2

Режим хранения архивных документов – совокупность противопожарных

иохранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических

исветовых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением (п. 1193)

Продолжение табл. 5.2.[81]  

1  См.: П.11.6–11.9 Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19 марта 2019 г. № 56 «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции» (ред. от 09.01.2024).

2  Раздел 12 Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19 марта 2019 г. № 56 «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции» (ред. от 09.01.2024).

3  ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

113

Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации

114

Раздел V. Организация хранения, использования единиц архивного хранения и система контроля

Схема 5.6.[82] Цели контроля ведения архивного дела в судах РФ

Выявление уровня соответствия имеющейся практики организации системы комплектования, хранения, учёта, использования единиц архивного хранения и организации их ротации по отношению к действующим правилам в сфере судебного архивного делопроизводства (судебного делопроизводства).

Установление параметров межведомственного взаимодействия судов с органами исполнительной власти, уполномоченными в сфере архивного дела, в целях обеспечения надлежащего формирования архивных фондов судов и своевременной передачи документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение в соответствующие архивы.

Оказание содействия экспертным комиссиям судов, ответственным специалистам аппарата суда в ведении практической деятельности, связанной с организацией комплектования, хранения, учёта, использования единиц архивного хранения и их ротации.

Решение текущих задач судебного администрирования в ходе организационного обеспечения деятельности судов (реализация задач цифровизации судебной деятельности, выявление проблем в обеспечении судопроизводства, создание эмпирической базы для разработки предложений о совершенствовании организации архивного дела, информационное обеспечение деятельности органов судейского сообщества и т.п.).

Создание и поддержание постоянно действующих параметров для применения инструментов самоконтроля в деятельности работников аппарата суда, формирующего такие личные качества при исполнении должностных обязанностей, как: ответственность, дисциплинированность, адаптивность.

115

Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации

Схема 5.7.[83] Проверка ведения архивного дела как форма контроля1

Проверка наличия и состояния архивных документов (электронных архивных документов) проводится в целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве суда комиссией. Состав данной комиссии определяется председателем суда или его заместителем.

В федеральных судах общей юрисдикции (городских, районных, межрайонных) проверки проводятся при участии управлений Судебного департамента, на судебных участках мировых судей — при участии органов исполнительной власти в субъектах РФ, организационно обеспечивающих деятельность мировых судей

1  См.: Раздел 10 Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19 марта 2019 г. № 56 «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции» (ред. от 09.01.2024).

116

Раздел V. Организация хранения, использования единиц архивного хранения и система контроля

Схема 5.8.[84] Порядок передачи документов постоянного срока хранения на государственное хранение в специализированные архивы1

Федеральные суды и мировые судьи субъектов Российской Федерации, входящие в судебную систему Российской Федерации, являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

По истечении сроков временного хранения в судах (15 лет) дела общего делопроизводства (в том числе наряды, содержащие итоговые судебные постановления, изъятые из дел временного срока хранения) и судебные дела постоянного срока хранения на основании договоров передаются в государственные архивы.

На условиях взаимодействия с соответствующим государственным архивом возможна как досрочная передача документов, так и продление сроков хранения документов постоянного срока хранения в архивохранилищах судов.

Основанием для передачи судебных документов в государственный архив является план, утверждённый руководителем данного архива по согласованию с председателем суда. Практическая передача осуществляется по описям дел постоянного срока хранения, утверждённым ЭПК данного государственного архива, путём полистного просмотра.

Документы в электронном виде передаются в государственные архивы: 1) в виде контейнеров электронных документов по информаци- онно-телекоммуникационной сети (при технической поддержке ФГБУ ИАЦ Судебного департамента); 2) на физически обособленных носителях информации.

Продолжение схемы 5.8.[84]  

1  См.: Раздел 13 приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19 марта 2019 г. № 56 «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции» (ред. от 09.01.2024).

117

Архивное делопроизводство в судах Российской Федерации

Продолжение схемы 5.8.[84]

Документационное обеспечение передачи документов судов на постоянное государственное хранение осуществляется на основе описей дел постоянного срока хранения, которые ранее были утверждены экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) данного государственного архива.

Процедура передачи документов постоянного срока хранения из судов (судебных участков мировых судей) в государственные архива сопровождается оформлением акта приёма-передачи документов по специальной форме, в котором должно быть указано: основание передачи (как правило, — истечение 15-летнего срока хранения в архивохранилище суда), наименование и номер описи и количество её экземпляров, количество дел (единиц хранения) и количество копий. Данный акт составляется в двух экземплярах, один из которых остаётся в суде. Вместе с полистно проверяемыми архивными документами, образовавшимися в деятельности судов, в государственные архивы передаются три экземпляра описи дел (один из них – в электронном виде).

118