Алгоритм успешного общения при подборе персонала лайфхаки для руководителей и HR

идея для рекрутера — после интервью присылать клиенту ответы кандидата на квалификационные вопросы

в письменном виде.

4.Получить информацию из первых интервью. Хороший способ избежать непонимания и вытекающих из него провалов в коммуникации — попросить рассказать о своей профессии самого кандидата. Консультантов моего агентства я учу договариваться об этом с кандидатами еще на этапе телефонного звонка. Для этого достаточно сказать, что подобным проектом вы занимаетесь впервые, и попросить соискателя разговаривать с вами простым языком. Человек заранее знает, что будет иметь дело не с экспертом в своей области, расслабляется и гораздо лучше раскрывается на интервью. Бывает, что кандидаты возражают: «Зачем мне тогда с вами встречаться? Пришлите описание вакансии, а я отвечу, подходит ли она мне». Своих консультантов я учу отвечать следующим образом: «Верно, вашу работу я не знаю, зато знаю свою, поэтому буду очень рада пообщаться с вами лично».

НЕОРГАНИЗОВАННОСТЬ

Ваша ли это проблема?

Отметьте утверждения, которые верны для вас, и подсчитайте свои баллы. 1 балл за каждый ответ «да», 0 — за каждый ответ «нет».

1.Ваш рабочий день не нормирован.

2.Вам присущи забывчивость, усталость, непреходящее чувство вины.

3.Чаще одного раза в неделю вы выполняете поручения, не относящиеся к вашим прямым обязанностям.

4.Ваш день запланирован менее чем на 70%.

5.Вы регулярно переносите встречи или сроки выполнения проектов.

6.Ваша работа напоминает подвиг.

7.Ваши обещания по срокам выполнения задач бывают заведомо невыполнимы.

Если вы набрали:

От 0 до 3 баллов: все в порядке. Скорее всего, ваша проблема кроется в чем-то другом.

От 3 до 5 баллов: вам есть над чем работать, но в целом вы на верном пути.

От 5 до 7 баллов: да, это ваша проблема.

Кчему это приводит

Ксожалению, перегруженный, перерабатывающий и уста-

лый менеджер по персоналу — чуть ли не норма в большинстве компаний. И ладно, будь это просто эйчарской фишкой, поводом покрасоваться перед коллегами или собственным начальством. Но в действительности рекрутеры часто используют свою нагрузку как средство манипуляции внутренними заказчиками. «Вас тут 20, а я одна», — заявляет менеджер по персоналу и с чистой совестью тормозит процесс. И часто даже не понимает, что вообще это делает.

Последствия этого бывают весьма печальными. Не так давно я столкнулась с ситуацией, когда идеально подходящий и одобренный клиентом кандидат не вышел на работу просто потому, что менеджер по персоналу забыла ему

позвонить. Дело было в пятницу, она закрутилась, не набрала номер — а в понедельник было поздно, потому что кандидат уже устроился в другую компанию (он продавец, а представители линейного персонала иногда принимают решение в течение нескольких часов). Другой пример: коммерческий директор, которого мы в муках искали несколько месяцев, чуть не уволился из компании уже через две недели. «Вы знаете, он уже успел со всеми познакомиться, такой молодец!» — щебетала мне в трубку менеджер по персоналу. А дело оказалось в том, что ему так и не выделили ни рабочего места, ни компьютера, поэтому знакомиться со всеми, причем лично — это было единственное, чем он мог заниматься. Причина банальна: менеджер по персоналу, отсылая письмо о выходе на работу нового сотрудника, забыла поставить в копию службы, которые должны были этим заняться. Причина подобных ошибок одна — неумение организовать свое рабочее время.

В одной из компаний, с которыми я работаю на данный момент, с вечной перегрузкой рекрутеров решили бороться радикальными методами — ответственность за результаты поиска переложили на линейных менеджеров. В результате рекрутеры окончательно перестали проявлять активность, что совершенно закономерно: зачем утруждать себя тем, за что ты не отвечаешь?

Справедливости ради надо сказать, что неорганизованность — это болезнь не только рекрутеров. Нанимающие менеджеры подвержены ей в той же мере. Вечная занятость, нехватка времени на «всякую ерунду» вроде просмотра резюме или встречу с представителями агентства, неспособность вовремя прийти на интервью или дать ответ по кандидату часто становятся обязательными атрибутами имиджа «большого начальника». В результате подходящие

кандидаты устают ждать и находят другую работу, вакансия остается незакрытой, компания теряет деньги, страдает ее репутация.

Цивилизованный мир давно понял, что ежедневный уход с работы глубокой ночью и заваленный непросмотренными документами стол — это отнюдь не показатель прекрасной работы. Напротив, настоящий профессионал успевает выполнить все свои задачи в рамках стандартного рабочего дня, после чего у него остаются силы на семью, хобби и отдых. Если же этого не происходит — значит, вы просто не умеете структурировать свое время, и гордиться тут нечем.

Что с этим делать

1.Прекратить перерабатывать. Между прочим, во многих европейских компаниях сотрудников за это штрафуют!

Возьмите себя в руки, глубоко вдохните и прекратите истерику. Систематизируйте свои задачи, почитайте книги по тайм-менеджменту — словом, научитесь укладываться в отведенные вам Трудовым кодексом восемь рабочих часов. Как только вы выйдете из состояния перманентной полуистерики и хронической усталости, проблемы вроде «забыл позвонить», «не успел просмотреть» или «ой, не подтвердила встречу, а кандидат уже пришел» исчезнут сами собой.

2.Проактивно формировать ожидания. Никогда не обещайте того, чего вы не сможете сделать. Если вы говорите клиенту, что предоставите первые резюме кандидатов через неделю — извольте предоставить. Если это невозможно — скажите об этом, объясните почему, договоритесь о реальном сроке. Если клиент не может ждать, он

сообщит вам об этом, и вы пересмотрите приоритеты. Вычеркните из своего лексикона фразы вроде «Я постараюсь». Подбор персонала — нормальный измеримый бизнес-про- цесс с четким алгоритмом действий, и личные одолжения тут ни при чем. Если вы сами клиент, делать нужно ровно то же самое. В конце концов, соблюдать сроки в ваших интересах — наверняка ваша перегрузка на данный момент во многом связана именно с отсутствием сотрудника, которого вы ищете. Привлеките персонального ассистента, пусть он в буквальном смысле заставит вас вовремя посмотреть резюме. Помните, что в данном случае приоритетны пожелания кандидата, который не станет ждать вашего решения неделями и устроится в другую компанию, а вам придется начинать все сначала.

3.Соблюдать алгоритм поиска. Существует множество четко прописанных технологий. Если все участники процесса будут ознакомлены с алгоритмом действий и сроками, в которые эти действия должны выполняться, работать станет значительно легче.

НЕРАЗВИТЫЕ КОММУНИКАТИВНЫЕ НАВЫКИ

Ваша ли это проблема?

Отметьте утверждения, которые верны для вас, и подсчитайте свои баллы. 1 балл за каждый ответ «да», 0 — за каждый ответ «нет».

1.Ваши отношения с внутренними подразделениями или внешними контрагентами компании иногда перерастают в конфликты.

2.Вы привыкли действовать согласно субординации.

3.Вы предпочитаете переписку живому общению.

4.Вы сдерживаете агрессию — желание высказать все, что думаете, начистоту.

5.В проблемных ситуациях вы всегда стремитесь найти виноватого.

6.Вас часто просят пояснить то, что вы уже неоднократно рассказывали.

7.Вам не задают дополнительных вопросов.

Если вы набрали:

От 0 до 3 баллов: все в порядке. Скорее всего, ваша проблема кроется в чем-то другом.

От 3 до 5 баллов: вам есть над чем работать, но в целом вы на верном пути.

От 5 до 7 баллов: да, это ваша проблема.

Кчему это приводит

Поскольку подбор персонала состоит из коммуникации процентов на 90, ее неэффективность моментально делает неэффективным весь процесс в целом. Если клиент не в состоянии нормально сформулировать свои требования, а рекрутер его не слышит и начинает додумывать, глупо надеяться, что нужный кандидат будет найден вовремя. А если вдруг случится чудо и подходящий человек придет на интервью, после он скорее всего развернется и пойдет искать другую компанию — просто потому, что с ним разговаривали бестолково и невнятно.

Недавно мы искали операционного директора для одной весьма перспективной российской компании. Собственник бизнеса — человек очень европейский, никаких проблем

с коммуникацией у него не было. Однако проведение интервью с кандидатами он поручил своему советнику, у которого такие проблемы имелись. Кандидаты отказывались от предложения один за другим. Как выяснилось, советник встречал их, закинув ногу на ногу и всем своим видом будто говоря: «Ну-ну, станцуй, посмотрим, на что ты сгодишься». Этот человек, взращенный девяностыми, не понимал, что такое поведение неуместно уже лет 15. Тем более что он разговаривал с кандидатом, которому предлагалось занять как минимум равную с ним позицию в компании. Само собой, собеседников он не слышал — они звонили нам в агентство

ивозмущались, что мы отправили их к каким-то браткам. К чести собственника надо сказать, что он включился в процесс и все закончилось хорошо.

Часто недостаток коммуникативных навыков проявляется в неумении кратко формулировать свои мысли. Я не раз сталкивалась с людьми, которые по любому поводу сочиняли длиннющие нечитабельные письма, в то время как суть вопроса можно было объяснить двумя фразами при личном общении. Сюда же относятся пространные устные рассуждения — они обычно только раздражают собеседника (особенно если он ваш клиент). Агрессивность, робость, самодовольство, неуверенность в себе, неуважение к другим — список качеств, которые мешают человеку слышать

ибыть услышанным, огромен.

Что с этим делать

1.Понять, в чем именно заключается слабость вашей коммуникации. Для начала нужно хотя бы признаться себе в том, что она несовершенна. Сделать это непросто — гораздо удобнее винить во всем других. Тем не менее, без

осознания проблемы от нее не избавиться. Первым делом вспомните свою последнюю неудачную коммуникацию и детально проанализируйте, где вы допустили ошибки (даже если на первый взгляд кажется, что их не было). Допустим, вы пасовали на переговорах с резко настроенным оппонентом — значит, вы не умеете держать удар. Значит, именно этот коммуникативный навык вам стоит подтянуть. Или, возможно, вас раздражает собеседник, который пространно объясняет очевидные вещи. Вы не в силах его выслушать, перебиваете и теряете контакт. Конечно, вы не исправитесь моментально, как только найдете свои слабые места. Но вот ловить себя на таких моментах и хотя бы пытаться контролировать их вам вполне по силам. Скорее всего, постепенно это войдет в привычку, и высока вероятность, что со временем ваша слабость обратится в силу.

2.Четко следовать технологии. Если вы понимаете, что коммуникатор из вас так себе, компенсируйте это хорошими организационными навыками. Если вы точно знаете сроки, в которые должны выполнить то или иное действие, понимаете, как распределены зоны ответственности (от кого вы имеете право что-то требовать и кто может требовать что-то от вас), выстраивать общение значительно проще. Как бы косноязычно вы ни объяснили кандидату, что ему следует ждать ответа в течение двух дней, он, скорее всего, вас услышит. Гораздо хуже, если вы пропадете, не сказав об этом ни слова. Если субординация не позволяет вам выстроить партнерскую коммуникацию с клиентом, привлеките собственного начальника, который будет говорить с ним на равных. Если вы не в силах вникать в детали, которые пытается донести до вас заикающийся рекрутер, подключите персонального ассистента.

3.Работать над своими коммуникативными навыками.

Это звучит банально, но тем не менее: абсолютно любой человек (если у него нет психиатрического диагноза, конечно) может научиться общаться с другими правильным образом. Почитайте книжки о коммуникации, сходите на какой-нибудь тренинг — отнеситесь к этому как к учебе, необходимой для вашего профессионального роста. Ну или же меняйте род деятельности — без коммуникации в рекрутменте не обойтись.

СТРАХ

Ваша ли это проблема?

Отметьте утверждения, которые верны для вас, и подсчитайте свои баллы. 1 балл за каждый ответ «да», 0 — за каждый ответ «нет».

1.Стиль вашего общения иногда меняется на нежелательный для вас, но контролировать это не удается.

2.Вы часто не достигаете целей переговоров (три раза из пяти — это часто).

3.Вы всегда предпочитаете комфортный для вас формат общения тому, который предлагает собеседник.

4.Обычно вы торопитесь принять решение.

5.Иногда вы проявляете несвойственную вам робость или, наоборот, агрессию.

6.При взаимодействии с некоторыми людьми вы внезапно становитесь очень забывчивы.

7.Вы не высказываете того, что думаете на самом деле, опасаясь негативной внешней оценки.

8.Перед встречей вы ее репетируете (или после проигрываете в голове, как она должна была пройти).

9.Вы стремитесь соответствовать ожиданиям собеседника, даже когда это совсем не обязательно.

10.У вас проявляются психосоматические реакции на конкретного собеседника или событие — почесывание, покалывание, покашливание, сиплость или изменение тона голоса и т. д.

11.Во время работы вас отвлекают разные мысли.

12.Вы обидчивы и беспокойны.

Если вы набрали:

От 0 до 4 баллов: все в порядке. Скорее всего, ваша проблема кроется в чем-то другом.

От 4 до 8 баллов: вам есть над чем работать, но в целом вы на верном пути.

От 8 до 12 баллов: да, это ваша проблема.

Кчему это приводит

Страх может быть как причиной, так и следствием других коммуникативных проблем, о которых я уже говорила. Это может быть страх перед общением как таковым, в результате чего найти общий язык с другими сложно. Человек либо съеживается и боится сказать лишнее слово, либо становится очень болтливым и не слышит собеседника. Рекрутеры боятся позвонить по телефону, менеджеры боятся проводить интервью (особенно если делать это прежде им не приходилось).

Рекрутеры часто боятся своих клиентов, поскольку в служебной иерархии те стоят значительно выше. Они не за-