Алгоритм успешного общения при подборе персонала лайфхаки для руководителей и HR

АДМИНИСТРИРОВАНИЕ

Шаг одиннадцатый: обеспечиваем сотруднику комфортный выход на работу

На этом этапе мы впервые с начала поиска не оцениваем кандидата, не делаем выводов и не принимаем никаких решений. Мы просто организуем новому сотруднику комфортное начало работы. Если вам кажется, что такая мелочь не заслуживает даже упоминания, а не то что целой главы, значит, вам очень повезло — вы ни разу не теряли сотрудника в первый рабочий день.

Увы, на практике кандидаты, успешно прошедшие все этапы отбора, довольно часто просто не выходят на работу. Или выходят, но только на один день. И вина тут обычно лежит вовсе не на безответственных и несерьезных кандидатах, а на консультантах, рекрутерах и нанимающих менеджерах, которые не объяснили, не учли, недосмотрели, не встретили, не показали и т. д.

ПЕРЕД ВЫХОДОМ НА РАБОТУ

Для любого сотрудника, сколь бы опытным и квалифицированным он ни был, первый день на новой работе — это всегда стресс. Ваша главная задача на этапе администрирования — насколько возможно, снизить уровень этого стресса. И самый первый, а заодно и самый эффективный способ сделать это —

как можно более подробно рассказать человеку о том, что ждет его в первый рабочий день, и ответить на все (в том числе не заданные вслух!) вопросы.

Просто сравните ситуации:

сотрудник приходит в офис и после долгих поисков своего рабочего места обнаруживает, что ему не выделили компьютер;

накануне выхода на работу сотруднику по телефону объясняют, что компьютер, к сожалению, пока не доставили, поэтому завтра он может либо принести с собой ноутбук, либо посвятить этот день знакомству с офисом и коллегами.

Конечно, первый вариант развития событий можно расценить как своеобразный тест на находчивость и стрессоустойчивость, но я все-таки призываю вас отказаться от подобных проверок и относиться к новым сотрудникам по-человечески. Иначе они могут не только уйти, но и навредить репутации компании.

Кто за это отвечает?

В норме консультант предупреждает кандидата о том, что ждет его в первый день, куда и во сколько приезжать, с кем взаимодействовать и т.д. Хотя бы потому, что именно консультант особенно заинтересован в том, чтобы сотрудник вышел на работу, ведь в противном случае придется искать ему замену (и делать это совершенно бесплатно). Однако иногда заняться этим может рекрутер или даже клиент — все зависит от изначальной договоренности.

Расскажите, что нужно

Дайте кандидату как можно более исчерпывающую информацию обо всем, что ожидает его в первый рабочий день,

ине забудьте подробно перечислить, чего ждут от него. Например, какие документы нужно принести с собой сразу, а какие могут и подождать, что для начала работы критично, а что нет. Дело в том, что у кандидата могут обнаружиться какие-то совершенно непредсказуемые страхи и проблемы,

иесли с ними не разобраться заранее, это может не просто испортить ему настроение в первый день, но и вовсе помешать выходу на работу. Например, одна моя коллега решила не выходить в рекрутинговое агентство (а ее с руками отрывали!), потому что не успела оформить временную регистрацию. Она была иногородней и панически боялась, что у нее будут какие-то проблемы с законом из-за отсутствия московской прописки. К счастью, работодатель не махнул на нее рукой, а выяснил, в чем дело, и все уладил. Однако далеко не все компании так настойчивы. Гораздо чаще в подобных ситуациях кандидата считают потерянным раз и навсегда и даже не пытаются выяснить, в чем дело. Как результат — новый поиск.

Если вы консультант

Приведу еще один аргумент в пользу того, чтобы максимально ответственно подойти к общению с кандидатом накануне выхода на работу: очень часто клиент, потеряв нового сотрудника уже на этапе администрирования, начинает при повторном поиске дуть на воду. Он придирается буквально к каждой мелочи и ведет себя очень нерешительно. Клиента можно понять — он всеми силами пытается застраховаться от повторения неприятной ситуации. Однако работать в таких условиях практически невозможно — знаю по собственному опыту.

Перебарщивать тоже не стоит. Одна моя коллега за день до выхода кандидата на новую работу позвонила к нему домой, познакомилась с супругой и договорилась с ней, что та проконтролирует мужа. Утром консультант,

после SMS от супруги «Он вышел», позвонила ему и вела до двери офиса. Кандидат был очень хорошо воспитан, и мы не узнали, что он обо всем этом подумал, но я бы не хотела оказаться на его месте. Нормальный человек в такой ситуации вполне может подумать: «Почему такая паника? В чем подвох? Что с компанией не так? Может, ну ее?»

Объясните, куда ехать

Вряд ли сотрудник заблудится по дороге на работу, особенно если он уже не раз приезжал на интервью. Но в крупных компаниях оформление документов часто происходит вовсе не там, где человеку предстоит работать, и вот здесь уже могут начаться проблемы. К примеру, вы нанимаете персонал в новый гипермаркет. Пока тот строится, сотрудникам предстоит проходить стажировку в другом месте. А подписывать трудовой договор нужно в офисе на другом конце города, о котором человек слышит впервые. Если вы просто скомандуете только что нанятому сотруднику, куда приезжать, не объяснив всех этих деталей, он с большой долей вероятности сочтет вас подозрительными и предпочтет поискать другую работу. Особенно это касается линейных, невысокого уровня позиций — любая мелочь может стать причиной того, что сотрудник решит не выходить на работу.

Не пропускайте очевидное

Самая большая проблема, связанная с адаптацией сотрудника на новом месте, заключается в том, что для него в компании пока вообще нет ничего очевидного. Он не в курсе, что туалет на втором этаже три года не работает, не знает,

какую кнопку нажимать на кофемашине, понятия не имеет, что в понедельник у вас принято приходить на полчаса раньше, а в среду уходить на полчаса позже. Для нового сотрудника любая мелочь может стать источником стресса и дискомфорта. Поэтому объясняйте все по порядку, не пытайтесь сразу переходить к сути и не отделывайтесь фразами вроде «Ну, здесь вы сами разберетесь».

ПЕРВЫЙ РАБОЧИЙ ДЕНЬ

Чтобы сотрудник успешно вышел на работу и все прошло гладко, я предлагаю вам воспользоваться чек-листом. Убедитесь в том, что:

нового сотрудника встретят;

ему предоставят рабочее место;

документы будут оформлены;

состоится разговор о планах на испытательный срок;

новый сотрудник познакомится с коллективом.

Если выполнить один или несколько пунктов в первый рабочий день вы явно не можете, это не так уж и страшно. Главное — предупредите нового сотрудника обо всех накладках. Человек будет готов к тому, что его не встретят, не оформят, не познакомят и т. д. — и не будет чувствовать себя потерянным. Если же обстоятельства неожиданно изменятся и кто-то все же займется новым сотрудником как положено, это превзойдет его ожидания. А это он расценит как приятный бонус.

Итак, почему же все перечисленное в чек-листе так важно? Давайте разберем по пунктам.

Человек, который встретит

Еще раз повторюсь: первый рабочий день — это всегда и для всех стресс. И для продавца-кассира, и для коммерческого директора. Управляйте ожиданиями кандидата, чтобы обойтись минимальным стрессом. Кроме того, нужен человек, который лично встретит нового сотрудника, уделит ему время, расскажет, как все устроено, познакомит с коллегами и научит пользоваться кофемашиной. Личный контакт не заменят самые подробные и четкие инструкции, ведь он имеет не только практическую, но и психологическую ценность. Представьте, что вы попали на вечеринку, где никого не знаете, но обязаны произвести хорошее впечатление. И тут вы встречаете человека, с которым десять минут назад перебросились парой слов в лифте. Вы воспримете его как лучшего друга. И такой же «лучший друг» нужен и новому сотруднику в его первые рабочие дни.

В западных компаниях существует концепция buddy («приятель», «свой парень» в переводе на русский). Это человек, который не просто встречает новичка в первый рабочий день, но и уделяет ему поначалу столько времени и внимания, сколько потребуется. К buddy можно обратиться с любым, самым деликатным или нелепым вопросом. Обычно эту роль берет на себя кто-то из коллег (возможно, даже из соседнего отдела) или же сотрудник отдела персонала.

Даже если речь идет о потоковом наборе линейного персонала, кто-то должен уделить время (пусть всего пять минут) каждому новому сотруднику лично. В ситуации, когда работа не требует специальной квалификации, оплата невысока и найти альтернативу на рынке несложно, люди склонны без предупреждения разворачиваться и уходить. Отсутствие даже намека на заинтересованность в сотруднике я бы отнесла к топ-5 самых распространенных причин этого.

Рабочее место

В главе «Почему не получается» я уже рассказывала историю о том, как коммерческий директор собрался увольняться изза того, что ему две недели не могли выделить рабочее место. Ситуация была во многом комической: на протяжении этого времени мы несколько раз звонили внутреннему рекрутеру компании и интересовались, как там наш кандидат. Рекрутер говорила, что превосходно — со всеми познакомился, всех очаровал, такой коммуникабельный! А потом кандидат позвонил мне сам. Выяснилось, что он целыми днями ходил по офису и налаживал неформальные связи просто потому, что ему некуда было сесть. При рассылке письма о выходе на работу нового сотрудника в отделе кадров забыли поставить в копию службу, которая должна была организовать ему рабочее место. Мы же не проконтролировали, все ли прошло успешно, и в результате новый коммерческий директор чуть было не уволился.

Такие ситуации — вовсе не редкость, особенно в крупных компаниях. Поэтому не ленитесь перепроверить, все ли подразделения поставлены в известность о выходе нового сотрудника на работу. И если по каким-то причинам предоставить место с первого дня не получается, позаботьтесь о том, чтобы сотрудник знал о своей временной «бездомности», принес с собой личный ноутбук или планшет и понимал, где ему пока можно расположиться.

Оформление документов

Новые сотрудники видят свой трудовой договор в лучшем случае в первый день работы. Оформление документов часто затягивается. Для людей на высоких позициях это не всегда критично, но для рядовых сотрудников отсутствие гарантий

того, что все оговоренные условия будут выполнены, может стать проблемой. Ошибки в договоренностях (функционал, зона ответственности, денежные условия) — вовсе не редкость. А какой-нибудь менеджер, к примеру, не может позволить себе рисковать репутацией и писать клиентам письма о переходе в новую компанию, не убедившись в том, что

вней останется.

Япрекрасно помню ситуацию из собственной жизни. Я только приехала в Москву, и мне позарез требовалась медицинская страховка. Я чертовски была рада тому, что ее дал работодатель. Расстройство меня ждало уже в первый день работы, когда в договоре я увидела, что медстраховка будет только через год. И весь год я очень старалась не болеть.

Если трудовой договор еще не готов, можно показать новому сотруднику шаблон, различные внутренние документы, регламентирующие трудовой распорядок и т. д., — словом, продемонстрировать отсутствие риска.

Разговор о планах

Прекрасно, если в первый рабочий день руководитель поговорит с новым сотрудником о том, что от него ожидается

вближайшее время, что требуется для успешного прохождения испытательного срока и какие задачи следует считать первоочередными. В этом случае сотрудник быстро войдет

врабочий режим, будет воодушевлен и станет выполнять намеченное.

По-хорошему, задачи на испытательный срок должны составлять все вместе — руководитель, сотрудник отдела персонала и новичок. У руководителя глаз замылен, а новичку требуется время, чтобы во всем разобраться. Потому и нужна помощь сотрудника отдела персонала, чтобы уравновесить

исчерпывающее знание о текущей работе и полное его отсутствие.

Если вы один за всех, постарайтесь вспомнить, как сами вступали в должность в новой компании, сколько времени требовалось, чтобы все освоить. Что изменилось? Как сейчас выглядят процессы? Привлеките к помощи тех, кто занимает схожую с новичком должность. Обсуждайте вместе, что нормально в первую неделю, вторую и т. д.

Для корректной постановки задач новому сотруднику вместо привычной модели SMART* предлагаю наш отечественный принцип ВОДКИ.

Цель должна быть:

вдохновляющей;

ограниченной по времени;

дерзкой (да, даже на испытательном сроке!);

конкретной;

измеримой.

Первые знакомства

Увидеть коллектив, в котором предстоит работать, крайне желательно до подписания трудового договора. Ситуации, когда среди коллег или подчиненных оказывается человек, с которым новый сотрудник принципиально не готов работать, порой случаются.

Здесь имеются в виду все виды дискриминации, а также личная, порой даже интимная специфика. Один менеджер по продажам B2B-компании испытывал большие трудности

*SMART-модель используется для определения целей и постановки задач. Эта аббревиатура образована первыми буквами английских слов: конкретный (specific); измеримый (measurable); достижимый (attainable); значимый (relevant); соотносимый с конкретным сроком (time-bounded).

впринятии новой сотрудницы, которая очень была похожа на его бывшую супругу, с которой он бурно и сложно расставался. Парню было тяжело, и в итоге его же и перевели

вдругой отдел.