HR-бюджетирование. Учебное пособие
.pdf
МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РФ
ЧОУ ВО «ТАГАНРОГСКИЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ И ЭКОНОМИКИ»
КАФЕДРА УПРАВЛЕНИЯ
Т.А. ГАЛАЦАН, Е.В. КОРНИЕНКО
HR-БЮДЖЕТИРОВАНИЕ
Учебное пособие
Таганрог 2021
УДК 658.1
ББК 65.291.9
Галацан Т.А., Корниенко Е.В. HR-бюджетирование : учебное
Г15 пособие / Т.А. Галацан, Е.В. Корниенко. – Таганрог: Изд-во ЧОУ ВО ТИУиЭ, 2021. – 104 с.
Вучебном пособии представлены процессы планирования бюджета расходов на персонал компании, организации затрат; контроль за денежными средствами и анализ их расходования, раскрыты сущность и основы HRбюджетирования, описывается порядок составления HR-бюджета на предприятии, включая затраты на ФОТ, социальный пакет, обучение и наем персонала. Учебное пособие предназначено для бакалавров, магистров, аспирантов, обучающихся по направлению 38.00.00 – Экономика и управление, а также смежным направлениям подготовки.
Рецензенты:
Балина Т.Н., канд. психол. наук, доцент, декан факультета управления ТИУиЭ; Бабикова А.В., канд. экон. наук, доцент, доцент кафедры экономики
предприятия ИУЭС ЮФУ.
Рекомендовано к изданию кафедрой управления ЧОУ ВО «Таганрогский институт управления и экономики».
Протокол №3 от 15.09.2021г.
© Т.А. Галацан, 2021 © Е.В. Корниенко, 2021
© ЧОУ ВО ТИУиЭ, 2021
ВВЕДЕНИЕ
Управление персоналом организации – целенаправленная деятельность руководящего состава организации, руководителей и специалистов подразделений системы управления персоналом, включающая разработку концепции и стратегии кадровой политики, принципов и методов управления персоналом организации.
Система управления персоналом, являясь непременной составляющей управления и развития любой организации, определяет успех е развития. Интенсификация управления и повышение качества труда персонала будут возможны только в результате применения принципиально новых подходов в работе с кадрами. Новые подходы в работе с людьми заключаются в е комплексном технологическом характере, в более широком использовании элементов планирования. Неотъемлемым условием успешной деятельности по управлению персоналом организации является уточнение направлений работы и увеличение средств, выделяемых на работу с персоналом.
Издержки на персонал являются основой для разработки производственных и социальных показателей эффективности организации.
HR-бюджетирование, или разработка бюджетов, – это процесс планирования бюджета расходов на персонал компании, организация затрат, контроль за денежными средствами и анализ их расходования. Годовой бизнес-план по персоналу представляет собой определенный проект, а под HR-бюджетированием в этом случае понимается определение стоимости работ, выполняемых в рамках проекта, процесс формирования бюджета проекта, содержащего установленное распределение затрат по видам работ, по времени выполнения работ, статьям затрат или по другой структуре. Бюджет при этом допустимо формировать как в рамках обычного бухгалтерского плана счетов, так и с применением специального плана счетов управленческого учета. Принципами бюджетного процесса являются самостоятельность, единство, балансовый метод.
В данном учебном пособии раскрываются сущность и основы HRбюджетирования, описывается порядок составления HR-бюджета на предприятии, включая затраты на ФОТ, обучение, наем персонала.
Пособие содержит тестовые задания и практические задачи и ситуации, позволяющие обучающимся самостоятельно оценить уровень усвоенного материала.
ТЕМА 1. СУЩНОСТЬ И ОСНОВЫ HR-БЮДЖЕТИРОВАНИЯ
План изучения темы:
1.Понятие и цели бюджетирования расходов на персонал.
2.Факторы, влияющие на HR-бюджетирование.
3.Технология разработки HR-бюджета.
4.Реализация HR-бюджета.
Цель: формирование системного представления о HR-бюджетиро- вании как инструменте эффективного управления персоналом организации.
Задачи:
−выявить сущность и выгоды применения HR-бюджета в организации;
−сформировать этапы внедрения HR-бюджетирования в компании;
−научиться формулировать состав затрат на персонал в организации.
1. Понятие и цели бюджетирования расходов на персонал
Бюджетирование расходов на персонал (HR-бюджетирование) – это процесс планирования и управления расходами на персонал при помощи системы показателей, определяющих вклад человеческих ресурсов и службы управления персоналом в достижение целей организации.
HR-бюджетирование является мощным финансовым инструментом, который помогает оценить расходы, произведенные в области управления персоналом. Кадровый бюджет разрабатывается параллельно с процессом определения целей организации, а выделение средств на те или иные мероприятия регулируется стратегией управления персоналом. При таком подходе распределение затрат в различных областях, включая привлечение и подбор работников, повышение квалификации, в том числе на программы развития персонала, осуществляются более предметно и целенаправленно с учетом приоритетности и необходимости.
У бюджетирования три основные цели: прогнозирование, координация и контроль.
Качественный HR-бюджет компании:
−ориентирован на стратегические цели и задачи;
−связан с текущей деятельностью подразделений (центров ответственности);
−обоснован – содержит необходимые для бизнеса аналитические разрезы;
−детализирован и расписан по срокам;
−выполним – для всех показателей установлены достижимые значения.
4
Как руководство, так и сотрудники в результате внедрения бюджетирования получают существенные выгоды:
−возможность детализировать концепцию развития бизнеса;
−четкое планирование финансово-хозяйственной деятельности;
−прогнозирование прибыли;
−информирование сотрудников о планах работы предприятия и координация деятельности его подразделений;
−контроль и оценка эффективности работы руководителей и подразделений;
−заблаговременное выявление потребности предприятия в ресурсах;
−оптимизация финансовых потоков и распределения ресурсов;
−возможность использовать опыт исполнения прежних бюджетов для корректировки работы предприятия в будущем.
2. Факторы, влияющие на HR-бюджетирование
При бюджетировании затрат на персонал должно учитываться все то, с чем организации в качестве внешних факторов, влияющих на содержание персонала, предстоит столкнуться в следующем году. При этом результатом формирования затрат является выдача максимально точного прогноза с тем, чтобы организация могла заблаговременно принять меры в отношении калькуляции затрат по содержанию персонала и в значительной мере исключить неучтенные дополнительные финансовые нагрузки.
В числе внешних факторов, влияющих на бюджет по затратам на персонала, можно указать следующие:
−процент инфляции;
−изменение валютного курса;
−изменение государственных регламентирующих документов (изменение размеров взносов на социальное страхование, налоговых правил, периодический пересмотр размера пенсий, повышение минимального размера оплаты труда и т.д.);
−изменение тарифных соглашений (увеличение продолжительности отпусков, сокращение рабочего времени и т.п.);
−изменение природоохранных нормативных требований, введение руководящих указаний по обезвреживанию отходов и пр.
К внутренним факторам относятся:
−стратегия развития организации;
−планирование численности и структуры кадров;
−плановые и внеплановые задания отдельных подразделений.
5
3. Технология разработки HR-бюджета
Реализация HR-бюджета осуществляется поэтапно:
−определение статей расходов на персонал;
−разработка форматов кадрового планирования;
−сбор информации от руководителей;
−свод проектов форматов кадрового планирования;
−разработка бюджета расходов на персонал;
−защита бюджета расходов на персонал перед руководством;
−утверждение бюджета расходов на персонал. Рассмотрим подробнее каждый из этапов.
Первый этап. Определение статей расходов на персонал
Планирование затрат на персонал – часть системы планирования затрат предприятия в целом. От того, насколько обоснованно спланированы данные затраты, зависит финансовая эффективность организации. Необходимо учитывать, какую долю могут составлять затраты на персонал в основных финансовых показателях компании (выручке, прибыли), а также их окупаемость, т.е. может ли компания на текущем этапе позволить себе те или иные затраты.
Затраты на персонал связаны с процессом воспроизводства рабочей силы. Результаты их планирования отражаются в бюджете расходов на персонал организации.
В состав расходов на персонал входят:
−заработная плата и все связанные с ней выплаты;
−социальные выплаты (как обусловленные законодательством, так и добровольные);
−затраты на наем персонала;
−затраты на развитие и обучение персонала;
−затраты на развитие корпоративной культуры и культурно-бытовое обслуживание;
−прочие затраты.
Статьи бюджета затрат на персонал по новым направлениям работы
с ним, перечисленные ранее, могут как выделяться отдельно, так и структурно входить в более общие статьи.
Например, затраты на оценку персонала и исследования в области управления человеческими ресурсами войдут в статью бюджета на обучение персонала, затраты на работы по повышению лояльности – в статью затрат на развитие корпоративной культуры и культурнобытовое обслуживание и т.д.
Доля каждой из статей в бюджете затрат на персонал зависит от стратегии и стадии развития предприятия.
6
Так, при стратегии динамичного роста объем затрат смещается на развитие компетенций сотрудников и наем персонала; если компания заинтересована в удержании редких и квалифицированных специалистов – на социальное обеспечение.
При любой стратегии организации расходы на заработную плату составляют подавляющую долю всех затрат на содержание персонала в организации.
Затраты на заполнение вакансий существенно различаются у компаний, делающих акцент на внешний подбор, и тех, что используют кадровый резерв.
Планируемые расходы на персонал отражаются в бюджете затрат на персонал, который, в свою очередь, является составляющей общего бюджета предприятия. Соответственно, при его планировании целесообразно учитывать взаимосвязь с другими составляющими главного бюджета (в частности, с бюджетом прибыли и убытков), с тем чтобы уровень и структура затрат на персонал соответствовали возможностям предприятия и поддерживали достижение стоящих перед ним задач.
Второй этап. Разработка форматов кадрового планирования Для прогнозирования расходов удобно опираться на конкретные
планы по работе с персоналом в компании. Такие планы могут иметь разные форматы, и каждый специалист по персоналу разрабатывает свои, удобные для него в планировании формы. Пример форматов кадрового планирования:
Привлечение нового персонала в 20__ г.
Отдел |
Долж- |
Кол- |
Срок |
Затраты |
Затраты на |
Компенсацион- |
|
ность |
во |
найма |
на подбор |
оборудование |
ный пакет |
|
|
|
|
|
рабочего места |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Планируемые увольнения и перемещения в 20__ г.
ФИО |
Занимаемая |
Размер ЗП |
Сроки |
Планируе- |
Размер ЗП |
сотруд- |
должность |
+компенса- |
увольне- |
мая |
+компенса- |
ника |
|
ция |
ния и |
должность |
ция |
|
|
|
перемеще- |
|
(в новой |
|
|
|
ния |
|
должности) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7
Обучение и развитие персонала в 20__ г.
Кате- |
Тема |
Форма |
Продол- |
Сроки |
Стои- |
Команди- |
Кол-во |
Прочие |
гория |
обуче- |
обуче- |
житель- |
обучения |
мость |
ровочные |
уже |
затраты |
сотруд- |
ния |
ния |
ность |
|
обуче- |
затраты |
заклю- |
и ком- |
ников |
|
|
|
|
ния |
|
ченных |
ментарии |
|
|
|
|
|
|
|
договоров |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Фонд оплаты труда
Должность |
Фиксирован- |
Переменная ЗП |
Периодичность |
Примечания |
|
ная ЗП |
(премии и |
выплаты премии |
|
|
|
бонусы) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Социальные программы фирмы
Виды |
Категория |
Числен- |
Периодич- |
Примечания |
социальных |
сотрудников |
ность |
ность выплат |
|
программ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Третий этап. Сбор информации от руководителей На этом этапе руководители подразделений и топ-менеджеры
заполняют форматы кадрового планирования, после чего сдают их в службу персонала. Обычно на это уходит 7–10 дней. При получении данных планов важно уточнять, под какие задачи руководители набирают персонал, каковы ожидания от сотрудников, прошедших тот или иной курс обучения, как это все отразится на повышении производительности труда в целом по фирме.
Четвертый этап. Свод проектов форматов кадрового планирования Сведение информации от линейных руководителей и топ-менедже- ров – самый трудоемкий процесс в технологии разработки бюджета расходов на персонал. Часто видение руководителей среднего и высшего звеньев не совпадает. Например, при планировании численности персонала на год руководители подразделений стремятся повысить эффективность труда за счет привлечения дополнительной рабочей силы (тенденция, относящаяся к экстенсивному пути повышения эффективности труда). Топ-менеджеры при планировании чаще всего предполагают повысить эффективность труда у сотрудников иными путями, не увеличивая при этом численность персонала. В такой ситуации приходится проводить несколько встреч по согласова-
8
нию стратегических задач, путей их достижения. При организации подобных процедур руководителю по персоналу очень помогают навыки ведения групповых работ и дискуссий.
Пятый этап. Разработка бюджета расходов на персонал Имея на руках сводные проекты планов затрат на персонал,
необходимо спрогнозировать стоимость услуг по найму, обучению и другим расходам. В итоге, учитывая временной фактор, вид оплаты (наличный, безналичный), бюджет расходов на персонал можно свести в единую форму (табл.1).
Таблица 1
Пример бюджета расходов предприятия (численность – 150 чел.)
Статьи затрат |
Месяц, руб. |
Год, руб. |
|
1. |
Фонд заработной платы |
11 630 000 |
149 560 000 |
Оклады |
9 000 000 |
108 000 000 |
|
Премии ежемесячные |
2 000 000 |
24 000 000 |
|
Премии годовые |
|
10 000 000 |
|
Компенсации при увольнении |
250 000 |
3 000 000 |
|
Выплаты по больничным листам |
360 000 |
4 560 000 |
|
|
|
|
|
2. |
Материальная помощь и подарки |
|
450 000 |
Материальная помощь |
|
150 000 |
|
Подарки к 23 февраля |
|
80 000 |
|
Подарки к 8 марта |
|
70 000 |
|
Подарки к юбилеям |
|
150 000 |
|
3. |
Корпоративные мероприятия |
|
2 500 000 |
8 марта |
|
500 000 |
|
23 февраля |
|
500 000 |
|
Новый год |
|
1 500 000 |
|
4. |
Социальный пакет |
|
7 620 000 |
ДМС |
|
3 000 000 |
|
Оплата мобильной связи |
70 000 |
840 000 |
|
Компенсация питания |
315 000 |
3 780 000 |
|
5. |
Обучение |
60 000 |
720 000 |
6. |
Подбор персонала |
70 000 |
840 000 |
7. |
Прочее |
|
120 600 |
Абонентская плата за пользование |
4500 |
54 000 |
|
справочно-правовой системой |
|
|
|
Подписка на журнал «Кадровое дело» |
|
6600 |
|
Покупка обзоров заработных плат |
|
60 000 |
|
9
Шестой этап. Защита бюджета расходов на персонал перед руководством
Процесс защиты собственного бюджета для менеджера по персоналу – это один из основных этапов в бюджетировании. Задача упрощается, если HR-менеджер владеет навыками переговоров, аргументирования возражений; если у него есть ораторские способности; если директор по персоналу обладает соответствующим авторитетом, а финансовый директор является его союзником. Но, как показывает практика, часть расходов на персонал все равно урезается.
После утверждения генеральным директором общего бюджета предприятия у службы персонала появляются закрепленные статьи расходов на персонал. С этого момента HR-менеджер может принимать решения в рамках своего бюджета и нести ответственность за его исполнение.
ВЫВОДЫ
1.Бюджетирование расходов на персонал (HR-бюджетирование) – это процесс планирования и управления расходами на персонал при помощи системы показателей, определяющих вклад человеческих ресурсов и службы управления персоналом в достижение целей организации.
2.Реализация HR-бюджета осуществляется поэтапно:
−определение статей расходов на персонал;
−разработка форматов кадрового планирования;
−сбор информации от руководителей;
−свод проектов форматов кадрового планирования;
−разработка бюджета расходов на персонал;
−защита бюджета расходов на персонал перед руководством;
−утверждение бюджета расходов на персонал.
3.На формирование HR-бюджета влияют внешние и внутренние факторы, которые необходимо учитывать.
ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОГО РАЗБОРА
Практическое задание 1. В каких случаях HR-бюджетирование в компании не будет эффективно?
Ситуация в компании: Все стратегические и оперативные решения принимает первое лицо компании (как правило, из числа собственников), отсутствует делегирование полномочий и ответственности на нижестоящие уровни управления. Как это может повлиять на реализацию HR-бюджетирования в организации?
Практическое задание 2. Кто должен отвечать за подготовку бюджета на персонал? Предложите несколько вариантов. Ответ обоснуйте.
10