HR-бюджетирование. Учебное пособие

Наем персонала – одна из опор успешного бизнеса. Затраты включают следующие статьи:

−расходы на рекламные объявления о вакансиях компании в СМИ;

−оплата услуг агентства (если привлекали);

−затраты на размещение информации о вакансиях на специальных сайтах;

−косвенные и непредвиденные расходы.

2. Планирование расходов на наем персонала

Планирование расходов на наем персонала осуществляется в несколько этапов.

Этап 1. Выявление потребности в постоянном и временном персонале. Для этого нужно учесть количество предстоящих вакансий, исходя из бизнес-планов компании, а также проанализировать предыдущие годы, выявив потребности в работниках по структуре и времени. Необходимо также проанализировать среднее количество увольнений. Планируя подбор сотрудников в HR-бюджете, необходимо выяснить у руководителей отделов и служб объем работ, который намечается на следующий год. Это необходимо, для того чтобы понять, увеличится этот объем или нет, и соответственно прогнозировать подбор персонала. Кроме того, данные об объемах работ понадобятся, чтобы рассчитать необходимое количество сотрудников исходя из средней нагрузки на одного человека.

Пример

Генеральный директор сообщил, что по решению совета директоров в следующем году планируется увеличить прибыль компании на 20%. Создавать новые структурные подразделения не предусматривается. Будет расширено производство и увеличена служба продаж. Затем, получив одобрение гендиректора, HR-директор обратился к руководителям подразделений и попросил их оценить, насколько придется увеличить штат. По их оценкам, на 15%. Так как сейчас в этих подразделениях работают в общей сложности 720 сотрудников, следовательно, придется принять 108 человек. Эту цифру HR-дирек- тор и внес в бюджет в статью расходов на подбор персонала.

Этап 2. Расчет сроков подбора разных категорий специалистов От сроков зависит, какими будут затраты на подбор. Чем дольше

идет поиск, например менеджера какого-то подразделения, тем больше затраты. В частности, на зарплату рекрутера. Время на поиск редких специалистов и кандидатов на руководящие должности обычно в 2-3 раза превышает длительность поиска рядового персонала. Иногда их нужно переманивать из фирм-конкурентов – это долгий и затратный

71

путь, так как часто требуется привлекать агентства. Можно обозначить сроки на поиск нужных специалистов следующим образом:

Этап 3. Выбор оптимальных методов подбора персонала Выбор методов зависит от сложности вакансии, срочности

закрытия, а также готовности компании нести расходы на поиск и подбор. Чем выше должность или уникальнее специалист, тем больше вероятность, что потребуются особые методы поиска, значит, без дополнительных расходов не обойтись.

Примеры оформления планирования методов подбора

Этап 4. Расчет расходов на менеджеров по подбору персонала Следует проанализировать необходимость увеличения штата отдела

персонала, для чего подсчитать нагрузку на одного менеджера по персоналу.

72

Пример

План по подбору сотрудников

Из таблицы видно, что нагрузка на менеджера увеличилась с 5 вакансий до 13,5. Здесь необходимо принимать решение об открытии вакансии рекрутера либо о перераспределении нагрузки на кадровые агентства.

Стоимость найма новых сотрудников рассчитываем по формуле:

(СН) = РР + ОА + РБ + ПС + 10%,

где СН – стоимость найма; РР – расходы на рекламные объявления о вакансиях компании в СМИ; ОА – оплата услуг агентства (если привлекали); РБ – реферальный бонус (если вы принимаете на работу персонал по рекомендации сотрудников и платите им за это вознаграждение); ПС – затраты на размещение информации о вакансиях на специальных сайтах; 10% – косвенные и непредвиденные расходы (оплата интернета, увеличение стоимости размещения объявлений о вакансиях).

Пример расчета по этой формуле будет выглядеть так:

СН = 15 000 руб. + 150 000 руб. + 5000 руб. + 130 000 руб. = = 300 000 руб. + 10 % = 330 000 руб.

Если необходимо рассчитать стоимость найма одного сотрудника, то полученную сумму нужно просто разделить на количество подобранных сотрудников: 330 000 : 5 = 66000 руб.

Бюджет на наем персонала можно снизить, находя альтернативные варианты: например, использовать самостоятельный поиск вместо работы с агентствами.

73

Таким образом, планирование расходов на наем персонала не сводится только к составлению кадрового плана с заранее обозначенными датами, к которым необходимо заполнить те или иные вакансии. Оно предполагает более глубокий анализ реальных потребностей в персонале. Кадровый план позволяет описать оптимальные, реальные и предельно допустимые сроки закрытия той или иной вакансии, а также сопоставить загруженность по подбору персонала в различные моменты времени. Например, можно спланировать подбор таким образом, чтобы не пришлось одновременно «закрывать» пять вакансий. Планирование должно включать в себя не только сроки, но и методы поиска персонала. Чем больше времени на поиск, привлекательнее условия и благоприятнее для работодателя ситуация на рынке, тем больше вариантов. Следовательно, тем меньше затрат на подбор персонала понесет компания. Здесь как раз находится точка пересечения вопросов планирования и бюджетирования в подборе персонала. Эти два процесса не могут быть разделены. Чем более грамотно составлен план, тем большие возможности варьировать методы поиска и, следовательно, использовать низкозатратные технологии.

Бюджет на подбор персонала обязательно должен учитывать, насколько данный специалист является редким, трудно ли его найти. Есть вакансии, закрывать которые следует преимущественно с помощью рекрутинговых компаний. Здесь экономия может привести к последующим потерям за счет некачественного или несвоевременного подбора. Это касается «горящего» поиска руководителей высшего звена, редких специалистов. Если есть время (2–3 месяца, не меньше), можно попытаться искать по рекомендациям, через интернет и другими беззатратными методами. В этом случае произойдет незапланированная экономия бюджета, которая позволит в дальнейшем более свободно располагать средствами.

ВЫВОДЫ

1.Затраты на наем персонала включают:

−расходы на рекламные объявления о вакансиях компании в СМИ;

−оплату услуг агентства (если привлекали);

−затраты на размещение информации о вакансиях на специальных сайтах;

−косвенные и непредвиденные расходы.

2.Планирование расходов на наем персонала включает:

−выявление потребностей в постоянном и временном персонале;

−расчет сроков подбора разных категорий специалистов;

−выбор оптимальных методов подбора персонала;

−расчет расходов на менеджеров по подбору персонала.

74

3. Выбор стратегии найма зависит от бизнес-целей компании и кадровой политики. Планирование расходов на наем персонала включает глубокий анализ реальной потребности в персонале, а также грамотное составление кадрового плана, исключающего ресурсные потери.

ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОГО РАЗБОРА

Практическое задание 1. Проанализируйте фрагмент бюджета на подбор персонала.

Предложите альтернативные методы подбора, удешевляющие подбор.

Практическое задание 2. Проанализируйте фрагмент планирования бюджета на подбор персонала, представленный в таблице.

На какие должности наиболее дорогостоящий наем? Какие вакансии наименее затратны для поиска? Какие расходы включает самостоятельный поиск?

75

Практическое задание 3. Рассчитайте стоимость найма. Составьте кадровый план.

Планируя расходы на подбор персонала в HR-бюджете, директор по персоналу крупной торговой компании, находящейся в Ростове-на- Дону, выяснил, что к весне следующего года будет открыт новый магазин в соседнем городе области. Зная, как обычно выглядит оргструктура подобных подразделений, директор по персоналу запланировал поиск одного управляющего магазином, трех администраторов, двух грузчиков, двух уборщиц и восьми продавцов. Наиболее затратным будет поиск управляющего, так как ограничиваться только обычными методами (объявление о вакансии на сайтах, посвященных поиску работы) нельзя. Потребуется размещать платные объявления в газетах и журналах, возможно, обратиться в кадровое агентство.

Стоимость расходов на рекламные объявления в СМИ – 3000 руб. Стоимость расходов на сайты трудоустройства – 5000 руб. Стоимость расходов на кадровое агентство – 10000 руб.

76

a)2 недели;

b)1 месяц;

c)2 месяца.

3. Каков оптимальный по стоимости метод для подбора рабочего персонала:

a)объявления в СМИ;

b)размещение вакансий на сайтах трудоустройства;

c)прямой поиск (Headhunting);

d)кадровое агентство.

4. Каков оптимальный по стоимости метод для подбора редких специалистов:

a)объявления в СМИ;

b)размещение вакансий на сайтах трудоустройства;

c)прямой поиск (Headhunting);

d)кадровое агентство.

5.Что не является необходимым для выявления потребностей в постоянном и временном персонале:

a)учет количества предстоящих вакансий исходя из бизнес-планов компании;

b)анализ информации о потребностях в работниках в предыдущие годы;

c)анализ стоимости услуг кадровых агентств;

d)анализ среднего количества увольнений в предыдущий период.

77

ТЕМА 8. БЮДЖЕТ НА ОБУЧЕНИЕ

План изучения темы:

1.Подходы к бюджетированию обучения в компании.

2.Данные для формирования бюджета на обучение.

3.Структура бюджета на обучение персонала.

4.Алгоритм формирования бюджета на обучение и развитие персонала.

Цель: сформировать представление о составлении бюджета на обучение персонала.

Задачи:

−изучить состав затрат на обучение персонала;

−сформировать представление о подходах к бюджетированию обучения;

−освоить алгоритм формирования бюджета на обучение персонала.

1. Подходы к бюджетированию обучения в компании

Обучение персонала является одним из актуальных вопросов в области управления персоналом, стоящих перед руководством независимо от того, на какой стадии существования находится предприятие. Будь то этап становления, активного роста, захвата новых рынков или реструктуризации, потребность в квалифицированном персонале в условиях жесточайшей конкуренции – одна из самых актуальных. Грамотно спланированная и четко организованная работа по обучению персонала – залог достижения компанией стратегических целей, ее конкурентоспособности, а также готовности к проведению организационных изменений.

Есть три подхода к бюджетированию обучения в компании.

1. «От задач»

Воснове формирования бюджета на обучение должны лежать цели

изадачи компании на год, а также долгосрочная стратегия. Это база для анализа потребностей в обучении организации. В диалоге с руководителями компании, отталкиваясь от долгосрочных и краткосрочных бизнес-планов, отдел обучения и развития решает, какие навыки необходимы персоналу для эффективной работы, кого и чему обучить, какие учебные программы запустить, какие программы продолжить. Большую роль в этом процессе играют руководители компании, конкретизируя запрос на обучение своих подразделений и команд.

Врезультате получается план обучения, кратко описывающий, кого, чему и в каком объеме необходимо обучать, под который и выделяется бюджет.

78

2. «От возможностей»

Планирование бюджета изначально происходит в условиях ограниченного бюджета. Например, компания традиционно инвестирует в обучение и развитие персонала определенный процент от ФОТ (фонд оплаты труда) или от выручки компании. Это не значит, что отдел обучения и развития не должен отталкиваться от стратегии, целей и задач компании, но это значит, что он вынужден сразу расставлять приоритеты и понимать, от чего прид тся отказаться.

3. «В диалоге»

В HR-практике и первый, и второй подходы в чистом виде встречаются редко. Первоначальный бюджет «от задач» проходит несколько итераций, подвергаясь ограничениям. А сверстанный бюджет «от возможностей» может быть даже увеличен, если компания понимает, что не готова отказаться от какого-либо обучения. Как бы то ни было, бюджет на обучение проходит несколько итераций на уточнение, прежде чем будет утвержден руководством компании или бюджетным комитетом.

Бюджет рассчитывается, как правило, на 1 год. Контроль исполнения бюджета осуществляется ежемесячно.

2. Данные для формирования бюджета на обучение

При формировании бюджета на обучение компания опирается на два типа данных.

Внутренние данные:

−стратегия компании;

−цели и задачи компании на планируемый период;

−ключевые компетенции для развития на будущий год на уровне всей компании;

−новые корпоративные проекты и инициативы на будущий год;

−программы обучения и развития, запланированные на будущий год, исходя из анализа потребностей, заявок руководителей, анализа индивидуальных планов развития (ИПР);

−бюджет на обучение предыдущего года, процент исполнения бюджета;

−изменение численности сотрудников (в том числе по категориям);

−средняя стоимость обучения сотрудников в предыдущем году (в том числе по категориям);

−стоимость проведенных учебных программ;

−достаточность проведенного обучения в предыдущем году;

−успешность программ и т.д.

79

Внешние данные:

−основные тенденции и прогнозы на будущий год в обучении и развитии персонала;

−бюджеты компаний на обучение и развитие персонала, стоимость обучения 1 сотрудника в среднем, по категориям (в среднем на рынке, по отрасли);

−бюджеты на отдельные форматы обучения, на проекты;

−прогнозы по стоимости различных форматов обучения;

−покрытие персонала обучением;

−распределение ресурсов на обучение и развитие персонала;

−соотношение количества сотрудников на 1 сотрудника, отвечающего за обучение;

−прогнозируемый процент инфляции;

−другие макроэкономические показатели (специфические для отрасли). Сравнение внутренних и внешних данных называется бенчмар-

кингом.

3. Структура бюджета на обучение персонала

Компании рассматривают и, как следствие, структурируют бюджет под разными углами. Среди российских компаний приняты следующие принципы структурирования бюджета:

−бюджет по типам обучения (обязательное обучение, профессиональное обучение, менеджерское обучение, электронное обучение и пр.);

−бюджет по категориям персонала (бюджет на обучение топменеджеров, рабочих, бюджет на кадровый резерв и пр.);

−бюджет отдельно на обучение персонала и развитие персонала, куда входит бюджет на развитие системы преемственности (кадровый резерв), систему коучинга и пр.;

−бюджет по функциональным подразделениям или по зарабатывающим / производящим и поддерживающим подразделениям;

−бюджет на обязательное ежегодное обучение и развитие и крупные проекты, которые стартуют в будущем году (например, запуск электронного обучения).

Бюджет по статьям расходов:

1)зарплата сотрудников, отвечающих за обучение;

2)затраты на командировку и поездки, связанные с обучением;

3)обучение сотрудников, отвечающих за обучение;

4)закупка внешних услуг по обучению и развитию персонала;

5)затраты на логистику и организацию обучения;

6)содержание учебных зданий и помещений;

7)закупка, ремонт, обновление оборудования для обучения;

80