Основы деловой корреспонденции на английском языке. Учебное пособие

IХ. EMAIL – ПИСЬМО ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ

В деловых кругах в настоящее время письма пишут по электронной почте. Это быстрый и дешевый способ общения. Иногда электронные письма бывают короткими и неформальными по стилю, иногда длинными и более формальными, как и обычные письма.

Целью написания электронного письма может быть:

∙отправить или запросить необходимую информацию;

∙попросить сделать что-либо;

∙проинструктировать или дать рекомендации;

∙подтвердить договоренности, достигнутые по телефону;

∙отправить объемные документы, например, отчеты.

При написании электронного письма необходимо помнить следующие правила:

1.Электронные письма обычно короткие.

2.Используются простые слова и короткие предложения.

3.Электронное письмо не пишут ЗАГЛАВНЫМИ буквами, так как адресат может подумать, что вы кричите

иругаетесь.

4.Для передачи инструкций и просьб используются вежливые фразы.

5.Электронные письма людям, занимающим более высокую должность или работающим в другой компании, должны быть официальными.

6.Электронные письма коллегам могут быть полуофициальными.

7.Электронные письма членам команды, коллегам, которых вы хорошо знаете, могут быть неформальными

идружескими.

8.Всегда следует перечитывать письмо, прежде чем отправить его. Необходимо проверять, содержит ли оно всю необходимую информацию, нет ли грамматических и пунктуационных ошибок.

71

9.Необходимо структурировать письмо. Обычно начинают с наиболее важной информации. Менее важную информацию можно написать во второй части письма.

10.При ответе на чье-либо письмо следует избегать односложных ответов «да», «нет».

11.В письме необходимо отвечать на конкретные вопросы, полученные в предыдущем письме.

12.Важно четко указывать информацию из письма, на которую вы ссылаетесь.

Структура письма

При написании делового письма по электронной почте следует придерживаться определенного формата. В следующем примере показано, где следует располагать разные компоненты письма.

A.From: Lou Patos

B.To: Patrica Marcos

C.Cc: Mike Fernandez

D.Sent: 20 February 2015 09:30

E.Subject: Re: Sales meeting

F.Attachment: Sales Figures

G.Hi Patricia

H.It was good to see you at the sales meeting yesterday. I’ve attached the sales figures that you wanted. Let me know if you need any more information.

I.Best wishes

J.Lou

A.Имя человека, отправляющего письмо.

B.Имя человека, которому письмо отправляется.

C.Другой человек, который получит копию письма.

D.Дата и время отправления письма.

E.Информация о содержании письма.

F.Прикрепленный документ.

G.Приветствие.

H.Сообщение.

I.Прощание.

J.Подпись.

72

Задания

1.Ответьте на вопросы, пользуясь информацией электронного письма.

A.Who is the sender?

B.Who is the receiver?

C.Is there a signature?

D.Is the subject line filled in?

E.What is the purpose of the e-mail?

F.What is the receiver expected to do?

To: p-vogel@mply.de

From: s.griffrn@travelexpress.com

Subject: Sales Manager post (ref. 7672P)

Dear Mr. Vogel,

Thank you for your e-mail expressing interest in the above vacancy. Please confirm whether you would prefer to receive an application form and further details by e-mail (Word XP, approximately 55K) or in hard copy by post.

If you have any questions, please do not hesitate to e-mail or phone me.

Yours sincerely, Stacey Griffin Personnel Assistant

s.griffin@travelexpress.com Travel Express

35 Windmill Street Evesham EN42 9TR UK

ret +44 (0)1 868 767565 (extn 392) Fax: +44 (0)1 868 767600

***************

http://www.travelexpress.com

The content of this e-mail and any attachments sent with it are confidential and for the addressee only. Any unauthorized copying or distribution by anyone else is prohibited.

Please delete this e-mail if you have obtained it in error.

73

2.Вспомните деловое электронное письмо, полученное за последнее время, и ответьте на вопросы.

–Who was it from?

–What were you expected to do?

3.Вспомните деловое электронное письмо, отправленное за последнее время, и ответьте на вопросы.

–Who was it to?

–What was the reason for writing it?

Электронные адреса обычно произносят по буквам.

4.Сопоставьте знак с его названием.

5.Подпишите названия частей электронного адреса, используя следующие фразы.

1. _____________ 2. _____________ 3.____________

74

Address

https://www.forward.com/lifechange

6.Как мы произносим следующие части электронных адресов? Какие мы произносим как одно слова? Какие произносим по буквам?

com net uk us org ac co fr gov jp biz ru

7.Произнесите следующие электронные адреса:

a)s.trotter@mail.com

b)maria_sanchez@california-gardens.org

c)www.houseandhome.co.uk

d)www.blogs.ct.com/deartom

e)www.ctvgroup.com/news/latest.php

f)j.maier@mattison.au

8.Прочитайте следующие электронные письма. Какое письмо самое официальное? Почему?

Letter 1

To: tsyms@carrington.co.uk

From: kasia.janiak@bto_systems.pl

Subject: Re: Visit to Warsaw

Dear Mr. Syms,

Thank you for your email regarding your forthcoming visit to Warsaw. I would be delighted to pick you up at the airport and take you to your

hotel. If you could please send me your flight details, that would be very useful.

I look forward to seeing you on Tuesday.

75

Kind regards,

Kasia Janiak

BTO Systems

Targowa St. 6

03-700 Warszawa

Phone: +48 22 69 05 45

Letter 2

To: annacole@df.com

From: paul.hart@nexon.com

Subject: Re: Meeting 23 April

Hi Anna,

Thanks for your email.

The best way to get to our offices from the station is to take a taxi. There’s a taxi rank outside the main entrance – you can’t miss it!

Looking forward to seeing you on Tuesday!

All the best,

Paul

Letter 3

To: Alison.taylor@workforce.com

From: r.pavan@rki.co.in

Subject: Re: Flight details

Dear Alison

Thank you for sending me your flight details. I will be there at the airport to meet you.

Looking forward to meeting you at last!

Best wishes,

Raj

76

9.Прочитайте неформальные фразы (1–15). Найдите соответствующие им формальные фразы (А– О).

Informal

1)What do you need?

2)Thanks for the email of 12 Feb.

3)Sorry, I can’t make it.

4)I’m sorry to tell you that…

5)I promise….

6)Could you…?

7)You haven’t…

8)Don’t forget…

9)I need to…

10)Shall I…?

11)But… / Also… / So…

12)Please could you…

13)I’m sorry for…

14)Re…

15)See you next week.

Neutral/Formal

A.With regard to… (With reference to…)

B.I can’t assure you that…

C.We note from our records that you have not…

D.Please let us know your requirements.

E.I was wondering if you could…

F.We would like to remind you that…

G.I look forward to meeting you next week.

H.Thank you for your email received 12 February.

I.I am afraid I will not be able to attend.

J.Would you like me to…?

K.I would be grateful if you could…

L.Please accept our apologies for…

M.It is necessary for me to…

N.We regret to advise you that…

O.However… / In addition… / Therefore…

77

Необходимые фразы

10.Найдите первую фразу электронного письма (A–F), соответствующую причине написания письма (1–6):

1)inviting

2)apologizing

3)informing

4)requesting

5)thanking

6)complaining

A.Just wondered if you’d like to…

B.On behalf of Sandra Jameson, I would like to thank you for…

C.I wish to apologize for not…

D.I’m writing to ask if you could…

E.I am writing to complain about…

F.This is just to let you know that…

78

11.Сопоставьте следующие приветствия и заключительные фразы письма.

1)Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Gillet

2)Dear John/Margaret

3)Hi, Mike

4)John

A.(Your name)

B.Yours sincerely

C.Bye for now

D.Best regards

«Тема» письма должна быть очень короткой и понятной. Тема должна точно отражать содержание письма. Часто встречается сокращенное слово Re, которое означает Regarding.

12. Выберите тему электронного письма. Одна тема лишняя.

A.Action Re contract

B.Meeting 14/5

C.Special offer

D.Re your advertisement

E.Shipping confirmation

F.Re your order

Email 1

Subject: ___________________

Re your last email, we are in the process of arranging the meeting scheduled for 14 May, but there are still a few details I need from you. Do you want me to book hotel accommodation for you – or will you sort it out at your end? Also, can you send us something about the Barcelona project you were involved in last year? It would be helpful to have something to circulate before the meeting. Please send a copy of any relevant reports. Regards, Monica.

Email 2

Subject ____________________

Sorry for the delay in replying – I’ve been out of the country on business. Unfortunately, the items you ordered are not in stock, but we’re expect-

79

ing delivery by the end of the week. I’ll get back to you as soon as they arrive. If you need any more information, please feel free to contact me.

Email 3

Subject _____________________

Luisa, I’ve emailed Michelle and Roberto about the changes to the contract. Shall I have a word with Michelle to make sure she understands what’s going on? You work with Roberto – can you talk to him? Thanks for your help – I appreciate it.

Email 4

Subject _____________________

Good news! Subscribers to our email newsletters can take advantage of fantastic price savings in our January sale. I’ve attached a pdf file that gives full details or alternatively just click on the link below. You can order over the web or by email – our customer service staff are standing by. Looking forward to hearing from you soon.

Email 5

Subject ______________________

Just a short note to let you know that we received your order. We can confirm that the items were sent by mail today. To track your order, click on the link below. If there’s anything else, just let us know. Best wishes, Pierre.

13. Ответьте на вопросы. Выполните следующие задания.

A.How often do you check your email? How many emails are in your inbox right now? Terri Mahler has six messages in her inbox. Which ones need urgent action?

1)

Just a quick message to say I’m working at home this afternoon. Tan Keung Yam is manning the office.

2)

Hi all,

FYI today is «National Leave-The-Office-Early Day».

80