Тема 4. Служба внутреннего аудита

1. Задачи службы внутреннего аудита

2. Функции и принципы деятельности внутренних аудиторов

3. Основные направления работы службы внутреннего аудита

4. Структура службы внутреннего аудита

5. Права и обязанности работников службы внутреннего аудита

6. Необходимость и возможность создания отдела (сектора, службы) внутреннего аудита

7. Должностные инструкции работников отдела внутреннего аудита

8. Оценка экономической эффективности деятельности отдела внутреннего аудита

1. Конкретный вариант организации службы внутреннего аудита зависит от специфики и размеров предприятия, от того, с какими рисками оно встречается. Типовой вариант положения о службе внутреннего аудита разработан Российским отделением Института внутренних аудиторов и содержит основные требования к организации службы внутреннего аудита.

Служба внутреннего аудита, являясь неотъемлемой частью системы корпоративного управления Компании, призвана содействовать достижению целей Компании, используя систематизированный и последовательный подход к оценке и повышению эффективности систем управления рисками, контроля и корпоративного управления.

Внутренний аудит в тесном взаимодействии с менеджментом Компании всех уровней способствует совершенствованию систем управления рисками, контроля и корпоративного управления с целью обеспечения:

1) своевременного определения и анализа рисков, стоящих перед Компанией;

2) полноты и достоверности финансовой и управленческой информации;

3) соблюдения сотрудниками политик, процедур, стандартов Компании, а также законодательства;

4) сохранности активов Компании;

5) выполнения планов и достижения поставленных целей как Компанией в целом, так и отдельными подразделениями/функциями;

6) эффективного и экономичного использования ресурсов.

2. С целью обеспечения независимости и объективности внутреннего аудита руководитель службы внутреннего аудита подчиняется функционально-аудиторскому комитету совета директоров и административно-генеральному директору Компании.

Аудиторский комитет утверждает условия трудового соглашения (контракта) с руководителем службы внутреннего аудита, а также решения о поощрении (наказании) руководителя службы внутреннего аудита.

Одобрение аудиторского комитета также необходимо для:

- утверждения кандидатуры руководителя службы внутреннего аудита;

- прекращения полномочий руководителя службы внутреннего аудита.

Аудиторский комитет утверждает ежегодный план деятельности, структуру и бюджет службы внутреннего аудита.

Руководитель службы внутреннего аудита формирует персональный состав службы.

Не допускается вмешательство третьих лиц в процесс определения объектов и объема аудита, проведения работы и представления отчета о результатах.

Руководитель и сотрудники службы внутреннего аудита не должны:

1) выполнять никакие функциональные обязанности в Компании, не связанные с деятельностью внутреннего аудита, как это определено в настоящем Положении;

2) инициировать или утверждать транзакции, не относящиеся непосредственно к деятельности службы внутреннего аудита;

3) руководить действиями сотрудников других подразделений/функций, за исключением случаев, когда эти сотрудники назначены участвовать в выполнении аудиторского задания;

4) участвовать в какой-либо деятельности, которая могла бы нанести ущерб беспристрастности их оценки или восприниматься как наносящая такой ущерб;

5) использовать конфиденциальную информацию в личных интересах или любым другим образом, противоречащим законодательству или могущим нанести ущерб Компании;

6) принимать в подарок ничего, что могло бы нанести ущерб их профессиональному мнению или восприниматься как наносящее такой ущерб.

3. Руководитель службы внутреннего аудита несет ответственность перед аудиторским комитетом и высшим руководством Компании за организацию работы данной службы и выполнение поставленных задач. Руководитель службы внутреннего аудита периодически отчитывается перед аудиторским комитетом и высшим руководством о деятельности службы внутреннего аудита. Отчеты должны содержать информацию о существенных рисках, проблемах контроля и корпоративного управления, другие сведения, необходимые аудиторскому комитету и высшему руководству для выполнения своих обязанностей.

Руководитель службы внутреннего аудита может представлять аудиторскому комитету и высшему руководству следующие документы:

1) (на утверждение) ежегодный план деятельности службы внутреннего аудита, а также регулярно отчитывается о его выполнении;

2) ежегодный отчет по оценке надежности и эффективности систем управления рисками, контроля и корпоративного управления;

3) информацию о существенных недостатках систем управления рисками, контроля и корпоративного управления, а также рекомендации по улучшению существующих систем;

4) информацию о результатах и качестве выполнения мероприятий (корректирующих шагов), разработанных менеджментом

по результатам проведенных аудитов;

5) информацию о существующих ограничениях, препятствующих службе внутреннего аудита эффективно выполнять поставленные задачи.

4. Большой информационный потенциал и знание всех тонкостей в деятельности своей организации являются преимуществом внутренних аудиторов перед внешними аудиторами. Поэтому целесообразно, чтобы функции внутренних аудиторов в организации выполняли штатные специалисты, а не приглашенные со стороны независимые аудиторы. Штатные специалисты также более ответственны в своих рекомендациях. В любом случае в штате организации должен состоять специалист, исполняющий обязанности главного внутреннего аудитора.

Главный внутренний аудитор - это наиболее квалифицированный специалист, обладающий разносторонними знаниями и навыками, способный дать руководству компетентный совет. Он должен иметь знания и практические навыки в области бухгалтерского учета, налогового права, экономики, финансового менеджмента, общей юриспруденции, маркетинга, управления, менеджмента персонала, собственно аудиторские умения и навыки, а также знать задачи, поставленные руководством перед компанией, возможности и потребности коллектива, внешние связи компании. Ему необходимы и достаточные знания в области компьютерной техники и технологии.

Главный внутренний аудитор регулирует и контролирует деятельность других сотрудников внутреннего аудита (в том числе осуществляет контроль качества их работы). В его функции также входит:

- руководство разработкой внутрифирменных аудиторских стандартов, составлением генеральных планов деятельности внутренних аудиторов и аудиторских программ (при согласовании с органами управления);

- руководство разработкой бюджетов и смет внутреннего аудита, в том числе базовых методик проверок;

- консультирование руководства по наиболее важным вопросам;

- принятие заказов на проведение проверок каких-либо объектов;

- принятие участия в наиболее важных проверках;

- анализ и оценка заключений (аудиторских отчетов), составленных внутренними аудиторами по результатам проверок, а также обобщение этих заключений и доведение до лиц, непосредственно принимающих решения (администрации);

- координация взаимодействия внутренних и внешних аудиторов, проверяющих организацию;

- участие в разборе различных спорных и конфликтных ситуаций, возникающих в процессе функционирования организации, в том числе споров с налоговой инспекцией (полицией).

Многим компаниям целесообразно создать подразделение из нескольких штатных внутренних аудиторов - отдел внутреннего аудита.

Создание такого отдела имеет ряд преимуществ:

1) позволит совету директоров фирмы или ее исполнительному органу управления наладить эффективный контроль за автономными подразделениями организации;

2) выявить резервы производства и наиболее перспективные направления развития посредством целевых контрольных проверок и анализа, проводимых внутренними аудиторами;

3) эффективно консультировать сотрудников финансово-экономических, бухгалтерских и иных служб в головной организации, ее филиалах и дочерних компаниях.

Место отдела (сектора, бюро, группы и т.п.) внутреннего аудита в организационной структуре организации, его функциональная направленность, численность и квалификационные характеристики кадрового состава, материально-техническое, финансовое и информационное обеспечение отдела, особенности структуры взаимоотношений и порядка функциональной и административной подчиненности внутри этого подразделения, в том числе при наличии у него разнообразных отделений, структура взаимоотношений этого отдела с другими подразделениями организации зависят от многих факторов. Это прежде всего цели создания отдела, организационно-правовая форма, размеры, ресурсы, организационная структура, масштабы и виды деятельности организации, региональная неоднородность месторасположения ее обособленных подразделений или дочерних компаний.

Структура и иерархический ранг отдела внутреннего аудита во многом зависят от позиции руководства организации по отношению к внутреннему контролю.

Отдел внутреннего аудита может вначале формироваться как штабное звено с чисто консультативными функциями. По мере возрастания его влияния на деятельность организации в его функции передаются непосредственно реализация контрольных задач и разработка рекомендаций по совершенствованию всех уровней управления в компании.

5. Руководитель и сотрудники службы внутреннего аудита несут следующие обязанности:

- составляют план деятельности, определяющий приоритеты внутреннего аудита и соответствующий целям Компании на основании проведенного анализа рисков;

- своевременно и на должном профессиональном уровне выполняют план деятельности и предоставляют менеджменту отчеты о результатах проделанной работы;

- оказывают содействие менеджменту Компании в разработке мероприятий (корректирующих шагов) по результатам проведенных аудитов, а также отслеживают прогресс в выполнении мероприятий;

- консультируют менеджмент Компании по вопросам управления рисками, контроля, корпоративного управления;

- поддерживают и взаимодействуют с подразделениями/функциями Компании по вопросам, относящимся к ведению внутреннего аудита;

- координируют деятельность и взаимодействуют с другими функциями контроля (отделом управления рисками, юридическим отделом, службой безопасности);

- координируют деятельность с внешним аудитором с целью избежать дублирования усилий и минимизировать затраты на аудит;

- содействуют в расследовании мошенничеств и информируют аудиторский комитет и высшее руководство о результатах расследований;

- выполняют другие задания и участвуют в других проектах по запросу аудиторского комитета и высшего руководства.

Руководитель и сотрудники службы внутреннего аудита уполномочены:

- иметь прямой и беспрепятственный доступ к аудиторскому комитету;

- составлять планы деятельности, определять объекты и объемы аудита, принимать решения о частоте проведения аудитов;

- запрашивать и получать беспрепятственный доступ к любым активам, документам, бухгалтерским записям и другой информации о деятельности Компании, делать копии документов;

- изучать и оценивать любые документы, запрашиваемые в ходе выполнения аудиторских заданий, и направлять эти документы и/или соответствующую информацию аудиторскому комитету и высшему руководству;

- запрашивать и получать необходимую помощь сотрудников подразделений, в которых проводится аудит, а также помощь сотрудников других подразделений/функций Компании;

- доводить до сведения аудиторского комитета и высшего руководства любые предложения по улучшению существующих систем, процессов, политик, процедур, методов ведения деятельности, а также комментарии по любым вопросам, относящимся к ведению внутреннего аудита;

- при необходимости привлекать сторонних экспертов при выполнении аудиторских заданий.

6. Создание отдела внутреннего аудита в компании требует решения ряда методологических и организационно-технических проблем. В общих чертах организацию отдела внутреннего аудита можно рекомендовать проводить по следующим основным этапам:

- выявление и четкое определение круга вопросов, для решения которых формируется отдел внутреннего аудита, построение системы целей создания отдела в соответствии с политикой предприятия;

- определение основных функций, необходимых для достижения поставленных целей;

- объединение однотипных функций в группы и формирование на их основе структурных единиц (звеньев) отдела, специализирующихся на выполнении этих функций;

- разработка схем взаимоотношений, определение обязанностей, прав и ответственности для каждой структурной единицы, документальное закрепление всего этого в должностных инструкциях и положениях о бюро (группе, секторе) отдела внутреннего аудита;

- соединение вышеуказанных структурных единиц в единое целое - отдел внутреннего аудита, определение его организационного статуса и в соответствии с установленным набором целей - задач и функций структурных единиц, разработка и документальное закрепление положения об отделе внутреннего аудита;

- интеграция отдела внутреннего аудита с другими звеньями структуры управления предприятием;

- разработка внутрифирменных стандартов внутреннего аудита и внутрифирменного этического кодекса.

7. Должностные инструкции специалистов службы внутреннего аудита регламентируют права, обязанности и ответственность специалистов отдела (службы), а также их квалификационные требования. Они могут включать комплекс методического обеспечения внутреннего аудита:

1. аудиторские стандарты по различным проверкам внутреннего аудита;

2. стандарты внутреннего аудита, обеспечивающие соблюдение требований законодательства;

3. стандарты внутреннего аудита по соответствию фактической деятельности предприятия положениям учредительных документов;

4. нормы, правила, руководства по процедурам внутреннего аудита;

5. методические рекомендации по процессу внутреннего аудита и получению аудиторских доказательств;

6. критерии определения полноты информационного обеспечения по каждому виду внутреннего аудирования;

7. методические рекомендации по использованию нормативно - правовых актов, введению и применению внутрихозяйственных регламентов;

8. методические рекомендации по реализации результатов аудиторской проверки внутреннего аудита и внедрению решений и предложений руководству предприятия;

9. отчеты внутренних аудиторов о проведенных проверках, консультациях и выданных рекомендациях.

8. Основнымипричинами неэффективности внутреннего контроля являются нерегламентированность деятельности органов и служб управления, должностных лиц и специалистов предприятия, нерациональное распределение обязанностей и отсутствие ответственности за их неисполнение. Имеющиеся в действующих организациях регламенты в большинстве своем не отвечают требованиям законодательства, что создает предпосылки для недобросовестного исполнения своих обязанностей должностными лицами предприятий. Таким образом, в организациях должны быть разработаны подходы к оценке эффективности службы внутреннего аудита.

Основной целью внутреннего аудита является снижение финансовых потерь в компании, возникающих по различным причинам. Чем более эффективен внутренний аудит (ВА), тем выше результат его действия. В абсолютном выражении результат действия ВА представляет собой сумму экономии потерь, возникшую в связи с функционированием ВА:

R = Lо - L1,

где:

R - результат функционирования ВА;

Lо - потери (убытки) в условиях отсутствия ВА;

L1 - потери (убытки) при действующем ВА;

Для создания ВА требуются определенные затраты. Без учета инвестиций в создании ВА экономия предприятия от его внедрения представляет собой разницу между результатом функционирования ВА и стоимостью функционирования отдела ВА:

Е = R - С,

где:

Е - экономия потерь (эффективность);

С - стоимость ВА.

Очевидно, что ВА принесет выгоду только в случае, если результат функционирования отдела ВА будет превышать его стоимость:

Е > О или R > C.