Тема 12. Организация внутреннего аудита цикла затрат

1. Цели внутреннего аудита бизнес-цикла затрат и его функции

2. Порядок проведения фактического и документального контроля бизнес-цикла затрат

3. Документирование структуры внутреннего контроля бизнес-цикла затрат

4. Вопросник по внутреннему контролю бизнес-цикла затрат

5. Типичные недостатки бизнес-цикла затрат и сопутствующие им риски

1.Целями бизнес-цикла затрат и его контроля является минимизация потерь в результате краж, злоупотреблений, порчи, непроизводительного расходования, а также обеспечение эффективного взаимодействия с отделами снабжения, сбыта и производства.

Ключевыми функциями внутреннего контроля затрат являются:

1. обеспечить снижение и исключение потерь, хищений и неэффективного использования запасов и прочих ресурсов в производстве,

2. гарантировать, что запасы и прочие ресурсы не будут использованы или перемещены без должного отражения в учете,

3. обеспечить правильность формирования себестоимости продукции и оценки незавершенного производства,

4. отразить в финансовой отчетности имеющиеся запасы и затраты в достоверной оценке,

5. достичь соответствия учетных остатков и оборотов, показанных в регистрах аналитического учета, результатам инвентаризации.

2. Ключевыми направлениями внутреннего аудита производства являются следующие:

1. проверка ведения правильного и своевременного учета наличия и движения готовой продукции на складах и в других местах хранения,

2. проверка контроля над выполнением планов по объемам, ассортименту и качеству продукции,

3. проверка наличия, обоснованности и соблюдения нормативов затрат и причин отклонений, проверка обоснованности пересмотра норм затрат и методик нормирования,

4. проверка контроля над сохранностью готовой продукции и соблюдением лимитов готовой продукции на складах,

5. изучение мероприятий по снижению вероятности потерь, хищений сырья, материалов, готовой продукции, непроизводительному расходования прочих ресурсов, например, нематериального характера,

6. контроль защиты готовой продукции,

7. проверка формирования себестоимости готовой продукции,

8. сокращение нерациональных расходов в процессе производства,

9. изучение системы учетных записей о затратах и выявление нетиповых корреспонденций, неполноты учета, несвоевременного внесения записей на счетах учета затрат, неверного формирования информации о затратах и связанных с ними расчетах в бухгалтерской отчетности.

Для осуществления этих мероприятий внутренние аудиторы используют все методы и процедуры документального и фактического контроля, присущие внешнему аудиту.

3.Документирование структуры внутреннего контроля бизнес-цикла затрат представляет собой создание схемы, отражающей этапы и лиц, ответственных за соответствующий участок или этап внутреннего контроля. Она основана на применяемой в организации системе учета запасов и должна отражать порядок формирования затрат. Создание такой схемы позволяет определить основные направления внутреннего аудита затрат как областей с ослабленным внутренним контролем.

Общая схема внутреннего контроля бизнес-цикла затрат представлена на рисунке. Она отражает последовательность движения запасов и соответственное возникновение затрат.

Поставщик Приемка запасов (МПЗ)

Журнал учета поставщиков Хранение Продажа

Система оплаты Производство Регистрация запасов

Рисунок – Система внутреннего контроля затрат

На схеме показана необходимость и существование четкого разделения обязанностей: хранение, учет, заказ, приемка, что является основной эффективной системы внутреннего контроля запасов и затрат. Факт наличия и работы такой системы должен проверяться в рамках внутреннего аудита.

Общая схема должна корректироваться с учетом специфики конкретной проверяемой организации. Она позволяет четко обозначить особенности санкционирования операций и схему их осуществления и на этой основе разработать детальные процедуры внутреннего аудита производства.

4.При оценке внутреннего контроля бизнес-цикла затрат необходимо определить круг вопросов, подлежащих обязательной проверке. Эти вопросы являются основой для формирования программы внутреннего аудита цикла затрат.

Вопросник внутреннего контроля бизнес-цикла затрат

Вопросы (задачи)	Средства внутреннего контроля для решения задач внутреннего контроля
1. Убедиться, что в системе бухгалтерского учета отражаются санкционированные и только санкционированные операции	Контроль доступа к терминалам и программному обеспечению
2. Обеспечение точности входящей информации	Внутренняя проверка арифметических расчетов, регулярные проверки качества анализа затрат, надзор за работой операторов
3. Обеспечение точности разноски по регистрам	Регулярная сверка счетов затрат и корреспондирующих счетов, банковских выписок и кассовой книги, контроль соблюдения сметы
4. Сохранность учетных документов	Существование копии банка данных, ограниченный доступ к информации, физическая охрана цехов и складов
5. Предотвращение злоупотреблений в результате тайного сговора	Разделение обязанностей (отпуск запасов кладовщиком санкционируется начальником отдела производства и т.п.)
6. Обеспечение адекватной и оперативной управленческой информации о затратах	Наличие предельных сроков отчетности о затратах, регулярные консультации с пользователями этой отчетности
7. Выявление необычных и аномальных фактов	Представление отчетности об операциях на суммы, превышающие установленные в организации лимиты (например, лимит отпуска сырья на производство продукции), анализ существенных отклонений от норм затрат, наличие таких норм

5.При проведении внутреннего аудита бизнес-цикла контроля затрат могут быть выявлены следующие типичные недостатки учета этих групп операций.

1. несоответствие применяемого метода учета затрат, методу, зафиксированному в учетной политике, или неверное применение метода, предусмотренного учетной политикой,

2. неправильная оценка остатков незавершенного производства (нарушение учетной политике, арифметические ошибки и др.

3. неправильное разграничение расходов между отчетными периода (отнесение на текущие затраты расходов будущих периодов или капитальных затрат и т.п.)

4. необоснованное (без документального оформления) включение в себестоимость отдельных видов затрат,

5. неверная классификация затрат по статьям и элементам,

6. несоблюдение принципа разграничения полномочий в ведении складского хозяйства. Например, самостоятельный отпуск кладовщиком продукции или сырья без разрешения руководителя и визы бухгалтерии,

7. неверная корреспонденция счетов по учету затрат, выпуска готовой продукции, расчетов с поставщиками и подрядчиками,

8. на соблюдается тождественность данных регистров бухгалтерского учет аи бухгалтерской отчетности,

9. на совпадают данные регистров синтетического и аналитического учета,

10. на проводится или проводится формально, с нарушениями в установленных законом случаях инвентаризация запасов и затрат и т.п.

Соответствующие этим недостаткам разделы учета являются типичными областями максимального риска средств контроля.