Протокол

Протокол – документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на:

• засіданнях педагогічної ради;

• зборах;

• нарадах;

• засіданнях органів шкільного самоврядування тощо (п. 3.24 Інструкції з ведення шкільної документації у ЗНЗ І-ІП сту­пенів).

Протокол укладає офіційна, компетентна особа, що засвідчує той чи інший факт,– секретар.

Групи:

1. Стислі, де фіксують лише ухвали. У них вказують таке:

• порядок денний;

• прізвища доповідачів;

• прізвища тих, хто виступив під час обговорення;

• ухвали рішень.

2. Повні, що містять, крім ухвал, виступи доповідачів та ін­ших учасників зборів (нарад, засідань) і дають можливість скласти враження не лише про характер зборів чи наради, а й про діяльність структури в цілому.

3. Стенографічні, де всі виступи записують дослівно.

У протоколах зазначають такі реквізити (відповідно до п.3.25-3.26 Інструкції з ведення шкільної документації):

1. Назва документа (посередині) та порядковий номер (після слова «ПРОТОКОЛ»)

Відповідно до п. 3.23. Інструкції з ведення шкільної документації нумерація протоколів засідання педагогічної ради триває в межах календарного року, тобто із січня до грудня. Протоколи виборних органів нумеруються в межах їх повно­важень, безвідносно до календарного чи навчального року. Наприклад, протоколи засідань профспілкового комітету – протягом п'яти років.

2. Дата проведення заходу, засідання та ін. (ліворуч) Якщо засідання (збори, конференція) триває більше одного дня, то через тире зазначають дати початку й завершення.

3. Місце проведення – назва населеного пункту (праворуч).

4. Заголовок до тексту:

• назва заходу, зібрання із зазначенням його характеру (за­гальні збори; установча, наукова, ювілейна конференція; виробнича, розширена, позачергова нарада тощо);

• назва установи, організації, закладу чи їхнього структур­ного підрозділу, де відбувається захід.

5. Текст протоколу:

5.1. Вступна частина:

• прізвища та ініціали особи, яка веде збори,– голови;

• прізвище та ініціали особи, яка укладає протокол,– секретаря.

• склад учасників заходу зазначається за таким принципом:

• якщо кількість присутніх членів колективу не пе­ревищує 15 осіб, то можна вказати прізвища й іні­ціали всіх учасників (за абеткою);

• якщо кількісний склад присутніх перевищує за­значену вище цифру, у протоколі вказують лише загальну кількість, додавши до нього реєстрацій­ний лист (укладений за абеткою);

• відсутніх і причини відсутності зазначають або по­іменно (за абеткою), або лише загальну кількість, якщо відсутніх більше 10 осіб;

• посада, звання, прізвище та ініціали керівників установи, службових осіб, почесних гостей та ін­ших запрошених, членів президії (якщо є). (У про­токолах постійно діючих нарад і комісій посади присутніх не зазначають).

Порядок денний (питання, що розглядаються, форму­люють у називному відмінку, а не у формі відповіді на запитання «Про що?», зазначивши посаду, прізвище та ініціали особи доповідача).

5.2. Текст основної частини протоколу має бути точним, ла­конічним, складеним на основі виступів, повинен усебіч­но характеризувати обговорюване питання з додержан­ням змісту й форми викладу, позиції учасників сторін. Текст поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить пункти: «СЛУХАЛИ:», «ВИСТУПИЛИ:», «ПОСТАНОВИЛИ:» (ці слова подають із нового рядка великими літерами):

• після арабської цифри на позначення розділу (питання) в одному рядку пишуть «СЛУХАЛИ:»;

• прізвище, ініціали та посада чи статус доповідача пи­шуть із нового рядка. Далі в тому ж рядку, після тире, занотовують назву доповіді (тему), тези або ко­роткий зміст доповіді. У стислих протоколах зазна­чають «Текст доповіді додається»;

• розділ «ВИСТУПИЛИ:» (без цифри перед ним) оформля­ють аналогічно попередньому. Арабськими цифрами за­значають порядок виступаючих, якщо їх більше одного;

• розділ «ПОСТАНОВИЛИ:» (у назві розділу НЕ вико­ристовують слова «УХВАЛИЛИ» або «ВИРІШИЛИ» (відповідно до п. 3.26 Інструкції з ведення ділової документації у ЗНЗ І–III ступенів) оформляють ана­логічно попередньому розділу. Різні за характером питання ухвали групують і позначають арабськими цифрами з нового рядка. У цьому розділі повністю фіксується ухвалене рішення, яке може складатися або з одного/декількох пунктів, або з констатуючої частини та резолюції.

6. Учасник наради чи засідання може висловити окрему думку щодо прийнятого рішення; її викладають на окремому арку­ші й додають до протоколу. Зміст окремої думки записується до документа на рівні запису відповідного рішення.

7. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок і примірників.

8. Посади керівників засідання або наради (ліворуч), підписи та їх розшифрування (праворуч).

Важливо!

1. У тексті основної частини протоколу вживають речення з непрямою мовою:

Іванова З. І., шкільна медична сестра, – порушила питання про неробочий стан фізіотерапевтичного кабінету. Не допускається формулювання у формі прямої мови: Іванова 3. І., шкільна медсестра, – Чому в інтернаті не працює фізіотерапевтичний кабінет?

2. Підписи голови та секретаря засідання в протоколі є обов'язковими (п.3.26 Інструкції з ведення ділової документації).

3. Голова й секретар підписують протоколи загальних зборів (засідань, нарад), а протоколи засідань комісій – усі члени комісії.

4. Якщо на зборах проводять вибори таємним голосуванням, результати оформляють окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначається склад комісії, а в другому – результати голосування. Результати голосування з кожної кандидатури записуються так: За Василишина І. Г. – 50 голосів, проти – 0, утримав­ся – 1.

5. У багатьох фахових періодичних виданнях та методичній літературі для педагогічних працівників трапляються зразки оформлення протоколів, але, на жаль, далеко не кожний зразок (бланк для копіювання, шаблон та под.) відповідає вимогам чинної Інструкції з ведення ділової документації. Звертайте увагу на:

• наявність усіх необхідних реквізитів;

• їх правильне найменування;

• їх правильне розміщення на сторінці.

Бланк

ПРОТОКОЛ №____

_________________________________________________________________

(назва заходу у формі Р. в.)

__________________________________________________________________________________________

(назва структурного підрозділу)

____________________________________________________________________________________________

(дата) (місце проведення)

Голова засідання:__________________________________________________

(прізвище, ініціали) Секретар: _________________________________________________________

(прізвище, ініціали) Присутні: _________________________________________________________

(до 15 осіб допускається запис прізвищ та ініціали в абетковому порядку; понад 15 осіб – лише кількість)

Відсутні:_________________________________________________________

Запрошені: _______________________________________________________

(посада, починаючи з найвищої серед запрошених, прізвище, ініціали)

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

1. _____________________________________________________________

(прізвище й ініціали (у формі Н. в.) доповідача)

2. _____________________________________________________________

(прізвище й ініціали (у формі Н. в.) доповідача)

3. _____________________________________________________________ (прізвище й ініціали (у формі Н. в.) доповідача)

1. СЛУХАЛИ: _____________________________________________________

(прізвище й ініціали доповідача, посада)

(тези виступу)

ВИСТУПИЛИ: (питання, зауваження, пропозиції)

1. _________________________________________________________

2. _________________________________________________________

ПОСТАНОВИЛИ: ______________________________________________

(констатуюча частина не є обов'язковою)

1. __________________________________________________________

(зміст ухвального рішення у формі неозначеної форми дієслова: що зробити? що робити?)

1.2. __________________________________________________________

1.3. __________________________________________________________

2. СЛУХАЛИ: _____________________________________________________

ВИСТУПИЛИ: (питання, зауваження, пропозиції)

2.1. ____________________________________________________________

2.2. ____________________________________________________________

ПОСТАНОВИЛИ: _______________________________________________

2.1. ____________________________________________________________

2.2. ____________________________________________________________

3. СЛУХАЛИ: _____________________________________________________

ВИСТУПИЛИ: (питання, зауваження, пропозиції)

1. ___________________________________________________________

2. ___________________________________________________________

ПОСТАНОВИЛИ: .

3.1. .

3.2. .

До протоколу додаються:

1. на стор. (додаток 1).

(назва додатку)

2. (додаток 2).

Голова______________________________________________________

(підпис) (ініціали та прізвище)

Секретар___________________________________________________

(підпис) (ініціали та прізвище)

Зразок