книги из ГПНТБ / Беседы об управлении

того, чтобы создать совершенную во всех отношениях систему такой информации, которая бы удовлетворя­ ла новым требованиям планового ведения социали­ стической экономики. И сегодня наша страна ею рас­ полагает. По полноте получаемых данных, по их до­ стоверности и методологическому единству созданная система отвечает задачам сегодняшнего дня. В ней принято различать три функции, три уровня: опера­ тивный учет, бухгалтерский учет и статистику.

Оперативный учет организуется на предприятиях и в учреждениях. Каковы его задачи?

Во-первых, наблюдение, измерение, регистрация и документальное оформление всех актов и операций производственно-хозяйственной деятельности. Прибы­ ла на завод, например, партия сырья. Ее сопровож­ дают транспортные и платежно-расчетные докумен­ ты. Груз взвешен, проверен в лаборатории по каче­ ству — и снова составляется документ, приходный ор­ дер. На его основании делаются записи в карточках складского учета. И куда бы далее ни перемещалось это сырье, какие бы оно ни претерпевало изменения, каждое из них регистрируется и, стало быть, порож­ дает информацию.

Во-вторых, чтобы этой информацией можно было пользоваться, ее подвергают простейшей первичной обработке, записывают в форме, удобной для накоп­ ления и сохранения. Она нужна для нужд оператив­ ного руководства и организаторов соревнования. Так, акты приемки готовой продукции по мере поступле­ ния на склад в течение дня сортируются. Затем под­ водится итог, который сообщается руководству цехов и завода в целом. Суточный график выполнен. В це­ хах появляются «Молнии»: «Сегодня первое место в социалистическом соревновании заняла бригада тов. Иванова. Она выпустила за день 3500 деталей, опе­ режение против графика с начала месяца— 100 дета­ лей. Из сданных деталей 99% принято с первого предъ­ явления. Поздравляем с успехом!» Итог оперативного учета может касаться не только выпуска продукции, но и расхода материалов, потерь рабочего времени, суммарных затрат на производство.

В-третьих, данные оперативного учета соответст­ вующим образом подготавливаются и передаются для

100

использования па другие уровни системы управления. Оперативный учет может вестись не только на пред­ приятиях, но и в отраслях. Однако удельный вес его обычно выше на нижних ступенях системы управле­ ния и снижается по мере подъема к высшим ступе­ ням, к органам, управляющим отраслями и народным хозяйством в целом.

На данных оперативного учета основывается бух­

использованием общенародного достояния.

В практике бухгалтерского учета выработаны весь­ ма эффективные методы организации информации. Один из них — метод двойной записи — состоит в том, что каждая хозяйственная операция отражается од­ новременно в двух аспектах. Например, выплата за­ работной платы будет записана дважды: один раз как увеличение (дебет) по счету «Расчеты с рабочими и служащими», второй раз как уменьшение (кредит) по счету «Касса». Другой метод — балансовый. В ко­ нечном итоге все данные учета с его помощью сво­ дятся в единую систему показателей, которая всесто­ ронне характеризует состояние средств предприятия (бухгалтерский баланс).

Работа бухгалтеров не очень заметна, но в ее про­ цессе каждодневно совершается своего рода «инфор­ мационное чудо»: из калейдоскопа фактов, зарегист­ рированных в миллионах накладных, нарядов, при­ ходных ордеров и других первичных документов, об­ разуется стройная картина хозяйственной деятельно­ сти предприятия, определяются себестоимость про­ дукции, показатели прибыли, рентабельности и т. д. В свое время Луку Пачоли, автора первой книги о бух­ галтерском учете по методу двойной записи, сравни­ вали с такими выдающимися его современниками, как Коперник и Колумб.

Для советского бухгалтерского учета характерно методологическое единство. Оно выражается в следу­ ющем. На всех предприятиях состояние и движение средств учитывается по единым правилам, на основе единого плана счетов. Это обеспечивает возможность анализа и сопоставления работы разных предприятий.

101

Третий и высший уровень современной системы экономической информации — статистика. Она ведется органами государственной статистики, специальными подразделениями в министерствах и ведомствах, а так­ же на предприятиях.

Оперативный и бухгалтерский учет призваны дать информацию преимущественно о деятельности конк­ ретных предприятий и организаций. Статистика как наука, изучающая количественную сторону массовых общественных явлений, решает задачу другого поряд­ ка — она отражает развитие отраслей, экономиче­ ских районов и всего народного хозяйства. Это позво­ ляет осуществлять действенный контроль за выполне­ нием народнохозяйственных планов, выявлять резер­ вы повышения эффективности общественного произ­ водства.

Статистика обеспечивает анализ количественных экономических явлений. Но за массой количественных показателей она позволяет увидеть и глубокие каче­ ственные закономерности и тенденции. Для этого применяются специфические методы — статистическая сводка и группировка данных, исчисление средних и относительных величин, а также индексов, характе­ ризующих динамику экономических процессов и вли­ яющих на нее факторов. Исчисляются и показатели, позволяющие оценить разнообразие условий произ­ водства, тесноту связи между экономическими явле­ ниями и т. д. Так, методы статистики позволяют про­ анализировать показатели производства за ряд лет, выявить основную тенденцию его развития, опреде­ лить, какие факторы оказывают решающее влияние: рост производительности труда, научно-технический прогресс или же увеличение числа работников, во­ влечение в хозяйственный оборот дополнительных ре­ сурсов. Если преобладают первые факторы, развитие хозяйства имеет интенсивный характер, если вто­ рые — экстенсивный.

Статистика исчисляет важнейшие сводные народ­ нохозяйственные показатели — валовой общественный продукт, национальный доход, фонды потребления и накопления. Она позволяет составить баланс народ­ ного хозяйства — целостную картину процесса обще­ ственного воспроизводства.

102

В тех случаях, когда статистика не может прямо опереться на данные оперативного и бухгалтерского учета, она организует специальные обследования — сплошные, выборочные или другие. Крупнейшим из них является систематически проводимая всесоюзная перепись населения страны, доставляющая богатей­ шую научно обоснованную информацию о численно­ сти и составе населения, о его естественном движе­ нии, миграции и т. д. Другой пример — обследование семейных бюджетов рабочих, служащих и колхоз­ ников, которое дает сведения о величине и структуре доходов и потребления населения. Эти обследования позволяют предвидеть общие изменения в структуре потребительского спроса.

Из тех задач, которые решает статистика, и выте­ кает ее ведущая роль в народнохозяйственной систе­ ме экономической информации. Органы государствен­ ной статистики во главе с Центральным статистиче­ ским управлением при Совете Министров СССР (ЦСУ

СССР) осуществляют методологическое и организа­ ционное руководство всем учетом и статистикой. Они разрабатывают систему показателей и методы их ис­ числения, а также номенклатуру унифицированных форм государственной отчетности. При этом опреде­ ляется, каковы ее периодичность и сроки, кто должен представлять информацию и в какие адреса, способ передачи (почта, телеграф), порядок обработки и т. п. Для каждого предприятия устанавливается табель от­ четности. Тем самым обеспечивается получение нуж­ ных данных, экономятся средства на сбор и обработку информации.

Органы государственной статистики организуют публикацию данных об итогах выполнения народно­ хозяйственных планов, развитии социалистической экономики и культуры, составляют необходимые ма­ териалы партийным, советским и хозяйственным ор­ ганам, научным и другим учреждениям.

Рост масштабов и интенсификация общественного производства,

г

значительное усложнение хозяпственных связей приводят и к

резкому усложнению задач управления. Ныне при уп­ равлении нужно принимать в расчет большее коли­

103

чество факторов, просматривать больше вариантов, видеть более отдаленные последствия. А для этого, естественно, надо располагать и большим количеством информации.

Информация для управления — то же, что и сырье для производства. Если ее нет или же она недостаточ­ на, то руководитель либо отложит принятие решения (остановит процесс управления), либо заменит отсут­ ствующую информацию субъективными оценками. А что за этим последует, можно уяснить на таком при­ мере. В последнее время многим предприятиям тяже­ лой промышленности поручено освоить или расши­ рить производство предметов народного потребления. Взявшись за это, некоторые из них попали в непри­ ятное положение, поскольку не имели необходимой информации. Одни освоили производство изделий, не пользующихся спросом. Другие стали налаживать выпуск продукции, производимой на специализиро­ ванных предприятиях, с лучшими качественными ха­ рактеристиками и меньшими издержками.

Недостоверность данных равносильна их отсутст­ вию, а иногда даже и опаснее, ибо она может соз­ дать иллюзию обоснованности решения. Несколько лет назад было принято решение о строительстве крупного предприятия в одном из небольших городов. По имеющимся данным, здесь был избыток трудоспо­ собного населения. Предприятие построили, и тогда стало ясно, что данные о резервах рабочей силы ока­ зались завышенными. В результате новые производ­ ственные мощности многие годы не удавалось освоить. Пришлось привлекать рабочих из других мест, вкла­ дывать дополнительные средства в строительство жилья и т. п. Потери оказались во много раз больше затрат, которые потребовались бы для получения до­ стоверной информации.

Чтобы правильно выявить потребность в информа­ ции и тем самым избежать ее недостатка, необходи­ мо прежде всего точно определить саму задачу, реша­ емую в процессе управления цехом или заводом, объ­ единением. А это предполагает выдвижение цели и условий (ограничений) решения. Скажем, при плани­ ровании перевозок нельзя считать целью увеличение грузооборота в тонно-километрах. Это означало бы,

104

что нужно стремиться к повышению дальности пере­ возок. Более рациональный критерий — увеличение прибыли транспортной организации. Ее величина за­ висит и от прироста перевозок, и от снижения затрат, и от рационального использования парка транспорт­ ных средств.

Как видим, если задача поставлена правильно, то она сама уже предопределяет, какая нужна для ее решения информация. На практике, однако, нередки и другие случаи. Учитывая опасности, связанные с не­ достатком информации, отдельные хозяйственные руководители стремятся запастись сведениями впрок. Сверх положенного (так называемой утвержденной отчетности) они требуют и другие различного рода отчеты и справки. А потом оказывается, что излишек данных не благо, а беда. Растущий поток их, как пра­ вило, захлестывает руководителей, и они попусту те­ ряют время. А собираемые данные нередко вовсе не используются или используются неэффективно. Об­ следование, проведенное в одном из министерств, по­ казало, что многие из опрошенных работников, заня­ тых сбором и обработкой информации, не смогли ска­ зать что-либо вразумительное о назначении собира­ емых сведений. Большинство дало стереотипный ответ: на всякий случай. Даже статистическая отчет­ ность, как показали исследования, используется в ор­ ганах управления примерно наполовину.

Само собой разумеется, что существующий поря­ док нельзя считать идеальным. Его можно и нужно со­ вершенствовать, в частности и путем увеличения ис­ пользуемых данных, ускорения их прохождения. Но нарушать этот порядок — значит отказываться от дей­ ственного инструмента упорядочения потоков инфор­ мации, не ограждать предприятия и организации от «информационных аппетитов» вышестоящих учрежде­ ний. Ведь не секрет, что работники ряда предприятий порой вынуждены затрачивать на это значительную часть рабочего времени, выкраивая его за счет выпол­ нения прямых обязанностей. Нужно помнить, что в системе управления работает более 10 млн. человек, большая часть которых занята именно сбором и об­ работкой данных, подготовкой отчетов, справок, их передачей, копированием и т. п. Если упорядочить ра-

105

Соту с информацией на всех уровнях, можно вскрыть большие резервы экономии и повышения эффектив­ ности общественного производства. К сожалению, многие экономические документы, попадающие на стол плановиков и хозяйственников, содержат массу ненужных данных, подчас еще и не обработанных. Та­ кие документы не приносят пользы. Они лишь вызы­ вают сожаление о времени, затраченном на их состав­ ление и изучение.

В ряде случаев руководители сами создают пото­ ки, бедные информацией. Например, некоторые мини­ стерства ежедневно собирают с предприятий данные о выпуске продукции по широкой номенклатуре. При­ чем в сборе и обработке такого рода информации по­ рой видят одну из важных задач отраслевых АСУ. Анализ же показывает: подавляющее большинство показателей суточного выпуска почти не отличается от среднего показателя за месяц. Другими словами, этот поток не несет почти никакой информации. При таком положении вещей, естественно, целесообразнее организовать сбор данных по «отклонениям», то есть получать сообщения лишь тогда, когда контролируе­ мый показатель выходит за пределы допуска. Неслож­ ные расчеты на примере одного из союзных мини­ стерств показали, что это обеспечивает уменьшение информационного потока в 10—15 раз. Соответствен­ но снижаются затраты на передачу данных, хотя уро­ вень осведомленности руководства практически не уменьшается.

Системы оперативной информации «по отклонени­ ям» успешно применяются в ГДР. Разрабатываются они и у нас. Однако их широкое распространение еще наталкивается на трудности, и прежде всего на пси­ хологический барьер. Речь идет о той же пресловутой привычке хозяйственных руководителей получать дан­ ные «с запасом».

Метод упорядочения потока информации, с кото­ рым вы познакомились, особенно удобен для опера­ тивного учета и управления. Он позволяет получать наиболее важные и притом вполне конкретные дан­ ные о тех или иных видах продукции, сырья, оборудо­ вания и т. п. Для статистики характерны другие мето­ ды, в том числе так называемые группировки. Этот

106

Конечно, прибору можно поручить измерять рас­ ход материала на производство продукта, особенно если речь идет о непрерывном и автоматизированном технологическом процессе. Но уже такую простую операцию, как определение трудоемкости детали, он выполнить не сможет. Поэтому сбор социально-эконо­ мических данных, видимо, еще долго будет произво­ диться без помощи машин. Техника может лишь об­ легчить этот процесс путем, например, изготовления машиночитаемых копий первичных документов. А от­ сюда следует, что ЭВМ не избавит нас от необходи­ мости изучать задачи управления и ограничивать объ­ ем данных путем тщательного отбора.

Слов нет, ЭВМ — «умная» машина. Она умеет не только вычислять, но и способна выполнять логичес­ кие операции, накапливать данные, отыскивать их по запросам. Но это — дорогостоящее оборудование, ко­ торое приносит эффект, когда полностью загружено, когда его способности используются в полной мере. А для этого любые данные должны быть определен­ ным образом организованы, представлены в соответ­ ствующей форме, выражены на доступном машине языке. Это значит, что специально для ЭВМ должны

плохо разбирается человек, но не может справиться машина. Обращаясь друг к другу, мы можем гово­ рить то «выпуск» продукции, то «производство». Го­ воря о парке тракторов, мы не спутаем его с парком культуры и отдыха. Иначе обстоит дело при общении с ЭВМ. Здесь каждое понятие должно быть определе­ но однозначно, уложено в ту или иную классифика­ цию, обозначено символом.

Таким образом, при совершенствовании системы экономической информации в современных условиях, когда на помощь приходят ЭВМ, возникает весьма непростая, как это может показаться на первый взгляд, задача: плановики, экономисты, инженерно-техни­

ной техникой, автоматизированными системами управ-

108

ления, должны серьезнейшим образом заняться систе­ мой понятий, которыми они оперируют.

Это огромная и трудная работа. Но начало ей уже положено, о чем пойдет речь в следующей беседе. Здесь же заметим только, что в соответствии со спе­ циально принятым постановлением правительства начата разработка целого ряда классификаторов тех­ нико-экономической информации. Один из них —об­ щесоюзный классификатор промышленной и сельско­ хозяйственной продукции (ОКП) в основном уже соз­ дан. Сейчас он проходит опытную проверку и подго­ тавливается к внедрению. В ней однозначно закодиро­ ваны миллионы видов продукции, производимой в

СССР.

Важной предпосылкой использования ЭВМ явля­ ется унификация экономической документации, ее приспособление к требованиям машинной обработки. ЦСУ СССР уже разработало сто альбомов типовых форм первичных документов — от инвентарной карты на единицу оборудования до трамвайного билета. Проводится унификация статистической отчетности, плановой, финансовой и другой документации. Ко­ нечно, еще сказывается отсутствие опыта, но пос­ тепенно меняется вся система экономической инфор­ мации, приспосабливаясь к новым требованиям и

об одном удивительном свойстве информации: она не расходуется. Если вы произвели ткань, а затем поши­ ли из нее платье, то второго платья из той же ткани не сошьешь. А вот информация может находиться в деловом обороте до тех пор, пока не устареет. Ее мож­ но тиражировать, снабжать ею многих потребителей и использовать многократно. При этом затраты по сбору первичных данных распределяются на всех по­ требителей информации. И чем их больше, тем ниже удельные затраты на обработку одного показателя, тем выгоднее применение ЭВМ.

Отсюда вытекает важнейший принцип построения современных информационных систем — принцип ин­

109