Практикум_ Excel_2003

61

∙если не был выбран вариант фильтрации таблицы на месте, в поле

Поместить результат в диапазон следует указать верхнюю левую ячейку области вставки;

∙при необходимости установить к заданным условиям дополнительный фильтр Только уникальные записи, что позволяет исключить одинаковые записи из списка отфильтрованных записей;

∙нажать кнопку ОК.

3.3. ОБЪЕДИНЕНИЕ ДАННЫХ С ПОМОЩЬЮ ФУНКЦИИ СУММИРОВАНИЯ

Для объединения данных нескольких рабочих листов может быть использована встроенная функция суммирования, в качестве аргументов которой указываются данные с разных рабочих листов. Суммирование можно выполнить в следующей последовательности:

∙для удобства расположить на экране листы с исходными данными и лист, на котором должны быть получены суммарные данные, в разных окнах с помощью команд меню Окно Новое и Окно Расположить;

∙активировать ячейку листа, в которой должно быть получено суммарное значение, и щелкнуть по кнопке ;

∙щелкнуть по ярлыку первого из листов с исходными данными, выделить ячейку, данные которой подлежат суммированию, и ввести с клавиатуры в качестве разделителя аргументов точку с запятой (для указания на данном листе нескольких несмежных ячеек или диапазонов в качестве аргументов функции СУММ также следует использовать точку с запятой);

∙аналогичные действия выполнить на остальных листах с исходными данными (после последнего из аргументов функции СУММ

62

разделитель не ставится) и нажать клавишу <Enter> (в результате на итоговом листе будет получено суммарное значение);

∙ при необходимости скопировать формулу в другие ячейки.

Если указание аргументов производится непосредственно в диалоговом окне функции СУММ, то разделители аргументов вводить не следует (они будут автоматически добавлены в формулу).

При изменении исходных данных автоматически будет пересчитана итоговая сумма.

3.4. КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ

Для объединения данных из нескольких диапазонов в одном итоговом диапазоне может быть выполнена консолидация данных (например, если имеется лист расходов для каждого регионального представительства фирмы, консолидацию можно использовать для преобразования этих данных в корпоративный лист по расходам). При этом подлежащие консолидации диапазоны могут располагаться на одном листе, на разных листах и в разных книгах.

Консолидированные данные можно связать с исходными данными с тем, чтобы последующие изменения в исходных диапазонах отражались в итоговом диапазоне. Если установлено автоматическое обновление консолидации при изменении исходных данных, изменить набор ячеек и диапазонов, входящих в консолидацию, невозможно. Это возможно только при обновлении консолидации вручную.

Консолидировать данные можно:

−по положению, при этом объединяются данные с разных листов из ячеек с одинаковыми адресами во всех исходных диапазонах (заголовки столбцов или строк при объединении данных не учитываются);

−по категории, при этом в качестве основы для объединения данных

63

используются заголовки столбцов или строк.

Консолидацию по положению следует использовать в случае, если данные всех исходных диапазонов находятся в одном месте на листах и размещены в одинаковом порядке (например, данные нескольких листов, созданных на основе одного шаблона).

Консолидацию по категории следует использовать в случае, если требуется обобщить данные диапазонов, имеющих одинаковые заголовки столбцов и строк, но различную организацию данных (например, при наличии нескольких диапазонов с разными макетами планируется объединять данные по строкам или столбцам с одинаковыми подписями).

Для консолидации данных по положению необходимо выполнить следующие действия:

∙установить курсор в левую верхнюю ячейку диапазона, в котором должны быть размещены консолидируемые данные, или выделить весь диапазон (выделенный диапазон должен включать только фактически объединяемые значения без заголовков столбцов и строк);

∙выполнить команду меню Данные Консолидация для вызова диалогового окна «Консолидация»;

∙в поле Функция выбрать функцию, которая будет использоваться при объединении данных (Сумма, Количество, Среднее, Максимум, Минимум и др.);

∙в поле Ссылка ввести с клавиатуры адрес первого консолидируемого диапазона (он должен совпадать по размеру с итоговым диапазоном), или выделить его с помощью мыши, предварительно перейдя на лист с данными, подлежащими консолидации, и нажать кнопку Добавить (адрес указанного диапазона появится в поле Список диапазонов);

∙аналогично указать остальные консолидируемые диапазоны (при

64

переходе на очередной лист они будут уже выделены по аналогии с первым консолидируемым диапазоном);

∙не устанавливать флажки в группе Использовать в качестве имен;

∙если значения диапазона консолидации требуется обновлять автоматически при каждом изменении данных в каком-либо исходном диапазоне, и не потребуется изменять или добавлять диапазоны исходных данных для консолидации, установить флажок

Создавать связи с исходными данными;

∙нажать кнопку ОК.

Если консолидируемые диапазоны расположены на одном листе с итоговым диапазоном, консолидация проводится аналогично, при этом консолидируемые диапазоны автоматически при переходе с листа на лист не выделяются, и установка связи с исходными данными невозможна.

При консолидации данных по категории необходимо учитывать следующее:

∙в консолидируемые диапазоны следует включать заголовки строк или столбцов, по которым будут идентифицироваться данные при объединении;

∙в группе Использовать в качестве имен следует установить флажки, соответствующие расположению подписей в исходных диапазонах: подписи верхней строки, значения левого столбца

или оба одновременно (все подписи, не совпадающие с подписями в других исходных областях, в консолидированных данных будут расположены в отдельных строках или столбцах).

3.5. ВЫЧИСЛЕНИЕ ПРОМЕЖУТОЧНЫХ ИТОГОВ

Microsoft Excel 2003 позволяет автоматически вычислять промежуточные и общие итоги в списке. При этом в таблицу добавляются строки промежуточных итогов (которые можно отображать и скрывать)

65

для каждой группы элементов списка.

Промежуточные итоги по группе можно вычислять на основе различных функций (например, СУММ или СРЗНАЧ), в том числе с помощью нескольких функций одновременно.

Общие итоги подводятся на основе подробных данных, а не значений промежуточных итогов (например, итоговая функция СРЗНАЧ возвращает среднее значение для всех строк списка, а не для промежуточных итоговых значений).

Значения общих и промежуточных итогов пересчитываются автоматически при каждом изменении подробных данных.

Перед тем как вычислять промежуточные итоги, необходимо отсортировать список, чтобы сгруппировать строки, по которым нужно подвести итоги. После этого можно подсчитать промежуточные итоги любого столбца, содержащего числа.

В существующие группы суммируемых значений можно вставлять вложенные итоги – промежуточные итоги для более мелких групп. Перед вставкой вложенных итогов необходимо выполнить сортировку списка по всем столбцам, по которым требуется вычислять промежуточные итоги, чтобы суммируемые строки были сгруппированы.

Чтобы осуществить сортировку записей по данным одного или нескольких столбцов необходимо выполнить следующие действия:

∙установить курсор в любую ячейку таблицы (при сортировке по данным одного столбца можно установить курсор непосредственно в этот столбец) или выделить таблицу целиком;

∙выполнить команду меню Данные Сортировка для отображения диалогового окна «Сортировка диапазона»;

∙в поле Сортировать по выбрать из списка заголовок столбца, по данным которого осуществляется сортировка, и указать режим сортировки (по возрастанию или по убыванию);

66

∙ при необходимости дополнительной сортировки строк таблицы по данным еще одного или двух столбцов в полях Затем по и В последнюю очередь, по выбрать заголовок столбца и режим сортировки;

∙ проверить, чтобы в группе Идентифицировать диапазон данных по переключатель был установлен в положение Подписям (первая строка диапазона), что приведет к исключению из сортировки заголовков столбцов (после сортировки они останутся в верхней строке таблицы).

После необходимой сортировки можно приступать к подведению промежуточных итогов:

∙установить курсор в одну из ячеек таблицы;

∙выполнить команду меню Данные Итоги для отображения диалогового окна «Промежуточные итоги»;

∙в поле При каждом изменении в выбрать из списка заголовок столбца, для которого необходимо вычислить промежуточные итоги;

∙в поле Операция выбрать из списка требуемую итоговую функцию;

∙в поле Добавить итоги по выбрать заголовки столбцов, по данным которых необходимо получить итоговые значения с помощью итоговой функции (столбцы с числовыми данными);

∙если в таблице отображаются промежуточные итоги, полученные ранее, включить опцию Заменить текущие итоги;

∙если требуется пометить строку с промежуточными итогами над строками с данными, на основе которых были получены эти итоги,

отключить опцию Итоги под данными;

∙чтобы за каждым итогом следовал разрыв страницы, включить опцию Конец страницы между группами (в этом случае при печати каждая группа будет распечатываться на отдельной

67

странице).

В результате таблица будет дополнена строками, содержащими промежуточные итоги для групп строк, и строкой с общим итогом.

При вычислении итогов таблица структурируется. Создание уровней структуры приводит к повышению наглядности таблицы. Чтобы отобразить на экране только итоговые данные, следует выполнить щелчок по кнопке второго уровня структуры (), отображаемой слева в строке заголовков столбцов, вследствие чего данные третьего уровня (исходные значения) будут скрыты. Для восстановления отображения исходных значений необходимо выполнить щелчок по кнопке третьего уровня ().

При вычислении вложенных итогов после сортировки строк таблицы по данным тех столбцов, для которых должны быть выполнены расчеты, следует сначала выполнить вычисление итогов для столбца с внешними итогами, а затем – для столбцов с вложенными итогами, при этом опция Заменить текущие итоги для вложенных итогов должна быть отключена.

Если требуется получить промежуточные итоги по столбцу с использованием разных итоговых функций, достаточно повторять команду Итоги, выбирая при этом разные функции и отключая опцию Заменить текущие итоги.

Для удаления строк промежуточными итогами предназначена кнопка Убрать все диалогового окна «Промежуточные итоги».

3.6. СОЗДАНИЕ СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ

Сводная таблица представляет собой интерактивную таблицу, с помощью которой можно быстро объединять и сравнивать большие объемы данных.

В сводной таблице каждый столбец исходной таблицы становится полем сводной таблицы, в котором подводятся итоги по исходным данным. Можно менять местами строки и столбцы для получения

68

различных итогов по исходным данным, а также показывать подробные данные по нужным областям.

Создать сводную таблицу можно с помощью Мастера сводных таблиц и диаграмм, который позволяет выбрать исходные данные на листе или во внешней базе данных, создает на листе область сводной таблицы и предлагает список доступных полей, при перетаскивании которых из окна списка в структурированные области выполняются подведение итогов и автоматическое вычисление и построение сводной таблицы. После создания сводной таблицы можно изменить ее макет, формат, а также развернуть ее для отображения большего объема исходных данных.

Сводные таблицы создаются на основе области таблицы, целой таблицы или нескольких таблиц. Таблицы должны содержать заголовки строк или столбцов, которые необходимы для создания полей данных.

Создать сводную таблицу можно следующим образом:

∙выделить ячейку таблицы, по данным которой строится сводная таблица, или таблицу целиком;

∙выполнить команду меню Данные Сводная таблица;

находящихся: указать источник данных для построения сводной таблицы (в списке или базе данных Microsoft Office Excel, во внешнем источнике данных, в нескольких диапазонах консолидации, в другой сводной таблице или сводной диаграмме) и нажать кнопку Далее;

∙если в качестве источника данных для сводной таблицы выбран вариант в списке или базе данных Microsoft Office Excel, то в диалоговом окне «Мастер сводных таблиц и диаграмм – шаг 2 из 3» в поле Диапазон указать диапазон ячеек, содержащий исходные данные (если таблица с исходными данными была ранее выделена,

69

то адрес диапазона будет автоматически подставлен в поле) и нажать кнопку Далее;

∙в диалоговом окне «Мастер сводных таблиц и диаграмм – шаг 3 из 3» в группе Поместить таблицу в: указать место размещения сводной таблицы (новый лист или существующий лист; при этом во втором случае ввести адрес ячейки или диапазона, куда следует вставить сводную таблицу);

∙щелкнуть по кнопке Макет и в диалоговом окне «Мастер сводных таблиц и диаграмм – макет» определить структуру сводной таблицы:

−из группы кнопок полей, расположенной справа, перетащить нужные поля в области сводной таблицы, Строка и Столбец;

−поля, содержащие данные, которые требуется обобщить, перетащить в область Данные;

−поля, которые требуется использовать как поля страниц, перетащить в область Страница (для изменения расположения полей можно перетащить их из одной области в другую; для удаления поля перетащить его за пределы области);

−получив нужный макет, нажать кнопку OK и затем кнопку

Готово.

Можно также определить структуру сводной таблицы непосредственно на листе, где она должна быть создана, для чего после указания места размещения сводной таблицы нажать кнопку Готово. В этом случае на листе будет представлен пустой макет сводной таблицы и отображены панель инструментов «Сводные таблицы» и диалоговое окно «Список полей сводной таблицы» с кнопками для каждого поля из исходной таблицы (если список полей не отображается, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в области макета сводной таблицы и в контекстном меню выбрать команду Показать список полей, либо на панели

70

инструментов «Сводные таблицы» нажать кнопку ). Для определения структуры сводной таблицы следует:

∙перетащить поля с данными, которые требуется отобразить в строках (столбцах), в область макета с надписью Перетащите сюда поля строк (Перетащите сюда поля столбцов);

∙перетащить поля, содержащие данные, которые требуется обобщить,

вобласть с надписью Перетащите сюда элементы данных (при добавлении нескольких полей данных их можно разместить в определенном пользователем порядке, для чего щелкнуть правой кнопкой мыши по полю данных и в контекстном меню выбрать команду Порядок Вниз (В начало, Вверх, В конец) или использовать аналогичную команду списка Сводная таблица на панели инструментов «Сводные таблицы»).

∙перетащить поля, которые требуется использовать как поля страниц,

вобласть с надписью Перетащите сюда поля страниц;

∙для того чтобы скрыть границы областей сводной таблицы, щелкнуть мышью за пределами сводной таблицы.

Определить структуру сводной таблицы можно также с помощью диалогового окна «Список полей сводной таблицы», для чего выделить нужное поле, выбрать в списке название области сводной таблицы, куда его следует поместить, и нажать кнопку Поместить в.

К числовым полям, помещенным в область данных сводной таблицы, Microsoft Excel 2003 по умолчанию применяет функцию Сумма, а к нечисловым полям – функцию Количество значений. Чтобы использовать другую итоговую функцию, необходимо установить курсор в на нужное поле сводной таблицы и использовать команду Параметры поля меню Сводная таблица или кнопку панели инструментов «Сводные таблицы», либо в контекстном меню сводной таблицы выбрать