Практикум_ Excel_2003

51

содержат логические значения); синтаксис:

=И(логическое_значение1;логическое_значение2;…) ;

если аргумент, который является ссылкой или массивом, содержит тексты или пустые ячейки, то такие значения игнорируются (если указанный интервал не содержит логических значений, то выводится ошибочное значение

#ЗНАЧ!).

Например, функция =ЕСЛИ(A1>2;A1;"") выведет значение ячейки A1, если логическое выражение имеет значение ИСТИНА (т. е. в ячейке A1 будет введено значение, большее 2), и пустую строку, если логическое выражение имеет значение ЛОЖЬ.

Функция =ЕСЛИ(A1>2;"Экзамен сдан";"") выведет текст Экзамен сдан, если логическое выражение имеет значение ИСТИНА, и пустую строку, если логическое выражение имеет значение ЛОЖЬ.

Функция ЕСЛИ(И(A1>2;A1<=5);"Экзамен сдан";"") выведет текст

Экзамен сдан, если логические выражения функции И имеют значение ИСТИНА, и пустую строку, если хотя бы одно из них имеет значение ЛОЖЬ.

2.5.7. Функции ссылки и автоподстановки

Функции ссылки и автоподстановки используются для работы с массивами, в которых может производиться поиск определенного значения, выборка и вывод результата поиска. К ним относятся:

ПРОСМОТР ищет значения в векторе или массиве (имеет две синтаксические формы: вектор и массив); векторная форма функции просматривает диапазон

(просматриваемый_вектор), в который входят значения только одной строки или одного столбца (значения могут

52

быть текстом, числами или логическими значениями) в поисках определенного значения (искомое_значение, которое может быть текстом, числом, логическим значением, именем или ссылкой) и выводит значение из другого столбца или строки (вектор результатов, который должен быть того же размера, что и просматриваемый вектор); синтаксис:

=ПРОСМОТР(искомое_значение;просматриваемый_ вектор; вектор_результатов);

форма массива просматривает первую строку или первый столбец массива (массив – интервал ячеек содержащих текст, числа или логические значения, которые нужно сравнивать с искомым значением), находит указанное значение (искомое_значение, которое может быть текстом, числом, логическим значением, именем или ссылкой) и выводит значение из аналогичной позиции последней строки или столбца массива;

синтаксис: =ПРОСМОТР(искомое_значение;массив);

ВПР ищет искомое_значение в первом столбце массива (таблица с информацией, в которой ищутся данные) и выводит значение из ячейки в найденной строке и указанном столбце (номер_столбца); синтаксис:

ВПР(искомое_значение;таблица;номер_столбца; интервальный просмотр);

аргумент интервальный_просмотр – это логическое значение, которое определяет, нужно ли, чтобы ВПР

53

искала точное или приближенное соответствие (может быть опущен).

Контрольные вопросы

1)Каково назначение встроенных функций?

2)Какой синтаксис следует соблюдать при вводе функции?

3)Как получить информацию об аргументах функции?

4)Как вызвать Мастер функций?

5)Какие категории функций имеются в Microsoft Excel 2003?

6)Каким образом разыскать нужную функцию, если не известна ее категория?

7)Как получить справку по синтаксису функции?

8)Как использовать функцию в качестве аргумента другой функции?

9)Какая финансовая функция позволяет рассчитать значение ежемесячного платежа за кредит, каковы ее аргументы?

10)C помощью какой функции можно в ячейку занести значение текущей даты?

11)Каким образом с помощью встроенной функции рассчитать дату, отстоящую от указанной на 13 месяцев назад?

12)Можно ли с помощью функции СУММ найти сумму значений несмежных ячеек?

13)Какая функция позволяет подсчитать количество ячеек в диапазоне, значения которых удовлетворяют заданному значению?

14)Какая функция может быть использована для выбора одной из двух (или нескольких) альтернативных формул для расчета?

15)В каких случаях используется функция И?

16) Какие возможности автоподстановки имеются в Microsoft

Excel 2003?

54

3 . А Н А Л И З ДА Н Н Ы Х

3.1. СОЗДАНИЕ СПИСКОВ

Одной из задач, выполняемых с помощью электронных таблиц, является работа со списками.

Список – набор строк таблицы, содержащий взаимосвязанные данные, например адреса, телефоны клиентов и т. д. Значения из списка можно выбирать и подставлять в ячейки.

Для создания списка на текущем листе необходимо:

∙ввести в строку или в столбец данные, которые будут использоваться в качестве списка (пустые ячейки в список не включаются);

∙выделить ячейки, в которые необходимо будет подставлять значения из списка;

∙выполнить команду меню Данные Проверка;

∙в диалоговом окне «Проверка данных» на вкладке Параметры

выбрать Список в поле Тип данных;

∙в поле Источник ввести с клавиатуры после знака равенства (=)

адрес диапазона ячеек, содержащих список, или выделить его с помощью курсора мыши.

Если данные, которые будут использоваться в качестве списка, находятся на другом листе или в другой книге, то необходимо предварительно присвоить имя диапазону ячеек, содержащих эти данные.

Для присваивания имени ячейке или диапазону ячеек необходимо:

∙выделить диапазон ячеек, которому необходимо присвоить имя;

∙выполнить команду меню Вставка Имя Присвоить, в диалоговом окне «Присвоение имени» ввести имя и нажать кнопку Добавить; либо установить курсор в поле имени (слева в строке

55

формул), ввести имя диапазона и нажать клавишу <Enter>.

Указать затем присвоенное имя в поле Источник на вкладке Параметры диалогового окна «Проверка данных» можно следующими способами:

∙выполнить команду меню Вставка Имя Вставить, выбрать имя диапазона ячеек с данными списка в диалоговом окне «Вставка имени» и нажать кнопку OK;

∙ввести имя диапазона ячеек с данными списка с клавиатуры после знака равенства (=).

Если существует вероятность увеличения количества элементов списка, то можно перед присвоением имени диапазону ячеек списка включить в него столько ячеек, сколько элементов списка предполагается вводить, присвоить имя диапазону и ввести это имя в поле Источник. При увеличении или уменьшении количества элементов списка, находящегося на листе, соответствующие изменения будут автоматически внесены в список данных ячейки.

3.2. ФИЛЬТРАЦИЯ ДАННЫХ

Фильтр – это быстрый и легкий способ поиска требуемого подмножества записей (строк) в таблице.

Вотфильтрованной таблице отображаются только записи, отвечающие условиям фильтрации, заданным для столбца (остальные строки скрываются, однако порядок расположения всех строк остается прежним).

Условие фильтрации – ограничение, заданное для отбора записей, включаемых в результирующий набор записей.

ВMicrosoft Excel 2003 имеются две команды для фильтрации

данных:

−Автофильтр для простых условий отбора;

56

− Расширенный фильтр для более сложных условий отбора. Пользовательский Автофильтр используется для вывода строк,

содержащих то или иное значение или отвечающих несколькими условиям для столбца (например, строк, содержащих значения из конкретного диапазона).

При использовании команды Автофильтр справа от названий столбцов в фильтруемом списке появляются кнопки , щелчок по которым раскрывает список значений для задания условия отбора строк (для столбцов, по которым выполнена фильтрация, указанная кнопка отображается голубым цветом).

Фильтрация данных с использованием автофильтра выполняется в следующей последовательности:

∙выделить ячейку таблицы, данные которой фильтруются;

∙выполнить команду меню Данные Фильтр Автофильтр;

∙щелкнуть по кнопке раскрывающегося списка рядом с заголовком столбца, по которому проводится фильтрация данных, и определить критерий фильтрации:

−выбрать конкретное значение, по которому должен быть выполнен отбор строк;

−выбрать пункт Первые 10 и в диалоговом окне «Наложение условия по списку» в поле Показать определить критерий для поиска заданного числа (или заданного процента) наименьших или наибольших элементов в столбце;

−если столбец содержит пустые ячейки, то выбрать пункт Пустые для поиска строк, в которых данный столбец не имеет данных, или Непустые, если требуется скрыть строки с пустыми значениями;

−выбрать пункт Условие для задания более сложного условия

57

отбора с применением операторов сравнения и в диалоговом окне «Пользовательский автофильтр» ввести одно или два условия, используя операторы сравнения, представленные в раскрывающемся списке слева, и значения для сравнения, вводимые с клавиатуры или выбираемые из списка в поле справа.

В пользовательском автофильтре при задании условия отбора можно использовать два символа шаблона:

∙звездочку (*), заменяющую любую последовательность символов;

∙вопросительный знак (?), заменяющий любой символ.

Чтобы удалить автофильтр для конкретного столбца, в раскрывающемся списке автофильтра выбрать пункт Все. Чтобы отменить все примененные автофильтры, выполнить команду меню

Данные Фильтр Отобразить все. Для отказа от автофильтрации повторно выполнить команду меню Данные Фильтр Автофильтр.

С помощью команды Расширенный фильтр можно фильтровать записи таблицы так же, как и с помощью команды Автофильтр, но при этом не отображаются раскрывающиеся списки для столбцов. Вместо этого в отдельном диапазоне условий вне таблицы вводятся условия, в соответствии с которыми требуется произвести фильтрацию. Поскольку при фильтрации скрываются строки, диапазон условий лучше поместить выше или ниже таблицы.

Диапазон условий должен содержать не менее двух строк. В верхней строке диапазона условий вводятся заголовки, которые должны в точности совпадать с заголовками фильтруемых столбцов таблицы. Во второй и последующих строках диапазона условий указываются условия отбора. Число условий отбора в диапазоне условий может быть любым. Для указания условия отбора могут использоваться операторы сравнения (>; <; <=; >=;<>). Условия, указанные в одной строке считаются соединенными

58

логическим оператором И, в одном столбце – логическим оператором

ИЛИ.

Диапазон условий позволяет произвести фильтрацию со сложными условиями отбора, варианты которых приведены ниже.

59

«Продавец» (прописные и строчные буквы не различаются):

Продавец

бел

следующий диапазон условий отбора отображает строки, содержащие все значения начинающиеся с буквы «Б» в столбце «Продавец»:

Продавец

б*

Фильтрация данных с использованием расширенного фильтра выполняется в следующей последовательности:

∙выделить ячейку таблицы, данные которой фильтруются;

∙выполнить команду меню Данные Фильтр Расширенный фильтр для вызова диалогового окна «Расширенный фильтр»;

∙в группе Обработка установить переключатель в положение

Фильтровать список на месте, чтобы показать результат фильтрации, скрывая ненужные строки, или в положение

Скопировать результат в другое место, чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа;

∙в поле Исходный диапазон проверить уже введенный диапазон ячеек таблицы;

∙в поле Диапазон условий указать ссылку на диапазон условий отбора, включая заголовки столбцов (следует выделять только заполненные строки, так как пустая строка интерпретируется программой как условие отбора, связанное с другими условиями логическим оператором ИЛИ);