Практикум_ Excel_2003

31

автоматический пересчет значения результата при изменении значений этих ячеек, а также станет возможным копирование формулы для автоматизации расчетов.

Например, если требуется перемножить значения ячеек A1 и D1, то в ячейке, где следует отобразить результат умножения, необходимо ввести формулу =A1*D1.

Адреса ячеек, данные которых используются в расчете, могут вводиться в формулу как вручную с клавиатуры, так и с помощью мыши, что позволяет экономить время и помогает избежать ошибок при вводе. При вводе указанной выше формулы с помощью мыши необходимо:

∙установить курсор на ячейку, в которой должен быть отображен результат вычисления (формула не может вводиться ни в одну из тех ячеек, данные которых будут использованы в формуле);

∙ввести знак равенства (=);

∙щелкнуть по ячейке A1 (при этом ячейка будет выделена мигающей рамкой, а ее адрес появится в формуле после знака равенства);

∙ввести знак умножения (при этом мигающая рамка вокруг ячейки A1 исчезнет, и изменить ее адрес в формуле можно только редактированием формулы);

∙щелкнуть по ячейке D1 и подтвердить ввод.

Если в ячейку введена формула, то после подтверждения ввода в

ячейке отражается значение, полученное в результате вычислений, а введенная формула отображается в строке формул. Для отображения в ячейках формул вместо полученных значений можно выполнить команду меню Сервис Параметры и в диалоговом окне «Параметры» на вкладке Вид в группе Параметры окна установить флажок Формулы (при этом удваивается ширина всех столбцов, а содержание ячеек выравнивается по левому краю).

Если формула содержит ошибку, не позволяющую выполнить

32

вычисления или отобразить результат, то в ячейке появится сообщение об ошибке:

#ИМЯ! не распознано имя, используемое в формуле;

#ЗНАЧ! используется недопустимый тип операнда или аргумента функции;

#ДЕЛ/0! деление на 0 (нуль);

#Н/Д! значение недоступно функции или формуле;

#ССЫЛКА! ссылка на ячейку указана неверно;

#ЧИСЛО! неправильные числовые значения в формуле или функции;

###столбец недостаточно широк, или дата и время являются отрицательными числами.

2.2. ФОРМАТИРОВАНИЕ ДАННЫХ

Форматирование данных имеет существенное значение при представлении информации, поскольку улучшает восприятие и интерпретацию данных.

Установка требуемых параметров форматирования данных производится в диалоговом окне «Формат ячеек», вызываемом командой меню Формат Ячейки, командой контекстного меню Формат ячеек или комбинацией клавиш <Ctrl><1>. Кроме того, можно отформатировать данные с помощью кнопок панели инструментов «Форматирование».

При необходимости копирования параметров форматирования одной ячейки в другую (или другие) и для ускорения форматирования может использоваться форматирование по образцу, для чего следует:

∙выделить ячейку с требуемым форматом;

∙нажать кнопку панели инструментов «Стандартная», при этом вокруг ячейки появится мерцающая рамка, а рядом с указателем мыши – значок в виде кисти (если по кнопке сделать двойной щелчок, то формат может быть скопирован в произвольное число

33

несмежных ячеек или диапазонов);

∙выделить ячейку или диапазон ячеек, формат которых должен быть изменен;

∙по окончании форматирования по образцу щелкнуть по кнопке ил нажать клавишу <Esc>.

2.2.1. Форматы числовых и текстовых данных

На вкладке Число диалогового окна «Формат ячеек» представлены наиболее употребительные форматы, позволяющие управлять отображением числовых и текстовых значений (установка формата не влияет на хранимое значение, которое используется в вычислениях и отображается в строке формул):

отображает текстовое или числовое значение в том виде, в каком они были введены в ячейку (не отображает незначащие нули), однако, если ширины ячейки недостаточно для отображения всего числа, число округляется или отображается в экспоненциальном представлении (используется по умолчанию); отображает числовое значение в виде целого числа или числа с фиксированной запятой (с разделителями групп разрядов, требуемым числом десятичных знаков); отображает числовое значение с разделителями

групп разрядов, требуемым числом десятичных знаков и обозначением денежной единицы, (отрицательные числа могут быть выделены красным цветом);

35

9 876 543 будет отображено в экспоненциальном формате с двумя десятичными знаками как

9,88E+06)

отображает числовое или текстовое значение как текст (с выравниванием по левому краю); отображает числовое значение в виде почтового индекса, номера телефона и в других специальных форматах для быстрого ввода чисел без ввода специальных символов (если необходимый формат не найден, можно создать пользовательский формат); маски форматов, позволяющие управлять

отображением значений (если необходимый формат не найден, можно создать пользовательский формат).

При отображении числового значения с десятичными знаками уменьшить (увеличить) количество десятичных знаков в числе можно кнопками () панели инструментов «Форматирование».

2.2.2. Выравнивание данных в ячейках

Вкладка Выравнивание диалогового окна «Формат ячеек» позволяет определять вариант выравнивания содержимого выделенных ячеек по горизонтали (по значению, по левому краю, по центру, по правому краю, по ширине, с заполнением, по центру выделения) и по вертикали (по центру, по нижнему краю, по высоте, распределенный).

При выборе варианта горизонтального выравнивания по значению числовые значения выравниваются по правому краю ячейки, текстовые – по левому. Горизонтальное выравнивание с заполнением тиражирует введенные значения до тех пор, пока они не заполнят выделенный

36

диапазон ячеек целиком. При горизонтальном выравнивании по центру выделения данные размещаются в центральной части выделенного диапазона ячеек (при этом объединения ячеек не происходит). Распределенный вариант вертикального выравнивания приводит к увеличению высоты ячейки для отображения всех данных.

Управлять выравниванием данных в ячейках можно также с

помощью кнопок панели инструментов «Форматирование». Для изменения ориентации данных в ячейке следует в области Ориентация перетащить маркер поворота в нужном направлении или задать точное значение угла поворота в расположенном ниже поле. Щелчок левой кнопкой мыши по области с вертикальной надписью текст приводит к аналогичному отображению введенных данных (повороту

каждого символа текста на 90°).

Если введенные данные выходят за пределы ячейки, рекомендуется в группе Отображение установить флажок Переносить по словам (данные будут выведены полностью в пределах ячейки на нескольких строках, при этом будет увеличена высота строки).

2.2.3. Форматирование шрифта

Форматирование шрифта производится на вкладке Шрифт диалогового окна «Формат ячеек». Возможна установка следующих параметров форматирования шрифта: Шрифт, Начертание, Размер,

Подчеркивание, Цвет, Видоизменение. При выборе параметров шрифта их вид показывается в поле Образец.

Форматирование может выполняться также с помощью кнопок и

списков панели инструментов «Форматирование».

37

2.2.4. Автоматическое форматирование

При работе с диапазоном ячеек для быстрого форматирования можно использовать команду меню Формат Автоформат. В отображаемом диалоговом окне «Автоформат» представлены встроенные форматы, которые могут быть применены к выделенному диапазону ячеек.

Установленные для каждого из вариантов автоформата параметры форматирования применяются одновременно. При необходимости ограничения количества задаваемых параметров следует нажать кнопку Параметры и снять флажки тех параметров форматирования, которые не должны быть применены.

2.2.5. Условное форматирование

Условный формат – это формат (например, заливка ячейки или цвет шрифта), который Microsoft Excel 2003 автоматически применяет к ячейке, если выполняется заданное условие.

Условное форматирование используется для акцентирования внимания пользователя на важных данных (например, в таблице, содержащей данные о продажах, с помощью условного форматирования можно специальным форматом визуально выделить ячейки в случае падения какого-либо итогового значения ниже определенного уровня). Применение условных форматов зависит от содержимого ячеек.

Условное форматирование можно выполнить следующим образом:

∙выделить диапазон ячеек, к которым необходимо применить условное форматирование (возможно применение к несмежным диапазонам);

∙выполнить команду меню Формат Условное форматирование

для отображения диалогового окна «Условное форматирование»;

∙в первом раскрывающемся списке для использования в качестве условия форматирования значения выделенных ячеек выбрать

38

параметр значение; для использования формулы в качестве критерия форматирования выбрать параметр формула, а затем ввести формулу, принимающую логическое значение истина или

ложь;

∙во втором раскрывающемся списке выбрать оператор, определяющий условие форматирования;

∙затем ввести значение, которое будет использоваться для сравнения (при выборе операторов между и вне указываются границы диапазона);

∙щелкнуть по кнопке Формат и в диалоговом окне «Формат ячеек» указать параметры форматирования для ячеек, содержимое которых отвечает заданному критерию;

∙для добавления следующего условия (можно задать до трех условий) выбрать команду А также>> и повторить вышеизложенные

действия.

Если ни одно из заданных условий не принимает истинного значения, то формат ячеек остается прежним. Если более одного из указанных условий принимают истинное значение, то применяется только тот формат, который соответствует первому истинному условию.

Условные форматы можно копировать в другие ячейки, для чего установить курсор на ячейку с условным форматом и нажать кнопку , а затем выделить ячейки, которые должны иметь тот же условный формат.

Можно скопировать условный формат, если вместе с ячейками, которые необходимо отформатировать, выделить одну ячейку, имеющую условный формат, и в меню Формат выбрать команду Условное форматирование.

39

2.3. КОПИРОВАНИЕ И ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ДАННЫХ

Для копирования (перемещения) данных необходимо:

∙выделить область, содержащую данные;

∙выполнить команду меню Правка Копировать (Вырезать) или нажать кнопку () панели инструментов «Стандартная»;

∙перейти к левой верхней ячейке области вставки;

∙выполнить команду меню Правка Вставить или нажать кнопку

панели инструментов «Стандартная».

Копирование данных ячейки в смежный диапазон ячеек может выполняться также с помощью мыши:

∙активизировать ячейку с данными, которые должны быть скопированы;

∙подвести курсор к маркеру автозаполнения, расположенному в

правом нижнем углу табличного курсора (курсор примет вид черного крестика), нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, выделить диапазон ячеек, в которые должно быть выполнено копирование.

Таким способом может выполняться также автозаполнение выделенного диапазона данными.

При копировании формулы адреса ячеек в формуле будут меняться в соответствии с новым местоположением формулы. Такие адреса называются относительными. В случае копирования формулы в другие ячейки того же столбца в относительном адресе меняется номер строки (например, при копировании формулы =A1*D1 в ячейку ниже она примет вид =A2*D2). В случае копирования формулы в другие ячейки той же строки в относительном адресе меняется имя столбца (например, при копировании формулы =A1*B1 в ячейку справа она примет вид =B1*C1).

40

Если адрес при копировании формулы меняться не должен, его необходимо сделать абсолютным.

Абсолютным называется такой адрес ячейки, который не изменяется при копировании или перемещении формул в соответствии с новым местоположением. Признаком абсолютного адреса является знак доллара, который ставится перед именем столбца и (или) номером строки (например, $A1, $B$2).

Для того чтобы адрес в формуле сделать абсолютным необходимо:

∙активизировать ячейку с формулой;

∙выделить в формуле адрес ячейки, который не должен меняться при копировании;

∙нажать клавишу <F4>, в результате чего в формулу будут вставлены символы $ – признак абсолютного адреса выделенной ячейки (адрес можно сделать абсолютным и вводом символов $ с клавиатуры).

2.4. ГРАФИЧЕСКОЕ ОТОБРАЖЕНИЕ ДАННЫХ

Для наглядного представления данных электронных таблиц в Microsoft Excel 2003 имеется возможность построения на их основе

диаграмм.

Создание диаграммы осуществляется в диалоге с Мастером диаграмм следующим образом.

∙выделить область (включая не только данные, но и заголовки столбцов и строк таблицы), по данным которой будет построена диаграмма (при построении круговой диаграммы следует выделять только один ряд данных – столбец или строку – за исключением итогового значения по этому ряду);

∙выполнить команду меню Вставка Диаграмма или нажать кнопку панели инструментов «Стандартная» для вызова Мастера