Практикум_ Excel_2003

21

<Shift><F8> или клавишу <Esc>);

∙ для выделения всех ячеек листа щелкнуть по кнопке на пересечении строки с заголовков столбцов и столбца заголовков строк.

Можно выполнить команду меню Правка Перейти, в диалоговом окне «Переход» щелкнуть по кнопке Выделить, и в открывшемся диалоговом окне «Выделение группы ячеек» можно выбрать объекты выделения (константы, формулы и т. д.).

1.4.5. Вставка и удаление элементов листа

Для вставки одной или нескольких ячеек (столбцов, строк) необходимо:

∙выделить одну или несколько ячеек, перед которыми должна быть выполнена вставка (количество выделенных ячеек должно совпадать с количеством вставляемых элементов таблицы);

∙щелкнуть правой кнопкой мыши по выделенным ячейкам и в контекстном меню выбрать команду Добавить ячейки или выполнить команду меню Вставка Ячейки;

∙в появившемся диалоговом окне «Добавление ячеек» в группе Добавить выбрать один из вариантов вставки: ячейки, со сдвигом

вправо; ячейки, со сдвигом вниз; строку; столбец.

Если требуется вставить один или несколько столбцов (строк), следует выделить равное количество столбцов (строк), перед которыми должна быть выполнена вставка, и выполнить команду меню

Вставка Ячейки (Вставка Столбцы или Вставка Строки).

Для удаления элементов таблицы необходимо выделить область удаления и выполнить команду меню Правка Удалить или щелкнуть правой кнопкой мыши по выделенной области и в контекстном меню выбрать команду Удалить.

22

1.4.6. Форматирование листов

Microsoft Excel 2003 по умолчанию использует ширину столбца, равную 8,43 символа, что позволяет при использовании заданного по умолчанию шрифта Arial размером 10 в ячейке стандартной ширины отобразить восемь цифр. Для изменения используемой по умолчанию ширины столбцов следует выполнить команду меню Формат Столбец Стандартная ширина и диалоговом окне «Ширина столбца» ввести новое значение (все столбцы листа, за исключением тех, чья ширина изменялась, настроятся в соответствии с новой установкой).

При недостаточной ширине ячейки возможны два варианта отображения вводимого числа:

−если ширина ячейки не изменялась вручную, то она будет автоматически увеличена для отображения всего числа (в случае, если в числе более 11 цифр, оно будет отображено в экспоненциальной форме);

−если ширина ячейки настаивалась вручную, то вместо вводимого числа в ней будут отображены символы ###.

Можно установить ширину столбца по самому длинному значению в нем двойным щелчком по правой границе столбца в области заголовка.

Microsoft Excel 2003 автоматически настраивает высоту строки по наибольшему размеру шрифта, используемого в строке (подобно размеру шрифта высота строки измеряется в пунктах). Установка высоты строки по самому высокому значению в ней производится двойным щелчком по нижней границе строки в области заголовка.

При вводе многострочного текстового значения с использованием режима Переносить по словам диалогового окна «Формат ячеек» Microsoft Excel 2003 автоматически настаивает высоту строки в соответствии с этим значением.

23

Кроме того, изменить ширину столбца (высоту строки) можно перетаскиванием правой границы столбца (нижней границы строки) с помощью мыши. Для этого следует подвести курсор мыши к границе между заголовками столбцов (строк), при этом указатель мыши приобретает вид черной двунаправленной стрелки, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перетащить границу в нужном направлении. Если предварительно выделить несколько смежных или несмежных столбцов (строк), перетаскивание границы одного из них приведет к изменению размеров всех выделенных столбцов (строк).

Для установки точного размера ширины столбца (высоты строки) можно выполнить команду меню Формат Столбец Ширина (Формат Строка Высота) и в диалоговом окне «Ширина столбца» («Высота строки») установить требуемое значение.

В Microsoft Excel 2003 для достижения нужного эффекта при создании таблиц можно объединять ячейки, для чего следует:

∙выделить исходные ячейки;

∙выполнить команду меню Формат Ячейки;

∙в диалоговом окне «Формат ячеек» на вкладке Выравнивание установить флажок Объединение ячеек.

При объединении ячеек образуется одна ячейка с адресом, соответствующим адресу левой верхней ячейки диапазона, и размерами, совпадающими с размерами первоначального выделения. Если объединяемые ячейки содержали информацию, то сохранятся только данные, находившиеся в левой верхней ячейке.

Для объединения ячеек можно использовать также кнопку панели инструментов «Стандартная», при этом содержимое объединенной ячейки будет выровнено по горизонтали по центру.

Снять объединение можно в том же диалоговом окне «Формат

24

ячеек» – на вкладке Выравнивание снять флажок Объединение ячеек.

При оформлении листов можно использовать границы и заливку ячеек. Установка обрамления ячеек таблицы производится в диалоговом окне «Формат ячеек» на вкладке Граница, вызываемом командой меню Формат Ячейки. Можно задать тип линии, цвет линии, положение границы (внешние, внутренние, отдельные). Для установки границ

может также использоваться кнопка , панели инструментов «Форматирование», которая позволяет выбрать вариант обрамления.

Вкладка Вид диалогового окна «Формат ячеек» используется для применения цветовой заливки и узоров к выделенным ячейкам для наглядного оформления листа. Для изменения цвета фона выделенных

ячеек можно также использовать кнопку панели инструментов «Форматирование».

Microsoft Excel 2003 позволяет скрывать столбцы и строки. Чтобы скрыть один или несколько столбцов или строк, необходимо выделить в них хотя бы по одной ячейке и выполнить команду меню

Формат Столбец Скрыть (Формат Строка Скрыть), после чего будет установлена ширина столбцов (высота строк), равная нулю (при перемещении табличного курсора ячейки скрытых столбцов или строк не будут активизироваться, а их заголовки не будут отображаться). Для отображения скрытых столбцов (строк) следует выделить столбцы (строки), расположенные слева и справа (сверху и снизу) от скрытых, и

выполнить команду меню Формат Столбец Отобразить (Формат Строка Отобразить).

25

Контрольные вопросы

1) Как называется файл Microsoft Excel? Какое расширение имеют

файлы Microsoft Excel?

2)Как создать новый файл Microsoft Excel?

3)Как открыть существующий файл Microsoft Excel?

4)Сколько рабочих листов может включать рабочая книга?

5)Как сохраняются листы?

6)Как добавить (удалить) лист?

7)Как переместить (скопировать) лист?

8)Как присвоить новое имя листу?

9)Каким образом сгруппировать (разгруппировать) листы?

10)Какие операции можно осуществлять с группой листов?

11)Какие размеры имеет электронная таблица?

12)Для чего используется строка формул?

13)Какое назначение имеют кнопки строки формул?

14)Как идентифицируются столбцы и строки электронной таблицы?

15)Какая ячейка на рабочем листе является активной?

16)Как определить имя активной ячейки? В какой области окна

Microsoft Excel оно отображается?

17)Какие способы перемещения по рабочему листу существуют?

18)Каким образом быстро активизировать ячейку A65536?

19)Какие способы выделения ячеек рабочего листа существуют?

20)Как указать диапазон ячеек? Какой символ используется в качестве разделителя адресов?

21)Как вставить в таблицу новый столбец (строку)? Где будет осуществлена вставка?

22)Как разделить окно на две области?

23)Как поместить в описание файла дополнительные сведения о нем?

24)Какие существуют способы ограничения доступа к файлу?

26

2 . Р А Б О Т А С Д А Н Н Ы М И

2.1. ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ

Ввод данных в ячейки электронной таблицы может осуществляться как непосредственно в ячейке, так и в строке формул. При этом вводимые данные будут синхронно отображаться и в ячейке (отображаемое значение), и в строке формул (хранимое значение).

Приложение Microsoft Excel 2003 позволяет вводить данные следующего типа: константы (числовые значения, текстовые значения, даты и время), формулы. Кроме того, в ячейках могут отображаться логические значения и ошибочные значения.

Для ввода данных необходимо:

∙сделать активной ту ячейку, куда следует произвести ввод;

∙осуществить набор данных с помощью клавиатуры (если ввод еще не был подтвержден, то отменить ввод и очистить ячейку можно кнопкой в строке формул или клавишей <Esc>);

∙подтвердить ввод нажатием:

−кнопки в строке формул (при этом текущей останется та же ячейка);

−клавиши <Enter> или комбинации клавиш <Shift><Enter>;

−клавиши <Tab> или комбинации клавиш <Shift><Tab>;

−любой клавиши управления курсором (< >, < >, <>, < >);

−кнопки мыши при перемещении на другую ячейку.

Если предполагается ввод информации в несколько смежных ячеек, то их можно предварительно выделить, при этом нажатие клавиши <Enter> приведет к подтверждению ввода информации в активную ячейку (выделенную белым цветом), и перемещению курсора внутри диапазона выделенных ячеек на следующую ячейку (комбинация клавиш

27

<Shift><Enter> переместит курсор на предыдущую ячейку).

Можно автоматизировать ввод одинаковой информации в смежные ячейки, для чего необходимо:

∙выделить диапазон ячеек;

∙набрать текст (он будет отображен в первой ячейке диапазона);

∙нажать комбинацию клавиш <Ctrl><Enter>.

Если данные были введены на одном листе, то их можно быстро скопировать в соответствующие ячейки других листов следующим образом:

∙выделить лист, содержащий введенные данные, и листы, на которые их необходимо скопировать;

∙выделите ячейки, содержащие данные, которые необходимо скопировать;

∙выполнить команду меню Правка Заполнить По листам и в диалоговом окне «Заполнить по листам» выбрать вариант

заполнения (полностью, только содержимое, только форматы).

Введенная в ячейку информация может быть отредактирована либо непосредственно в ячейке (для перехода в режим редактирования необходимо нажать клавишу <F2> или сделать двойной щелчок левой кнопкой мыши по ячейке), либо в строке формул (для чего следует установить курсор мыши в строку формул).

Для редактирования данных можно использовать клавиши <BackSpace>, <Delete>, <Insert>. Если редактирование не было подтверждено, внесенные изменения могут быть отменены кнопкой в строке формул или клавишей <Esc>. Подтверждение редактирования данных производится аналогично подтверждению ввода данных.

Если необходимо заменить содержимое ячейки, то достаточно сделать ее текущей и приступить к вводу.

28

Для удаления всех данных из ячейки или диапазонов необходимо их выделить и нажать клавишу <Delete>, либо клавишу <BackSpace> и клавишу <Enter> (если клавиша <BackSpace> была нажата случайно, то восстановить удаленный текст можно кнопкой в строке формул или клавишей <Esc>).

После удаления данных их можно восстановить командой меню Правка Отменить или комбинацией клавиш <Ctrl><Z>.

2.1.1. Ввод текстовых данных

Вводимое текстовое значение может представлять собой любую комбинацию прописных и строчных букв, чисел и символов.

Microsoft Excel 2003 по умолчанию выравнивает в ячейке текстовые значения по левому краю. Если соседние справа ячейки не содержат никакой информации, то вводимый текст визуально перекрывает их, в противном случае отображаемый текст обрезается (при этом целиком отображается в строке формул).

Если нужно представить число как текстовое значение, перед ним следует поставить апостроф или ввести знак равенства, а затем значение, заключенное в кавычки (эти символы не будут присутствовать в ячейке, но будут отображены в строке формул, указывая, что введен текст).

2.1.2. Ввод числовых данных

Вводимые числовые значения могут содержать только цифры от 0 до 9 и специальные символы:

запятая используется в качестве десятичного разделителя; + или - при вводе перед числом плюс опускается, минус сохраняется и

интерпретируется как отрицательное число; ( ) заключенное в скобки число интерпретируется как

отрицательное;

29

пробел используется для выделения групп разрядов, при этом в ячейке число будет отображено с выделением групп разрядов, а в строке формул – без выделения (например, при вводе в ячейку значения 1 234 567 в строке формул будет отображено число

1234567);

E или e используется при вводе чисел в экспоненциальном виде (например, значение 1E6 интерпретируется как единица, умноженная на 106 – 1 000 000);

%при вводе после числа интерпретируется как процентный формат.

Числовые значения по умолчанию выравниваются в ячейках по правому краю.

2.1.3. Ввод дат и времени

Microsoft Excel 2003 позволяет выполнять сложные вычисления с датами, если они введены в соответствующем формате, например, ДД.ММ.ГГГГ, Д.М.ГГ, Д.ММ.ГГ и т. д. В качестве разделителей компонентов даты можно использовать точку, наклонную черту или дефис. Например, для ввода даты 24 марта 2007 года, в ячейку можно ввести одно из значений: 24.03.2007, 24.3.07, 24.3.7, 24/3/7, 24-3-7 и т. д.

Если введенное значение не вполне соответствует применяемым по умолчанию форматам даты, автоматически подбирается наиболее подходящий формат (например, при вводе значения 1 дек в ячейке будет отображено значение 01.дек).

Время также необходимо вводить в одном из следующих форматов:

ч:мм AM/PM, ч:мм:сс AM/PM, ч:мм, ч:мм:сс, мм:сс и др. или в объединенном формате даты и времени Д.ММ.ГГ ч:мм (в качестве разделителя часов и минут используется двоеточие).

Для ввода в ячейку или формулу текущей даты в формате

30

ДД.ММ.ГГ используется комбинация клавиш <Ctrl><Shift><4>. Для ввода в ячейку или формулу текущего времени используется комбинация клавиш <Ctrl><Shift><6>.

Система назначает вводимым дате и времени формат по умолчанию, но имеется возможность установить другой формат или создать свой собственный.

2.1.4. Ввод формул

Преимущества работы с электронной таблицей состоят, прежде всего, в возможности автоматизации вычислений с помощью формул.

Формула представляет собой выражение, по которому производится вычисление в таблице. Формула содержит операнды (числа, даты, время, текст, адреса ячеек, диапазонов, встроенные функции) и операторы, определяющие вид выполняемых операций. В формулах могут использоваться арифметические операторы (+, – ,*, /, ^) и операторы сравнения (<, >,=, <=, >=, <>). Для соединения текстовых значений в одно используется текстовый оператор & (например, если в ячейке А1 содержится текст январь, то результатом формулы ="Зарплата за "&A1

будет текст Зарплата за январь.

Приоритет операций в формуле Microsoft Excel 2003 соответствует приоритету операций в математике.

Все формулы должны начинаться со знака равенства (=). Символы, введенные без знака равенства, Microsoft Excel 2003 интерпретирует как текст.

В качестве операндов в формуле можно указывать константы, например, формула =2+3,5 высчитывает сумму указанных чисел. Но чаще в формулах Microsoft Excel 2003 используются данные различных ячеек листа (или листов). Если в формуле указывать не константы, а адреса ячеек, данные которых должны участвовать в расчетах, то будет обеспечен