Практическая работа 3_40 вар

Практическая работа № 3. Внешняя переписка

1. Угловой и продольный бланки организации

Состав реквизитов и порядок их расположения на бланке установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Установлены два формата бланков: А4 и А5 - по ГОСТ 9327 - 66. Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или продольного расположения реквизитов (см. примеры).

2. Служебное письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте). Бланк письма включает в себя реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак, код организации, наименование организации, справочные данные об организации. При необходимости проставляются ограничительные отметки для зон расположения таких реквизитов, как дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, адресат, заголовок к тексту, отметка об исполнении.

Служебное письмо — наиболее массовый вид управленческих документов, служащих средством общения и обмена информацией. Служебные письма составляются по самым различным вопросам деятельности, их содержанием могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии.

Вписьмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа («просим направить» «направляем на рассмотрение»); - от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»). В служебном письме в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов «уважаемый -ая» (например, «Уважаемый Иван Васильевич!» или «Уважаемый господин Иванов!»), но при таком обращении нельзя подписывать письмо словами «С уважением...», «Уважающий Вас...» и т.д.

Документы оформляются в электронном формате при помощи текстового редактора с использованием шрифта Times New Roman, кегль 14, интервал 1 или 1,5. Если в документе больше одной страницы, они обязательно нумеруются. Каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм - верхнее, левое, нижнее; 10 мм — правое.

Регистрационный номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Документы регистрируются только один раз, в частности, входящие письма — при их получении. При передаче документа из одного подразделения в другое документ повторно не регистрируются. В структуре регистрационного номера присутствует индекс подразделения-создателя и очередной порядковый номер (в начале года нумерация служебных записок обнуляется). Например: 03-12/17, где 03-12 — индекс дела по номенклатуре, 17 — порядковый номер документа.

Вкачестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией (а для физического лица — после фамилии). Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например:

Администрация Тульской области Контрольно-правовое управление Главному специалисту А.Н.Петрову

или

Президенту АОЗТ «Сходня-мебель» К.И.Васильеву

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например:

1

Администрации районов, городов Курской области

В состав реквизита «адресат», как правило, включается почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами: наименование (имя) адресата, название улицы, номер дома, номер квартиры или офиса, название города (поселка), название района, название республики (края, области, т.п.), название страны (для международных отправлений), почтовый индекс.

Например:

Редакция журнала «Вокруг света» Большой Каретный переулок, д. 1/5

Москва, 108014

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы, а затем почтовый адрес получателя. Например:

Тюлину А. Н. ул. Китай-город, д. 10, кв. 15

г. Москва, 630102

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. Каждый экземпляр такого документа обязательно подписывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие 2004 года», протокол (чего?) «Заседания педагогического совета», должностная инструкция (кого?) секретаря-референта.

В конце ставится должность, личная подпись и ее расшифровка (ФИО) отправителя письма.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

форме:

Приложение: на 15 л. в 5 экз.

Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:

Приложения: 1. Штатное расписание на 5 л. в 3 экз. 2. Смета расходов на 4 л. в 3 экз.

Отметка об исполнителе. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагаются на лицевой стороне или (при отсутствии места) на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

Исп. Алябьев В.П.

(812) 722 55 32

В резолюции даются указания по исполнению решения постановления, зафиксированного в

документа, не затрагивая текст. Она включает в себя фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. При необходимости написания последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Например:

Зайцевой А. В. Никитину П.С.

Прошу подготовить проект генерального соглашения с ЗАО «Аллоплант» к 21.03.2007 Личная подпись

07.03.2007

Исполнители либо просто расписываются около резолюции (Подпись, Фамилия И.О., дата), либо могут писать свои резолюции (замечания, т.п.).

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, исполнителем является лицо, названное в резолюции первым. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций своим подчиненным. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата.

Некоторые виды писем:

Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий с целью подтверждения определенных обещаний или условий, намерений или действий автора (организации-отправителя), так или иначе затрагивающих интересы адресата.

Гарантийные письма адресуются организации или отдельному лицу. Слово “гарантия” вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее, письмо будет оставаться документом, содержащим гарантию. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполнения работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т. п. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей. Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера. Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты. В этом случае обязательным является указание номера договора и счета, согласно которым должна быть произведена оплата. Типовые фразы: Оплату гарантируем.;

Сроки выполнения гарантируем; Качество изделий гарантируем.

Информационное письмо – предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации, а в случае массовой рассылки (например, всем клиентам компании) могут вообще не содержать ручной подписи.

Нередко информационные письма носят типовой характер. Они могут содержать рекомендации, извещения и предложения, либо дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, иметь приложения. Типовые фразы:

Мы можем предложить Вам …..; Предлагаем Вам приобрести…; Мы можем рекомендовать Вам ….; Сообщаем, что задержка в отгрузке… произошла ввиду…; Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение…; Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.; Извещаем, что мы…; Доводим до Вашего сведения, что…; Сообщаем, что, к сожалению, не можем…

Письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения. Типовые фразы:

Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны …; Напоминаем, что в соответствии с … Вы должны …; Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет…; Напоминаем вам, что срок предоставления рукописи истекает …

Письма-приглашения. Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному

3

должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу. В письмах указываются условия участия, место и время проведения мероприятий, а при необходимости и форма одежды. В письме обычно оформляется реквизит «приложение», в котором сообщается программа мероприятия. Типовые фразы: Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта …; Просим принять участие в обсуждении проблемы …; Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить ….

Сопроводительное письмо. Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов. Текст письма состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведениях (приложения). Обычно текст сопроводительного письма очень короток, и не имеет самостоятельного заголовка. Сопроводительные письма обычно начинаются со слов: Направляю информацию...; Возвращаем справочные материалы...; Высылаем подписанный с нашей стороны договор...; Посылаем справочную литературу...

Письма-подтверждения – это служебные письма, в которых адресат подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения, получение сведений, документов или других материалов и т.п. Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на …)». При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма необходимо коротко изложить ее суть. Если подтверждается получение документов – следует назвать их и т.д.

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Типовые фразы: С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…; Подтверждаем получение спецификаций на …; Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования …

Письма-просьбы. Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Текст данного письма обычно строится по следующей форме: в основной части содержания изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; изложение самой просьбы; в заключительной части высказывается надежда на ожидаемый результат. Просьбы обычно выражаются словами «прошу, просим»; Просим оказать содействие...; Просим выслать в наш адрес...; Просим принять участие...; Прошу довести до сведения...; Прошу ликвидировать задолженность...; Прошу принять меры... Просим вас проверить ход выполнения работ…; Прошу сообщить данные о производительности …

Главная цель данного письма - убедить, доказать в необходимости исполнения просьбы, поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие подтверждающие основания, которые оформляются реквизитом «приложение».

Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов. В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.

Текст письма-запроса должен содержать обоснование необходимости предоставления материалов или сведений и собственно изложение запроса. В обосновании могут заключаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью. Письмо-запрос требует письма-ответа.

Письмо-ответ – это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос или письмо-просьбу. Ответ может быть отрицательным (письмо-отказ) или положительным.

В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Не следует включать в текст письма-ответа ссылку на поступившее письмо (”На Ваше письмо от_______№__…”). Сведения об инициативном письме вносятся в состав регистрационного номера письма-ответа.

Письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: “В связи с…”, так как отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. В

4

случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, ктo, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает. Типовые фразы: Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму …нами не может быть утвержден по следующим причинам; Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам …

Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма: В

соответствии с протоколом …; В целях усиления охраны имущества…; В ответ на Вашу просьбу…; В подтверждение нашего телефонного разговора…; В подтверждение нашей договоренности …; В порядке оказания технической помощи …; В связи с тяжелым положением …; В связи с проведением совместных работ…; В соответствии с письмом заказчика…

Заключительными словами могут быть: Надеемся, что наша просьба будет выполнена; Надеемся на дальнейшее сотрудничество; С пожеланиями успехов; Убедительно просим Вас не задерживать ответ; Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

5

Пример письма с продольным расположением реквизитов

Открытое акционерное общество «Научно-исследовательский институт «МТРадар» (ОАО «НИИ «МТРадар»)

Уважаемый Виталий Семенович!

На протяжении последнего месяца, начиная со второго июня текущего года, 10-15% от каждой партии вашего сырья составляет брак. Данные факты были надлежащим образом оформлены специалистами нашей компании. Копии документов прилагаются к данному письму. Убытки нашей компании в связи с получением бракованного сырья составляют порядка 1 млн. рублей. Мы сотрудничаем с ООО «Заря» на протяжении уже пяти лет, и до сих пор у нас не было причин для нареканий. В данной ситуации мы настаиваем на полном возмещении наших убытков. При необходимости мы готовы провести совместную экспертизу забракованного сырья.

Исп. Семенова Людмила Анатольевна

(812) 345-65-87

6

Примеры текстов некоторых видов писем

Гарантийное письмо

Просим забронировать двухместный номер в гостинице «Заря» по адресу ул. Зарайская, д.18 с 01.03.2010 по 05.03.2010 на имя Сергеевой Анны Павловны и Киреевой Галины Сергеевны стоимостью 3400 р. в сутки. Оплату наличными гарантируем при заселении.

В случае неприезда указанных лиц или снятия брони обязуемся выплатить сумму в размере одних суток проживания.

Информационное письмо

Уважаемая Анна Ивановна!

ООО «Медицина» выражает Вам благодарность за пользование нашими услугами и напоминаем Вам о том, что Ваш договор добровольного медицинского страхования заканчивается 04.12.2010. Мы будем рады продлить Ваш договор в любом из наших офисов. Информируем Вас, что с 01.10.2010 изменился спектр услуг и порядок предоставления медицинских услуг по используемой Вами программе добровольного медицинского страхования «Эконом». Если Вы намереваетесь изменить программу страхования, или у Вас имеются вопросы, пожалуйста, обращайтесь в один из наших офисов или звоните в наш единый справочный центр по телефону 8- 800-999-11-11.

Письмо-напоминание

В соответствии с договором поставки от 01.05.2008 № 5/08 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес туристическое снаряжение различного ассортимента в течение года ежемесячно, начиная с мая 2008 года, однако партия снаряжения, предназначенная для поставки в феврале месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 28.02.2008.

Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку снаряжения, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,02% от общей стоимости договора за каждый день задержки.

Письмо-запрос

Благодарим Вас за предложение от 27 февраля фильтров АкваРос. Мы весьма заинтересованы в приобретении партии этих фильтров, но мы бы хотели получить более подробную информацию о ценах на все фильтры, имеющиеся в наличии. В связи с этим просить выслать прайс-лист на продукцию.

Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество. Заранее благодарны Вам за ответ.

7

Пример сопроводительного письма с угловым расположением реквизитов

Открытое акционерное общество «Научно-исследовательский институт «МТРадар»

(ОАО «НИИ «МТРадар»)

Уважаемый Виталий Семенович!

Направляем Вам для подписания два экземпляра Соглашения о сотрудничестве № 970 от 06.08.10. Просим вернуть один подписанный экземпляр в адрес.

Приложение:

Соглашение о сотрудничестве № 970 от 06.08.10 на 3 л. в 2 экз.

Исп. Семенова Людмила Анатольевна

(812) 345-65-87

8

ЗАДАНИЕ

Придумайте две разные организации-партнеры. Как вы знаете, письма пишут исполнители (то есть сотрудники предприятия), а подписывают директора. В одном из писем вы должны фигурировать как исполнитель, в другой — как директор (недостающего директора и исполнителя придумайте сами). Письмо одной организации должно быть на угловом бланке, у другой — на продольном (подсказка – реквизиты можно располагать в продольном или угловом виде с помощью создания таблиц с невидимыми границами). Письма пишутся на имя директора организации-партнера. В письме, где вы прописаны директором, поставьте рукописную резолюцию для исполнителя. Обратите внимание, что второе письмо является ответом на первое.

Отчет представляет собой подготовленные вами 2 письма и сдается в печатном виде.

9

10