Система экологического менеджмента

Потенциальное несоответствие – несоответствие, которое может возникнуть, если не предпринять определенных предупреждающих действий с целью устранения возможных причин его появления [5].

Корректирующие действия являются обязательной составной частью цикла всех процессов СЭМ. Корректирующие действия направлены на устранение причин несоответствий процессов СЭМ, а также причин всех событий, повышающих экологические риски предприятия.

Разработка и внедрение корректирующих мероприятий необходимы при обнаружении каких-либо фактических несоответствий, отступлений или отклонений от установленных требований СЭМ, а также при изменении самих требований.

Корректирующие и предупреждающие действия могут быть инициированы:

−на уровне рабочего места – исполнителями работ;

−на уровне процесса – руководителем процесса и участвующим в нем персоналом;

−на уровне СЭМ – должностными лицами, ответственными за процедуры СЭМ.

Проблемы, которые не могут быть решены на своем уровне, передаются для решения на более высокий уровень.

Разработка корректирующих мероприятий включает в себя: рассмотрение сигналов о выявленном несоответствии поступивших от внешних

ивнутренних заинтересованных сторон; выявление и изучение (анализ) причин несоответствий; регистрацию результатов анализа; планирование и реализацию корректирующих мероприятий, необходимых для устранения причины несоответствий; контроль и оценку эффективности выполненных корректирующих мероприятий.

При этом специально уполномоченный отдел или должностное лицо ве-

дет общую по предприятию базу данных несоответствий, находящихся в проработке, и отслеживает весь цикл работ, предусмотренных процедурой корректирующих действий, от момента регистрации несоответствия до завершения реализации корректирующих действий и признания их результативными. Результаты предпринятых в рамках процедуры корректирующих действий необходимо документировать, так как затем эти документы потребуются при составлении отчетов на этапе анализа функционирования системы высшим руководством и оценки эффективности системы. Документирование несоответствий происходит в той форме и в том порядке, который принят на предприятии.

91

Корректирующие действия, которые невозможно провести немедленно, реализуются посредством включения их в специальные планы.

Предупреждающие мероприятия разрабатываются и осуществляются для устранения потенциального несоответствия или отклонения с тем, чтобы предотвратить возможность их возникновения.

Процесс разработки предупреждающих мероприятий состоит из тех же элементов, что и процесс разработки корректировочных мероприятий. Разработка предупреждающих мероприятий начинается с идентификации видов деятельности, продукции или услуг, функционирование которых может быть связано с возникновением несоответствий или являющихся источниками потенциальной экологической опасности.

Необходимо отметить, что в случае, если потенциальное несоответствие не требует немедленного реагирования, то предупреждающие мероприятия могут быть спланированы и реализованы в рамках программ управления окружающей средой, программ по развитию производства и т.д.

Планирование и реализация предупреждающих мероприятий, направленных на предотвращение аварийных ситуаций, может осуществляться в соответствии с планами локализации аварийных ситуаций и другой документацией предприятия по управлению промышленной безопасностью и охраной труда.

Процесс разработки, внедрения предупреждающих мероприятий документируется с целью последующего анализа эффективности СЭМ.

Выявление, анализ и устранение существующих и потенциальных несоответствий реализуются посредством функционирования систем внешнего и внутреннего экологического контроля, подготовленности к аварийным ситуациям, системы мониторинга, проведения внутренних аудитов и анализа СЭМ со стороны руководства.

В случае если какое-либо несоответствие повлекло за собой негативное воздействие на окружающую среду или корректирующие действия выполнены несвоевременно и/или нерезультативно, то ответственность за нарушения определяется согласно должностным инструкциям и законодательству РФ.

2.4.4. Внутренний аудит

Аудит – это один из инструментов оценки эффективности функционирования СЭМ и процессов внутри нее.

К основным целям проведения аудита системы экологического менеджмента на предприятии относят следующие:

92

−определение соответствия СЭМ проверяемой организации требованиям, предъявляемым стандартом;

−определение, насколько правильно внедрена и поддерживается СЭМ проверяемой организации;

−идентификация областей потенциального улучшения СЭМ проверяемой организации;

−оценка способности процесса внутреннего анализа со стороны руководства обеспечить постоянную пригодность и эффективность СЭМ;

−оценка СЭМ в организации, у которой есть намерения установить контрактные отношения, например, с потенциальным поставщиком или партнером по совместному предприятию.

Взависимости от целей различают три вида аудита: аудит первой стороной, аудит второй стороной, аудит третьей стороной.

Аудит первой стороной, или внутренний аудит, проводится либо предварительно подобранными и обученными сотрудниками предприятия – внутренними аудиторами, либо приглашенными внешними аудиторами, которые выполняют в этом случае роль аудиторов первой стороны.

Аудит второй стороной является внешним аудитом предприятия, проводимым покупателем (потребителем) продукции или услуг предприятия

сцелью выявления соответствия СЭМ на предприятии требованиям стандарта.

Аудит третьей стороной (сертификационный) является независимым внешним аудитом, проводимым организацией, сертифицированной на право проведения аудита СЭМ и выдачу сертификата. Сертифицирующий аудит может быть осуществлен по поручению проверяемого предприятия или при согласовании с проверяемым предприятием по поручению третьей стороны.

Внастоящее время процедура аудита регламентируется требованиями стандарта ISO 19011:2002 «Guidelines on quality and environmental auditing» («Рекомендации по аудиту систем менеджмента качества и/или охраны окружающей среды»), который объединяет стандарты по аудиту систем менеджмента качества и экологического менеджмента.

Аудит (проверка) – систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита (проверки) и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита (проверки) [7].

Критерии аудита (проверки) – совокупность политики, процедур или требований, которые применяются в виде ссылок [7].

93

Свидетельства аудита (проверки) – записи, изложение фактов или дру-

гой информации, связанной с критериями аудита (проверки), которые могут быть перепроверены. Свидетельство аудита (проверки) может быть качественным или количественным [7].

Как и любой другой вид деятельности, проведение аудита на предприятии начинается с его планирования. Процесс планирования аудита заключается в составлении программы аудита. Цель программы аудита – спланировать вид и количество аудитов, идентифицировать и обеспечить ресурсами, необходимыми для их проведения.

Программа может включать в себя аудиты, цель которых различна. В зависимости от размера, направленности, сложности проверяемой организации программа может предусматривать один, несколько и много аудитов, а также совместные и комплексные аудиты. Высшему руководству организации предоставляются полномочия по управлению программой аудита.

Если организация работает с системами менеджмента качества и экологии, то целесообразно, чтобы программа аудита предусматривала комплексные аудиты. В этих случаях необходимо сформировать компетентную группу аудита.

Две или более проверяющие организации могут сотрудничать, осуществляя совместный аудит. В этом случае необходимо обратить внимание на разделение ответственности и обеспечение дополнительными ресурсами. Группы аудита должны иметь дополнительную компетентность и готовность выполнения соответствующих процедур.

После завершения планирования аудита начинается процедура его проведения, которая состоит из нескольких элементов, представленных на рис. 2.13.

Инициирование аудита начинается с назначения руководителя группы по аудиту, затем определяют цели, область, критерии аудита, возможности проведения аудита. Если аудит признан осуществимым, должна быть подобрана аудиторская группа. Затем лица, ответственные за руководство программой аудита, или руководитель аудиторской группы должны установить предварительный контакт с проверяемой организацией.

До проведения аудита на местах выполняется анализ документации проверяемой организации для определения соответствия документированной системы критериям аудита. Документация может включать в себя соответствующие документы системы менеджмента, в том числе отчетные, и отчеты по предыдущим аудитам. Анализ должен учитывать размер, тип и сложность организации, а также цели и объем аудита. В ряде случаев данный

94

Рис. 2.13. Процедура проведения аудита [7]

анализ может быть отложен до начала проведения аудита на местах, если это не нанесет ущерба результативности аудита. В других случаях может оказаться необходимым предварительное посещение места аудита для получения общего представления об имеющейся информации.

После того, как анализ документов проведен, начинается подготовка к аудиту «на месте». Этот элемент необходим, для того чтобы разработать план проведения аудита на предприятии, распределить обязанности в аудиторской группе и подготовить рабочие документы, которые потребуются при проведении аудита в качестве справочных материалов или протоколов.

Аудит «на месте» предполагает выезд аудиторской группы на предприятие. Руководитель группы аудита проводит предварительное совещание с руководством предприятия, на котором проверяемой организации предоставляется возможность задать вопросы аудиторской группе и обсудить план аудита, действия по аудиту и каналы связи.

В процессе аудита руководитель группы должен периодически обмениваться информацией о статусе аудита и о том, что имеет отношение к проверяемой организации и заказчику аудита. Свидетельство относительно предполагаемого существенного риска, полученное во время аудита, должно быть представлено без задержки проверяемой организации и, если необходимо, заказчику аудита. В случае, когда свидетельство аудита указывает на невыполнимость поставленных целей, руководитель группы должен доложить руководителю проверяемой организации и заказчику о причинах,

95

с тем, чтобы предпринять соответствующее действие. Таким действием может быть повторное утверждение плана аудита, ограничение аудита или изменение его целей и/или области.

При посещении аудиторами предприятия их может сопровождать представитель предприятия (сопровождающее лицо). Они должны оказывать помощь группе по аудиту, но не должны оказывать влияния на проведение аудита. Сопровождающие могут исполнять роль свидетелей аудита от имени проверяемой организации. По просьбе аудитора сопровождающие могут вносить ясность или осуществлять оценку правильности информации во время ее сбора.

В процессе проведения аудита информация, относящаяся к целям, объему и критериям аудита, должна собираться методом соответствующей выборки и должна быть проверяема. Только проверяемая информация может стать свидетельством аудита. Свидетельства аудита должны регистрироваться и оцениваться с точки зрения критериев аудита для формирования наблюдений аудита. Наблюдения аудита могут указывать либо на соответствие, либо на несоответствие критериям аудита. Несоответствия и подтверждающие их свидетельства аудита должны регистрироваться.

Для регистрации несоответствий, корректирующих мероприятий и их результатов в СЭМ могут использоваться специальные формы (бланки) (приложение 2), к которым относятся протоколы аудита и отчет о несоответствиях. Протоколы составляются в форме, принятой на предприятии и на их основании заполняется отчет о несоответствиях.

После сбора наблюдений и свидетельств аудита аудиторская группа готовит заключения по результатам аудита и затем представляет их на заключительном совещании.

По результатам проведенного аудита аудиторская группа готовит отчет, который затем рассылается получателям, определенным заказчиком аудита, так как отчет по аудиту является собственностью заказчика.

Аудит считается завершенным, если все действия, установленные планом аудита, выполнены, и утвержденный отчет по аудиту разослан. В заключении аудита может содержаться указание на выполнение корректирующих, предупреждающих действий и действий по улучшению. Проверка внедрения и результативности корректирующих действий может быть частью последующего аудита.

Конфиденциальность сведений и уверенность в аудите зависят от компетентности персонала, осуществляющего аудит. Образование, опыт работы, обучение аудитора, опыт проведения аудитов являются средствами, ко-

96

торые помогают стать аудитором. Они также являются критериями компетентности. При формировании группы аудита необходимо четко отслеживать соответствие предлагаемых кандидатур критериям компетентности аудитора.

2.5. Анализ и улучшение СЭМ. Анализ со стороны руководства

Анализ – это деятельность, предпринимаемая для установления пригодности, адекватности, результативности и эффективности рассматриваемого объекта для достижения установленных целей. Основная цель анализа – обеспечивать постоянное улучшение системы экологического менеджмента.

Непрерывное улучшение – процесс развития системы экологического менеджмента с целью улучшения общей экологической результативности

иэффективности в соответствии с экологической политикой организации. При этом нет необходимости, чтобы процесс происходил во всех сферах деятельности одновременно.

При проведении анализа часто пользуются такими терминами, как результативность и эффективность. В экономической теории результативность

иэффективность используются как синонимы. В случае характеристики результатов мероприятий и процедур системы экологического менеджмента понятие «результативность» говорит о самом факте достижения цели или выполнения мероприятия, а под эффективностью понимают соответствие деятельности предприятия критериям экологической эффективности (и как следствие, выполнение обязательств экологической политики) или благоприятное соотношение затраченных усилий и полученного результата (чаще всего в денежном выражении).

Врамках системы экологического менеджмента анализ проводится высшим руководством организации.

Процедура анализа со стороны руководства завершает цикл процедур СЭМ, а найденные в результате анализа возможности для улучшения позволяют перейти системе на следующий, более высокий уровень и начать цикл процедур системы снова. Следовательно, проходя один и тот же путь «планирование → реализация → контроль → анализ», система экологического менеджмента постоянно или непрерывно улучшается.

Анализ со стороны руководства – деятельность, предпринимаемая высшим руководством предприятия или организации для установления пригодности, адекватности, результативности и эффективности системы эколо-

97

гического менеджмента для выполнения указанных в экологической политике обязательств.

Исходя из приведенного выше определения, основными целями анализа со стороны руководства являются: оценка результативности СЭМ; оценка эффективности деятельности по реализации обязательств экологической политики; выявление областей для улучшения СЭМ.

Анализ со стороны руководства проводится в виде целевых и комплексных проверок. Целевые проверки осуществляются при необходимости: оценки эффективности системы экологического менеджмента; подготовки к проверкам контролирующими органами; подготовки к сертификации; расследования экстремальных ситуаций.

В зависимости от целей устанавливается периодичность и объемы проверки.

Анализ со стороны руководства при оценке эффективности СЭМ проводится в соответствии с принятой на предприятии практикой (внутренний аудит, анализ годового отчета, совещания со специалистами, собраний и т.д.). Перед проведением сертификации или при подтверждении сертификата анализ осуществляется в зависимости от срока действия сертификата в форме проведения внутреннего аудита.

Перед проверками контролирующих органов анализ со стороны руководства проводится в сжатые сроки по сокращенной программе периодического анализа системы экологического управления и производственной деятельности предприятия.

Анализ со стороны руководства с целью расследования экстремальных экологических ситуаций проводится в соответствии с процедурами по расследованию причин аварии.

Комплексные проверки систем экологического управления могут проводиться с определенной периодичностью в форме внутреннего экологического аудита.

В зависимости от целей проведения и видов анализа высшему руководству предприятия предоставляется необходимая информация в виде сводок, отчетов, баз данных и т.д. Стандартом ISO 14001:2004 устанавливается перечень исходных данных для анализа со стороны руководства:

−результаты внутренних аудитов и оценок соответствия законодательным и другим принятым организацией требованиям;

−сообщение(ия), поступившее(ие) в организацию от внешних заинтересованных сторон, включая жалобы;

−экологическая эффективность организации;

98

−степень выполнения целевых и плановых экологических показателей;

−статус корректирующих и предупреждающих действий;

−действия на контроле, оставшиеся с предыдущих анализов со стороны руководства;

−изменившиеся условия, включая новые законодательные или другие требования, связанные с экологическими аспектами организации;

−рекомендации по улучшению.

Проведение комплексного анализа со стороны руководства предполагает всестороннее изучение СЭМ и результатов ее функционирования на предмет выявления возможностей для улучшения.

В первую очередь анализируется выполнение мероприятий, разработанных по результатам предыдущего анализа СЭМ со стороны руководства. Это необходимо для того, чтобы оценить результативность самой процедуры анализа системы со стороны руководства и выяснить причины невыполнения или малой эффективности разработанных мероприятий.

Степень достижения целевых и плановых показателей позволяет судить о том, в каких подразделениях и на каких участках предприятия возникают наибольшие проблемы в СЭМ и с какими причинами это связано. Невыполнение целевых и плановых экологических показателей может происходить по разным причинам, например, связанным с отсутствием необходимых ресурсов (людских, финансовых, материальных и т.д.), с их низким качеством или ошибками в управлении ресурсами, отсутствием или неадекватностью процедур СЭМ и т.д.

Результативность и эффективность предпринятых корректирующих и предупреждающих действий, направленных на устранение причин существующих и потенциальных несоответствий, позволяет оценить результативность и эффективность самого порядка (процедуры) разработки корректирующих и предупреждающих действий.

Результаты внутренних и внешних аудитов позволяют получить общую картину состояния и функционирования объекта аудита.

Приведенный перечень вопросов не является обязательным и исчерпывающим и, по мере необходимости, может быть дополнен другими вопросами, решение которых требует непосредственного участия высшего руководства предприятия.

Процесс анализа заканчивается вынесением решения о результатах функционирования СЭМ за определенный период и разработкой направлений совершенствования системы. Результаты анализа используются на этапе планирования для разработки конкретных мер по улучшению.

99