Деловое письмо
В работе зарубежных фирм имеет место практика обязательного письменного подтверждения самого факта телефонных переговоров и достигнутых договоренностей. В письме фиксируются обсужденные вопросы, достигнутые соглашения и проблемы, которые не решены. Письмо подписывается руководителем или лицом, ведущим переговоры.
Деловые письма охватывают все сферы человеческой деятельности: политику, экономику, науку, культуру и т.д. Хорошее деловое письмо должно быть правильно спланировано и построено. Вам необходимо заранее определить все, что Вы хотите сказать, выделить самое важное, чтобы письмо было предельно логичным, законченным и доступным. Набросайте черновой вариант главных вопросов. Перечислите все детали, которые Вам важны. Ваш адресат должен получить только необходимую информацию. Никогда не решайте в одном письме две проблемы сразу. Деловое письмо должно быть «одноядерным». Если Ваше послание содержит «два ядра», то будьте уверены: ни на один из серьезных вопросов Вы, скорее всего, либо не получите ответа вообще, либо, в лучшем случае, Вам ответят неполностью. Вопросы надо ставить так, чтобы Вашему адресату было легче отвечать на них.
Деловое письмо - это ваша визитная карточка. Тут нет мелочей, все важно: и бланк, и стиль, и оформление.
Четыре основных правила эффективного делового письма
Правило №1. Простота.
Излагайте свою информацию в самой простой и понятной форме. Если информация хорошо продумана, то ее можно выразить ясными и понятными словами. Из всех частей речи преимущество имеет глагол. Пытайтесь каждое второе существительное заменить глаголом.
Выбирайте простые слова.
Старайтесь не употреблять длинные многосложные слова.
Существительные с суффиксами -ung, -heit, -keit действуют статично и тяжеловесно. Избегайте их.
Глаголы динамичны.
Наречия используйте экономно.
Правило №2. Краткость и точность.
В письме должно быть только то, что адресат должен знать. Отклонения и повторения отвлекают от темы. Все необходимое следует излагать лишь один раз. Избегайте «холостого хода», например, ... möchten wir Ihnen davon Kenntnis geben (мы хотели бы поставить Вас в известность...). Вопросы должны быть нацелены на конкретный ответ. Двоеточие экономит перечисление в форме предложений (...ferner bitten wir Sie; ausserdem benötigen wir noch... - далее мы просим Вас; кроме того нам надо ...).
Излагайте информацию точно.
Предложение должно быть коротким.
Избегайте “холостого хода”.
Пишите только то, что читателю важно.
Спрашивайте, если хотите получить ответ.
Правило № 3. Разделение.
Логически построенный текст читается быстрее и легко понимается. Каждое предложение должно содержать лишь одно высказывание. Слишком много информации, содержащейся в одном предложении, затрудняет понимание. Как жемчужины в ожерелье, так и предложения должны следовать друг за другом в логической последовательности. Каждая новая тема или мысль содержится в новом обзаце и обсуждается до конца.
Чаще ставьте точку.
Новую информацию помещайте в новое предложение.
В главном предложении - главная информация, в придаточном - дополнительная.
В одном абзаце затрагивайте только одну тему.
Зрительно письмо должно иметь логическую конструкцию.
Правило № 4. Симпатия и уважение.
Письмо должно быть пронизано положительным духом. Самое важное поместите в первом предложении. Тем самым Вы привлечете внимание читающего.
Излагайте суть дела объективно правильно. Обращайтесь к адресату лично, чтобы он почувствовал, что обращаются к нему. Общепринятой считается форма вежливости, т.е. на Вы. Используйте активный залог, т.к. формулировки в пассивном залоге действуют обезличенно.
Passiv: Die Waren wurden heute zum Versand gebracht. (Сегодня товары были доставлены к отправке).
Aktiv: Wir senden Ihnen heute ... oder Sie erhalten... (Мы посылаем Вам сегодня ... или Вы получите ...). Краткая, четкая информация действует убедительно. Но: только сухими фактами Вы не можете вызвать симпатию или создать доверие. Ваше письмо должно передавать чувство общего интереса и партнерского сотрудничества. Слова «bitte» и «danke» являются симпатичными сигналами. Используйте этих маленьких помощников как можно чаще.
Формулируйте предложения в положительном ключе.
Пишите в активном залоге. Пассивные конструкции обезличивают высказывания.
Сообщайте только факты, но не поучайте.
Придайте своему письму, несмотря на деловую краткость, дружескую ноту.
Чаще используйте «bitte» или «danke».
Деловое письмо чаще всего пишется на бланке предприятия или организации. Формы деловых писем имеют целый ряд особенностей, которые должны неукоснительно соблюдаться.