12

Рисунок 8 – Определение типа вводимых данных на вкладке Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений

Средство проверки данных работает только при ручном вводе. При вставке в проверяемый диапазон данных из буфера обмена проверки данных не происходит.

Ввод одинаковых значений в диапазон ячеек

При вводе одинаковых значений в несколько ячеек обычно вводят значение в одну ячейку, а затем копируют это значение в другие ячейки, используя команды Копировать и Вставить из меню Правка или из контекстного меню.

Однако лучше поступить по-другому. Выделить все ячейки, которые нужно заполнить данными, ввести значение в строке формул, а затем нажать Ctrl+Enter. В результате все выделенные ячейки будут заполнены одинаковыми данными.

Обработка данных с помощью списков

Списки позволяют эффективно работать с большими однородными наборами данных.

Списком называется упорядоченный набор данных, имеющих одинаковую логическую структуру. Например, списком является телефонный справочник, в котором приведены фамилии абонентов и номера их телефонов. Каждый элемент списка занимает одну строку, в которой данные распределяются по не-

13

скольким столбцам. Списки могут рассматриваться как внутренние базы данных, в которых записями являются строки таблицы, а полями – столбцы.

Чтобы превратить таблицу Excel в список, следует присвоить столбцам, каждый из которых находится в одной клетке, имена.

Списки на листе Microsoft Excel позволяют группировать связанные данные и выполнять различные действия над ними. Списки могут создаваться как на основе существующих данных, так и на основе пустого диапазона. Если диапазон определён как список, то управление данными в нём и их анализ осуществляется независимо от данных за пределами списка. Кроме того, сведения, содержащиеся в списке, могут использоваться другими базами данных.

При создании списка на рабочем листе Excel необходимо соблюдать следующие основные правила:

-имена полей списка должны располагаться в первой строке таблицы (но не обязательно в первой строке рабочего листа). Excel использует эти имена при создании заголовков полей;

-имена полей списка должны располагаться только в одной строке. Наиболее распространённой ошибкой является помещение заголовка в несколько строк. Если заголовок очень длинный, необходимо применить текстовый формат с переносом слов. (Формат – Ячейки – вкладка Выравнивание – Переносить по словам. Одновременно для лучшего отображения строки заголовка желательно выполнить команды выравнивания по горизонтали и по вертикали – По центру);

-на одном рабочем листе не следует помещать более одного списка. Некоторые функции обработки списков, например фильтры, не позволяют обрабатывать несколько списков на одном листе;

-следует отделять список от других данных рабочего листа хотя бы одним свободным столбцом и одной свободной строкой. Это упрощает идентификацию и выделение списка;

-внутри списка не должно быть пустых строк и пустых столбцов. Пустая запись воспринимается как конец списка;

-в записи могут присутствовать пустые поля;

-в списке можно хранить данные разного типа, однако каждый столбец списка должен содержать во всех строках однотипные данные и иметь один и тот же формат. Например, если столбец содержит даты, необходимо применить к нему один из числовых форматов даты и времени;

14

-в каждой ячейке должны находиться простые, атомарные данные. Например, не стоит вводить в одну ячейку фамилию, имя и отчество, а разбить эту информацию на три ячейки. Всегда проще объединить данные из нескольких столбцов в один (с помощью функции СЦЕПИТЬ или оператора &), чем разбить содержимое одной ячейки на несколько частей;

-перед данными в ячейке не следует вводить пробелы, так как они влияют на обработку данных;

-нежелательно помещать дополнительную информацию слева или справа от списка, так как при выполнении некоторых операций, например, фильтрации, эти данные могут быть скрыты;

-если в списке есть формулы, которые ссылаются на ячейки вне списка, в формулах используют абсолютные ссылки на эти ячейки. В противном случае после сортировки записей формулы будут возвращать неправиль-

ный результат.

Итак, любой список в Excel содержит некоторый объём информации. В первой строке списка содержатся заголовки, описывающие данные, в следующих строках содержатся сами данные. Если использовать терминологию баз данных, то столбцы списка – это поля, а строки – это записи базы данных, размещённой на рабочем листе. Каждая запись в базе данных содержит определённый набор данных.

Термин база данных применяется к любой связанной между собой по определённому признаку информации, хранимой и организованной особым образом. Для работы с информацией, организованной подобным образом, используются специальные программы – системы управления базами данных (СУБД). Традиционно объёмы информации, с которыми приходится иметь дело таким системам, довольно велики. Работа с такими программами требует соответствующего уровня подготовки от пользователя.

Размер списка в Excel ограничен размерами рабочего листа: список Excel не может содержать более чем 256 полей и 65 535 записей (включая строку заголовков). В отличие от СУБД, которые могут быстро обрабатывать огромные объемы информации, Excel обрабатывает записи намного медленнее. Особенно это заметно при работе со списками, содержащими более чем 10 000 записей. Несмотря на это, многие пользователи Excel работают с данными именно как со списками или базами данных.

В программе Excel списки являются специальным видом таблиц, для которых имеются дополнительные операции для их обработки.