10

Чтобы использовать эту возможность, необходимо открыть диалоговое окно Параметры (команда Параметры меню Сервис), перейти на вкладку Правка этого диалогового окна и установить флажок Автозавершение значений ячеек.

Рисунок 6 – Ввод данных в режиме автозавершения

Использование средства Автозамена

Данное средство не только ускорит ввод данных, но также избавит пользователя от ошибок ввода. Для этого необходимо выбрать команду Параметры автозамены в меню Сервис и в появившемся диалоговом окне открыть вкладку Автозамена. Установить флажок Заменять при вводе, а затем ввести в таблицу список слов, которые нужно заменять при вводе. Если часто приходится вводить одни и те же текстовые данные, например длинные названия организаций, можно отредактировать список автозамены, добавив в него сокращённые и полные названия организаций. Для этого в столбце заменять ввести сокращённое название организации, а в столбце на – полное название организации (рисунок 7). По окончании редактирования щёлкнуть на кнопке ОК. Список автозамены является общим для всех приложений пакета Microsoft Office.

11

Рисунок 7 – Редактирование списка автозамены

Использование средства проверки вводимых значений

Чтобы использовать средство проверки вводимых данных, необходимо выделить нужную ячейку или диапазон ячеек и выбрать команду Проверка из меню Данные. На экране появится диалоговое окно Проверка вводимых значений, которое содержит три вкладки (рисунок 8). На вкладке Параметры в раскрывающемся списке Тип данных можно определить тип вводимых данных. Например, данные, вводимые в выделенный диапазон ячеек, должны быть данными типа Дата от 01.01.07 до 31.12.07 (рисунок 8). На вкладке Сообщение для ввода можно создать сообщение, которое будет появляться в виде всплывающей подсказки каждый раз при выделении любой ячейки из проверяемого диапазона. На вкладке Сообщение об ошибке можно создать текст сообщения, которое будет появляться каждый раз вместо стандартного, если в какую-либо ячейку из проверяемого диапазона введены неправильные данные.