Вычисление итогов

Положим, нам нужно найти итоговые показатели возбуж­денных уголовных дел отдельно для различных служб списка «Движение уголовных дел». Подобную задачу можно решить и с помощью обычных формул, однако это более сложный способ. В Excel для автоматического вычисления итогов пред­назначена команда Промежуточные итоги вкладки Глав­ного меню Данные —* Структура, которая позволяет вы­полнить детальный анализ сводных показателей для групп данных, объединенных каким-либо общим признаком.

Предварительно отсортируем данные по колонке Служ­ба. Затем вызовем окно Промежуточные итоги и запол­ним поля.

При каждом изменении в — поле Служба.

Операция — определяет вид одной из 11 возможных ито­говых функций (активизируем функцию Сумма).

Добавить итоги по — определяет поле, в котором долж­ны появиться итоги, можно указать более, чем одно поле

Вопрос 46. Защита информации в электронных таблицах Excel.

В Excel имеются разнообразные способы защиты информации, которые позволяют:

• ограничить доступ к документу в целом;

• ограничить возможность внесения изменений в документ;

• ограничить доступ к отдельным фрагментам документа – рабочим листам или ячейкам;

• скрыть отдельные фрагменты электронной таблицы;

• скрыть файл документа – не отображать его название в окне папки и Проводника;

• предотвратить заражение документа макровирусами.

Основные способы защиты документов – это установка и снятие паролей, назначение документам атрибутов “скрытые” и “только для чтения”, определение уровней безопасности для защиты от макровирусов.

Кроме того, в Excel имеются специальные способы ограничения доступа к информации, находящейся в электронных таблицах, которые предусматривают защиту на уровне:

• рабочих книг;

• рабочих листов;

• отдельных ячеек электронной таблицы.

Защита файлов рабочих книг.

Защитить рабочую книгу Excel и управлять доступом к ней можно при сохранении файла, а также с помощью следующих команд:

• СЕРВИС Защита Защитить книгу;

• СЕРВИС Защита Защитить книгу и дать общий доступ;

• СЕРВИС Доступ к книге;

• ОКНО скрыть.

При сохранении документа можно ввести три варианта ограничений доступа к файлам рабочих книг:

• ввести пароль на открытие файла;

• ввести пароль для разрешения на изменения данных;

запретить изменение данных – разрешить открывать файл только для чтения и сохранять его только под другим именем.

Для защиты файлов рабочих книг при сохранении документа нужно ввести команду ФАЙЛ Сохранить как, в диалоговом окне Сохранение документа щелкнуть по кнопке СЕРВИС и выбрать команду Общие параметры, а затем в диалоговом окне Параметры сохранения ввести пароли и установить нужные переключатели.

При защите книги с помощью команды СЕРВИС Защита Защитить книгу можно установить пароль на разрешение доступа и установить переключатели:

• защитить структуру

• защитить окна

• Если в диалоговом окне Защита книги установлен флажок Структуру, то запрещается:

• просмотр скрытых листов;

• перемещение, удаление, скрытие или переименование листов;

• вставка новых листов или листов с диаграммами, допускается добавление внедренных диаграмм с помощью Мастер диаграмм;

• перемещение или копирование листов в другую книгу и др.

• Если установлен флажок Окна, то запрещаются:

• изменение размеров и положения окон открытой книги;

• перемещение, изменение размеров и закрытие окон и др.

Снять защиту книги и ограничения доступа можно с помощью команды СЕРВИС Защита Снять защиту книги. Если был установлен пароль, то чтобы снять защиту, необходимо знать этот пароль.

Ввод команды СЕРВИС Доступ к книге и установка переключателя Разрешить совместный доступ позволяют работать с книгой в сети одновременно нескольким пользователям, а также объединять и сохранять в общей книге все изменения, внесенные разными пользователями.

Команда СЕРВИС Защита Защитить книгу и дать общий доступ используется для защиты элементов рабочей книги при работе с ней нескольких пользователей.

Команда ОКНО Скрыть позволяет скрыть от пользователя всю книгу, но оставить доступ к ее содержанию. Кроме того, в Excel имеется возможность заблокировать отдельные или все связи или ссылки в рабочей книге.

Защита рабочих листов.

Защиту отдельных рабочих листов можно установить с помощью команды СЕРВИС Защита Защитить лист. При этом файл рабочей книги можно свободно открывать, а в незащищенные листы вносить изменения.

При защите листа можно ввести пароль, а также установить переключатели для защиты:

• содержимого ячеек;

• графических объектов – для запрета их перемещения и редактирования;

Если в диалоговом окне Защитить лист установлен флажок Содержимое, то запрещается:

• изменение защищаемых ячеек;

• просмотр скрытых перед защитой листа строк и столбцов;

• просмотр скрытых перед защитой листа формул;

• изменение элементов на листах диаграмм.

Для того чтобы скрыть рабочий лист или его отдельные части (строки или столбцы), используют команды ФОРМАТ Лист (Строка, Столбец) Скрыть, а для их отображения – команды ФОРМАТ Лист (Строка, Столбец) Отобразить.

Для снятия ограничений доступа к рабочему листу используется команда СЕРВИС Защита Снять защиту листа. Если для защищенного листа был установлен пароль, то для снятия защиты необходимо знать этот пароль.

Защита ячеек.

Для защиты отдельных ячеек используется команда меню ФОРМАТ Ячейки. На вкладке Защита диалогового окна Формат ячеек можно установить переключатели:

Защищаемая ячейка (запрещает ввод и редактирование данных в выбранной ячейке);

Установка переключателя Скрыть формулы приводит к тому, что при выборе ячейки в строке ввода и редактирования формулы отображаться не будут.

Защита ячеек или скрытие формул действует только после защиты листа. Чтобы включить защиту, следует ввести команду СЕРВИС Защита Защитить лист и установить переключатель Содержимое.

Если был задан пароль, то изменить содержимое ячеек при установленной защите листа можно только после ввода пароля и снятия защиты. При попытке изменить данные в защищенных ячейках на экране появляется сообщение.