Билет 23 основные этапы подготовки текстового документа.

Процесс подготовки текстового документа можно разбить на три этапа: ввод текста, редакторская обработка, оформление. Такое разбиение на этапы не означает, что из последующего этапа нельзя вернуться к предыдущему. На практике при подготовке сложных документов это происходит повсеместно.

В любой организации, как правило, имеется набор образцов и шаблонов типовых документов, которые и используются для их подготовки. При подготовке документа на основе образца в документ-образец вносятся недостающая информация и необходимые изменения стандартного текста. Заботиться об оформлении документа в этом случае не приходится. При подготовке документа на основе шаблона текст документа является оригинальным: его приходится полностью вводить и редактировать. Оформление документа в достаточной мере автоматизировано, так как шаблон содержит стили оформления структурных элементов документов этого типа.

Билет 24. Правила ввода текста. Средства автоматизации ввода текста.

При воде текста следует соблюдать простые правила, чтобы в дальнейшем избежать дополнительной работы при оформлении документов. При вводе следует четко соблюдать абзацность: переход к следующему абзацу осуществляется нажатием клавиши ENTER. В пределах одного абзаца переход на следующую строку происходит автоматически после заполнения текущей строки. Если необходимо перейти к следующей строке абзаца, когда текущая строка еще не заполнена, следует воспользоваться комбинацией клавищ Shift+Enter. Если два идущих подряд слова должны располагаться в пределах одгной строки, их следует разделять не простым, а неразрывным пробелом Ctrl+Shift+ пробел.

При вводе текста не следует делать никаких отступов от левого края посредством клавиш (пробел, Tab) и пытаться сопровождать ввод текста его оформлением, так как это, как правило, замедляет процесс ввода и может оказаться причиной дополнительной работы при оформлении документа.

При работе с документом следует учитывать разметочные символы, которые указывают на конец абзаца, пробелы между словами, и др. Для этого необходимо следить, чтобы инструмент (значок непечаемых символов) находился в активном состоянии.

Средства автоматизации проверки правописания.

Составив документ, можно убедиться в отсутствии орфографических ошибок. Кроме того, имеется возможность подобрать синонимы к выделенным словам, находить грамматические и стилистические ошибки.

В автоматическом режиме слова, содержащие орфографические ошибки, подчеркиваются крсным цветом, а выражения, содержащие грамматические и стилистические ошибки – зеленым.

Завершив ввод текста, можно щелчком правой кнопки мыши на слове с ошибкой вызвать контекстное меню объекта, которое позволит:

• Выбрать команду пропустить или заменить

• Выбрать команду правописание

Проверка правописания предусматривает проверку орфографии и грамматики. Текстовый процессор позволяет реализовать два режима проверки правописанич – автоматизированный и командный.

Для работы в автоматическом режиме надо установить флажки «Автоматически проверять орфоографию» и «Афтоматически проверять грамматику».

В командном режиме проверка правописания выполняется независимо от установки параметров автоматической проверки правописания. Так же проверку можно запустить с помощью функциональной клавиши F7.