Вопрос 45. Сортировка списков.

После того как списки созданы и отредактированы, с ни­ми можно проводить сортировку, фильтрацию, подведение итогов и другие операции анализа данных.

Сортировка списков. Это упорядочивание данных с це­лью упрощения их анализа. Сортировать можно как число­вые, так и текстовые данные. При этом текстовые данные сортируются в алфавитном и обратном алфавитном поряд­ке, а числовые — либо в порядке убывания, либо в порядке возрастания.

Выделение списка происходит автоматически, если он отделен от других данных листа пустыми строками и пус­тыми столбцами. Однако можно предварительно выделить ячейки с записями, подлежащие сортировке.

На вкладке Главного меню Главное Редактирование представлена совмещенная команда Сортировка и фильтр, которая позволяет, и сортировать, и фильтровать выделен­ные данные. На вкладке Главного меню Главное - Дан­ные Сортировка и фильтр представлены расширенные возможности команды по сортировке и фильтрации спис­ков.

По умолчанию строки выделенного диапазона сортиру­ются по содержимому первого столбца. Существует воз­можность отсортировать список по содержимому двух и бо­лее столбцов (Добавить уровень). Если выделенный диапазон содержит заголовки, следует установить галочку Мои данные содержат заголовки, чтобы исключить ее из сортировки, иначе сортировка будет выполниться с учетом данных первой записи.

Столбцы, подлежащие сортировке, выбираются в поле списка. Здесь же следует задать порядок сортировки. Если столбец, данные которого сортируются, содержит и текст, и числа, числовые значения будут помещены перед текстом.

По умолчанию выполняется сортировка строк списка. Однако можно задать и сортировку столбцов, щелкнув на кнопке Параметры. Здесь же можно активизи­ровать вкладку Учитывать регистр, если необходимо раз­личать прописные и строчные буквы при сортировке.

Фильтрация списков

Фильтрация — это быстрый и легкий способ поиска подмножества данных и работы с ним в списке. В отфильт­рованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям отбора, заданным для столбца.

При фильтрации порядок записей в списке не изменяет­ся, а временно скрываются строки, которые не требуется отображать. Строки, отобранные при фильтрации, можно редактировать, форматировать и выводить на печать, а так­же создавать на их основе диаграммы, не изменяя порядок строк и не перемещая их.

Excel предоставляет две команды для фильтрации спис­ков на вкладке Главного меню Главное -» Данные Сор­тировка и фильтр:

• фильтр для простых условий отбора;

• расширенный фильтр для более сложных условий от­бора.

При использовании команды Фильтр справа от подпи­сей столбцов в фильтруемом списке появляются стрелки.

Если щелкнуть стрелку фильтра Q, отображается список всех уникальных видимых элементов в столбце. Выбрав эле­мент из списка для конкретного столбца, можно незамедли­тельно скрыть все строки, не содержащие выбранное значение.

Если фильтруется список чисел, можно быстро просмот­реть наибольшие значения в списке, щелкнув пункт Первые 10 в списке фильтре смотру всего содержимого столбца, щелкните пункт Снять фильтр.

Пользовательский автофильтр используется для вы­вода строк, отвечающих несколькими условиям для одного столбца, он настраивается из раскрывающего списка пунктов условий. Чтобы отобразить строки, удовлет­воряющие одновременно двум условиям отбора, введем опе­ратор и значение для сравнения в первой группе полей, уста­новим переключатель И/ИЛИ, а затем введем второй опе­ратор и значение для сравнения во второй группе полей. Так, в рассматриваемом примере для того, чтобы посмотреть ин­формацию, относящуюся только к «принято по подследствен­ности» в пределах от больше 300 до меньше или равно 705, нужно задать пользовательский автофильтр.

Расширенный фильтр находится на вкладке Главного меню Главное Данные — Сортировка и фильтр под ко­мандой Дополнительно. Используется для применения нескольких условий отбора к одному или не­скольким столбцам либо для создания условий отбора в ре­зультате выполнения формулы.

В окне Расширенного фильтра можно выбрать, куда помещать результат фильтрации: фильтровать список на месте или скопировать результаты в другое место.

На рис. 5.49 рассматривается пример расширенного фильт­ра для списка «Движение уголовных дел», где выбираются «округа» для условий, когда:

«принято по подследственности дел» >500 И «самостоя­тельно возбуждено» >300.

Заполняем диапазоны:

исходный диапазон — А2:К13;

диапазон условий — А15:К16;

поместить результат в диапазон — А18 (достаточно указать начальную ячейку диапазона вывода).

В результате выборки с помощью расширенного фильт­ра получаем одну строки запись, удовлетворяющую услови­ям: СВАО.