6.1. Создание простого отчета

Стандартное средство MS Access Отчет — самый быстрый способ создания отчета, потому что с его помощью отчет формируется сразу же, без уточнения дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса. Для демонстрации этого средства создадим отчет по улицам города. Для этого отображения данных из основных таблиц оно не подходит. Его назначение — информация из таблиц-справочников.

1. В области переходов щелкните таблицу, на основе которой будем создавать отчет.

2. На вкладке Создание ленты MS Access 2010 в разделе Отчеты щелкните пиктограмму - Отчет. MS Access немедленно создаст отчет и отобразит его в режиме макета (рис. 6.1).

Рис. 6.1. Создание отчета при помощи стандартного средства Отчет

3. После просмотра отчет можно сохранить, а затем закрыть и его, и источник записей — таблицу или запрос. В следующий раз при его открытии MS Access отобразит в нем самые последние данные из таблицы.

Полученный отчет очень далек от совершенства, он позволяет лишь быстро просмотреть базовые данные.

Вторая возможность — мастер отчетов — средство MS Access 2010, помогающее создать отчет на основании ответов, полученных на заданные пользователю вопросы. Мастер отчетов предоставляет больше возможностей относительно выбора полей для включения в отчет. При этом разработчик может указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, но только в том случае, если отношения между этими таблицами и запросами заданы заранее.

6.2. Создание отчета в режиме Мастер отчетов

При создании отчета с помощью Мастера отчетов надо приложить чуть больше усилий, чем при создании простого отчета. Но зато возрастает степень вашего участия в создании отчета.

Мастер отчетов позволяет:

• выбрать поля из одной или нескольких таблиц и запросов;

• сгруппировать записи по определенным полям;

• отсортировать записи в отчете по четырем полям;

• вывести при необходимости итоговые величины, а также скрыть основанные на них подчиненные записи;

• выбрать макет отчета (ступенчатый, блок, структура и т.д.) и ориентацию (книжную или альбомную);

Для работы с Мастером отчетов на вкладке главной ленты MS Access 2010 Создание в разделе Отчеты найдите режим Мастер отчетов.

На первом этапе необходимо выбрать таблицы и запросы с указанием полей, которые будут использованы для создания отчета. Затем выбираются поля для группировки (двойным щелчком мыши).

На следующем шаге Мастера устанавливается порядок сортировки записей в отчете. Также на этом этапе можно воспользоваться кнопкой Итоги, которая позволяет рассчитать сумму по показателям, максимум, минимум и среднее значения. При этом есть возможность показа итогового отчета как без подробных данных, так и с ними.

Рис.6.2. Установка итоговых параметров

Затем можно выбрать макет отчета, его ориентацию, стиль.

Когда Мастер закончит свою работу, отчет будет открыт в окне предварительного просмотра.

Если оформление отчета требует некоторой доработки, то на последнем шаге работы Мастера можно выполнить команду Изменить макет отчета, которая запустит Конструктор отчетов, позволяющий внести необходимые доработки.