4.1. Создание запросов

В случае создания запроса можно воспользоваться мастером запросов. Для этого нужно открыть окно созданной базы данных перейти на вкладку Создание. Затем можно выбрать режим создания запроса: в режиме Конструктора запросов или с помощью Мастера запросов.

Для создания простых запросов обычно используется мастер запросов, который последовательно запрашивает наименования таблиц, используемых в запросе, перечень полей таблиц и некоторые дополнительные параметры.

Для создания более сложных запросов может понадобиться конструктор запросов.

Рис.4.1. Окно выбора режима создания запроса

с помощью Мастера запросов

• Простой запрос - представляет собой запрос на выборку.

• Перекрестный запрос - см. выше.

• Повторяющиеся записи - создание запроса на поиск повторяющихся записей в простой таблице или запросе.

• Записи без енных - создание запроса на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в енной таблице.

4.1.1. Создание запросов с помощью Конструктора

Для создания запроса с помощью Конструктора запросов можно воспользоваться соответствующим пунктом ( ) из вкладки Создание в окне базы данных.

На первом диалоговом окне Конструктор предлагает выбрать те таблицы и запросы, из которых будут использованы поля для формирования нового запроса.

В верхней части окна конструктора запросов появится схема данных запроса.

Рис.4.2. Создание запроса с помощью Конструктора

Эта схема очень сильно напоминает схему базы данных. В отличие от нее, данная схема содержит список таблиц, включенных в запрос, и отображает связи между ними. В нижней части окна располагается бланк запроса. Каждая строка этого бланка выполняет определенную функцию:

• Поле. В этой строке помещаются те поля, которые используются для создания запроса, каждое в своей ячейке таблицы.

• Имя таблицы. Эта строка показывает, из какой таблицы (или запроса) выбрано данное поле.

• Сортировка. В этой строке указывается тип сортировки информации, возвращаемой в запросе, по возрастанию (от А до Я, от большего к меньшему, от более раннего к более позднему и т.д.) или по убыванию (от Я к А и т.д.). Возможна многоуровневая сортировка — сразу по нескольким полям. В этом случае данные сначала сортируются по тому полю, которое в бланке запроса по образцу находится левее, затем по следующему полю, для которого включена сортировка, и так далее слева направо. Соответственно, при формировании запроса надо располагать поля результирующей таблицы не как попало, а с учетом будущей сортировки.

• Вывод на экран. По умолчанию предполагается, что все поля, включенные в запрос, должны выводиться на экран, но это не всегда целесообразно. Например, бывают случаи, когда некое поле необходимо включить в запрос только потому, что оно является полем сортировки, но, в то же время, нежелательно, чтобы пользователь базы видел его содержание. В таких случаях отображение содержимого на экране подавляют сбросом флажка Вывод на экран.

• Условие отбора. Это наиболее важная часть бланка запроса. В этой строке (и в строке, расположенной ниже ее) вводится ограничения поиска, задавая определенные условия, которые принято называть критерием поиска.

В качестве критерия поиска можно использовать некоторые постоянные значения. Например, для выбора записей с пустыми значениями надо в строке Условие отбора ввести значение null, если наоборот, надо найти записи, не содержащие в определенном поле пустых значений, надо ввести not null. Чтобы найти пустые записи в логическом поле надо ввести No или False, а для выбора только заполненных полей - Yes или True. Другим примером может служить выбор полей со значениями, лежащими в каком-то диапазоне - для этого можно использовать служебные выражения, например, between 01.01.14 and 31.01.14. Результатом поиска будут только те поля, даты в которых соответствуют январю 2014 года.

Для формирования критерия поиска также можно воспользоваться сложной выборкой, например, с использованием функций Visual Basic. Например, для выбора только тех значений поля «Телефон», номер которых начинается с 473, можно воспользоваться функцией Left([Телефон], 3)= «473».

Возможно использование нескольких условий в одном запросе с помощью оператора конъюнкции And. Также можно использовать оператор дизъюнкции Or для выборки записей, удовлетворяющих либо одному, либо другому условию. При этом условия надо вводить в разных строках бланка запроса, т.е. в строке Условие запроса и в строке или.

Более подробно о возможных критериях поиска можно узнать, воспользовавшись встроенной поисковой системой - для этого введите в поле поиска текст Выражения.