5.4. Создание подчиненной формы

Подчиненная форма — это форма, находящаяся внутри другой формы. Первичная форма называется главной. Подчиненные формы очень удобны для вывода информации из таблиц или запросов, связанных отношением «один-ко-многим». При использовании формы с подчиненной формой для ввода новых записей, текущая запись в главной форме сохраняется при входе в подчиненную форму. Это гарантирует, что записи из таблицы или запроса на стороне «многие» будут иметь связанную запись в таблице или запросе на стороне «один». MS Access автоматически сохраняет каждую запись, добавляемую в подчиненную форму, и никакие специальные приемы типа обработки события До вставки не требуются.

Порядок создания подчиненной формы следующий.

1. Откройте первичную форму в режиме конструктора.

2. Убедитесь, что на вкладке Конструктор главной ленты в разделе Элементы управления кнопка с подсказкой «Использовать мастера» нажата. Если нет — выделите ее щелчком левой кнопки мыши. Нам понадобится работа построителя подчиненных форм.

3. Нажмите на панели элементов кнопку подчиненная форма. Наведите указатель мыши на то место первичной формы, где вы планируете поместить левый верхний угол подчиненной формы. Указатель мыши превратится в значок подчиненной формы с крестиком в левом верхнем углу.

4. Нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее в нажатом состоянии, переместите курсор по диагонали так, чтобы получилась рамка требуемого размера. Отпустите левую кнопку мыши. Автоматически запустится построитель подчиненной формы.

5. Первый шаг работы мастера подчиненных форм — определение данных, которые надо включить в подчиненную форму. Установите переключатель Имеющиеся таблицы и запросы и щелкните по кнопке Далее. Появится окно для выбора таблиц и полей. Выберите все поля из таблицы (рис. 5.21).

6. Второй шаг — определение полей связи между главной и подчиненной формами.

Рис. 5.21. Первый шаг работы мастера подчиненных форм

Рис. 5.22. Определение полей связи между главной и подчиненной формами

7. Третий шаг — выбор имени для подчиненной формы. Под этим именем она появится в списке форм базы данных. Введите это имя и щелкните по кнопке Готово.

После проделанных манипуляций получим форму, изображенную на рис. 5.23.

Рис. 5.23. Подчиненная форма, созданная при помощи мастера

6. Работа с отчетами

Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет. В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Для создания отчета, который можно распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом.

Отчеты и формы имеют много общего. И все же между этими двумя типами объектов есть некоторые важные отличия.

Одно из них заключается в том, что формы используются преимущественно для редактирования и просмотра данных. Отчеты тоже можно предварительно просмотреть, но их основное назначение – отобразить данные на печатной странице так, чтобы их было удобно читать.

Главное же отличие отчетов от форм в том, что отчеты обладают специальными средствами, позволяющими обобщать данные и проводить итоговые расчеты.

Основная сфера применения форм — обеспечение возможности просмотра отдельных или небольших групп связанных записей. Отчеты же представляют собой наилучшее средство отображения информации из базы данных в виде печатного документа. Разработка отчета очень похожа на разработку формы. Используется та же панель элементов (за исключением двух), тот же список полей и окно свойств. В этом разделе мы построим относительно несложный отчет, пройдя шаг за шагом всю цепочку его создания.

MS Access 2010 предоставляет пользователю возможность создавать множество различных отчетов любой степени сложности. Работа по созданию отчета всегда начинается с выбора источника, из которого будут извлекаться записи отчета. Отчет может представлять собой как простой список, так и подробную сводку данных, представленных в виде официального документа того или иного ведомства.

Однако в любом случае сначала определяют поля, которые должны войти в отчет, и в каких таблицах или запросах находятся эти поля.