1431

качества по заданной программе с помощью необходимых приборов контроля;

контроль и аттестация входящих материалов и сырья;

наличие необходимых документов и инструкций, определяющих количество рабочих операций и их контроль, а также наличие маршрутных документов, подтверждающих проведение всех необходимых операций по производству и контролю;

финансовое положение посредника. По этому критерию производитель судит о финансовых возможностях и устойчивом положении посредника в данной сфере бизнеса;

динамика объема продаж за последние 3–5 лет, темпы роста товарооборота;

система складских помещений и организация системы обслуживания потребителей.

Для сбора информации, необходимой для характеристик поставщиков, используют разнообразные источники, которыми являются:

результаты собственного расследования;

юридические лица, действующие на данной территории, или «осведомители» официальных органов;

банки и финансовые институты;

конкуренты потенциальных поставщиков;

торговые ассоциации, информационные агентства;

государственные источники: регистрационные палаты, налоговая и лицензионная службы и другие, обладающие открытой информацией.

В отборе источников информации следует руководствоваться правилами:

1. Нельзя ограничиваться одним источником информации, вне зависимости от объема и глубины предоставляемой им информации.

2. Как минимум один из используемых источников должен быть независимым, т. е. не быть заинтересованным в возможных последствиях использования предоставленной им информации.

Окончательный выбор поставщика производит лицо, принимающее решение на основании своего опыта, интуиции и знания рынка.

--пути выбора поставщика. Выбор поставщика производит отдел закупок в основном двумя методами. Первый метод предусматривает проведение анализа возможных вариантов торговым агентом, отвечающим за закупки. Он выбирает поставщика, исходя прежде

56

всего из наиболее низких закупочных цен, делает заказ40, следит за его выполнением и разрешает возникающие проблемы с помощью современных средств связи, минимизирует обмен официальной документацией.

Второй метод предусматривает коллегиальное обсуждение возможностей и потребностей в поставках. Анализ проводят как на уровне отдела закупок, так и на уровне его взаимодействия с производственным и отделом контроля качества продукции.

Существует и третий путь, который применяют в основном для обеспечения снабжения производства с нового, плохо изученного рынка или осуществления закупок по импорту. Подобная ситуация может сложиться в результате возникновения потребности в принципиально новых для производства предметах труда при диверсификации производства и разработке принципиально новой продукции. В этих случаях отдел закупок или его торговый агент чаще всего обращается в компанию, выполняющую посреднические функции и имеющую достаточно обширную информацию о возможностях потенциальных поставщиков с точки зрения программы выпуска их продукции, ее качества, быстроты реализации заказов. Для получения такой информации компания-посредник посещает выставки и ярмарки по интересующей тематике, ведет переписку с потенциальными поставщиками, изучает рекламные материалы и каталоги фирм, собирает досье по поставщикам и производит их классификацию.

В одних случаях посредническая компания за предварительно оговоренную плату находит возможных поставщиков предметов труда, дает консультации по юридическим и финансовым аспектам предполагаемых поставок. В других, получая полномочия от производства (клиента), берет на себя организационную и финансовую сторону соглашения за оговоренный процент прибыли или некоторую долю от суммы контракта. В этом случае она следит за количеством и качеством поставок, за своевременной доставкой, может предоставлять услуги по складированию, комплектованию, упаковке, сортировке и другим вспомогательным операциям.

--- выбор поставщика посредством конкурсных торгов. Конкурс-

ные торги называют тендерами. Тендеры – это распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в случае, если планируют закупать предметы труда на большую денежную сумму или предполагают наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги вы-

40 Заказ – требование к поставщику поставить товар (предметы труда), удовлетворяющее семи правилам логистики.

57

годны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель совмещает решение проблем получения требуемого предложения и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика. Проведение тендера включает следующие этапы:

1.Организация рекламной деятельности.

2.Разработка тендерной документации (публикация тендерной документации, приемка и вскрытие тендерных предложений, оценка тендерных предложений, подтверждение квалификации участников торгов, предложение и присуждение контракта).

Видно, что организация конкурсных торгов – это сложная и многоплановая работа. Рассмотрим лишь второй и пятый этапы проведения тендера. Тендерная документация, как правило, имеет довольно большой объем и выполняет ряд важных функций, а именно: инструктирует участников торгов о процедуре торгов, дает описание закупаемых товаров или услуг, устанавливает критерии для оценки предложений, определяет условия будущего контракта.

Оценку тендерных предложений ведут в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Основные правила процедуры оценки таковы: предварительное назначение членов тендерного комитета, проводящего оценку предложений; рассмотрение только тех предложений, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации; безусловное следование объявленным в тендерной документации процедурам оценки; отсутствие каких-либо переговоров с участниками торгов.

Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных предложений, в котором должно быть показано, как оценивались тендерные предложения, обоснованы причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждению контракта. Победителем конкурсных торгов признается участник, представивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям тендерное предложение.

Другим вариантом процедуры получения предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

---выбор поставщика посредством письменных переговоров. В

процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами.

При первом способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупа-

58

телям своей продукции свои предложения (или оферты). Эти документы аналогичны предложениям, получаемым от поставщиков при проведении конкурсных торгов. В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго определены, оферты в случае письменных переговоров могут иметь различные формы и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты: наименование товара, количество и качество товара, цену, условия и срок поставки, условия платежа, характеристику тары и упаковки, порядок прием- ки-сдачи.

Оферты могут быть твердыми и свободными (инициативными). Твердую оферту направляют только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения. Если покупатель принимает предложение, то он направляет продавцу в пределах срока действия оферты подтверждение о принятии предложения. При этом в предложениях покупатель может сформулировать контрусловия продавцу. Твердые оферты высылают, как правило, традиционным партнерам.

Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.

При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты). В запросе указывают все необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, которая появится в ответном предложении. В случае если потенциальный покупатель обращается к своим постоянным контрагентам, то вместо запроса может быть выслан заказ.

--- выбор поставщика посредством экспертных оценок. Исполь-

зуя ретроспективные результаты работы посредников по наперед заданным критериям, можно выбрать приемлемого посредника. Критериями для проведения экспертизы приняты: стоимость предмета труда, надежность доставки, входной контроль материальных ресурсов при производстве предмета труда у посредника, наличие

59

технологических карт, финансовое положение посредника (табл. 2.2). В экспертизе участвуют три эксперта.

Первоначально эксперт присваивает веса выбранным критериям. Затем по десятибалльной шкале производит оценку критериев по каждому посреднику. Другие графы таблицы представляют собой произведения веса критерия на ее оценку по каждому посреднику. В итоговой строке приведен результат рейтинга по всем критериям для каждого посредника. Набольший рейтинг – у посредника за номером 2.

--- закупка предметов труда. Закупка представляет собой процесс движения предметов труда с рынка до склада отдела закупок. Процесс закупки предваряет заключение договора. Процесс закупки начинают с составления заявки41 на требуемые предметы труда в нужном количестве с указанием качества, сроков и приемлемых условий.

---- методы закупок. Выбор метода закупок зависит от сложности предметов труда. Основными методами закупок являются: оптовые закупки; регулярные закупки мелкими партиями; закупки по мере необходимости и различные комбинации перечисленных методов. У каждого метода есть свои преимущества и недостатки, которые необходимо учитывать, чтобы сократить время и издержки [5].

41 Заявка – документ предприятия, вступающего в закупочные отношения,

отражающий намерения предприятия и его потенциальную потребность в дан-

ных товарах. Заявку составляют на какой-либо конкретный период. Детализацией заявки является заказ.

60

Оптовые закупки (закупка предметов труда одной партией).

Метод предполагает закупку большой партии предметов труда за один раз на определенный период. Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки. Недостатки: большая потребность в складских помещениях, медленная оборачиваемость капитала.

Регулярные закупки мелкими партиями. Метод предполагает закупку предметов труда мелкими партиями в течение определенного периода.

Преимущества:

ускоряет оборачиваемость капитала, так как предметы труда оплачивают по мере поступления отдельных партий;

экономит складские помещения;

сокращает затраты на документирование поставки, поскольку менеджер оформляет один документ сразу на всю поставку.

Недостатки: вероятность заказа избыточного количества; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.

Разновидностью регулярных закупок являются закупки по котировочным ведомостям, широко используемые при закупке дешевых и быстро используемых предметов труда. Котировочные ведомости составляют ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения: полный перечень предметов труда; количество предметов труда, имеющихся на складе; требуемое количество. Преимущества такого метода закупок состоят в ускорении оборачиваемости капитала; снижении затрат на складирование и хранение; своевременности поставок.

Закупка предметов труда по мере необходимости. Этот ме-

тод похож на регулярную поставку мелкими партиями, его характеризуют следующие особенности:

 точное количество не устанавливают, а определяют приблизительно;

 поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с отделом закупок;

 производство оплачивает только поставленное количество;  по истечении срока контракта производство не обязано прини-

мать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества этого метода: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества; ускорение оборота капитала; минимум работы по оформлению документов.

Разновидностью такого метода закупки является закупка предметов труда с немедленной сдачей. Сфера применения этого мето-

61

да состоит в покупке нечасто используемых предметов труда, когда невозможно получать их по мере необходимости. Предметы труда заказывают тогда, когда они требуются и вывозятся со складов поставщиков. Недостатки этого метода: увеличение издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе; небольшие объемы заказов и множество используемых поставщиков.

----заключение договора на поставку. Договор на поставку явля-

ется основным документом, закрепляющим выбор поставщика и условия взаимодействия с ним. Договор – это письменный документ, подписанный обеими сторонами и содержащий такие реквизиты, как

[8]:

дата заключения данного договора;

полное наименование сторон, заключивших данный договор;

объем и ассортимент предметов труда, подлежащих поставке;

сроки исполнения договора и порядок поставки предметов труда;

качество, комплектность и маркировка предметов труда;

цена и порядок расчетов и кредитования;

имущественная ответственность сторон по данному договору.

----способы доставки предметов труда. На практике применяют два способа доставки предметов труда: транзитный и складской.

1. Транзитный способ доставки. Способ основан на использо-

вании склада отдела закупок. При этом работники склада выполняют регламентные операции приема транспортного средства, операции разгрузки транспортного средства, первичной приемки предметов труда.

Операции приема транспортного средства:

1. Подъезд транспортного средства к месту разгрузки и подача к рампе.

2. Проверка правильности оформления сопроводительных документов:

товарно-транспортной накладной;

уведомления об отгрузке, подготовленного поставщиком с указанием номера заказа и времени отправки;

сопроводительного письма, подтверждающего назначение груза для данного потребителя;

документа доставщика, если применен транспорт другого предприятия. В документе указывают: название и адрес отправителя; описание продукции и количество мест; массу (вес) продукции; особенности транспортировки и реквизиты доставщика.

62

Отсутствие некоторых сопроводительных документов не является основанием для прекращения или отказа в приемке груза [4].

Некоторые отделы заказов не используют приведенные виды уведомлений о получении товара, а закладывают информацию в компьютер. Однако на случай недобросовестности поставщика необходимо проявить предусмотрительность и сохранить какие-то письменные документы. Не будет лишним в отдельном документе фиксировать брак и другие недостатки поставленного товара, так как это поможет отделу закупок принять необходимые меры.

3.Подготовка документа в бухгалтерию о соответствии уведомления об отгрузке предметов труда и счета копии заказа.

4.Ведение книги регистрации, в которой указывают: номер сопроводительного письма, дату поставки, отправителя, способ транспортировки, дается краткое описание предметов труда.

5.Проверка соблюдения сроков доставки.

6.Внешний осмотр транспортного средства.

7.Составление актов или внесение записей в товарнотранспортную накладную о нарушениях в перевозке.

Операции выгрузки предметов труда из транспортного средства:

1.Снятие пломб и открывание дверей транспортного средства.

2.Проверка соблюдения правил перевозки, обеспечивающих предохранение предметов труда от порчи и повреждения.

3.Подача средств механизации к рампе.

4.Осмотр каждой грузовой единицы и вывоз ее на рампу.

5.Составление актов и внесение записей в товарнотранспортную накладную о нарушениях в перевозке.

Нарушения пломб, тары и упаковки не являются основанием для прекращения или отказа в приемке груза [4].

Операции первичной приемки предметов труда:

1.Прием предметов труда по числу грузовых мест. Операцию проводят согласно инструкции П-6 «Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству», утвержденной Постановлением Госарбитража СССР от 15 апреля 1965 г.

2.Сверка и оформление сопроводительных документов, передача необходимых документов поставщику.

3.Оформление актов о повреждении или недостаче предметов труда.

4.Перемещение предметов труда в зону приемки склада, в которой производят контроль их качества. Операцию производят согласно инструкции П-7 «Инструкция о порядке приемки продукции

63

производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству», утвержденной Постановлением Госарбитража СССР от 25 апреля 1966 г.

5. Приемка продукции. В первую очередь необходимо удостовериться, что получен товар нужного качества; в нужном количестве; от своего поставщика; в обусловленное время; за оговоренную цену. В целях экономии времени, усилий и соответственно денег следует позаботиться о том, чтобы складские помещения, места разгрузки, приемки товара были расположены как можно ближе друг к другу и недалеко от производственных помещений. Во избежание скопления транспорта предварительно разрабатывают график поставок, согласованный со всеми поставщиками.

2. Складской способ доставки предметов труда. Хорошо за-

рекомендовала себя в деле материально-технического снабжения производства система договоров42 с посредниками. Структура ее имеет меньшее количество звеньев, в ней упрощено прохождение запросов и вызванных ими материальных потоков. Система связывает поставщика и производство гораздо более короткими связями, чем описанная выше: отдел закупок и его склады освобождены от рутинной работы. Функции отбора и доставки грузов переходят к оптовой торговой организации (поставщику), выполняющей распределительные функции, имеющей свои торговые склады и являющейся посредником между производителями (промышленными предприятиями).

Отдел закупок отправляет заявку на предметы труда в пункт регистрации (сосредоточения) заявок в его складском хозяйстве, который несколько раз в день направляет запросы к поставщикам, объединенным системой договоров. Поставщики рассылают на следующий день запрошенные предметы труда, которые в дальнейшем собирают и контролируют по каждой заявке на складе отдела закупок. План-график поставок составляет поставщик совместно с отделом закупок в форме месячной сводки по агрегированным показателям. Система договоров в материально-техническом снабжении имеет ряд преимуществ перед традиционной: сокращение делопроизводства, а следовательно, административных издержек; отказ от собственной, часто рассредоточенной, системы складов; высвобождение капитала, замороженного в собственных запасах.

Практика использования этой системы в ФРГ показала, что сокращение расходов на хранение и транспортировку колебалось в

42 Договор – документ, оформляющий соглашение между предприятиями,

организациями и частными лицами об установлении взаимных обязательств, ответственности и прав.

64

пределах 5–20% от цены поставки материалов. Снабжаемые предприятия при получении заметной экономии соглашаются на более высокие цены на различные услуги и поручения, выполняемые поставщиком. Особенно важным моментом в материальнотехническом снабжении по договорам является возможность организации срочных поставок – требуемый материал может быть доставлен заказчику в течение 24 часов через торговую организацию, располагающую широким ассортиментом образцов на складе.

Опыт ФРГ показывает, что собственный склад отдела закупок производства обычно покрывает его потребности только на 50–60%. Хорошо организованный склад торговой посреднической организации может покрыть до 90% спроса на предметы труда. Договорная документация включает в себя: собственно договор, каталоги материалов, соглашения по организации процесса подачи заявок и выполнения поставок, а также инструкции по ведению контроля и учета выполнения договорных условий. Документацию формируют так, чтобы было возможно применение ЭВМ. Значительное влияние на закупочную логистику оказывает сама организация процесса производства в условиях быстрого изменения ситуации на рынке сбыта и закупок.

В рамках управления материальным потоком особое место занимает процесс закупок. Основными функциями в процессе закупок являются: обеспечение адекватного и полного удовлетворения потребностей производства; выбор источника снабжения; сбор информации о конъюнктуре; размещение заказа; реализация заказа; проверка счета-фактуры; составление учетных документов и карточек; поддержание отношений с поставщиками. Наиболее важными среди этих функций являются функция выбора поставщика и выгодное размещение заказа.

Выгодное размещение заказа непосредственно влияет на эффективность всего процесса логистики. Заказ специфицирует количество и возможные методы доставки. Это документ, который показывает движение товара по каналам распределения. Контроль выполнения заказа позволяет иметь информацию об объеме продукции, поставленной и складируемой во всей системе логистики в любое время.

---- ведение учета закупок. Относительно ведения документации отделу закупок целесообразно разработать стандартные бланки с реквизитами:

1.Название документа.

2.Порядковый номер. Применяют в документах, прилагаемых к копии заказа (товарно-транспортная накладная, грузовая таможен-

65