Вопросы для проверки

1. Что такое внешняя среда организации?

2. Что относится к среде прямого воздействия на организацию?

3. Что относится к среде косвенного воздействия на организацию?

4. В чем состоит зависимость полиграфических предприятий от заказчиков, инвесторов и поставщиков материалов?

5. Какие изменения происходят за последние годы в техническом перевооружении полиграфической промышленности?

6. В чем состоит дефицит трудовых ресурсов на полиграфических предприятиях в настоящее время?

7. Охарактеризуйте значение необходимости выполнения организациями требований законов и государственных учреждений.

8. Каковы перспективы расширения международного сотрудничества полиграфических предприятий?

3.3. Внутренняя среда организации

Любая организация находится и функционирует в определенной среде. В менеджменте под средой организации понимается наличие условий и факторов, которые воздействуют на функционирование предприятия и требуют принятия управленческих решений. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае, если среда допускает его существование. В структуре среды организации различают факторы внутренней и внешней среды.

Под внутренней средой понимается хозяйственный организм предприятия, включающий управленческий механизм, направленный на оптимизацию научно-технической и производственно сбытовой деятельности этого предприятия. Она заключает в себе тот потенциал, который даёт возможность организации функционировать, существовать и выживать в определённом промежутке времени. Внутренняя среда полиграфического предприятия включает все основные и вспомогательные цеха, отделы, ремонтные и транспортные службы. Все подразделения предприятия должны обеспечивать бесперебойную работу и получение максимальной прибыли. К основным элементам в самой организации, которые требуют систематического внимания руководства, относятся:

• разделение труда;

• технологическая деятельность;

• организационная структура;

• отношения в коллективе;

• цели;

• задачи;

• структура организации;

• объем управления.

Разделение труда.

Разделение труда представляет собой качественное разграничение и обособление различных видов трудовой деятельности и закрепление их за отдельными членами организации и подразделениями, что служит основой их дальнейшей специализации.

Разделение труда бывает горизонтальное и вертикальное.

Горизонтальное разделение труда — это разделение труда на компоненты, составляющие часть общей деятельности. По существу это расчленение общего производственного процесса на частное, непрерывное обособление различных видов трудовой деятельности со специализацией производства и исполнителей.

Вертикальное разделение труда отделяет работу по координированию действий от самих действий.

Технологическая деятельность

Связь между отдельными видами работ может осуществляться посредством складывающейся, последовательной, связанной или групповой технологий.

Складывающаяся технология характеризуется тем, что все работы в рамках организации хотя и направлены на достижение какого-то конечного результата, но обычно слабо связаны друг с другом. Например, ремонт печатной машины должен обеспечить высокое качество отпечатанной на ней продукции.

Последовательная технология предполагает, что работы в организации вытекают друг из друга. Ни одна не может начаться раньше, чем закончится предыдущая. Например, производственный отдел типографии принимает заказ на изготовление тиража, затем разрабатывается технология его изготовления и лишь после этого начинаются наборные процессы.

Связанная технология означает, что работы взаимно обуславливают друг друга, но при этом не обязательно в строгой последовательности. Пример: изготовление формы, печать с этой формы и отделочные процессы при изготовлении книжной продукции в типографии.

Групповая технология заключается в том, что работы выполняются на одном стационарном объекте последовательно или параллельно в зависимости от ситуации. Например, строительство полиграфического комбината. Здесь могут параллельно работать проектировщики, строители, геодезисты, монтажники и т. п.

Организационная структура.

Под организационной структурой понимается целостная система, специально разработанная таким образом, чтобы люди, работающие в её рамках, могли наиболее эффективно добиваться поставленной перед ними цели. Внутренним выражением организационной структуры управления является состав, соотношение, расположение и взаимосвязь отдельных подсистем организации. Организационная структура должна прежде всего устанавливать чёткие взаимосвязи между отдельными подразделениями организации, распределять между ними права и ответственность.

В зависимости от характера связей между подразделениями организации различают следующие типы организационных структур:

• линейную,

• функциональную,

• линейно-функциональную (штабную),

• матричную.

Отношения в коллективе.

В каждом трудовом коллективе существуют неформальные отношения между членами коллектива. Группы людей, созданные по воле руководства для достижения целей организации, называются формальными группами. Их функцией является выполнение конкретных задач и целей организации. Отношения между людьми регулируются различными нормативными документами, законами, постановлениями, приказами, распоряжениями и т. д. Стихийно образовавшаяся группа людей, вступивших в регулярное взаимодействие для достижения определённых целей (цели), признаётся неформальной группой (организацией). Отношения в такой группе формируются на основе личных симпатий. Члены группы связаны общностью взглядов, склонностей и интересов. Здесь нет списка членов коллектива, указаний на обязанности, согласованные роли. Неформальные, или теневые, группы существуют в каждой организации. Они неизменно вырастают из дружеских отношений и отношений, не определяемых организационной схемой. Для организации важно, чтобы неформальные группы не доминировали, но их влияние может быть весьма существенным.

Цели

Организация должна состоять по крайней мере из двух человек с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Специалисты утверждают, что правильное формулирование целей и постановка задач на 50% предопределяют успешность решения. Основной целью работы большинства организаций является получение прибыли. Прибыль — это ключевой показатель деятельности организации. Но не у всех организаций получение прибыли является главной целью. Это касается некоммерческих организаций, например церквей, благотворительных фондов.

Функционирование полиграфических предприятий и издательств предусматривает получение максимальной прибыли от своей производственно - хозяйственной деятельности. Разнообразие направленности деятельности простирается дальше, поскольку крупные организации имеют много целей. Для того чтобы получать, например, прибыль, бизнес должен сформулировать цели в таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей и даже социальная ответственность. Некоммерческие организации тоже имеют разнообразные цели, но, вероятно, будут больше уделять внимания социальной ответственности. Ориентация, определяемая целями, пронизывает все последующие решения менеджеров.

В подразделениях, так же как и во всей организации необходима выработка целей. Например, целью финансового подразделения может быть уменьшение кредитных потерь до 1% от суммы продаж. Подразделение маркетинга в той же организации может иметь целью сокращение количества жалоб потребителей на 20% в следующем году.

Цели подразделений в различных организациях, которые имеют сходную деятельность, будут ближе между собой, чем цели подразделений в одной организации, занимающихся различными видами деятельности. Нужно не забывать, что цели подразделений должны составить конкретный вклад в цели организации как целого, а не вступать в противоречие с целями других подразделений.

Задачи

Еще одним направлением разделения труда в организации является формулирование задач. Задача — это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что, если задача будет выполнена таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно. Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами, информацией. Например, в переплетном цехе типографии работа людей состоит из работы с предметами (это могут быть тетради или готовые книги). Задача же мастера - это в основном работа с людьми. В то же время задачи бухгалтерии в основном связаны с информацией.