Тема 4. Комунікації в менеджменті.

4.1 Комунікації і комунікаційний процес на підприємстві. Елементи процесу обміну інформацією.

Комунікації виступають сполучною процесом, необхідним здійснення управлінських дій. Майже 80 % робочого дня менеджерів витрачається спілкування.

Комунікації — обмін ідеями, думками й від в усному чи письмовому вигляді у вигляді символів чи дій. Процес комунікації складається з етапів: відправлення повідомлення, передача повідомлення, отримання повідомлення й зворотний.

Найважливішими елементами процесу комунікацій є відправник, повідомлення, канали передачі, одержувач та зворотна зв'язок. Саме

наявність зворотний зв'язок робить процес комунікації двостороннім. Присутність всіх таких елементів необхідне здійснення ефективного спілкування.

Комунікації – це одне з найскладніших і неоднорідних проблем організаційного поведінки. У активного життя більшості людей процеси спілкування, займають до 75% часу. Комунікації дозволяють людям спільно трудиться, нагромаджувати борги і передавати величезний запас знань. Менеджери внаслідок специфіки своєї діяльності повинні досконало володіти технологією та мистецтвом комунікації. До 80% робочого дня менеджерів всіх рівнів витрачається ті чи інші види спілкування. Інформація виступає однією з найважливіших інструментів управління. Аналізуючи і передаючи інформацію, одержуючи потім зворотні сигнали, менеджер планує, організує, координує, мотивує і контролює підлеглих, кожен менеджер має бути комунікатором.

4.2 Типи комунікацій. Формальні та неформальні канали. Письмові та усні комунікації

Формальні комунікації передбачені організаційною структурою. Вони поділяються на:

• вертикальні;

• горизонтальні;

• діагональні.

До вертикальних комунікацій належать комунікації зверху вниз і знизу вгору.

Комунікації зверху вниз вирішують п'ять основних завдань:

1. Ознайомлення працівників з цілями організації з метою усвідомлення ними важливості роботи, що виконується;

2. Викладення конкретних інструкцій щодо виконання робіт;

3. Забезпечення розуміння роботи та її зв'язку з іншими завданнями організації;

4. Надання інформації про процедури і методи виконання роботи;

5. Забезпечення підлеглих інформацією зворотного зв'язку про результати діяльності організації.

Горизонтальні комунікації здійснюються між особами, які знаходяться на одному рівні ієрархії. Такий обмін інформацією забезпечує координацію діяльності (наприклад, між віце-президентами з маркетингу, фінансів, виробництва). Як показують дослідження, ефективність горизонтальних комунікацій досягає 90% і пояснюється значним рівнем розуміння працівниками характеру роботи своїх колег і проблем, що виникають у функціонуванні суміжних підрозділів.

Діагональні комунікації відбуваються між особами, котрі перебувають на різних рівнях ієрархії (начальник плану відділу має підпорядковуватись начальнику бюро цеху). Такі комунікації характерні також для зв'язків між лінійними підрозділами, якщо один з них є головним з певної функції.

Неформальні комунікації не передбачені організаційною структурою. Практика свідчить, що значна частина комунікацій здійснюється неформально, за допомогою незапланованих керівництвом способів. У теорії та практиці менеджменту зарубіжних країн часто використовується термін "grape-vine" — система поширення чуток, неофіційних даних. Варто зазначити, що неформальними каналами комунікацій передається значна частина достовірної інформації. Неформальна інформація буває досить

корисною для доповнення інформації, отриманої через формальні канали комунікації; вона є цінною для керівника, однак не можна допускати, щоб система поширення чуток була замінником формальних каналів комунікації. Щоб виробити оптимальні управлінські рішення, менеджери мають використовувати не лише формальні, а й неформальні канали комунікацій, хоча на останні не завжди можна впливати та контролювати їх. Слід пам'ятати, що неформальні канали комунікацій — невід'ємна частина організації, їх потрібно використовувати для досягнення формальних цілей.

Комунікації поділяються на:

1. письмові – виникають у формі планової та звітної документації (звіти, записки, листи, записи)

2. усні – відбуваються під час розмови віч-на-віч (публічні виступи, телефонні розмови, наради)

Перевагою усних комунікацій є краще розуміння проблем, економія часу.