2. Ішкі және сыртқы аудитті жүргізу тәртібі. Түзетуші іс-әрекеттер.

. Ішкі аудиттің жүргізілуі.

Ішкі аудиттің жүргізілуінің негізгі ерекшелігіне келесілер жатады:

- тексерілетін мен аудитор арасындағы формальды қатынас аз болса, онда ол байланысты жеңілдетіп және қосымша ақпаратты алуға көмектеседі;

- тексерілетін бөлімшенің тексерілетін процестерінің толық білімі;

- тексерілгеннің тексерілетінге теріс қатынастар мүмкіндігіне аудиторлардың психологиялық қасиеттері талап етіледі.

7.1. Сапа жүйесінің жеке элементтерінің ішкі аудиті

Р 50.3.005 – 2003 құжатында ГОСТ Р ИСО 9001-2001 сәйкес сапа менеджмент жүйесінің міндетті элементтерінің тізімі жүргізіледі.

52 элементтің арасынан аталған және «Тұтынушылармен байланыс» элементі аудит жоспарына кіруі мүмкін. ИСО 10002:2004 « Сапа менеджменті. Тұтынушылар қанағаттанушылығы. Шағымдармен жұмыс істеуіне басшылық» халықаралық стандарты өңделді, бұл стандарттың 8.5 білімі шағымдармен жұмыс істеу аудит процесіне арналған. Онда былай айтылған: - ұйым шағымдарға қатысты аудит процесін жиі жүргізіп отыруы керек;

- аудит процесі шағымдарға қатысты сапа менеджмент жүйесі аудитінің білімі сияқты жүргізілуі мүмкін;

- аудит нәтижесі басшылықтың талдау процесінің ескеруімен қабылдануы керек.

Шағымдарға қатысты аудит процесі мына мақсатта жүргізілуі мүмкін:

- шағымдарға қатысты процедураның саясатына сәйкес және ұйым мақсатымен;

7.2. Жобаның сапа менеджментінің ішкі аудиті

Сапа менеджмент жүйесі элементінің ішкі аудитінің басқаша мысалы болып ИСО 1006:2003 көрсетілген жобалардың жалпы сапа менеджментінің жұмыстарының шығуы туралы ақпаратты алуға арналған аудит болып табылады. Аудит жобаны басқарудың барлық процесін қамтитын бағалау түрінде де жүргізілуі мүмкін.

Бағалау кезіндегі жоспарлау мынадай түрде болады:

- жұмыстардың шығуын бағалау жоспары;

- жауапкершіліктің бөлінуі;

- процестерді бағалауға жататындарды сәйкестендіру;

- бағалауға қатысатын сарапшылардың тағайындауы;

- қажетті ақпаратпен қамтамасыз ету.

Бағалау нәтижесін толығымен жобаны қарау түрінде қарастыру керек. Бағалаудан шығатын ақпарат жобаның менеджмент процесінің жақсаруы үшін қолданылуы мүмкін.

Ішкі аудиттің жүргізілу ерекшеліктері болып:

- тексерілетіндер үшін аудит нәтижесінің көп мәнділігі тексерілетіннің психологиялық кернеулігін және әрдайым емес адекваттық реакцияны қамтамасыз етеді;

- аудиторлардың және тексерілетіннің жалғасуының шектеулі уақыты, анық емес ақпараттың мүмкіндігін өзімен бірге бейімделеді. Бұл жағдайда, соның ішінде тексерілетін аудиттің аралық нәтижесі анық еместікті болдырмас үшін танысу маңызды болып табылады;

- Өте нақты көріністің жасалуы үшін әр түрлі қайнар көздерден бір объекті бойынша ақпаратты алу қажеттілігі жоғарылайды;

- формальды көрсеткіштің рөлі жоғарылайды (мысалы, жазбаларды толтыру ұқыптылығына талаптар, құжаттардың сақталуы, және т.б.).

- аудитордың жоғары біліктілігін есептей отырып, процесті талдаудың және өнімнің және анықтаудың қиын ғылыми әдістері қолданылуы мүмкін.

8.1. Аудитті жүргізуді анықтау мүмкіндігі

Аудитті бағдарламамен басқару үшін жауаптылықты есеппен аудитті жүргізу мүмкіндігі арқылы келесі факторлармен анықтайды:

а) деректің қажетті саны және аудитті жоспарлау үшін ақпараттың сәйкестігі; б) тексеретін ұйым жағынан адекваттық серіктестік;

в) уақыттың және ресурстың болуы.

Аудитті жүргізу мүмкіндігі болмаған жағдайда аудит бағдарламасын жауапты басшылық тұтынушыға тексеретін ұйыммен кеңесе отырып альтернативті шешім ұсыну керек.

Тексеруші ұйыммен алдын-ала байланыс.

Тексеруші ұйыммен алдын-ала байланыс ресми және бейресми сипаттама болуы мүмкін және аудит бағдарламасын басқару үшін немесе аудит бойынша группаның жетекшісі жауаптылығымен анықталады. Алдын-ала байланыстың мақсаты:

а) ақпаратты айырбастау каналдарын анықтау;

б) аудит кестесіне және аудит бойынша группа құрамына қатысты ақпаратпен қамтамасыз ету;

в) жазбаларды қосып сәйкестенетін құжаттарды бағалау талабы;

г) орында қауіпсіздік ережелерін анықтау;

д) аудитке келісімді рјсімдеу;

е) шыєарып салатын тўлєамен аудит бойынша группаны қамтамасыз ету қажеттілігі туралы келісімге жету.

8.4. құжаттарды талдау

Орында аудит бойынша ќызметті бастамас бўрын жїйемен, ќўжатпен жјне аудит критериімен сјйкестігін аныќтау маќсатымен тексеруші ўйымныѕ ќўжаттарына талдау жїргізу ќажет. Ќўжаттар сапа менеджмент жјне жазбалар бойынша, сол сияќты болып ґткен аудит бойынша есептерді сјйкестендіру арќылы ќўжаттарды ќосады. Аудитті жїргізу орны алдын ала ќажетті аќпаратты алу їшін жјне талдау аудит жїргізуді бастауєа дейін бґлінуі мїмкін. Менеджмент жїйесіне жјне аудит бойынша жазбаларєа сјйкес келетін ќўжаттамалар аудит бойынша болып ґткен есептерді ќосу арќылы аудитке ўйымныѕ дайындыєын аныќтау маќсатында алдын ала талданады. Аудит бойынша группаныѕ жетекшісініѕ, немесе жетекші бекіткен тўлєамен жїргізілетін талдау ўйымныѕ ќўрылымын, ґлшемін, аудит маќсатын ескереді. «Орынєа» алдын-ала сапар толыќ аќпаратты алу їшін ќажет. Егер тексеруші ўйымныѕ менеджмент жїйесі ќўжаттамалары адекватты емес жјне аудит аймаєына немесе оныѕ критерилеріне сјйкес келмесе, бўл жаєдайда аудит баєдарламасын басќару їшін жјне тексеруші ўйымныѕ жауапты тўтынушысына хабарлануы керек.Тексеруші ўйымныѕ аудит жетекшісі жјне басќару баєдарламасы їшін жауапты консультациялар уаќытында барлыќ сўраќтар ќанаєаттанарлыќ шешімде болмай тўра аудитке ресурстардыѕ келесі тўтынуы ќысќартылады.

8.5.Құжаттар тізімі және сапа менеджмент жүйсінің құжаттамаларын талдау үшін мәлімет

Ұйым ұсынымына сәйкес сертификаттау жөніндегі орган келесі құжаттарды беруі керек.

1. Сапа аймағындағы саясат.

2. Сапа бойынша басшылық

3. Административті және инженерлік қызметтің, негізгі жјне көмекші бөлімшенің көрсетуімен тексеруші ұйымның құрылымдық сұлбасы (цехтың, телімнің, өндіруші алаңдардың).

4. Тексеруші ўйымның сапа қызметінің құрылымдық сұлбасы.

5. Сапа менеджмент жүйесі құжаттарының тізімі.

6. СТ РК ИСО 9001:2001 талап етілген міндетті құжатталған рәсімдер.

7. Жоспарлау үшін, процестерді жүргізу үшін ўйымєа ќажетті ќўжаттар (сертификаттау бойынша органныѕ сўранысы бойынша таѕдаулы).

8. Ішкі аудиттіѕ нјтижесі бойынша жазбалар.

9. Ґнімніѕ негізгі тўтынушыларыныѕ тізімі (отандыќ жјне шетелдік).

10. Нормативті ќўжаттардыѕ кґрсетуімен менеджмент жїйесімен сертификатталып ќолданылатын шыєаратын ґнімдердіѕ тізімі (ЌР СТ, ГОСТ, ТУ жјне т.б.).

11. Шыєаратын ґнімніѕ сапасы туралы аныќтамалар кґшірмесі (1-3 жыл ішінде).

12. Мемлекеттік ќадаєалау органдарымен тексеру туралы мјлімет (1-3 жыл ішінде).

13. Ґнімдерді ќабылдау-тексеру жјне периодтыќ сынау жїргізетін бґлімше туралы мјлімет, соныѕ ішінде ГОСТ Р сертификаттау жїйесіндегі оныѕ аккредиттелуі туралы мјлімет.

14. Шикізатты, материалды, жинаќтайтын негізгі жеткізушілер туралы мјлімет.

15. Ќызмет кґрсету жјне ґндірістіѕ арнайы процестерініѕ тізімі.

Барлыќ ќўжаттар сертификаттау органына екі данада ќаєаздай жјне электронды тїрде беріледі. Берілген ќўжаттыѕ ќўрамы сертификаттау орнанымен наќтыланады.

8.6 Ішкі аудитті жїргізуге ўйымныѕ дайындыєы

Ўйымда ішкі аудит диагностикалыќ, сертификациялыќ немесе инспекциялыќ болуы мїмкін. Ўйым диагностикалыќ аудитте СМЖ талаптары дјрежесіне сјйкес кґзбен шолып баєалау їшін аудиторларды шаќырады. Сертификациялыќ аудит стандарт талаптарыныѕ СМЖ сјйкес дјрежесін аныќтау керек жјне сапа жїйесіне сјйкес ўйымныѕ сертификатты беруі їшін негізделіп беріледі.

Инспекциялыќ аудит сапа жїйесіне сјйкес ўйым сертификат алєаннан кейін жыл сайын жїргізіледі. Оныѕ маќсаты- СМЖ жїзеге асырылуыныѕ жјне тиімді функциялануын бекіту. Жеке маѕызды процестерге ќатысты ўйым локальды сапа жїйесін сертификаттауы мїмкін екенін ескеру ќажет. Мысалы, сапа менеджмент жїйесініѕ жоспарлау жјне ґндірісте бўрєылау ќондырєысы ерікті сертификаттауы їшін ішкі аудит сертификаттау бойынша бір шет елдік орган , жјне жоспарлауда жјне таулы ґндірісте жјне кґтеру-кґліктік ќўрылєы басќа сертификаттау бойынша шет елдік орган мен сапа менеджмент жїйесініѕ ерікті сертификаттау бойынша ішкі аудит жоспарланады.Сертификаттау бойынша органныѕ талаптары басќалардан ерекшеленеді. Ішкі аудиттіѕ барлыќ тїріне, соныѕ ішінде сертификациялыќќа ўйым дўрыстап дайындалады. Сол сияќты, мысалы, ішкі аудитке дайындыќ мына іс-шаралармен жїзеге асырылады:

- ИСО 9001 – 2000 стандартќа сјйкес ўйым ќызметкерлерін оќыту;

- ґѕдеуге жјне тїзетуге жататын ќўжаттар тізімін аныќтау ( бґлімшелер туралы жаєдайлар, ќызметтік инструкциялар жјне т.б.);

- ґндірісте ќўжаттамалардыѕ шыєуы;

- ішкі аудиттіѕ жїргізілуі;

- сапа аймаєындаєы Саясаттыѕ негізгі жаєдайларды ќызметкердіѕ білуін ќамтамасыз ету;

- СМЖ ќўжаттама талаптарын орындаудаєы ќамтамасыз етуді тексеру;

- технологиялыќ тјртіпті саќтауды тексеру;

- арнайы технологиялыќ процестердіѕ, процестер талдауын, тіркелген параметрлерді орнатуды ерекшелеу;

- талаптарєа сјйкестенген ґлшеу ќўралдарын ќолдануды ќамтамасыз ету;

- ќызметкердіѕ ќажетті жіктелуін ќамтамасыз ету;

- жеткізушімен ґзара јрекет жјне сатып алуды басќару бойынша стандарттыѕ талаптарын орындауды ќамтамасыз ету;

- ескертетін жјне тїзететін јрекеттердіѕ орындалуын ќамтамасыз ету.

Ўйым ішкі аудитке дайындыќ жоспарын іс-шаралардыѕ, мерзімніѕ жјне жауаптылыќты кґрсетуімен ќўрады.

сыртќы аудит мақсаты – сапа менеджмент жүйесінің талаптарға сәйкестігі деңгейін анықтау ( сапаны қамтамасыз ету емес);

- аудит үшінші жақпен жүргізіледі, оқытылу және құзыреттілік деңгейі жоғарыда;

- сыртқы аудит нәтижесі бойынша ұйым сәйкестік сертификатын ала алады, сондықтан ұйым үшін сыртқы аудит мәні өлшемсіз жоғары;

- сыртқы аудитті жүргізу айтарлықтай үлкен қаржылық ресурстарды талап етеді;

- сыртқы аудит уақыты айтарлықтай шектеулі, сондықтан тексерілетін ұйым мұқият және толық көлемде аудит құжаттары – куәлігін дайындауға тырысады;

- ұйымды сыртқы аудитке дайындау үшін ұйымда бұйрық шығарылады;

- бас аудитордың тексерілетін ұйыммен және дайындалған құжаттама деңгейімен алдын ала танысуы қарастырылған;

- тексерілетін ұйымның аудитті жүргізу мерзімдері туралы жазбаша ескертуі қарастырылған;

- аудит жөніндегі есепті тексерілетін ұйым аудит аяќталуынан соѕ 90 кїннен аспайтын уаќыт ішінде алады;

- аудитор топтарыныѕ оѕ шешімі жаєдайында ўйым пішіні сертификаттау бойынша органмен орнатылєан сапа менеджмент жїйесініѕ сјйкестік сертификатын алады.

Ўйымдаєы сыртќы аудит диагностикалыќ, сертификациялыќ немесе инспекциялыќ болуы мїмкін. Диагностикалыќ аудитте ўйым аудиторларды консалтингтік фирмадан немесе сертификациялыќ аудитті жїргізбейтін ўйымнан шаќырады. Диагностикалыќ аудит їдерісінде ўйым СМЖ кемшіліктерін кґрсетіп, сертификациялыќ аудитке жаќсы дайындалуєа тырысады. Сертификациялыќ аудит СМЖ стандарттар талаптарына сјйкестігі деѕгейін аныќтап, ўйымєа сапа жїйесініѕ сјйкестік сертификатын беруге негіз болуы ќажет. Инспекциялыќ аудит ўйыммен сапа жїйесініѕ сјйкестік сертификаты алынєан соѕ јр жыл сайын жїргізіледі. Оныѕ маќсаты – СМЖ тиімді жўмыс істеуін жјне жетілдірілуін растау.

Ўйым жеке маѕызды їдерістерге ќатысты жергілікті сапа жїйелерін сертификаттай алатындыєын ескерген жґн. Мысалы, сыртќы аудит сертификаттау бойынша бір шетелдік органмен бўрєылау жабдыќтары ґндірісінде жјне жобалауда сапа менеджмент жїйесініѕ ерікті сертификаттауы їшін жоспарланады жјне сыртќы аудит сертификаттау бойынша басќа шетелдік органмен таулыќ жјне кґтергіш –транспорттыќ жабдыќ ґндірісінде жјне жобалауда сапа менеджмент жїйесініѕ ерікті сертификаттауы їшін жоспарланады. Сертификаттау бойынша орган талаптары біршама айырмашылыќтануы мїмкін.

Ўйымдар сыртќы аудиттіѕ барлыќ тїрлеріне, јсіресе сертификациялыќ аудитке мўќият дайындалады. Осылай, мысалы, сыртќы аудитке дайындыќ іс – шараларды ќамтуы мїмкін:

- ўйым ќызметкерлерін ИСО 9001 – 2000 стандартына оќыту;

- ґѕдеуге жјне тїзетуге жататын ќўжаттар тізімін аныќтау ( бґлімдер туралы ережелер, лауазымдыќ нўсќаулар жјне т.б);

- ќўжаттаманы ґндіріске шыєару;

- ішкі аудиттерді жїргізу;

- ќызметкерлерді сапа облысындаєы Саясат негізгі ережелері білімімен ќамтамасыздандыру;

- СМЖ ќўжаттамасыныѕ талаптарыныѕ орындалуын ќамтамасыз етуді тексеру;

- технологиялыќ тјртіпті саќтауды тексеру;

- арнайы технологиялыќ їдерістердіѕ бґлінуі (пісіру, термоґѕдеу), їдерістерді талдануы, тіркелетін параметрлердіѕ орнатылуы;

- талаптарєа сјйкес ґлшеу ќўралдарын ќолдануды ќамтамасыз ету;

- ќызметкерлердіѕ ќажетті біліктілігін ќамтамасыз ету;

- сатып алуды басќару бойынша стандарттар талаптарыныѕ орындалуын жјне жеткізіп берушілермен ґзара байланысты ќамтамасыз ету;

- тїзету жјне ескерту јрекеттерініѕ орындалуын ќамтамасыз ету.

Ўйым іс - шараларды, мерзімін жјне жауаптыларды кґрсетіп, сыртќы аудитке дайындыќ жоспарын ќўрады.

Ішкі аудиттерді жоспарлаудың ерекшеліктері

Ішкі аудиттерді жоспарлаудың ерекшеліктеріне келесілерді жатќызуєа болады:

- СМЖ жетілдірудегі ішкі аудит маќсаты жїйе, жаќсарту баєдарламаларын дайындау їшін процес, ґнім сапасын сјйкессіздіктерді табу жолымен ќамтамасыз етуде бекітіледі;

- ішкі аудитке (ішкі аудиторларєа) адам ресурстарын жоспарлау арнайы оќытылєан кадрлардан алынып, іске асырылады;

- ішкі жјне сыртќы аудиторлардыѕ оќытылуына талаптар айырмашылыќтанады;

- ішкі аудитор тексерілетін ўйым їдерістерініѕ ерекшеліктерін жаќсы білуі ќажет жјне оныѕ осыєан уаќыт бойынша барлыќ мїмкіндіктері бар;

- ішкі аудиттерді жїргізу мерзімдері бґлімдерде сыртќыєа ќараєанда, ґндірістік ќажеттіліктерде ескеріп, жоєары деѕгейде тїзетілуі мїмкін;

- ўйымда жоспарлыќ аудиттермен ќатар јкімшіліктіѕ бастамасымен жоспардан тыс аудиттер жїргізілуі мїмкін;

- 4.1 кестеден байќалатындай аудиттіѕ типтік кезеѕдерініѕ барлыєы ішкі аудитте орын алмауы мїмкін;

- ішкі аудит ўйымда дайындалєан аудит жґніндегі есепті ўсыну мерзімдері, жўмысшы ќўжаттар пішіндері жјне т.б баяндалєан міндетті тјртіп негізінде жїзеге асырылады.

3.5.1 Ішкі аудитті жїргізуге шыєындар

Ішкі аудитті жїргізуге шыєындар ережеге сай ќамтиды:

- аудитті жоспарлаудан есеп беруді жібергенге дейінгі уаќыт аралыєындаєы аудит тобы жетекшісініѕ айлыєын;

- аудитті жїргізу жјне оудит жґніндегі есепті дайындау уаќытындаєы аудиторларєа айлыќты;

- аудит мерзімі ішінде аудит бойынша топќа сарапшы ретінде ќосылатын мамандар айлыєын;

- аудит туралы есепті рјсімдеушініѕ айлыєын;

- кґмекші шыєындыќ материалдар ќўны;

- есеп беруге шыєындалєан уаќыт ішінде есеп беруді жіберуді іске асыратын ќызметкер айлыєын.

3.5.2 Сыртќы аудитті жїргізуге шыєындар

Ґлшемдері жјне кїрделілігі јртїрлі, экономиканыѕ јртїрлі салаларында жўмыс істейтін ўйым сапа менеджмент жїйесініѕ аудитін жїргізуге еѕбек шыєындарын баєалау ИСО/МЭК 62:1996 басшылыєы нўсќауыныѕ негізінде жїргізіледі. Сертификаттау бойынша органєа бастапќы аудиткезінде (сапа менеджмент жїйесін сертификаттау), инспекциялыќ баќылау жјне јрбір тапсырыс беруші їшін СМЖ ќайта сертификаттаудаєы аудитке шыєындарды аныќтау ќажет. Одан бґлек, ґндірістік процестердіѕ јртїрлілігіне, ќызмет тїрлеріне, ўйымныѕ дайындыќ жаєдайына байланысты шыєындарды наќтылау їрдістері ќолданылады.

Аудитке еѕбек шыєындарын арттыратын факторларєа жатќызады:

- бірнеше єимараттарды немесе жўмыс жїргізу орындарын ќамтитын ўйымныѕ кїрделі логистикасын;

- заѕнамалыќ реттеудіѕ жоєары деѕгейі (таєамдыќ ґнімдер, сусындар, ядролыќ энергетика жјне басќалар ґндірісі);

- кїрделілігі жјне мїлтіксіздігі жоєары процестердіѕ болуы жјне т.б.

Аудитке шыєындарды азайтатын факторларєа жатќызады:

- ўйым жобалауєа жауапты емес немесе стандарттыќ ґнімді шыєарады;

- тјуекелі тґмен дјрежедегі ґнімдер немесе процестердіѕ болуы;

- ќызметтіѕ ќарапайым тїрлері жјне т.б.