4.3. Содержание делового письма

Как правило, корпус письма состоит из трех частей: всту­пительный абзац, основное содержание письма и заключитель­ный абзац.

1) Вступительный абзац состоит из нескольких предложений. В них автор может указать причину написания данного письма, сделать ссылку на предыдущую переписку. В зависимости от содержания письма во вступитель­ном абзаце могут быть использованы следующие выраже­ния:

а) При указании причины написания письма

We are writing in connection with ...	Мы пишем Вам в связи с/по поводу ...
We are interested in ... and we would like to know ...	Мы заинтересованы в ... и хотели бы знать...
We write to inform you that...	Пишем с тем, чтобы сооб­щить Вам, что .

б) При сообщении хороших новостей

We are glad to inform you ...	Мы рады сообщить Вам, что ...
We are happy to tell you ...	С удовольствием сообщаем Вам, что ...
We are pleased to inform you ...	Нам приятно сообщить Вам, что ...

в) При выражении благодарности

We thank you for your letter dated 5th of May and write to tell you (wish to inform you...)	Благодарим за Ваше письмо от 5 мая и сообщаем Вам, что ...
Many thanks for your letter of 3d of April this year ...	Большое спасибо за Ваше письмо от З апреля сего года ...

г) При выражении извинений и сожаления

We regret to inform you ...	С сожалением сообщаем Вам, что ...
Unfortunately we cannot ...	К сожалению, мы не можем ...
Please accept our apologies for ...	Просим принять наши извинения за ...

д) Для ссылки на предыдущую переписку, переговоры или на предмет переписки

In reply to your letter of 2nd March this year we would like to inform you ...	В ответ на Ваше письмо от 2 марта этого года сообщаем Вам, что ...
Referring to your letter ...	Ссылаясь на Ваше письмо …
At your request we send you ...	По Вашей просьбе мы высылаем Вам ...

e) Для подтверждения предыдущих переговоров, договоренностей, переписки

We have received your letter dated 13 March ... or: We thank you for your letter of 13 March ...

Подтверждаем получение Вашего письма от 13 марта (датированного 13 марта) ...

ж) При выражении просьбы

Please could you ...	Просим Вас ... / He могли бы Вы ...
Please let us know ...	Просим Вас сообщить нам ...
We would be grateful if you could ...	Мы были бы благодарны Вам, если бы Вы ...
Please inform us ...	Просим сообщить ...
We would ask (request) you to ...	Мы просили бы Вас ...

В основном тексте письма рекомендуется затрагивать толь­ко один вопрос, поскольку разные подразделения в компа­нии могут заниматься несколькими опросами, включен­ными автором в одно письмо.

Деловое письмо должно быть простым, ясным, кратким и вежливым. Избегайте несущественной информации и излишних деталей. Лучше использовать нейтраль­ные слова, короткие простые предложе­ния. Если вы пишете письмо-извинение, нужно искренне признать допущенную ошибку.

Рекомендуется в каждом абзаце затрагивать один аспект обсуждаемой в письме темы. Для связи абзацев могут быть ис­пользованы вводные слова и выражения, а также союзы again, also, although, as a result, besides, but, consequently, however, in addition, in this way, in short, moreover, nevertheless, now, on the contrary, on the other hand, otherwise, so, still, then, though, therefore, thus, unless, yet.

Если деловое письмо располагается на нескольких страни­цах, то каждая из них должна быть пронумерована, причем толь­ко первая страница письма должна быть написана на бланке компании, остальные — на чистой бумаге.

По тематическому содержанию деловые письма обычно де­лятся на простые, общего характера, и на письма,^- касающие­ся определенных аспектов деловых отношений между партне­рами.

К простым деловым письмам относятся те, которые касают­ся установления деловых отношений с потенциальными партне­рами, организации встреч и деловых поездок, приглашения де­ловым партнерам посетить компанию, направления информаци­онных материалов и т.п. Личные деловые письма также можно отнести к этой категории писем. В этих случаях обычно направ­ляют следующие письма:

— письмо-просьба (request letter);

— информационное письмо, или письмо-сообщение (information letter);

— сопроводительное письмо (cover letter);

— письмо-подтверждение (letter of confirmation);

— письмо-благодарность (letter of gratitude);

— письмо-извинение (letter of apology);

— письмо-приглашение (invitation letter);

— письмо о подготовке деловой поездки (letter concerning arrangement of a business trip);

— письмо-поздравление (congratulation letter);

— письмо-жалоба (letter of complaint).

Письма, касающиеся отдельных аспектов деловых отношений между партнерами, можно разделить по следующим катего­риям:

— запрос (enquiry);

— предложение (offer);

— заказ (order);

— письма относительно согласования и выполнения усло­вий контракта.

В заключительном абзаце автор письма подводит итог сказанному, выражает свои намерения по поводу предмет переписки или говорит о том, каких действий он ждет от адресата письма. В этом абзаце могут быть использованы следующие выражения:

We look forward to trading with von to the mutual benefit of our companies ...	С интересом ожидаем развития торговли с Вами к взаимной выгоде обеих сторон ...
We hope to establish business relations with your company...	Надеемся установить с Вашей фирмой деловые отношения ...
We look forward to hearing from you soon ...	С нетерпением ожидаем Вашего ответа в ближайшем будущем ...
We would be grateful to you ...	Мы будем Вам благодарны ...
	Мы будем Вам признательны ...

Подпись

Собственноручная подпись автора ставится под заключитель­ной формулой вежливости, двумя строками ниже. Под ней печа­тается имя автора письма и его должность. Расположение заклю­чительной формулы вежливости и подписи соответствует выб­ранному стилю оформления.

Пример 1

Yours sincerely

(подпись)

М. Green, HR Officer

Пример 2

Yours faithfully,

(подпись)

L. Mitch,

Acting General Manager

Приложения

Если к письму прилагаются какие-либо материалы, то на них делается ссылка в конце письма. Слово Enclosure (или сокращен­но Enc./Encl.) печатается в левом нижнем углу страницы под подписью автора письма. Например:

Enc: Invoice — 3 copies

Insurance Policy — 6 pages