4. Деловое письмо

Любое деловое письмо включает следующие составные части, расположенные в определенном порядке:

- Данные об отправителе, часто называемые «шапкой» письма: имя отправителя (в личном деловом письме) или название фирмы, почтовый адрес, номер телефона, факса, телекса, адрес электронной почты в Интернете.

- Дата письма.

- Внутренний адрес (название и почтовый адрес получателя письма).

- Вступительное обращение.

- Заголовок письма.

- Текст письма.

- Заключительная формула вежливости.

- Подпись отправителя.

Пример 1

Corona Ltd 5 Kings Drive, Derby, England tel. 695403; fax 6954589 United Processing Machines Ltd, 20 May, 2010 181 South Road, Dublin, Ireland Subject: processing machines Dear Sirs, We are interested in the processing machines manufactured by your company and advertised in the latest issue of "Consumer". Please send us your latest catalogues and price lists for the latest models. We would be much obliged. We are looking forward to hearing from you soon. Yours faithfully, James Brown, Marketing Manager

Пример 2

UNITED PROCESSING MACHINES LTD 181 South Road, Dublin, Ireland tel. 1234567; 8945432 Mr A. Ramos, Marketing Manager 27 May 2010 Corona Ltd 5 Kings Drive, Derby, England Subject: processing machines Dear Mr Brown Thank you for your letter of 20 May 2010. I have pleasure in sending you our latest catalogue and a price list for the whole range of processing machines manufactured by our company. I look forward to hearing from you soon. Yours sincerely Ken Lane, Marketing Manager Enc: catalogue

Данные об отправителе

Если для делового письма используется бланк компании, отпе­чатанный типографским способом, то данные о компании-отпра­вителе уже указаны в нем. Если же у компании нет такого бланка, то название и все необходимые сведения (адрес, телефон, факс, адрес в Интернете) располагаются вверху страни­цы.

Дата письма

Дата располагается в верхнем правом углу на уровне первой строки внутреннего адреса. Лучше писать название месяца слова­ми, а не цифрами, поскольку порядок цифровых обозначений чисел и названий месяцев в Великобритании и в США не со­впадает. Например: 12.02.10 в Великобритании прочитают как 12 февраля 2010 года, а в США — 2 декабря 2010 года.

Внутренний адрес

Внутренний адрес или адрес компании-адресата располагается в левом углу непосредственно от края левого поля. В зависимости от того, кому вы адресуете письмо, первая строка внутреннего адреса будет содержать разную ин­формацию:

а) название компании, если вы адресуете письмо непосред­ственно компании:

White & Co. Ltd, 33 Kingsdrive, London, England

б) можно указать должность секретаря, если вы не знаете, кто непосредственно занимается в компании интересую­щим вас вопросом. В этом случае письмо попадет в секре­тариат компании и затем будет передано по назначению:

The Secretary

White and Co. Inc,

1556 Sweet Avenue,

New-York, USA

в) письмо может быть направлено определенному должност­ному лицу:

The Manager

Black & White Co

12 High Street,

Detroit, Michigan,

43217 USA

Если вы знаете его фамилию, то лучше указать фа­милию и должность. Эти данные располагают на одной строке.

Например: Mr J. Rocks, Manager.

Почтовый адрес компании располагается в определенном порядке: первая строка — номер дома, название улицы; вторая строка — название города и его почтовый индекс (в США еще и название штата); следующая строка — название страны (полное или аббревиатура).

Если вы хотите, чтобы ваше письмо было передано опреде­ленному сотруднику компании, то его можно направить на ад­рес компании, а строкой ниже внутреннего адреса указать «Вни­манию г-на...» — Attention (of); Attn (of):

Huston Hightech Inc.

60, Broad Ave.

Chicago, Illinois

USA

Attention of Mr Brown

Оформление конверта

При оформлении конверта, как и при составлении письма, рекомендуется следовать некоторым правилам, что обеспечит надежную доставку вашей корреспонденции.

1) В левом верхнем углу печатается адрес отправителя. Последо­вательность расположения информации об отправителе со­впадает с расположением его внутреннего адреса. Например:

Huston Hightech Inc.

60, Broad Ave.

Chicago, Illinois 46318

USA

2) В правом верхнем углу помещается марка или штамп, за­меняющий марку.

Под маркой или штампом час­то указывается вид отправки, и доставки, особенности содержания вложенной корреспонденции. Для этого ис­пользуются следующие выражения:

Air Mail	АВИА
Express	Срочная доставка
Express Delivery
Urgent
Registered	Заказное
Post Restant	До востребования
To Be Called For
If Not Delivered Please Return	Просьба вернуть письмо в случае невозможности доставки
Private	Личное
Personal
Confidential	Конфиденциально
Strictly Confidential	Строго конфиденциально
Private and Confidential	Личное и конфиденциальное

3) Адрес получателя письма располагается в центре конверта с двумя интервалами между строками. Составные части ад­реса аналогичны составным частям его внутреннего адреса. В зависимости от того, на чье имя на­правлено письмо, на первой строке будет располагаться или название компании, или фамилия адресата, или должность адресата. Если указаны и фамилия, и должность, то на пер­вой строке будет указана фамилия, а на второй — долж­ность. На следующей строке указывается номер/наименова­ние дома и улицы. Строкой ниже — название города и пол­ное или сокращенное название графства (штата/провинции). Последней строкой указывается название страны. Почтовый индекс может быть указан после названия графства (штата/ провинции) или после названия страны. Например:

Вариант 1

Mr Smith

Chief Accountant

Overseas Development Company

Abercrombie House Eagle Road

Glasgow G57 8 EA

Great Britain

Вариант 2

Middle East Refinery

РОВ 22170

Manama

Bahrain

В варианте 2 показано, что в адресе может быть указан только ящик получателя письма. В этом случае используется аббревиатура «РОВ» или «РО Box».

Пример оформления конверта

The Secretary White & Black Group 28 Forest St Brussels Belgium Mr John Brown Director Prenatt Company 320 Seventh Avenue, Orlando, FL 32 456 STAMP AIR MAIL PERSONAL

EXERCISES Exercise 1. Расположите части делового письма в правильном порядке FOOD MACHINES

ВАРИАНТЫ ОТВЕТОВ: 1) Dear Mr Sawyer, 2) 6 Pine Estate, Bedford Road, Bristol, UB28 12BP Telephone 9036 174369  Fax 9036 36924 6 August 2005 3) Thank you for your letter. I am afraid that we have a problem with your order. Unfortunately, the manufacturers of the part you wish to order have advised us that they cannot supply it until November. Would you prefer us to supply a substitute, or would you rather wait until the original parts are again available? 4) James Sawyer, Sales Manager, Electro Ltd, Perry Road Estate, Oxbridge UN54 42KF. 5) I look forward to hearing from you. Yours sincerely, Simon Tramp Sales Manager

Exercise 2. Соотнесите информацию под определенным номером на конверте с тем, что она обозначает.

ВАРИАНТЫ ОТВЕТОВ: A)  the street name in the mailing address    B)  the town the letter comes from C)  the ZIP Code in the mailing address    D)  the addressee E)  the ZIP Code in the return address    F)  the addressee’s company name