2.7. Бизнес-процесс продаж
Рассмотрим процесс ведения делопроизводства отдела продаж, рекламы и деловой переписки. Он похож на процесс снабжения:
1) подготовка и рассылка каталогов, прайс-листов, коммерческих предложений потенциальным клиентам;
2) сбор, обобщение и анализ данных о потенциальных клиентах (ведение картотек и их обработка);
3) разработка плана продаж на предстоящий период в соответствии с задачами фирмы, основанных на анализе данных о потенциальных клиентах;
4) подготовка и рассылка предложений на поставку в соответствии с планом продаж;
5) оформление договоров (контрактов) на поставку товаров (услуг), согласование их с клиентами и заключение (подписание);
6) осуществление контроля над соблюдением сроков и условий поставки в соответствии с заключенным договором;
7) подготовка товарно-транспортных накладных и оформление отправки товаров (услуг);
8) обработка рекламаций по договорам, реализованным с нарушениями по качеству, количеству и виду товара.
Обработка заказов за наличный расчет. Рассмотрим эту работу на примере оформления заказа клиента.
1) Заказ от клиента поступает в менеджмент-центр, который изучает суть заказа и передает его для обработки в отдел продаж.
2) Отдел продажи подает заявку на склад.
3) Если на складе имеются все желаемые товары, то в отдел продаж поступают накладные на получение товара со склада.
4) После этого выписывается счет.
5) Клиент оплачивает сумму, указанную в счете, в кассу и получает корешок приходного кассового ордера, что является подтверждением оплаты счета.
6) Покупатель получает накладные на товар.
7) По накладным получает товар.
2.8. Управление запасами
Правильное управление запасами является основой успешной работы большинства предприятий. На уровне предприятия запасы относятся к числу объектов, требующих больших капиталовложений.
Товарно-материальные запасы всегда считались фактором, обеспечивающим безопасность системы материально-технического снабжения, ее гибкого функционирования, и является своего рода страховкой.
Существует 3 вида товарно-материальных запасов:
1) сырьевые материалы (в том числе комплектующие изделия и топливо);
2) товары, находящиеся на стадии изготовления;
3) готовая продукция.
При наличии дефицита запасов существует 3 вида возможных последующих издержек:
1) издержки в связи с невыполнением заказов (задержкой с отправкой заказанного товара) – дополнительные затраты на продвижение и отправку того заказа, который нельзя выполнить за счет имеющихся запасов.
2) издержки в связи с потерей сбыта – в случаях, когда постоянный заказчик обращается за данной покупкой в другую фирму.
3) Издержки в связи с потерей заказчика – в случаях, когда отсутствие запасов оборачивается не только потерей той или иной торговой сделки, но и тем, что заказчик начинает постоянно искать другие источники снабжения.
Запасы сырья, материалов, комплектующих и готовой продукции представляют собой материальные ценности, ожидающие производственного или личного потребления.
2.8.1. Виды запасов
В качестве критериев классификации запасов можно выбрать три признака движения материальных потоков:
пространство (или место нахождения);
время;
функцию запаса.
По месту нахождения все запасы (совокупные запасы) подразделяются на:
1) производственные запасы (формируются в организациях-потребителях);
2) товарные запасы (находятся у организаций-изготовителей на складах готовой продукции, а также в каналах сферы обращения).
По используемой функции производственные и товарные запасы можно разбить на:
1) текущие;
2) подготовительные;
3) страховые (гарантийные);
4) сезонные;
5) переходящие.
Текущие запасы обеспечивают непрерывность снабжения производственного процесса между двумя поставками, а также организаций торговли и потребителей. Текущие запасы составляют основную часть производственных и товарных запасов. Их величина постоянно меняется.
Подготовительные запасы (или буферные запасы) выделяются из производственных запасов при необходимости дополнительной их подготовки перед использованием в производстве (например, сушка леса). Подготовительные запасы товаров и средств производства формируются в случае необходимости подготовить материальные ресурсы к отпуску потребителю.
Гарантийные запасы (или страховые запасы) предназначены для непрерывного снабжения потребителя в случае непредвиденных обстоятельств, а именно, отклонений в периодичности и величине партий поставок от запланированных, изменений интенсивности потребления, задержек поставок в пути. В отличие от текущих запасов размер гарантийных поставок – величина постоянная. При нормальных условиях работы эти запасы неприкосновенны.
Сезонные запасы образуются при сезонном характере производства продуктов, их потребления или транспортировки. Сезонные запасы должны обеспечить нормальную работу организации во время сезонного перерыва в производстве, потребления или в транспортировке продукции.
Переходящие запасы – это остатки материальных ресурсов на конец отчетного периода. Они предназначаются для обеспечения непрерывности производства и потребления в отчетном и следующем за отчетным периоде до очередной поставки.
Классификация по времени позволяет выделить различные количественные уровни запасов. Их соотношение показано на рисунке ниже.
Рисунок 30. Классификация запасов по времени
Максимальный желательный запас определяет уровень запаса, экономически целесообразный в данной системе управления запасами. Этот уровень может превышаться. В различных системах управления максимальный желательный запас используется как ориентир при расчете объема заказов.
Пороговый уровень запаса используется для определения момента времени выдачи очередного заказа.
Текущий запас соответствует уровню запаса в любой момент учета. Он может совпадать с максимальным желательным запасом, пороговым уровнем или гарантийным запасом.
Гарантийный запас (или страховой запас) аналогичен гарантийному запасу в классификации по исполняемой функции и предназначен для непрерывного снабжения потребителя в случае непредвиденных обстоятельств.
Замечание.
Можно выделить неликвидные запасы – длительно неиспользуемые производственные и товарные запасы. Они образуются вследствие ухудшения качества товаров во время хранения или морального износа.