Рекомендации по выбору автоматизированной системы учета и анализа труда и заработной платы.

Функция

«Зарплата»

(фирма «Инсофт»)

Программа

«1С: Зарплата и кадры»

Программа

«АиТ:\ Зарплата»

Ведение справочников

В программе ведется большое количество справочников, в том числе списки бухгалтерских сче­тов, шифров производственных заказов, категорий работающих, подразделений.

Большую гибкость программе придает возможность редактирования справочника начислений и удержаний. Можно создавать новые виды начислений и удержаний, а также изменять описания уже существующих.

В программе ведутся справочники сотрудников, должностей, категорий, видов налогов, подразделений. При необходимости, с помощью программы можно вести штатное расписание. Справочники доступны для редактирования и пополнения в любой момент.

В программе ведутся справочники категорий, должностей, графиков работ и другие. У справочника подразделений есть одни существенные недостатки – структурные подразделения не могут включать в себя другие, более мелкие подразделения. Сведения о сотрудниках сосредоточены в специальных карточках.

Учет рабочего времени

Программа позволяет учитывать отработанное время путем заполнения индивидуальных карточек, в которых отражаются сводные данные табельного учета. В карточку можно внести сведения о таких видах рабочего времени, как основная работа, совмещение, работа вечером, ночью, в выходные и праздничные дни, всевозможные отпуска, командировки, выполнение государственных обязанностей и прочее (более 30 видов, причем список можно пополнить самостоятельно). Каждый вид рабочего времени отражается отдельной строкой, с указанием дней и часов за месяц.

Также можно указать, в каком подразделении это время было отработано, что позволяет учитывать перевод сотрудника из одного подразделения в другое в середине месяца и работу по совместительству в нескольких подразделениях.

Если размер заработной платы сотрудника исчисляется исходя из его должностного оклада, то программа позволяет вести записи в сводных табелях автоматически. Оклады сотрудников задаются в их личных карточках, где может быть указана либо непосредственно сумма оклада, либо разряд единой тарифной сетки. В последнем случае при изменении тарифных ставок оклады будут меняться автоматически. Программа «помнит» историю изменения окладов. При ручном вводе информации в сводные табели, есть возможность сделать одинаковые записи сразу нескольким работникам.

В программу можно вводить информацию из индивидуальных нарядов. Для работы с бригадными нарядами потребуется приобрести отдельный дополнительный модуль.

В программе не предусмотрено ведение табелей рабочего времени как таковых. При повременной форме оплаты труда каждому сотруднику назначается один из графиков работы. Графики могут соответствовать односменным и многосменным режимам работы с различной продолжительностью рабочего дня, числом рабочих дней в неделе и т. д. Все события, приводящие к отклонению от номинального графика работы, увольнение сотрудника, уход в отпуск, учитываются путем заполнения соответствующих форм.

Перевод работника на другую работу, изменение оклада и графика работы также оформляются в программе специальным документом, после чего автоматически учитываются при расчете зарплаты. Есть возможность осуществить пропорциональное изменение окладов всем сотрудникам.

При сдельной либо сдельно-премиальной системе оплаты труда рабочих, расчет заработка осуществляется по документам о выработке. В программе предусмотрено использование как сдельных нарядов для оплаты труда одного работника, так и бригадных нарядов, которые могут учитываться с учетом КТУ

Помимо прочего, в программе предусмотрен учет работы по внутреннему совместительству и договорам подряда. Эти договора могут заключаться как с сотрудниками предприятия, так и с посторонними лицами, в том числе и на длительный срок с ежемесячными выплатами.

Программа «АиТ:\ Зарплата» построена несколько иначе, чем другие программы. Она строится

вокруг так называемой «карточки начислений». В нее заносятся все виды начислений, с указанием отработанных часов, дней или уже готовых денежных сумм. Каким образом на основании дней и часов программа будет производить расчет сумм начислений, что определяется специальными формулами, которые пользователь может изменять. Эти итоговые суммы в карточке не показываются. Для любого начисления можно указать, что оно должно присутствовать в карточке постоянно. В программе можно задать несколько рабочих графиков. Основное рабочее время сотрудника, труд которого оплачивается повременно, в начале месяца будет проставляться автоматически в соответствии с предполагаемым графиком его работы. Возможен ввод одинаковых начислений сразу для нескольких работников, списком.

В самой программе «АиТ:\ 3apплата» нет средств для ведения табельного учета. Это можно сделать только с помощью специального модуля «Табель», который необходимо приобретать отдельно.

Отпуска и больничные

При вводе данных о больничных листах работников достаточно указать даты их открытия и закрытия. Можно уточнить вид нетрудоспособности: по уходу за ребенком, производственная травма, профзаболевание и т.д. Аналогичным образом учитываются и отпуска, донорские дни, прогулы и прочие отклонения от нормального режима работы. Удобно, что программа сможет сама скорректировать основное рабочее время, как только были введены сведения об отклонениях. При этом учитывается график работы конкретного сотрудника.

Для ввода в программу информации о больничных листах сотрудников необходимо заполнить соответствующую форму. В ней указываются даты открытия и закрытия больничного листа, а также причина нетрудоспособности: общее заболевание, производственная травма, отпуск по уходу за детьми и прочее. Средний заработок при расчете больничного листа может исчисляться по текущему месяцу или двум предыдущим.

Отпуска также учитываются путем заполнения специальной формы, в которой нужно указать даты начала и конца отпуска и его тип: очередной, за свой счет или учебный.

Помимо болезней и отпусков может быть учтено отсутствие на работе по причине отгулов, прогулов и вынужденных простоев. Для сдельщиков может быть учтено время, оплачиваемое им по среднему заработку: вызовы в военкоматы, донорские дни, командировки и пр.

Начисления по оплате боль­ничных листов заносятся в карточку начислений. Для того, чтобы программа рассчитала сумму, необходимо указать число дней болезни. Ввод дат открытия и закрытия больничного листа. не предусмотрен.. Аналогичным образом оплачивается и отпуск. Данные об отпусках могут автоматически браться из программы «АиТ:\Кадровый учет».

Существенным отличием программы «АиТ:\Зарплата» от других является то, что после ввода данных о больничном или отпуске основное рабочее время в карточке начислений пропорционально не уменьшается. Его нужно корректировать вручную.

Постоянные начисления и удержания

Для конкретного сотрудника можно составить список постоянных начислении и удержании с указанием периода действия. Можно непосредственно указать сумму, хотя программа может и сама рассчитать ее по правилам, установленным для данного начисления или удержания, с учетом указанных параметров.

При этом предусмотрены следующие виды начислений: доплаты за выслугу лет, должность, вредные условия труда, интенсивность труда, ежемесячные премии, пособия на детей, районные и северные надбавки, дотации на питание и многое другое.

Среди заранее предусмотренных видов удержаний - алименты, возврат кредитов, выплаты по исполнительным листам и ряд других.

Сильной стороной программы является то, что новые виды начислений и удержаний можно создавать самостоятельно, хотя и придется потратить существенное время на то, чтобы разобраться в правилах их описания.

Существует возможность сделать то или иное начисление сразу всем сотрудникам предприятия. Если некоторых работников оно не касается, то эту информацию нужно будет убрать из личных списков постоянных начислений.

В личной карточке сотрудника указывается размер постоянной ежемесячной премии в процентах от основного заработка, а также делается отметка, нужно ли взимать с работника профсоюзные взносы.

Работникам предприятия могут выплачиваться компенсации за детей, районные и северные надбавки. Возможна установка дотаций на проезд и питание.

Кроме того, возможно введение произвольных доплат и надбавок. Их размер указывается либо в виде суммы, либо в виде процента. Для сотрудников могут устанавливаться надбавки за выслугу лет, вредные условия труда, секретность, интенсивность труда и некоторые другие.

Программа может автоматически удерживать алименты, перечисления в банки, суммы в счет возврата выданных сотруднику ссуд, выплаты по исполнительным листам

Сведения о некоторых постоянных удержаниях вносятся в лицевые карточки сотрудников.

Предусмотрены следующие виды удержаний: оплата страховых полисов, возврат ссуд и кредитов, алименты, выплаты по исполнительным листам судов. Кроме того, с сотрудника могут взиматься профсоюзные взносы.

Любые другие начисления и удержания можно вручную внести в карточку начислений и придать им статус постоянных.

Разовые начисления и удержания

Программа позволяет составлять списки работников, которым должна быть начислена премия. Премия для каждого сотрудника может быть задана в виде суммы или процентом. Работников можно включать в список целыми подразделениями. Предусмотрены различные виды премий: квартальная, годовая, премия, связанная с юбилейной датой, и иные. Помимо премий, списком можно делать и другие начисления, такие как выдача призов, подарков, ссуд, материальной помощи и пр.

Для каждого работника доступен электронный аналог расчетного листа. В нем можно произвести любые изменения, которые бухгалтер сочтет нужными, в том числе добавить дополнительные начисления и удержания. После этого можно произвести перерасчет. Какие начисления и удержания следует рассчитать заново, бухгалтер решает самостоятельно.

Предусмотрена выплата следующих видов разовых премий: премия из фонда материальной помощи, месячная, квартальная и единовременная. Получателей премии можно ввести списком. Размер премии можно задавать в виде суммы или указывать процент премиальных. При составлении списка получателей премий можно сразу включить в список фамилии всех сотрудников определенного подразделения.

Есть возможность учесть приказы руководства предприятия о полном или частичном лишении отдельных работников регулярной премии.

Программа позволяет учитывать наличие у сотрудников акций предприятия и выплачивать им дивиденды в соответствии

Помимо этого можно вводить начисления, указывая их суммы. Предусмотрены многие виды начислений: материальная помощь, различные виды авторского вознаграждения, призы, подарки и пр.

Один из принципов построения программы заключается в том, чтобы обеспечить минимальное вмешательство расчетчика в процесс расчета заработной платы. Хотя изменить вручную суммы начислений и удержаний в электронном аналоге расчетного листка можно, но нельзя произвольным образом добавить туда новые начисления или удержания.

Предполагается, что изменения нужно делать в первичных документах. Такой подход уменьшает количество ошибок пользователя, но может оказаться неудобным в ситуации, когда исправления нужно внести срочно и разбираться в причинах отклонения результатов от правильных некогда. Кроме того, это затрудняет обработку информации при различных внештатных ситуациях.

Для того, чтобы сотруднику была начислена разовая премия, необходимо добавить соответствующее начисление в карточку. Как уже упоминалось, начисления можно делать списком - сразу многим работникам.

В карточку начислений можно проставить любое начисление или удержание. Если его нет – справочник можно расширить. Сделать это легче, чем в других программах.

Расчет налогов

Программа позволяет указать суммарный размер льгот, предоставляемых сотруднику в связи с наличием у него детей, участием в ликвидации последствий аварии на Чернобыльской АЭС, участием в войнах и т.д. При помощи специальных начислений можно ввести в программу расходы работника, учитываемые при исчислении подоходного налога, такие, как покупка жилья.

При расчете подоходного налога учитываются разнообразные льготы по его уплате, которыми обладает работник. Предусмотрены следующие виды вычетов: для инвалидов и участников войн, для афганцев, с сумм, потраченных на благотворительность и на жилье, на содержание иждивенцев. Так как Инструкция Госналогслужбы России по применению Закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц», постоянно подвергается изменениям, то авторы программы предоставили пользователю возможность самому изменять размеры и базу вычетов, а также пополнять их список.

Также можно вносить изменения в сетку ставок подоходного налога.

При регистрации договоров подряда с частными предпринимателями, адвокатами и нотариусами, можно указать, что с сумм, выплачиваемых по этому договору, не должны взиматься подоходный налог и отчисления во внебюджетные фонды.

Помимо налогов на отдельных сотрудников программа позволяет рассчитывать налоги на фонд оплаты труда всего предприятия. К таким налогам относятся отчисления в Пенсионный фонд, фонды обязательного медицинского страхования, и некоторые другие. Власти регионов имеют право вводить дополнительные налоги в местный бюджет. Для многих из них налогооблагаемой базой служит фонд оплаты труда. Поэтому разработчики предусмотрели спе­циальный справочник «Налоги с предприятия», который пользо­ватель может легко пополнить.

Программа позволяет в лице­вой карточке сотрудника заполнить список положенных ему льгот, в том числе указать суммы, потраченные им на приобретение жилья. Там же определяется, нужно ли вообще взимать подоходный налог с этого работника.

Печать форм учета

Программа формирует и печатает платежные ведомости, расчетные листы, лицевые счета, межрасчетные ведомости, платежные поручения, налоговые карточки. Всего можно составить более тридцати разных форм и отчетов. Однако просматривать их, не распечатывая на принтере, неудобно. Если документ не помещается на экране целиком, и вы его «прокрутите» вниз, то уже нельзя будет вернуться к началу документа. Интересная возможность связана с составлением некоторых отчетных форм за прошлые годы, например справки о доходах работника. Они автоматически оформляются по правилам, действовавшим в соответствующие периоды времени.

Программа может сформировать платежные ведомости, расчетные листы, лицевые счета, межрасчетные ведомости, платежные поручения, налоговые карточки и пр. Отчеты в налоговую инспекцию и Пенсионный фонд могут оформляться как по текущим правилам, так и по правилам, действовавшим раньше.

Программа формирует весь стандартный комплект форм: платежные ведомости, расчетные листы, лицевые счета, межрасчетные ведомости, платежные поручения, налоговые карточки и пр. Их внешний вид можно дорабатывать.

Контроль выдачи денежных сумм

Предусмотрена возможность контроля выдачи денежных сумм в соответствии с ведомостями и при необходимости их депонирования, а также можно осуществлять выплаты с депонента. Кроме того, зарплату сотрудника можно перечислять на банковский счет.

При составлении платежных ведомостей сумму к выдаче можно округлять. Порядок округления бухгалтер может выбрать сам – от десятков копеек до десятков тысяч рублей. Денежные суммы можно депонировать, а впоследствии выплачивать.

Заработная плата, может не выплачиваться на руки сотрудникам, а полностью или частично перечисляться на банковские сче­та. Программа печатает соответствующие платежные поручения

Деньги могут пе­речисляться на банковские счета, причем перечислять можно либо конкретные суммы, либо определенный процент заработной платы, а также и всю ее целиком.

Для того, чтобы заработная плата сотрудника была депонирована, в лицевой карточке необходимо указать, что выплаты должны направляться на депонент, а затем произвести перерасчет

Анализ заработной платы по празличным признаку

Программа позволяет формировать бухгалтерские проводки. Суммы могут быть разбиты по аналитическим субсчетам, соответствующим конкретным работникам или видам начислений. Кроме того, возможно разбиение по видам затрат и шифрам производственных заказов.

По результатам расчета заработной платы программа может формировать бухгалтерские проводки в формате программы «1С: Бухгалтерия». Средства для анализа распределения заработной платы по объектам затрат не предусмотрены. Нет и возможности формировать различные отчеты аналитического характера – своды по видам начислений, подразделениям и пр.

«АиТ:\ Зарплата» может формировать проводки для последующего использования в программах «1С: Бухгалтерия», «Турбо Бухгалтер», «Инфо-Бухгалтер», «СуперМенеджер».

Помимо этого с помощью программы можно построить ряд аналитических отчетов по начислениям и удержаниям – своды по затратам, должностям, подразделениям и пр.

Отчетность в электронной форме

Программа «Зарплата» фирмы «Инфософт» может формировать отчетность в Пенсионный фонд РФ и Госналогслужбу России.

Возможна передача анкет и индивидуальных сведений по начислениям в Пенсионный фонд РФ. В электронной форме может быть предоставлен отчет в ГНИ о доходах физических лиц.

Программа может сформировать отчетность в Пенсионный фонд РФ и в ГНИ в соответствии с их требованиями к форме представления таких данных в электронном виде.