Тема 6.3. Автоматизация учета и анализа труда и заработной платы

Общая характеристика комплекса задач - расчеты с персоналом по оплате труда.

Расчеты с персоналом по оплате труда являются одним из наиболее благопри­ятных для автоматизации направлений работы. Это объясняется большим количеством первичных документов, необходимостью выполнения трудоемких расчетов и группировки данных по различным аналитическим признакам (фамилиям работающих, цехам, предприятию и др.). Эффективно организованный автоматизированный учет и анализ труда и заработной платы (учет труда и заработной платы - УТЗП) призван содействовать повышению производительности труда, улуч­шению использования рабочего времени, снижению себестоимости продукции.

Предпосылкой, обеспечивающей высокую эффективность использования компьютерных технологий, является централизация сводных расчетов, применение унифицированных и типовых форм первичной документации, системы классификаторов учетных номенклатур.

Автоматизация в данном случае обеспечивает освобождение персонала от трудоемких вычислительных работ, повышение качества расчетов, сокращение сроков подготовки данных. Накопленный опыт автоматизированной обработки информации по оплате труда позволяет выделить следующие взаимосвязанные комплексы задач, которые можно решать с использованием персональных компьютеров:

1. Учет отработанного времени и неявок на работу.

2. Учет и контроль выработки и заработной платы рабочих-сдельщиков.

3. Начисление сдельной и повременной оплаты труда, а также доплат, надбавок и премий.

4. Расчеты различных видов удержаний из заработной платы.

5. Учет депонированной заработной платы.

6. Составление сводок распределения заработной платы по различным группировочным признакам.

7. Расчет налогооблагаемой базы с фонда оплаты труда (ФОТ).

8. Анализ труда и заработной платы (в разрезе категорий и видов оплаты; удержаний и начислений - по видам и шифрам производственных затрат; по категориям и профессиям, подразделениям и т.п.).

9. Формирование отчетности по труду и заработной плате.

Учет отработанного времени и неявок ведется в табеле учета рабочего времени и является основанием для начисления различных видов оплаты. Можно автоматизировать этот процесс путем создания АРМ для работника, ведущего табельный учет (АРМ ТУ) - задача 1. Это обеспечивает, помимо автоматизации ру­тинной работы, получение данных для расчета различных видов оплаты (повременная оплата, оплата ночных и вечерних часов и др.). Обычно учет и контроль выработки и оплаты труда ведется работниками цехов, поэтому в ус­ловиях комплексной автоматизации целесообразно разместить персональные компьютеры в цехах и создать АРМ по учету и обработке информации о рабочих-сдельщиках (АРМ УСЗП) - задача 2. Итоговые данные и сведения о начисленной зарплате по рабочим-сдельщикам используются как исходная информация в последующих задачах.

Обработка информации по задачам 3-7 осуществляется, как правило, в расчетной группе бухгалтерии. Здесь используется комплексный АРМ бухгалтера-расчетчика по расчетам с персоналом по оплате труда (АРМ УТЗП), информационно связанный с упомянутым выше АРМ. Расчет налогооблагаемой базы с фонда оплаты труда (ФОТ) обеспечивает формирование проводок для ведения сводного аналитического и синтетического учета, а также расчет налогов с ФОТ (задача 7). Комплекс аналитических задач по труду и заработной плате решается на уровне АРМ бухгалтера по учету затрат на производство, экономиста по анализу труда и заработной платы, АРМ аудита и контроллинга труда, АРМ сводного учета, анализа и отчетности по труду и заработной плате.

Таким образом, для решения всего комплекса задач по расчетам с персоналом по оплате труда создается единая информационная система. Центральное место в нем занимает АРМ УТЗП, по­скольку он обеспечивает автоматизацию наиболее трудоемких расчетов по оплате труда.

Рис. 6.4. Информационная система учета и анализа труда и заработной платы

В начале каждого месяца по каналам связи в структурные подразделения из АРМ УТЗП в АРМ ТУ передается электронный бланк табеля, включающий список работающих в данном подразделении, который поступает в АРМ УТЗП из АРМ по учету личного состава предприятия, функционирующего в отделе кадров. Табельщик ежедневно в течение месяца отмечает неявки. На осно­вании этих данных в конце месяца в АРМ ТУ формируется электронный табель и печатается бумажный до­кумент, который затем подписывают руководитель и бухгалтер структурного подразделения. Ежемесячно в АРМ УТЗП может передаваться фонд оплаты труда за отчетный период, который отражает долю производ­ственных и прочих подразделений в общем доходе предприятия.

По окончании отчетного месяца, в бухгалтерию поступает электронный и бумажный табели. Расчетчик осуществляет проверку, после чего производится передача данных в АРМ УТЗП. Автоматизированные ре­шения позволяют свести к минимуму дублирование технологических операций по данному участку учета, поскольку табель учета рабочего времени ведется в электронном виде в структурных подразделениях и пре­доставляется в бухгалтерию, где бухгалтер-расчетчик уже не вводит в АРМ УТЗП ту же самую информа­цию, а лишь осуществляет контроль правильности переданных ему данных.

В межрасчетный период выполняются расчеты по оплате листков нетрудоспособности, отпусков и дру­гих текущих выплат и удержаний. При необходимости бухгалтер мо­жет напечатать платежную ведомость или расходные кассовые ордера.

Расчет заработной платы осуществляется выборочно по подразделениям или в целом по предприятию, после чего формируются журналы контрольных чисел, и проверяется правильность распределения ФОТ по подразделениям. Выполняются расчеты отпусков, больничных и других разовых начислений, а также производится проверка удержаний и корректировка уже сделанных расчетов. Пользователю предоставлена возмож­ность работать с конкретным лицевым счетом сотрудника.

После расчета заработной платы и его полной проверки, бухгалтер-расчетчик осуществляет печать пла­тежных ведомостей, расчетных листков и другой отчетности. Заключительным этапом является формирова­ние и печать сводной отчетности, расчет и печать налогов с ФОТ, формирование и передача бухгалтерских проводок в АРМ учета затрат на производство.

Изменение трудовых отношений между работодателем и работниками между администрацией и работающими затрагивает принципы организации и оплаты труда, а значит требуют внесения изменений в систему организации оплаты труда, в том числе в учет труда и заработной платы. Постоянные изменения в налогообложении юридических и физических лиц (налоги с ФОТ, подоходный налог), изменение алгорит­мов расчета начислений и удержаний, налогового законодательства, форм отчетности, порядка выплат го­сударственных пособий затрудняют решение этих вопросов без применения компьютерной обработки дан­ных.

В условиях рыночной экономики на качественно новый уровень выдвигаются проблемы по­вышения стимулирующей функции заработной платы. В ходе обследования предприятия и анализа его экономико-информационной среды часто выявляется, что существующая система оплаты труда не соответствует современным требованиям управления, вследст­вие чего при разработке комплекса автоматизированных рабочих мест (АРМ) по учету труда и заработной платы (УТЗП) целесообразно вначале усовершенствовать существующую систему стимулирования труда.