Информационные системы в экономике В 2-х ч. Ч. 1. Методология - Карминский A.M., Черников Б.В

тратам. Это делается не только для того, чтобы клиенты получили комплексное решение, но главным образом для предоставления воз­ можности создания систем корпоративного взаимодействия на базе электронного документооборота с использованием Интернета и Интранета. Внедрение развитой системы управления электронными до­ кументами позволит обеспечить сопровождение целого ряда основ­ ных бизнес-процессов в современной организации (рис. 3.13).

Система управления электронными документами

Рис. 3.13. Обеспечение бизнес-процессов организации

Развитие СУЭД за счет включения в работу дополнительных мо­ дулей позволит расширить ее возможности, обеспечивая следующие процессы:

•учет и хранение договоров;

•обработку заявок сотрудников;

•подготовку совещаний;

•формирование сводных планов и отчетов;

•планирование мероприятий;

•идентификацию и аутентификацию пользователей;

•поддержку электронной цифровой подписи.

В аспекте централизации информации система управления элек­ тронными документами может содержать несколько баз данных, объ­ единяющих используемые сведения:

•нормативные и юридические документы;

•сканированные оригиналы документов (электронные образы);

•приказы, распоряжения, поручения;

•внутреннюю корреспонденцию и отчеты;

•переписку с клиентами и поставщиками;

•информацию от подразделений.

Архитектура СУЭД включает в себя четыре блока (рис. 3.14).

Рис. 3.14. Архитектура СУЭД

Блок общесистемных словарей должен содержать основные справочные сведения, которые используются сотрудниками органи­ зации. Общесистемные сервисы предназначены для хранения форм документов, а также обеспечения маршрутизации документов при

осуществлении документообмена. Функциональные подсистемы поддерживают основные процессы, протекающие в организации. Электронный архив позволяет сохранять документы для возможно­ сти ретроспективного обращения к ним.

В настоящее время рынок информационных технологий предла­ гает достаточно длинный ряд систем управления электронными до­ кументами. Некоторые из них приведены в табл. 3.1.

3.2.4. Электронный архив образов документов

Едва ли нужно убеждать кого-либо в необходимости хранения документов. Проблемы и технологии хранения документов неодно­ кратно рассматривались различными авторами. Вопросам сохранно­ сти документов посвящена целая наука - архивоведение. Область распространения этой науки достаточно широка: архивы создаются на государственном, ведомственном, муниципальном уровнях, обра­ зуются архивы предприятий и организаций. Только благодаря архи­ вам мы сегодня имеем возможность знакомиться с уникальными до­ кументами, хранящими сведения о "делах давно ушедших дней".

Да, архивы, безусловно, уникальны. Однако тот, кто пытался ра­ зыскать необходимую информацию даже в обыкновенной годовой подшивке газет, может поделиться опытом о весьма и весьма непро­ стой задаче. Во-первых, сама подшивка (даже за один год) довольно объемна, а во-вторых - кто же позволит выносить архивные доку­ менты для спокойной, неторопливой работы с ними. Да и вообще, архивы - не то место, где работать могут все без исключения. Кроме того, архив бумажных документов даже в небольшой организации, постоянно пополняясь, растет довольно быстро, и поэтому рано или поздно возникает дефицит ресурсов хранения. Именно это на сего-

184 Глава 3

дняшний день является причиной существования запасников, в кото­ рых до сих пор находятся значительные объемы документов.

Действенную помощь в решении проблемы могут оказать ин­ формационные технологии. С их помощью организуются электрон­ ные архивы. Термин "электронный архив" не нов. Сегодня уже привычйым стало понимание сотрудниками многих организаций и пред­ приятий необходимости хранить версии электронных документов, которые циркулируют благодаря СУЭД или, как часто еще их име­ нуют, системам электронного документооборота.

В данном случае вроде бы все понятно: создаем электронный до­ кумент и наряду с отправкой адресату сохраняем его конечную версию (а можно и все промежуточные) в базе данных. В системах электрон­ ного документооборота возможно при необходимости и при наличии разрешенного доступа к базе просмотреть документ и использовать нужные данные в последующей работе.

Вот теперь следует вспомнить о еще одном аспекте работы с до­ кументами. Увы, еще не везде в нашем обществе достаточно развиты электронные коммуникации, не все организации используют в своей работе системы электронного документооборота, да и расцвет самого электронного документооборота в нашем государстве, судя по всему, еще впереди. Недаром в Федеральной целевой программе "Элек­ тронная Россия" одним из направлений предусмотрено развитие именно электронного документооборота. А пока еще значительны потоки циркулирующих бумажных документов, которые приходят в организации в единственном экземпляре, но пользоваться ими в по­ вседневной деятельности приходится многим сотрудникам. В качест­ ве примеров подобных документов можно привести следующие:

•договоры;

•проекты;

•нормативные и законодательные акты;

•картотеки различного типа;

•формуляры:

•архивные документы, папки;

•книги, журналы;

•чертежи, техническую документацию;

•рисунки и карты;

•входящую почту;

•микрофотоносители.

Что в этом случае делать? Организовывать очередь пользовате­ лей документов? Хорошо, если желающих поработать с такими до­ кументами окажется немного. А если организация велика и спрос на документ достаточно высок?

Выходом из этой ситуации может служить создание электронного архива образов документов, позволяющее предприятию перейти к современным технологиям хранения и использования документации, обеспечить оперативный поиск, надежное хранение документальных данных и оперативную доступность каждого архивного и входящего документа. После формирования такого электронного архива работа персонала с документами будет осуществляться не с бумажными до­ кументами, а с их электронными копиями. Последовательность эта­ пов создания электронного архива приведена на рис. 3.15.

Сопровождение

Внедрение Ш

Наполнение ^

Интеграция t ^

Оснащение Ш

Рис. 3.15. Структура процесса создания электронного архива

Процесс создания электронного архива начинается с этапа разра­ ботки и проектирования. Успешная реализация замысла в значи­ тельной степени зависит от глубины и добросовестности проведения экспертизы деятельности организации, тщательности разработки

186 Глава 3

проектной документации и полноты учета пожеланий при экспери­ ментальной проверке на стадии пилотного проекта.

В ходе второго этапа проводится оснащение предприятия или ор­ ганизации комплексом архивного хранения в сочетании с модулем текущего ввода документов.

Весьма важное место в переводе предприятия к работе с элек­ тронным архивом занимает интеграция новой системы. В процессе этого этапа должна быть установлена ее связь с работающими систе­ мами управления электронными документами и применяемыми биз­ нес-приложениями. Успешная интеграция и развитие инфраструкту­ ры обеспечат возможность работы с хранимыми документами в уже привычных программных средах, что сократит время внедрения и снизит дискомфорт персонала, достаточно часто сопровождающий внедрение новых технологий.

Непосредственное формирование содержательной части архива проводится на этапе наполнения, где осуществляются сканирование и индексация актуальной части существующего архива. Именно на этом этапе выполняется перевод документов в электронную форму на основе распознавания сканированных текстов. Оцифрованная ин­ формация после этого уже может обрабатываться программными средствами, а индексация полей документов обеспечит возможность проведения последующего поиска необходимых данных. Правиль­ ность отбора данных для индексации позволит в дальнейшем сокра­ тить время поиска.

Этап внедрения включает в себя стадии запуска комплекса и обу­ чения персонала порядку работы с системой.

Немаловажное значение имеет этап сопровоэюдения, на котором осуществляются поддержка и сервисное обслуживание электронного архива. Качество работы системы напрямую зависит от уровня под­ готовки обслуживающего персонала, поэтому к обслуживанию элек­ тронного архива должны привлекаться специально обученные спе­ циалисты.

Структура программно-аппаратного комплекса предприятия с использованием электронного архива приведена на рис. 3.16. Поль­ зователи в процессе работы применяют различные приложения, обеспечивающие обработку информации в соответствии с функцио­ нальными задачами сотрудников предприятия. Помимо работы с те­ кущей информацией очень часто возникает необходимость обраще-

ния к ретроспективным документам, которые хранятся в архиве. Электронный архив обеспечивает связь с рабочими приложениями посредством интерфейса доступа, интегрирующего архив с информа­ ционной системой предприятия.

Начальное наполнение электронного архива проводится в процессе выполнения так называемого залпового ввода, который осуществляет­ ся сразу после оснащения предприятия рассхматриваемой системой.

Электронный архив

Рис. 3.16. Структура программно-аппаратного комплекса предприятия

Всвязи с тем, что электронные архивы устанавливаются намного позже начала деятельности предприятий, существует значительный объем накопившихся бумажных документов. Особенно это характерно для регистрационных, информационных или учетных организаций.

Винтересах сокращения сроков оцифровки существующих мас­ сивов представляется целесообразным привлечение ресурсов сторон­ ней организации, специализирующейся на создании электронных архивов. Такое решение продиктовано еще и тем, что дорогостоящая аппаратура, предназначенная для оцифровки больших массивов до­ кументов, используется один раз, только при первичном наполнении

сение информации по индексным полям, разделение ввода индексной информации по операторам, когда каждый из них будет вносить только какую-то часть информации, а также использование систем­ ных переменных, которые будут автоматически заносить информа­ цию в индексные поля (дата ввода документа, идентификатор опера­ тора и т.д.).

Хранилище данных электронного архива может быть организовано на основе оптимальной комбинации технологий хранения, базирую­ щихся на применении RAID (Redundant Array of Independent Disks - дисковые массивы), ленточных накопителей, использовании различ­ ных (в зависимости от потребностей) компакт-дисков (CD, DVD, МО).

Мировой рынок систем управления документами увеличивается в среднем на 20 - 30% в год и составляет десятки миллиардов долла­ ров, поскольку 80% всей информации продолжает храниться на бу­ мажных носителях. Традиционный архив занимает много места, не­ обходимого для картотек, папок, светокопировальных устройств и тому подобных атрибутов. Кроме того, требуются значительные тру­ дозатраты для сортировки, регистрации и поиска документов, а также для возврата их в архив. К сожалению, далеко не все организации и предприятия могут похвастаться безупречно налаженной работой с документами. При отсутствии должной регламентации нередки слу­ чаи задержек в получении необходимых сведений из-за того, что до­ кумент нужно сначала найти. В худшем случае сотрудник может да­ же не получить необходимую информацию, потому что нужную пап­ ку взял кто-то другой или документ был положен не на свое место после последнего возвращения. В таких ситуациях особенно прояв­ ляются достоинства электронного архива:

•компактность;

•высокая скорость доступа к архивной информации (документ загружается на экран монитора в течение нескольких секунд);

•эффективная маршрутизация документов;

•архивация для всех потребителей и приложений в одной среде;

•возможность параллельной работы с документом нескольких пользователей;

•способность системы отслеживать все изменения, внесенные в документ, и хранить полную историю редакторских правок.

Никто не оспаривает безусловного права на существование тра­ диционных архивов. Однако чрезвычайно высокая скорость развития