3.7.3. Учет расчетов с поставщиками

и подрядчиками и расчетов по претензиям

В соответствии с Планом счетов расчеты с поставщиками и подрядчиками учитываются на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Все операции, связанные с расчетами за приобретенные материальные ценности, принятые работы или потребленные услуги, отражаются на счете 60 независимо от времени оплаты.

Счет 60 кредитуется на стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей, работ, услуг в корреспонденции со счетами учета этих ценностей (либо счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей") или счетов учета соответствующих затрат. В данном случае выбор счета, который должен дебетоваться (10 "Материалы" или 15), зависит от учетной политики организации. За услуги по доставке материальных ценностей (товаров), а также по переработке материалов на стороне записи по кредиту счета 60 производятся в корреспонденции со счетами учета производственных запасов, товаров, затрат на производство и т.п.

Независимо от оценки товарно-материальных ценностей в аналитическом учете счет 60 кредитуется в синтетическом учете согласно расчетным документам поставщика. Если счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления груза, а при приемке на склад поступивших товарно-материальных ценностей обнаружилась их недостача сверх предусмотренных в договоре величин против отфактурованного количества, а также если при проверке счета поставщика или подрядчика (после того, как счет был акцептован) были обнаружены несоответствие цен, обусловленных договором, а также арифметические ошибки, счет 60 кредитуется на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет "Расчеты по претензиям".

Таким образом, в общем случае при проведении расчетов оформляются следующие проводки:

Дебет 10 (15) Кредит 60 - на сумму стоимости материалов, указанную в расчетных документах поставщика. Из текста Инструкции по применению Плана счетов следует, что для оформления такой проводки не требуется фактического поступления материалов на склад покупателя. Необходимым условием является акцепт расчетных документов (но не их поступление);

Дебет 20 "Основное производство" (26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу") Кредит 60 - на сумму стоимости работ или услуг сторонних организаций, используемых при осуществлении уставной деятельности некоммерческой организации или относимых на себестоимость продукции (работ, услуг) при осуществлении предпринимательской деятельности. В данном случае основанием для оформления проводки также является акцепт расчетных документов. Однако в отличие от приобретения материально-производственных запасов практически вряд ли возможна ситуация, когда работы фактически не выполнены, а услуги фактически не оказаны.

Расхождения между стоимостью акцептованных товаров, продукции, работ или услуг и их фактической стоимостью могут выявляться либо до их оплаты, либо после. Вариант, когда расхождения выявляются до акцепта, в бухгалтерском учете не отражается: просто расчетные документы акцептуются на меньшую сумму, о чем извещается поставщик или подрядчик.

Если расхождения выявлены до момента оплаты, то должны быть уменьшены остатки по счетам учета материально-производственных запасов или производственных затрат и одновременно должна быть уменьшена задолженность перед поставщиками и подрядчиками. По нашему мнению, наиболее целесообразным представляется сторнирование соответствующих сумм (но не оформление обратной проводки):

Дебет 10 (41, 20, 23 и т.д.) Кредит 60 (сторно) - на сумму выявленных расхождений.

Недостача приобретенных материалов или товаров может выявляться в момент их фактического поступления. В этом случае следует сделать две проводки: во-первых, привести стоимость приобретенных материалов в соответствие с их фактическим количеством и ценой:

Дебет 10 Кредит 60 (сторно) или Дебет 60 Кредит 10 - на сумму выявленных расхождений;

во-вторых, закрыть образовавшееся дебетовое сальдо по счету 60:

Дебет 76 Кредит 60.

Пример. Организация оплатила материалы на сумму 60 тыс. руб. Фактически при приемке получены материалы на сумму 48 тыс. руб. В бухгалтерском учете оформляются следующие проводки:

при акцепте расчетных документов поставщика:

Дебет 10 Кредит 60 - 60 тыс. руб.;

при оплате материалов:

Дебет 60 Кредит 51 "Расчетные счета" - 60 тыс. руб.;

при фактическом поступлении материалов:

Дебет 60 Кредит 10 - 2 тыс. руб.;

Дебет 76 Кредит 60 - 2 тыс. руб.

Если расхождения выявлены после оплаты и фактического получения материалов, но до того момента, когда стоимость запасов списана на себестоимость продукции (работ, услуг), то уменьшаются соответственно счета учета запасов или производственных затрат и увеличивается задолженность по счету учета расчетов по претензиям:

Дебет 76, субсчет "Расчеты по претензиям", Кредит 10 (20, 23 и т.д.) - на сумму выявленных расхождений.

Предполагается, что недостача материально-производственных запасов выявляется в процессе инвентаризации (выборочной и внеочередной), а расхождения в стоимости принятых работ или услуг - при производстве контрольных обмеров. Расхождения стоимости работ или услуг, выявленные после их оплаты и отнесения на себестоимость продукции (работ, услуг), регулируются тем же порядком, что и расхождения в стоимости материалов. Заметим, что на практике подобная ситуация возникает в случае, если производственный цикл достаточно длителен, то есть чаще всего контрольные обмеры проводятся при осуществлении вложений во внеоборотные активы (капитальных вложений) в виде капитального строительства.

Если расхождения стоимости запасов (работ, услуг) выявлены уже после того, как суммы стоимости материально-производственных запасов, оплаченных работ или услуг списаны на себестоимость продукции (работ, услуг) и проведены по счету учета реализации, то суммы претензий, предъявленных поставщикам или подрядчикам, могут быть отнесены только на увеличение прочих доходов организации. Иными словами, в учете должна быть сделана следующая проводка:

Дебет 76 Кредит 86 - на сумму недостачи (или разницы в ценах) поставленных запасов, выполненных работ или оказанных услуг.

По дебету счета 60 отражаются суммы исполнения обязательств (оплаты счетов), включая авансы и предварительную оплату, в корреспонденции со счетами учета денежных средств и др. При этом суммы выданных авансов и предварительной оплаты учитываются обособленно. Иными словами, к счету 60 необходимо открыть субсчет "Расчеты по авансам выданным". Следует при этом учитывать, что размер авансов, перечисляемых некоммерческими организациями, может быть ограничен нормативными документами или решением органов управления.

При организации аналитического учета по счету 60 следует иметь в виду, что должно обеспечиваться формирование обособленной информации, как минимум, по следующим группам:

- по каждому предъявленному счету;

- по каждому поставщику и подрядчику при расчетах в порядке плановых платежей;

- по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;

- по не оплаченным в срок расчетным документам;

- по неотфактурованным поставкам;

- по авансам выданным;

- по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил;

- по просроченным оплатой векселям;

- по полученному коммерческому кредиту и др.

Если для целей аналитического учета используются формы журналов-ордеров, изготовленные типографским способом, то достаточно лишь несколько изменить названия и легенду (текст в заголовках столбцов и строк) таблиц.