3.5.4. Выдача наличных денежных средств

под отчет

Выдача наличных денежных средств работникам организации может производиться для закупки материальных ценностей, для возмещения расходов по приобретению товаров для нужд предприятия, а также для выдачи сумм, причитающихся при убытии в командировку.

Для соблюдения порядка выдачи денежных средств под отчет в организации необходимо выполнение следующих условий:

- наличие приказа руководителя организации, устанавливающего порядок выдачи работникам подотчетных сумм.

Такой приказ, кроме того, должен предусматривать:

круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет;

размеры подотчетных средств;

сроки их возврата или отчета об израсходовании;

- соблюдение правил выдачи средств под отчет только сотрудникам, указанным в приказе о порядке выдачи подотчетных средств;

- соблюдение правил выдачи денежных средств под отчет только лицам, отчитавшимся по ранее выданным авансам, и запрещение передачи полученных средств под отчет одним работником другому.

Основные принципы, которые необходимо соблюдать организации при работе с подотчетными лицами, установлены п.11 Порядка ведения кассовых операций.

Учет сумм, выданных под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, осуществляется в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". На израсходованные подотчетными лицами суммы этот счет кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

По полученным и израсходованным денежным средствам подотчетные лица обязаны составить авансовый отчет с приложением оправдательных документов за купленный товар (товарные чеки, проездные документы) и представить их бухгалтеру.

Если оформленные документы не позволяют проверить достоверность произведенной хозяйственной операции (то есть в них не указаны данные продавца), суммы денежных средств, выданные работнику на закупку товаров, следует считать его личным доходом, подлежащим включению в совокупный налогооблагаемый доход. При этом такое решение принимается с учетом других документов и обстоятельств, подтверждающих данную ситуацию.

Суммы, расходование которых не подтверждено соответствующими документами, должны быть включены в совокупный доход подотчетного лица для целей налогообложения.

Подотчетные суммы включаются в совокупный доход работника и в случае, если первичные документы оформлены, но при проверке товар предъявлен не будет.

В соответствии с п.11 Порядка ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Порядок ведения кассовых операций не устанавливает каких-либо ограничений по суммам денежных средств, выдаваемых на административно-хозяйственные и операционные расходы. Однако при этом следует учитывать тот факт, что каждый отдельный платеж, совершенный подотчетным лицом со сторонней организацией, не должен превышать установленных пределов расчетов наличными денежными средствами. Кроме того, подотчетная сумма должна выдаваться под реальные, то есть обоснованные расходы. Иными словами, необходимо требовать от подотчетного лица представления расчета, подтверждающего потребность в денежных средствах.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Обращаем внимание читателей журнала на то, что Планом счетов практически исключается возможность корреспонденции счета 50 со счетами учета имущества или расчетов. Иными словами, практически все подобные расчеты должны вестись с использованием счета 71. Непосредственное использование счета 50 в подобных ситуациях возможно только в случае, если наличные деньги расходуются самим кассиром, то есть не происходит смены материально-ответственного лица.